MALL Inbjudan till anbudsgivning på. Vara/Tjänst. Titel. 200x-xx-xx

Transkript

1 MALL Inbjudan till anbudsgivning på Vara/Tjänst Titel 200x-xx-xx

2 MALL, Dnr xx-xxx/xx Innehållsförteckning Innehållsförteckning Allmän orientering om upphandlingen Administrativa bestämmelser för anbudsgivningen Sista anbudsdag Anbudets giltighetstid Anbuds avlämnande Adressering av anbud Anbudsöppnande Kontaktpersoner hos upphandlande enhet Anbudsgivarens kontaktperson MALL Uppdragstagare Force majeure Anbudsprövningen Anbud Steg Steg Steg MALL Anbudsbilagor: Svarsmallar Alternativa anbud Uppdelning av anbud/beställning Krav på leverantören Lagenliga krav samt ekonomisk förmåga Teknisk förmåga Ekonomisk förmåga MALL Referensuppdrag Krav på varan/tjänsten Tekniska krav på varan/tjänsten Miljökrav Kommersiella villkor Pris Betalningsvillkor Faktureringsavgift Dröjsmålsränta Leveransbestämmelser Uppsägning/Tvist Anbudsutvärdering...8 Bilagor 1 Specifikation skall-krav (frivillig) 2 Specifikation utvärderingskriterier (Frivillig) 3 Allmän miljödeklaration (obligatorisk)

3 MALL, Dnr xxx/xx Anbudsinbjudan 1 (9) ANBUDSINBJUDAN Datum: xxxx-xx-xx Högskolan i Gävle inbjuder till anbudsgivning på MALL, Dnr xx-xxx/xx enligt bifogad specifikation och villkor. Kontaktpersoner: Typ av fråga Namn Tel nr Fax nr E-post Uppdragsspecifika frågor: Administrativa frågor: Inköpsenheten/ xx xx inkop@hig.se 1 Allmän orientering om upphandlingen Uppdraget/vara Intresserade leverantörer erbjuds härmed möjlighet att lämna anbud på x. HiG kommer att anta x antal leverantörer för x. Vi poängterar att HiG bara kan anta anbud som lämnat den begärda informationen. Ett anbud som inte accepterar samtliga förutsättningar och krav eller som är ofullständigt kan alltså inte antas. Anbudets innehåll Anbudsgivaren ska i anbudet visa att de uppställda förutsättningarna är uppfyllda. Följande punkter är en sammanfattning av de uppgifter som förfrågningsunderlaget efterfrågar. Anbudsgivaren ska i anbudet besvara dessa punkter på efterfrågat sätt. Ytterligare uppgifter kommer inte att beaktas vid genomgången av anbuden. Anbudsgivaren uppmanas att lämna svaren i anbudet i samma ordningsföljd som nedan samt att begränsa anbudet till att omfatta de efterfrågade uppgifterna: Steg 1 Krav på leverantören Redovisning av att anbudsgivaren uppfyller de skall-krav som ställs på leverantören enligt de anvisningar som anges i avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget. Redovisningen ska omfatta Lagenliga krav Teknisk förmåga

4 Mall Dnr Anbudsinbjudan 2 (9) Ekonomisk förmåga Referensuppdrag Steg 2 Krav på MALL varan/tjänsten: Bekräftelse på att de i kravspecifikationen ställda skall-kraven (avsnitt 5) uppfylls. Bekräftelse på att uppställda kommersiella villkoren (avsnitt 6) accepteras. Steg 3 Utvärderingen För de anbud som klarar ovanstående skall-krav, och som därmed håller en för HiG acceptabel kvalitetsnivå, återstår en prisjämförelse där anbudet med lägst pris kommer att antas. Allmänna anbudsförutsättningar Anbudstiden går ut 20xx-xx-xx. Anbud ska avges i förslutet kuvert som ska vara försedd med texten Anbud x, dnr xx-xxx/xx som bekräftelse på att detta innehåller anbud. Observera att HiG saknar möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent. Upphandlingen genomförs enligt LOU, Lagen om offentlig upphandling. Upphandlingsformen är MALL Förenklad upphandling. Vid förenklad upphandling kan anbud komma att antas utan föregående förhandling, som enbart kan ske på initiativ av HiG. Annonsering Annons gällande denna upphandling har publicerats 20xx-xx-x i annonsdatabasen MALL en del av statens Internethandelssystem.

5 MALL, Dnr xx-xxx/xx Administrativa bestämmelser för anbudsgivningen 3 (9) 2 Administrativa bestämmelser för anbudsgivningen 2.1 Sista anbudsdag Anbudet går ut 20xx-xx-xx. 2.2 Anbudets giltighetstid Anbudet är bindande tom 20xx-xx-xx. 2.3 Anbuds avlämnande Anbud skall lämnas skriftligen på svenska. Anbud skall vara undertecknat av behörig firmatecknare. Anbud skall lämnas i tillslutet kuvert märkt med Anbudsinbjudans beteckning, Dnr xx-xxx/xx. För sent inkommet anbud beaktas ej. 2.4 Adressering av anbud Anbudet skickas till: Högskolan i Gävle Registrator Gävle 2.5 Anbudsöppnande Anbuden kommer att öppnas 20xx-xx-xx. Om anbudsgivare så begär kan representant från handelskammare delta vid öppnandet. Kostnaden ska bäras av anbudsgivaren. Anbuden kommer att öppnas på HiG. 2.6 Kontaktpersoner hos upphandlande enhet Under anbudstiden kan frågor ställas till de kontaktpersoner som angivits på Anbudsinbjudans första sida. 2.7 Anbudsgivarens kontaktperson I anbudet ska anges vem som är anbudsgivarens kontaktperson under anbudstiden. 2.8 MALL Uppdragstagare HiG åtar sig inget arbetsgivaransvar gentemot uppdragstagaren eller hos dennes anställda. Uppdragstagaren är självständig uppdragstagare i förhållande till HiG. 2.9 Force majeure Part är inte ansvarig för skada som beror på arbetskonflikt, blixtnedslag, eldsvåda, översvämning, krig, mobilisering eller militärinkallelse av större omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktion, myndighetsbestämmelser, uppror eller upplopp, inskränkning i fråga om drivkraft, allmän knapphet i transporter, varor eller energi samt fel eller försening i leveranser från underleverantör på grund av omständigheter som här angivits. Förhållanden i fråga om strejk, lockout och blockad gäller även om part vidtar eller är föremål för sådan konfliktåtgärd. Det åligger part, som önskar åberopa force majeure till befrielse från förpliktelse, att utan uppskov skriftligen underrätta den andra parten härom. Motsvarande ska gälla när omständighet som åberopas till befrielse från åtagna förpliktelser upphör.

6 Dnr Anbudsprövningen 4 (9) 3 Anbudsprövningen 3.1 Anbud Ett anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav kommer att förkastas. Det är därför utomordentligt viktigt att anbudsgivaren noggrant läser anbudsunderlaget och - för att påräkna bedömning av sitt anbud - utformar detta i enlighet med förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren ska tydligt markera avvikelser från de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Om så ej sker kan vi ensidigt besluta att ej uppta anbudet till prövning. I det fall något är oklart bör anbudsgivaren omgående kontakta någon av de angivna personerna och begära förtydligande. Prövningen av anbud inkomna i enlighet med administrativa bestämmelser i avsnitt 2, sker i följande tre steg: Steg 1 Här prövas att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställts på leverantören (avsnitt 4). De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg Steg 2 Här prövas att kraven på utbildningstjänsten inklusive Kommersiella (avsnitten 5 och 6) - är uppfyllda. De anbud som uppfyller även dessa krav går vidare till steg Steg 3 Bland de anbud som uppfyller samtliga krav kommer HiG att anta det anbud som har lägst pris. 3.2 MALL Anbudsbilagor: Svarsmallar För att anbudsprövningen ska kunna ske med precision och på ett korrekt sätt ska bifogade svarsmallar användas vid avgivande av anbud. Anbud endast i form av broschyrer och hänvisning till prislistor accepteras ej. Samtliga mallar finns i MS-Word-format och kan översändas per mail för att underlätta ifyllandet. 3.3 Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras ej. 3.4 Uppdelning av anbud/beställning MALL HiG kommer att anta en leverantör för hela utbildningsuppdraget. Anbudsgivaren kan därmed inte lämna anbud på enbart delar av förfrågan..

7 MALL, Dnr xx-xxx/xx Krav på leverantören 5 (9) 4 Krav på leverantören 4.1 Lagenliga krav samt ekonomisk förmåga. Anbudsgivaren bedöms utifrån följande upplysningar och bevis: Endast anbudsgivare som är registrerade i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret, registrerade för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter (förutsatt att registreringsskyldighet föreligger) kan antas som leverantör. Endast de anbudsgivare som är fria från skulder för svenska skatter och sociala försäkringar och som i övrigt uppfyller ovanstående krav kan komma ifråga för vidare bedömning i utvärderingsfasen. Anbudet skall innehålla a) formulär RSV Begäran om upplysningar vid upphandling - ifylld av skattemyndighet. Uppgifterna får inte vara äldre än 3 månader. (Blanketten kan hämtas på RSV:s hemsida, adress b) intyg på att anbudsgivaren 1. inte är i konkurs eller likvidation, inte är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. inte är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraft vunnen dom 4. inte har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen Med intyg under punkt b1 avses registreringsbevis från Patent- och registreringverket/ PRV i kombination med blankett enl punkt a. Med intyg under punkt b2-4 avses Sanningsförsäkran. 4.2 Teknisk förmåga xxx Anbudet skall innehålla a) bekräftelse att ställda krav uppfylls, samt b) en beskrivning över hur detta krav tillgodoses. 4.3 Ekonomisk förmåga Anbudet skall innehålla uppgift om företagets finansiella styrka. Denna skall lämnas i form av de två senaste årsredovisningarna upprättade enligt lag, under förutsättning att företaget existerat i tre år. 4.4 MALL Referensuppdrag Ovanstående krav ska tydligt presenteras av anbudsgivaren. MALL För detta hänvisas till bilaga 1: SVARSMALL -SPECIFIKATION AV SKALL- KRAV, Steg 1 och 2

8 MALL, Dnr Krav på varan/tjänsten 6 (9) 5 Krav på varan/tjänsten. 5.1 Tekniska krav på varan/tjänsten 5.2 Miljökrav Ovanstående krav ska tydligt presenteras av anbudsgivaren. För detta hänvisas till bilaga 1: SVARSMALL -SPECIFIKATION AV SKALL-KRAV, steg 1 och 2

9 Mall, Dnr Kommersiella villkor 7 (9) 6 Kommersiella villkor - exempel 6.1 Pris Anbudspriset ska anges netto, exkl mervärdesskatt och vara fast, inkluderande anbudgivarens alla kostnader för uppdraget. 6.2 Betalningsvillkor Betalning ska ske 30 dagar från ankomstdatum faktura och godkänd leverans. På faktura som ska sändas i 2 ex till fakturamottagaren ska alltid F- skattebevisnumret anges. 6.3 Faktureringsavgift Faktureringsavgift eller andra icke överenskomna tillägg får inte uttas. 6.4 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta utgår i enlighet med svensk räntelag. 6.5 Leveransbestämmelser Leveransbestämmelser är ALOS 81, "Allmänna leveransbestämmelser av år 1981 för leverans till offentliga sektorn." 6.6 Uppsägning/Tvist Part äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten ej uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet ej är av ringa betydelse. Tvist mellan köparen och leverantören med anledning av eventuellt avtal skall, om parterna inte kommer överens om annat, avgöras av svensk allmän domstol vid köparens hemort med tillämpning av svensk rätt.

10 Mall, Dnr Anbudsutvärdering 8 (9) 7 Anbudsutvärdering Här skall tydligt beskrivas hur anbuden kommer att utvärderas. Ovanstående kriterium ska tydligt presenteras av anbudsgivaren. För detta hänvisas till bilaga 2: SVARSMALL - SPECIFIKATION AV UTVÄRDERINGKRITERIER, steg 3 HÖGSKOLAN I GÄVLE INKÖPSENHETEN XXX XXXXXXX Inköpare Anbudsinbjudan kan rekvireras i MS-Word-format..

11 Bilaga 1 SVARSMALL - SPECIFIKATION AV SKALLKRAV, Steg 1 och 2 1 ( ) Bilaga 1 SVARSMALL -SPECIFIKATION AV SKALL-KRAV, Steg 1 och 2 Svara på enklaste sätt alternativt ange nogrann hänvisning till sida i anbud eller bilaga (utöka antal rader efter behov). Punkt i förfrågnunderlag Skall-krav Svar/hänvisning

12 1 (2) Bilaga 2 SVARSMALL - SPECIFIKATION AV UTVÄRDERINGKRITERIER Steg 3 Svara på enklaste sätt alternativt ange nogrann hänvisning till sida i anbud eller bilaga (utöka antal rader efter behov). Punkt i Kriterier förfrågnunderlag 7 Pris, fast exkl moms för offererad tjänst Svar/Hänvisning

13 Dokumenttillhörighet: MLS HiG/ Dokumentnamn: Allmän Miljödeklaration Diarienr: Godkänd av: Sida: 2(13) Gäller från: Ska fyllas i vid alla upphandlingar (en gång per anbud) Allmänna upplysningar Företag: Kontaktperson: Tel: Fax: E-post: Är företaget certifierat enligt ISO Är företaget EMAS-registrerat ja nej Ja Nej Om ja, gå vidare till punkt 3. Företagets interna miljöarbete Har företaget börjat införa ett miljöledningssytem? ja nej Finns a)miljöpolicy? ja, fastställt den nej b)miljömål? ja, fastställt den nej c)miljöprogram? ja, fastställt den nej Om någon av frågorna a-c besvarats med ja, bifoga underlag. Namn på eventuell miljöansvarig Är er personal informerad om företagets miljöpolicy, mål och program? ja nej Använder ni förpackningsmaterial som är Svanenmärkta eller uppfyller motsvarande krav? ja nej Tillämpar ni avtal med speditör/distributör som arbetar enligt en egen miljöpolicy? ja nej Speditör/distributör Företagets externa kontakter Ställer ni krav på underleverantörer baserade på er miljöpolicy eller motsvarande? ja nej Ort och datum Underskrift