KONTRAKT HEMTJÄNST LOV TI

Transkript

1 KONTRAKT HEMTJÄNST LOV TI Parter Detta avtal är upprättat mellan Södertälje kommun ( ) nedan kallad Beställaren, och Leverantören (xxxxxx-xxxx)nedan kallad Leverantören har följande avtal träffats. 2. Omfattning Avtalet omfattar Hemtjänst genom kundval i Södertälje kommun. Avtalet omfattar brukare över och under 65 år. Efterfrågade tjänster skall utföras i enlighet med detta avtal inkl bilagor samt förfrågningsunderlag och kravspecifikation. Tjänsterna skall utföras till god kvalitet samt med erforderlig personalstyrka. 2.1 Begränsningar Leverantören medges inga kapacitetsbegränsningar i sitt åtagande och inte heller några geografiska begränsningar. 3. Utgångspunkt för hemtjänst i Södertälje kommun Leverantören har ingående kännedom om omvårdnad, omsorg och service. Vidare håller sig Leverantören under avtalstiden väl insatt och uppdaterad i de styrdokument som gäller för verksamheten, till exempel gällande lagar, äldreomsorgsnämndens och omsorgsnämndens mål, policies, riktlinjer och de instruktioner och rutiner som gäller vid utförande av hemtjänst i Södertälje kommun. 3.1 Värdighetsgaranti Beställaren kommer att fastställa en lokal värdighetsgaranti, utifrån Socialstyrelsens vägledning, för hemtjänsten. Leverantören förbinder sig till att uppfylla kommande värdighetsgarantier. Ingen särskild kompensation kommer att utgå för detta.

2 3.2 Grundläggande krav på uppdraget Verksamheten utförs i enlighet med de lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, sekretesslagen, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagstiftning, regler om meddelarfrihet enligt svensk lagstiftning, skattelagstiftning och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Verksamheten bedrivs i enlighet med Socialstyrelsens gällande föreskrifter och allmänna råd. Leverantören och eventuella underleverantörer skall under avtalstiden uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. 3.3 Antidiskriminering Leverantören förbinder sig att vid utförandet av tjänster enligt avtalet i Sverige följa gällande svenska antidiskrimineringslagar. 3.4 Tystnadsplikt Leverantören förbinder sig att aldrig, varken före, under eller efter avtalets giltighetstid yppa eller röja sådana uppgifter som Leverantören fått kännedom om och som rör Beställaren. Leverantören förbinder sig vidare att inte för utomstående röja uppgift som i Beställarens verksamhet är sekretessbelagd. Leverantören svarar för att vad som stadgas i denna punkt iakttas av all dess personal. Leverantören förbinder sig att tillse att egen personal och underleverantör/underkonsult gör motsvarande åtagande. 4. Avtalstid/uppsägning Avtalet gäller from xxxx-xx-xx och tillsvidare med rätt för Beställaren att skriftligt säga upp avtalet i de fall Beställaren finner att det finns behov att göra förändringar i avtalet eller när förutsättningarna för avtalet förändras (t.ex. ändrade lagar eller politiska beslut). Uppsägningstiden är fyra månader från det att handlingen delgivits till Leverantören. Någon rätt till ekonomisk ersättning eller skadestånd för den berörda Leverantören uppkommer inte på grund av uppsägning. Leverantör som önskar säga upp sitt kontrakt meddelar detta skriftligt till Beställaren. Uppsägningstiden är tre månader från och med det datum då uppsägningen inkommit till Beställaren. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla. Leverantören kommer inte att finnas som valbart alternativ från och med det datum som uppsägningstiden startar. Detta gäller nya beslut så som önskemål om att byta utförare. Om Leverantören inte blivit vald av någon brukare inom månader sedan avtalet tecknades upphör avtalet. En Leverantör som önskar fortsätta bedriva verksamhet i kommunen skall då lämna in en ny ansökan om godkännande.

3 4.1 Förändring i kontrakt Beställaren förbehåller sig rätten att göra smärre justeringar och tillrättalägganden i förutsättningarna under pågående kontraktstid utan att ändringarna behöver föranleda att nytt kontrakt upprättas med Leverantören. Det kan t.ex. handla om att kommunens mål, regler och rutiner ändras i mindre omfattning, eller att det sker mindre lagändringar. Leverantören och Beställaren skall informera varandra om förändringar som är av vikt för fullgörande av uppdraget. Förändringar skall dock dokumenteras skriftligen som tillägg till avtal. Endast skriftliga förändringar är giltiga. Någon rätt till ekonomisk ersättning för den berörda Leverantören uppkommer inte på grund av dessa förändringar. 5. Kontraktshandlingar Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: skriftliga ändringar och tillägg till tecknat kontrakt kontrakt med tillhörande bilagor aktuellt förfrågningsunderlag inkl bilagor utförarens ansökan 6. Kontaktpersoner Avtalsfrågor Telge Inköp AB: Ann-Christin Lindberg Inköpare Ann-christin.lindberg@telge.se Uppdragsfrågor Södertälje kommun: Greger Lilliebladh Verksamhetsstrateg greger.lilliebladh@sodertalje.se Leverantören: 7. Beskrivning av uppdraget 7.2 Rutiner vid nyckelhantering och privata medel

4 8. Leverantörens möjligheter att erbjuda tilläggstjänster 9. Information och marknadsföring 10. Personal och krav på kompetens 11. Underleverantörer. Kvalitet/Insyn/Uppföljning Åtgärder vid brister i verksamheten kan innebära Möte med Leverantören, eventuellt fördjupad granskning Varning/erinran vid brister, se punkt 22. Åtgärdsplan kopplad till allvarliga klagomål, fel, brister och avvikelser. Uppföljning enligt åtgärdsplan. Eventuell anmälan till andra myndigheter (Skatteverket, Försäkringskassan, polisen, Socialtjänsten). Hävande av kontraktet, se punkt Dokumentation 14. Krav vid utförandet av vård och omsorg i ordinärt boende 15. Beställning, bekräftelse och byte av leverantör 16. Ekonomisk ersättning I fastställd timersättning ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande för att bedriva hemtjänst. Skulle uppdraget inte utföras på ett sådant sätt att det uppfyller vad som överenskommits mellan parterna kan det bli aktuellt med avdrag på ersättningen.

5 Hemtjänstpriser: Ordinärt boende 308 kr per timme Ordinärt boende 326 kr per timme (Enhörna, Hölö-Mörkö, Vårdinge) Fast pris Ersättningsnivån följer beslut i äldreomsorgs- och social och omsorgsnämnden. Priserna är fasta under första avtalsåret Prisreglering Beställaren fastställer årligen ersättningen till Leverantören i samband med beslut om budget i nästkommande års verksamhetsplan. 17. Verksamhetssystem och faktura 17.1 Elektroniska rutiner Kommunen arbetar med att införa elektronisk rapportering av statistik gällande utförd tid per brukare och insats. Leverantören skall under avtalstiden medverka vid och vara beredd att genomföra lämpliga elektroniska rutiner. Leverantören rapporterar in utförd tid av den av kommunen anvisade tekniska lösningen och på de tider som anges av kommunen. Leverantören accepterar att Beställaren från tid till annan gör förändringar i den tekniska lösningen och därefter anpassa sig till denna IT och IT-system Södertälje kommun använder för närvarande Procapita som verksamhetssystem för elektroniska beställnings- och faktureringsrutiner. Ett projekt pågår för att undersöka om externa leverantörer kan få tillgång till Procapita på ett säkert sätt. Leverantören förbinder sig att under avtalsperioden använda samma verksamhetssystem som kommunen i det fall säker anslutning kan upprättas och för detta ändamål tillhandahålla nödvändig IT-miljö. Beställaren kommer att stå för licenser och programvaror och har för avsikt att utbilda en användare per leverantör. Kringkostnader för åtkomst och användning av programmen bekostas av Leverantören. Leverantören förbinder sig att följa de vid varje tidpunkt gällande villkor för åtkomst till Södertälje kommuns verksamhetssystem. Det åligger Södertälje kommun att meddela externa utförare förändringar i villkor för åtkomst till Södertälje kommuns verksamhetssystem. Förutsättningarna för att dokumentera i kommunens verksamhetssystem kan förändras på grund av ändrade sekretessregler och utveckling av system Beställd och utförd tid Utgångspunkten är att brukaren ska få de insatser som beviljats av biståndshandläggaren och som dokumenterats/upprättats i genomförandeplanen. Leverantören ska ersättas för det som

6 utförts enligt beställningen från kommunens Beställarenhet. Ersättning betalas för utförd tid, där den beviljade och bedömda tiden ska ses som en maxtid för vad som ersätts. Leverantören dokumenterar särskilt eventuella avvikelser från beställningen och dessa ska godkännas av myndigheterna. Leverantören lämnar utifrån de utförda insatserna in ett fakturaunderlag för de aktuella brukarna till myndigheterna. För att ersättningen ska betalas ut till Leverantören skall utförda insatser överensstämma med beställningen Rapportering och avvikelser Fakturaunderlaget är kommunen tillhanda senast första vardagen i varje kalendermånad. Det ingår i Leverantörens uppgifter att sköta denna rapportering. Avvikelser skall rapporteras när kunden inte fått en eller flera planerade insatser. Avvikelserapportering Vid fakturering och i fakturaunderlaget ska ersättningen justeras för avvikelser från beställda uppdrag. Om brukaren tillfälligt vistas på korttidsplats utgår ingen ersättning till Leverantören. Vid frånvaro, exempelvis om brukaren blir inlagd på sjukhus, utgår ingen ersättning till Leverantören. Ersättning utgår när brukaren återkommit till hemmet och insatsen har påbörjats Brukarens avgift För att hemtjänstfakturor till brukaren ska bli korrekta rapporterar Leverantören avvikelser från beställningen till äldreomsorgsförvaltningens avgiftshandläggare senast den första vardagen i varje kalendermånad. Brukarens avgift för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal följer kommunfullmäktiges fastställda taxa och tas ut av kommunen. Leverantören får inte ta ut avgift av brukaren för de insatser som ingår i biståndsbeslutet och som omfattas av detta avtal. Leverantören är skyldig att rapportera in frånvaro/avstående av hemtjänst, enstaka insatser, utförda timmar för ledsagning/avlösning i hemmet och antal matlådor som levererats under månaden då detta påverkar brukarens avgift. Anledningen till frånvaron ska finnas med i rapporteringen Moms, momsredovisningsnummer Hemtjänst som ges i enlighet med socialtjänstlagen är undantagen från skatteplikt eftersom den är att betrakta som social omsorg enligt 3 kap. 4 momslagen. Leverantören skall således fakturera dessa tjänster exklusive moms. Leverantören skall på fakturan ange organisationsnummer. I det fall Leverantören fakturerar andra tjänster skall Leverantören momsredovisningsnummer/vat nummer anges på fakturan Fakturering Fakturan för hemtjänstinsatser för personer över 65 år sändes till: Södertälje kommun, Fakturor, Södertälje

7 Fakturan för hemtjänstinsatser för personer under 65 år sändes till: Södertälje kommun, Fakturor, Beställar-id Södertälje Utförd tid ska alltid faktureras nästkommande månad. Södertälje kommun ser helst att fakturorna från er är elektroniska. Vi kan hantera fakturor i formaten svefaktura eller fulltextfaktura.. Även fakturor som är resultat av elektronisk handel enligt SFTI kan vi hantera. Har ni möjlighet att ta fram en svefaktura som ni vill skicka till kommunen utan mellanhänder så kan vi även ta emot svefakturor via vår transportprofil. För att få information om vem som ni kan samarbeta med beroende på vilken lösning som ni har för avsikt att välja kan ni vända er till kommunens kontaktperson. De fakturor som ej är elektroniska skannas in och hanteras sedan i vårt elektroniska arbetsflöde. Inkomna fakturor skannas in innan den registreras i kommunens ekonomisystem (gäller ej fakturor som sänds digitalt på annat sätt eller vid elektronisk handel) Samtliga fakturor till Beställaren innehåller vår referens (Beställarid) Felaktiga fakturor Vid ofullständigt eller felaktigt lämnade uppgifter äger Södertälje kommun rätt att hålla inne den ersättning som är kopplad till uppdraget i avvaktan på att fullständiga eller riktiga uppgifter lämnas Betalningsvillkor Betalning för fakturerade och godkända leveranser sker 30 dagar efter fakturadatum. Detta gäller även räntefakturor. Expeditions-, order-, fakturerings- eller andra avgifter godtages ej Kravrutiner Påminnelser och krav skickas av Leverantören direkt till respektive faktureringsadress med bifogad obetald fakturakopia Dröjsmålsränta Södertälje kommuns grundläggande princip är att betala fakturor i rätt tid. Vid försenad betalning orsakad av kommunen accepterar kommunen dröjsmålsränta enligt räntelagen, det vill säga referensränta +8 %.

8 Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum (från och med) då räntan beräknats samt antalet räntedagar. Räntefaktura kan avse flera fakturor på samma förvaltning. Räntefaktura som avser flera förvaltningar returneras utan åtgärd. Räntefaktura understigande 200 kronor betalas inte. 17. Reklamation Betalning av faktura innebär inte att Södertälje kommun avstått från rätten till reklamation. 18. Försäkringar (relevant försäkring) Antagen Leverantör tecknar och under avtalstiden upprätthåller ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar som håller Beställaren skadeslös vid skada vållad av Leverantören eller personal som Leverantören svarar för. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, kunder, anhöriga och utomstående. Detsamma gäller för eventuella underleverantörer som Leverantören anlitat för att fullfölja avtalet. Bevis om att försäkringar med innehåll enligt ovan har tecknats och betalats överlämnas på anmodan till Beställaren senast inom fyra veckor från avtalets tecknande. I annat fall äger Beställaren rätt att teckna försäkringarna på Leverantörens bekostnad. 19. Sekretess Leverantören förbinder sig att inte utnyttja sekretessbelagd uppgift för annat ändamål än detta avtals genomförande. Sådan uppgift får inte utan Södertälje kommuns skriftliga medgivande yppas för tredje man. Detta gäller även efter avtalets upphörande. 20. Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket Telge Inköp AB har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Telge Inköp AB med hjälp av Skatteverket löpande under avtalstiden tar fram information om anlitade Leverantörer och deras underleverantörer för att se att företagen är registrerade för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. 21 Miljö Tomgångskörning är tillåtet högst en minut. Detta skall beaktas vid transporter till och från brukare. Beställaren är ansluten till Agenda 21 vilket innebär att antagen Leverantör i sin verksamhet verkar för ett miljövänligt arbete.

9 22. Hävning/Uppsägning pga brister i avtal Om Leverantören under avtalsperioden inte uppfyller de åtaganden som avtalet omfattar skall skriftlig varning/erinran ske av Beställaren. Om Leverantören efter två (2) skriftliga varningar/erinran fortfarande inte uppfyller sina åtaganden inom den i varningen/erinran angivna tidsram kan uppsägning ske med fyra (4) månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla för befintliga brukare. Leverantören kommer inte att finnas som valbart alternativ från och med det datum som uppsägningstiden startar. Detta gäller nya beslut så som önskemål om att byta utförare.. Utöver Beställarens rätt att säga upp avtalet enligt ovanstående äger Beställaren rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om något av följande inträffar: Leverantören försätts i konkurs, likvidation eller på annat sätt befinner sig på obestånd. Leverantören ej innehar erforderlig personalstyrka för uppdraget. Med erforderlig menas tillräckligt antal personal i förhållande till beviljade insatser samt 50% av personalstyrkan skall ha avtalad kompetens. Leverantören gör sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Leverantören inte fullgör lagenliga skyldigheter avseende själva utförandet men även inte följer lagenliga ekonomiska skyldigheter. Brister i dokumentationen kan komma att betraktas som ett sådant väsentligt avtalsbrott som medför rätt till hävning. Leverantören vid upprepade tillfällen ej levererar avtalad kvalitet dvs upprepade varningar som åtgärdas inom angiven tidsram. Väsentligt ändrade ägarförhållanden som ej är godkända av Beställaren. Någon rätt till ekonomisk ersättning eller skadestånd för den berörda Leverantören uppkommer inte på grund av uppsägning eller hävning. 23. Skadeståndsskyldighet Leverantören skall i förhållande till kommunen svara för skadestånd som kan komma att behöva utges till tredje man på grund av skada vållad av Leverantören eller personal som Leverantören svarar för. 24. Tvist Tvist rörande hela detta avtal skall avgöras i svensk domstol i Stockholms län med tillämpning av svensk rätt. 25. Information/Samråd Parterna skall fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. 26. Överlåtelse av avtal Avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Beställarens skriftliga medgivande.

10 27. Ändrade ägareförhållanden Väsentliga förändringar avseende ägarförhållandena hos Leverantören, eller hos Leverantörens eventuella moderbolag, skall utan dröjsmål skriftligen anmälas till Södertälje kommun (kontaktperson avtalsfrågor). På begäran av Södertälje kommun skall Leverantören lämna ytterligare information om de nya ägarförhållandena och om Leverantörens möjligheter att uppfylla kontraktet. Uppfyller inte den nya ägaren Södertälje kommuns krav kan Södertälje kommun säga upp avtalet med omedelbar verkan. 28. Krisberedskap Beställaren har en lokal beredskap och handlingsplan vid större olyckor eller händelse av katastrofkaraktär. Om planen utlöses skall Leverantören medverka i den del som avser hemtjänsten. Leverantören är införstådd härmed och åtar sig att följa kommunens anvisningar om en krissituation uppstår. Leverantören upprättar planer samt utbildar/informerar och regelbundet övar sin personal, exempelvis tillsammans med räddningstjänsten i kommunen i syfte att ha en handlingsberedskap för exempelvis brand, andra svåra olyckor, sabotage, elavbrott eller utebliven vattenförsörjning. 29. Force Majeure Endast inträffad händelse helt utanför parts kontroll och möjlighet att styra kan åberopas som Force Majeure-händelse. Om sådan händelse inträffat ska parterna dock göra allt som är möjligt för att nedbringa skadeeffekterna. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna avtalspunkt. 30. Ändringar och tillägg till avtalet Kommunen har rätt att genom politiskt beslut ändra villkoren i de krav, riktlinjer, policys, ersättningssystem och ersättningsnivåer som tillämpas enligt detta kontrakt. Så snart Södertälje kommun har fattat beslut om ändring av villkoren kommer Leverantören att informeras om dessa ändringar skriftligt. Leverantören blir bunden av de ändrade villkoren från och med den dag Södertälje kommun angivit i ändringsmeddelandet, dock tidigast 30 dagar efter det att ändringsmeddelandet är avsänt. Leverantören bekräftar skriftligen inom dessa 30 dagar att de nya villkoren accepteras. Om Leverantören ej accepterar de ändrade villkoren skall Leverantören inom 30 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligen meddela Södertälje kommun (kontaktperson) att de ändrade villkoren inte accepteras. Om sådant meddelande inte mottagits av Södertälje kommun (kontaktperson) inom den angivna tidsfristen blir Leverantören bunden av de ändrade villkoren. Meddelar Leverantören Södertälje kommun (kontaktperson) att de nya villkoren inte accepteras upphör avtalet att gälla senast 60 dagar efter den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, om inte avtalet av andra skäl upphör tidigare. Under denna period gäller kontraktet i

11 sin lydelse före ändringarna. Övriga ändringar i och tillägg till detta avtal skall, för att vara gällande, ske i form av skriftliga tilläggsavtal mellan parterna. 31. Kontraktets upphörande Utförare som önskar säga upp sitt kontrakt ska meddela detta skriftligt. Uppsägningstiden är 3 (tre) månader från och med dag då uppsägningen inkommit till kommunen. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla. Leverantören kommer inte att finnas som valbart alternativ från och med det datum som uppsägningstiden startar. Detta gäller nya beslut så som önskemål om att byta utförare. 32. Avtalsexemplar Avtalet är upprättat i två (2 ) likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. Social- och Omsorgskontoret Leverantören Gilda Johansson Behörig företrädare för Leverantör Socialdirektör