KOMMERSIELLA VILLKOR OCH UNDERLAG FÖR KONTRAKT

Transkript

1 KOMMERSIELLA VILLKOR OCH UNDERLAG FÖR KONTRAKT 1. Parter Utföraren ska vid kontraktsskrivning fylla i nedanstående uppgifter: Leverantör (utförare) Företagets namn Adress Postadress Organisationsnummer Kontaktperson, kontraktsfrågor Namn Telefon Mobiltelefon E-post Kontaktperson, verksamhetsfrågor Namn Telefon Mobiltelefon E-post Upphandlande myndighet (kommunen) Upphandlande myndighet Huddinge kommun Organisationsnummer Kontaktperson, kontraktsfrågor Namn Telefon E-post Kontaktperson, verksamhetsfrågor Namn Telefon E-post 1(1)

2 2. Omfattning Utförare kan när de ansöker välja mellan två alternativ när det gäller omfattningen: Alternativ 1 Utföraren ska utföra hemtjänstinsatser, utryckning på och åtgärder med anledning av larm mellan och under årets alla dagar. Alternativ 2 Utföraren ska utföra hemtjänstinsatser och ansvara för utryckning och åtgärder med anledning av larm dygnet runt under årets alla dagar i valt etableringsområde. Markera nedan vilket alternativ ansökan avser: Alternativ 1, kl Alternativ 2, dygnet runt Etablering är möjlig inom hela Huddinge kommun eller inom en eller flera geografiska delar av kommunen. Den geografiska områdesindelningen är: Område 1: Sjödalen, Fullersta, Flemingsberg och Visättra Område 2: Stuvsta och Snättringe Område 3: Segeltorp Område 4: Trångsund och Skogås Område 5: Vårby Markera nedan vilka områden ansökan avser: Område 1: Sjödalen, Fullersta, Flemingsberg och Visättra Område 2: Stuvsta och Snättringe Område 3: Segeltorp Område 4: Trångsund och Skogås Område 5: Vårby 3. Kapacitet Anbudsgivaren har möjlighet att om så önskas ange ett kapacitetstak på maximalt timmar per månad. Markera nedan det ansökan avser: Inget kapacitetstak önskas Kapacitetstak önskas timmar per månad 2(2)

3 4. Kontraktshandlingar och tolkningsregler Bestämmelserna i kontraktshandlingarna gäller i följande inbördes ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta kontrakt 2. detta kontrakt 3. ansökningsformulär med bilagor och kompletteringar 4. ansökan daterad 2014-xx-xx med kompletteringar 3(3)

4 1. TILLÄGG OCH ÄNDRINGAR AV KONTRAKTET Kommunen har rätt att under avtalstiden ändra ersättning, krav på tjänst och krav på utförare. Så snart kommunen har fattat beslut om ändring av villkoren kommer utföraren att informeras om dessa ändringar skriftligt. Utföraren blir bunden av de ändrade villkoren från och med den dag kommunen har angivit i ändringsmeddelandet, dock tidigast 30 dagar efter det att ändringsmeddelandet är avsänt. Vill inte utföraren bli bunden av de ändrade villkoren ska utföraren, inom 30 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligen meddela kommunen att de ändrade villkoren inte accepteras. Om de nya villkoren inte accepteras upphör kontraktet att gälla. Upphörande av valfrihetssystem Om politiskt beslut fattas om att inte längre ha valfrihetssystem för hemtjänst upphör detta kontrakt. 1.2 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR UPPDRAGET Kontraktstid Avtalstiden är två år från dagen då kontrakt tecknats. Om parterna är överens kan avtalet förlängas på samma villkor i två år med möjlighet till ytterligare förlängning i två år. Den längsta möjliga avtalstiden blir därmed sex år. Om en av parterna inte vill förlänga avtalet ska skriftlig uppsägning ske senast sex månader före kontraktsperiodens utgång, 1,5 respektive 3,5 år efter avtalstecknandet. Vid utgången av den längsta möjliga avtalstiden upphör kontraktet att gälla utan uppsägning. Samtliga utförare som har kontrakt informeras sex månader innan den längsta möjliga avtalstidens utgång om möjligheterna att göra en ny ansökan. 2. KRAV PÅ SÖKANDE 2.1 ARBETSGIVARANSVAR OCH ARBETSMILJÖANSVAR Utföraren svarar för alla kostnader för till exempel löner, sociala avgifter och andra kontraktsenliga eller lagstadgade löneomkostnader. Utföraren är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvaret i förhållande till denna personal. Utföraren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Samordningsansvaret regleras av arbetsmiljölagen (AML). Överenskommelse om samordningsansvar ska träffas när två eller flera arbetsgivare samtidigt bedriver verksamhet på ett gemensamt arbetsställe. Detsamma gäller vid anlitande av underentreprenör. Oberoende av detta har varje arbetsgivare arbetsmiljöansvar för sina egna anställda. 3. KRAV PÅ UPPDRAGET 3.1 LAGAR OCH REGLER Utföraren ansvarar för att verksamheten utförs i enlighet med gällande lagar, föreskrifter och riktlinjer som följer av socialtjänstlagen, sekretesslagen, hälso- och sjukvårdslagen, diskrimineringslagen, arbetsmiljölagstiftning, meddelarfrihet och övriga vid varje tillfälle tillämpliga lagar. Verksamheten ska även bedrivas i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd som är gällande Tystnadsplikt Utföraren ska svara för att personalen informeras om och efterlever gällande lagstiftning kring sekretess och tystnadsplikt Meddelarfrihet 4(4)

5 Utförarens anställda ska omfattas av meddelarfrihet jämställt med det skydd som offentligt anställda har. Den anställde har enligt detta skydd rätt att meddela till exempel press utan att utföraren har rätt att efterforska vem som lämnat uppgifter. Rätten gäller inte affärshemligheter, inte heller när tystnadsplikt enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller Personuppgiftslagen Utföraren ansvarar för att de personuppgifter som hanteras behandlas i full överensstämmelse med personuppgiftslagen. 3.5 SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE Ledningssystem Nämnden ställer också krav på att verksamheten ska ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Ledningssystemet ska säkerställa att verksamheten lever upp till samtliga krav och mål som gäller för respektive verksamhet enligt författningar (lagar, förordningar och föreskrifter). Av ledningssystemet ska framgå vilka processer och rutiner som verksamheten behöver för att uppfylla dessa krav och mål. 3.8 HANDLÄGGNING OCH DOKUMENTATION AV ÄRENDEN SOM RÖR ENSKILDA Dokumentation Utföraren ansvarar för att dokumentation sker i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:5). Dokumentationen ska ske i enlighet med kommunens riktlinjer kring social dokumentation. Kommunen fastställer ersättningen till utförarna i samband med beslut om nästkommande års verksamhetsplan. Ersättningen för innevarande år framgår av nämndernas verksamhetsplaner för året. 4. KRAV PÅ UTFÖRARENS ORGANISATION OCH STYRNING 4.3 KOMPETENS OCH BEMANNING Utföraren ska utföra sina åtaganden med den personalstyrka som är erforderlig och med de kvalifikationer som krävs för att uppfylla kraven på god hemtjänst. Den personal som ska utföra arbetsuppgifterna ska ha relevant utbildning eller dokumenterad kompetens och erfarenhet för arbetet. 5. IT, TELEFONI OCH LOKALER 5.1 IT OCH TELEFONI Utföraren skall ansvara för anskaffning av nödvändig telefoni så att en god tillgänglighet tillgodoses för kund, närstående, medarbetare och samverkansparter. Utföraren ansvarar för anskaffning av datorer, IT-miljö och drift av datorer med tillhörande utrustning som behövs i verksamheten. Utföraren skall använda Huddinge kommuns verksamhetssystem för att ta emot beställningar och verkställa beslut. Utföraren ska använda Huddinge kommuns system för mätning av tid och insats. För att mäta tid och insats krävs mobiltelefoner, vilket utföraren ansvarar för att tillhandahålla. Huddinge kommun tillhandahåller support och utbildning till superanvändare hos utföraren. Utföraren ska se till att personalen har erforderliga grunddatakunskaper. 5(5)

6 Utföraren ska acceptera att kommunen från tid till annan gör förändringar i den tekniska lösningen och därefter anpassa sig till denna. Ingen ekonomisk ersättning utgår för detta. 5.2 LOKALER Utföraren ska ha en verksamhetslokal geografiskt är placerad så att det är möjligt att nå kund inom trettio minuter under den tid utföraren är verksam. 6. INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING 6.1 INFORMATION Utföraren ska kontinuerligt under hela giltighetstiden för överenskommelsen informera kommunen om uppdateringar så att informationen hålls aktuell. Det står utföraren fritt att ta fram eget informationsmaterial vid sidan om det som kommunen centralt tar fram. Utföraren är skyldig att se till att Huddinge kommun får aktuella kontaktuppgifter om exempelvis telefonnummer eller e-postadress till utföraren ändras. 6.2 UTFÖRARENS MARKNADSFÖRING Utföraren har rätt att marknadsföra sin hemtjänstverksamhet. Marknadsföringen ska vara förenlig med gällande lagar och direktiv och utformas enligt god marknadsföringssed. 7. ERSÄTTNING 7.1 EKONOMISK ERSÄTTNNG Kommunen fastställer årligen ersättningen till utförarna i samband med beslut om budget i nästkommande års verksamhetsplan. Ersättningen till utförarna baseras på en schablonmässigt framräknad timkostnad och utgår för utförd tid. I fastställd timersättning ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande för att bedriva hemtjänst. 8. KRIS ELLER ALLVARLIG HÄNDELSE Utföraren skall i händelse av höjd beredskap eller annan allvarlig händelse i fredstid inordna sin verksamhet under Huddinge kommuns krisledning. Utföraren ska samarbeta med nämnden vid annan allvarlig händelse där kommunen behöver tillgång till resurser för att erbjuda den form av verksamhet som utföraren är godkänd för. 9. UPPFÖLJNING 9.1 VERKSAMHETSUPPFÖLJNING Utföraren ska medverka i nämndens uppföljningar av hemtjänsten. Uppföljning sker enligt social- och äldreomsorgsförvaltningens uppföljningsplan. 9.2 INSYN OCH REVISION I VERKSAMHETEN Det är av väsentlig betydelse för kommunen att de utförare som kommunen tecknar kontrakt med fullgör sina åligganden beträffande inbetalning av skatter och sociala avgifter samt att de i övrigt lever upp till legala krav och att de exempelvis lämnar in årsredovisning i tid. Kommunen har rätt att ta del av delårsrapporter; ekonomiska såväl som kvalitetsredovisningar. Väsentliga förändringar avseende ägarförhållandena hos utföraren, eller hos utförarens eventuella moderbolag, ska utan dröjsmål skriftligen anmälas till kommunen. 9.3 STATISTIK 6(6)

7 Utföraren ska fortlöpande föra den statistik som är erforderlig i verksamheten för att kunna överlämna uppgifter till kommunen utifrån de krav som ställs på kommunen från Socialstyrelsen. 10. BETALNINGSVILLKOR 10.2 UTFÖRARENS FAKTURAUNDERLAG/RAPPORTERING Utföraren ska lämna in en månadsrapport (ett fakturaunderlag) utifrån de utförda insatserna. Månadsrapporten (Fakturaunderlaget) ska göras på särskilda blanketter och enligt kommunens instruktion och rutin samt vara förvaltningen tillhanda senast första vardagen klockan tolv i varje kalendermånad FAKTURANS INNEHÅLL (REFERENS SOM SKA ANGES PÅ VARJE FAKTURA) Fakturering ska vara i enlighet med fastställt pris enligt nämndens verksamhetsplan för aktuellt år. Fakturering sker månadsvis i efterskott utifrån beslutade insatser och godkänt fakturaunderlag. Scanningid och leverantörens organisationsnummer ska anges på fakturan FAKTURERINGSADRESS Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Box HUDDINGE 10.5 BETALNINGSMOTTAGARE/FACTORINGBOLAG Fakturering enligt detta kontrakt får inte överlåtas på annan betalningsmottagare eller factoringbolag utan skriftligt medgivande från kommunen. Information om sådan betalningsmottagare ska finnas i kontraktet eller som ett senare skriftligt tillägg till kontraktet BETALNINGSRUTINER Huddinge kommun kan komma att införa nya rutiner för betalning, fakturahantering samt e-faktura. Leverantören förbinder sig då att följa kommunens instruktioner FAKTURANS BETALNING Fakturor betalas 30 dagar efter det att kommunen har mottagit fakturan (ankomstdatum). Betalning sker då på första tillgängliga bankdag. Fakturor betalas endast när godkänt fakturaunderlag finns bifogat ADMINISTRATIVA AVGIFTER Kommunen accepterar ej order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter DRÖJSMÅLSRÄNTOR Kommunens grundläggande princip är att betala fakturor i rätt tid. Vid försenad betalning orsakad av kommunen accepterar kommunen dröjsmålsränta enligt räntelagen, det vill säga referensränta +8 % KRAVRUTINER Påminnelser och krav sändes av leverantören direkt till respektive faktureringsadress med bifogad obetald fakturakopia RÄNTEFAKTURA Räntefaktura ska innehålla uppgifter om räntesats, kapitalbelopp, datum då räntan beräknats samt antalet räntedagar. Räntefaktura kan avse flera fakturor på samma 7(7)

8 förvaltning. Räntefaktura som avser flera förvaltningar returneras utan åtgärd. Räntefaktura understigande 200 kronor betalas ej. 11. KONTRAKT 11.1 HÄVNING AV KONTRAKT 11.1 På egen begäran Utförare som avser att avsluta verksamheten ska meddela kommunen minst sex månader före verksamhetens upphörande. När verksamheten har upphört har kontraktet hävts Till följd av brister i verksamheten Om lagstiftning och föreskrifter som berör verksamheten eller villkoren i avtalet inte följs hävs kontraktet. Vid mindre brister kan varning utdelas. Om utföraren inte inom tid som anges i varningen har åtgärdat de i varningen angivna bristerna hävs kontraktet. Kontraktet hävs om utföraren tar ut avgift utöver den avgift som har fastställts av kommunfullmäktige för tjänsten ifråga. Om det under kontraktstiden uppdagas att utföraren i väsentligt hänseende eller vid frekventa tillfällen underlåtit att betala in förfallen skatt eller avgift, underlåter att komma in med årsredovisning, inte lever upp till legala bestämmelser eller avviker från kontrakterad kvalitetsnivå, betraktas det som sådant kontraktsbrott som medför hävningsrätt för kommunen. Hävningsrätt föreligger dock inte om dröjsmålet beror på en mindre tvist med skattemyndigheten beträffande skattens eller avgiftens storlek, eller om det finns annan godtagbar förklaring. Utföraren är skyldig att snarast informera kommunen om någon av ovanstående omständigheter inträffar ANSVAR OCH FÖRSÄKRINGAR Utföraren ansvarar för samtliga skador som kan uppkomma på grund av leverantörens uppdrag. Utföraren förbinder sig att ha tecknat och att under hela kontraktsperioden vidmakthålla erforderligt försäkringsskydd för sitt åtagande enligt kraven i förfrågningsunderlaget ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKTET Ingen av parterna äger rätt att överlåta eller pantsätta kontraktet eller någon rättighet eller skyldighet enligt kontraktet utan den andra partens skriftliga samtycke UNDERLEVERANTÖRER Utföraren får använda underleverantör för att genomföra uppdraget. Utföraren ansvarar för att kontrollera att underleverantören uppfyller alla krav. Utföraren ska informera social- och äldreomsorgsförvaltningen om vilka underleverantörer som används så att underleverantörer kan kontrolleras av social- och äldreomsorgsförvaltningen ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Detta kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person eller part utan kommunens skriftliga medgivande SKADESTÅNDSSKYLDIGHET Utföraren ska i förhållande till kommunen svara för skadestånd som kan komma att behöva utges till tredje man på grund av skada vållad av utföraren eller dennes personal BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) 8(8)

9 Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning, som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina kontraktsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivkontrakt får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet, som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse REGLERING AV TVIST Tvist mellan kommunen och utföraren i anledning av ingånget kontrakt ska i första hand lösas mellan parterna och i andra hand avgöras av allmän domstol på köparens, det vill säga kommunens, hemort. 12 KONTRAKTETS GILTIGHET Detta kontrakt har upprättats i två likalydande exemplar, där vardera parten har tagit var sitt efter underskrift. Kontraktet blir bindande när båda parter har undertecknat kontraktet. Huddinge 2014-xx- Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen 2014-xx- Leverantören Britt-Marie Karlén Förvaltningschef Avtalstecknare namn och underskrift Befattning 9(9)