Kriterieunderlag upphandling Förpackningsmaterial till livsmedel

Transkript

1 Ärendenummer Dokumentet skapades: :03:53

2 Innehållsförteckning 1. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER KRAV PÅ LEVERANTÖR KRAVSPECIFIKATION KOMMERSIELLA VILLKOR UTVÄRDERINGSKRITERIER...9

3 Kriterieunderlag 1. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER I detta kapitel ges en allmän orientering om upphandlingen t.ex. omfattningen, avtalsform, avtalstid, instruktioner för anbud m.m. 1.1 Upphandlingen Ängelholms kommun, Båstads kommun och Örkelljunga kommun inbjuder till anbudsgivning gällande leverans av kommunernas behov av förpackningsmaterial till livsmedel som ska levereras ut i portioner. Upphandlingen omfattar succesiva avrop av förpackningsmaterial för färdiglagad mat som produceras i Ängelholms, Båstads och Örkelljunga kommuner 1.2 Omfattning Den ungefärliga omfattningen av kommunernas inköp framgår av Bilaga 1 Prisbilaga Andra produkter inom området kan tillkomma. Mängderna kan komma att ändras under avtalsperioden och angivna mängder är ej en bindande utfästelse från kommunerna. Genom politiska beslut kan verksamheter som idag drivs kommunalt komma att läggas ut på entreprenad. Det finns i dagsläget inga ytterligare beslut om detta men beslut som kan komma att fattas påverkar volymerna. 1.3 Avtalsform Ramavtal med en leverantör där samtliga villkor är fastslagna. 1.4 Avtalstid Avtalstid två år. Avtalet upphör utan uppsägning. Avtalet kan, om parterna så överenskommer, förlängas. Avtalet kan maximalt förlängas med 24 månader. Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig. Sådan begäran om förlängning ska ske senast tre månader innan avtalet går ut. 1.5 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela upphandlingen 1.6 En eller flera leverantörer Kommunerna kommer att teckna avtal med en leverantör 1.7 Bilagor Bilaga 1 Prisbilaga Bilaga 2a Leveransadresser Ängelholm Bilaga 2b Leveransadresser Båstad och Örkelljunga kommuner Bilaga Kommersiella villkor 1

4 1.8 Upphandlande myndighet Den upphandlande myndigheten är Ängelholms kommun Östra vägen Ängelholms kommun Org.nr Övriga i upphandlingen ingående kommuner är Båstads kommun orgnr Örkelljunga kommun orgnr De upphandlande myndigheter som deltar i upphandlingen fattar eget tilldelningsbeslut, likalydande med Ängelholms kommuns, samt tecknar eget avtal med antagen leverantör. Tilldelningsbeslutet kommuniceras till samtliga anbudsgivare av Ängelholms kommun. Övriga kommer ej att skicka ut tilldelningsbeslut. 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingens form Upphandling görs i enlighet med reglerna om öppen upphandling i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU, med ändringar t o m (2011:1030). Förhandling medges inte. 2.2 Upplysningar under anbudstiden Frågor ska ställas senast och kommer att besvaras till samtliga som begärt ut förfrågningsunderlaget snarast och senast Eventuella frågor, förtydligande eller komplettering sker via upphandlingsstödet KOMMERS på adress: Anbudsgivare, som via KOMMERS registrerat sin e-postadress i denna upphandling, får automatiskt meddelande via e-post. Övriga anbudsgivare måste själva bevaka eventuella förtydliganden och kompletteringar. Handläggare för denna upphandling är: Titel: Upphandlare/jurist Namn: Christina Nilsson christina.nilsson@engelholm.se Instruktion Anbud bör följa förfrågningsunderlagets struktur och numrering för att granskning och utvärdering av anbud skall kunna ske på ett effektivt sätt. Samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar skall bifogas anbudet. I förfrågningsunderlaget finns ett antal rutor som anbudsgivare skall fylla i alternativt hänvisa till bilagor där information finns. Dessa bilagor skall bifogas anbudet

5 Anbudets form, innehåll och avlämnande Anbudet ska vara skriftligt och avfattat på svenska. Vilka handlingar som ska bifogas framgår av kravspecifikationen. Elektroniskt anbud lämnas via Kommers Annons, webbadress: Märkning av anbudet sker automatiskt. Telefonnummer till support för systemet Anbud på papper, per telefax eller e-post accepteras inte. 2.4 Alternativa utföranden Alternativa anbud tillåts inte. 2.5 Anbudstidens utgång Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast den För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 2.6 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara giltigt fyra månader efter anbudstidens utgång, dvs. tom Ja, anbudets giltighetstid bekräftas (0) Leverantören ska bekräfta att anbudet är giltigt t o m ovanstående datum Bekräftas anbudets giltighetstid? 2.7 Utvärderingsprincip Kommunerna kommer att anta det anbud per del som har det lägsta priset med hänsyn till de anvisningar för bedömning av pris som återfinns i avsnittet Utvärderingskriterier 2.8 Avbrytande av upphandling Kommunen äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas

6 Tilldelningsbeslut och besked Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. Om anbudsgivare önskar att tilldelningsbeslutet ska skickas till någon annan än den som registrerat sig i Kommers annons ska namn och e-postadress anges. Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal. Ja, kontaktuppgifter behörig person har angivits (0) Ange namn på behörig person och e-postadress i kommentarsrutan Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter Sekretess Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon information i anbudet önskas sekretessbeläggas. En tydlig hänvisning om vilka delar som bör omfattas av sekretess och skälen för sekretess skall anges. Kommunen gör en sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. Vidare kan kommunens sekretessbeslut komma att ändras efter överklagande. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad sekretesslagen. Sekretessbegäran anges i kommentarsruta om aktuellt (0) 3. KRAV PÅ LEVERANTÖR Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som eventuellt krävs. 3.1 Uppgifter om leverantören Lämna uppgifter om anbudsgivande företags korrekta namn, organisationsnummer samt uppgift om vem som har rätt att företräda anbudsgivaren samt teckna avtal i denna upphandling. Vid e-anbud på Kommers Annons anges företagsuppgifter vid registrering eller under "Ändra kontaktuppgifter". Ja, kontaktuppgifter har lämnats (0) 3.2 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Om den upphandlande myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren gjort sig skyldig till något av de i paragrafen angivna brotten ska anbudsgivaren uteslutas om inte särskilda skäl finns. Ja, vi intygar att inga skäl för uteslutning föreligger (0) Anbudsgivaren ska intyga att skäl för uteslutning enligt 10 kap 1 LOU inte föreligger

7 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Vid kontroll av om en leverantör har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige enligt 2 första stycket 5 ska den upphandlande myndigheten inhämta uppgifter om detta från behörig myndighet. Ängelholms kommun kommer därför att kontakta Skatteverket för att få ut uppgifter om detta för kontroll av att anbudsgivarna uppfyller kraven. De uppgifter som ligger till grund för bedömningen inhämtas snarast efter anbudsöppningen. Ja, vi är införstådda med detta krav (0) Utländskt företag ska bifoga motsvarande utländska bevis som vid anbudstidens utgång inte får vara äldre än en månad. 3.4 Registrering av leverantör Anbudsgivare ska vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande. Kontroll sker av upphandlande myndigheten mot Skatteverket och Credit Safe så att allt ser korrekt ut. Ja, vi uppfyller detta (0) Anbud kan lämnas av bolag under bildande. Bildandet av bolaget ska vara avslutat senast vid tidpunkten för avtalstecknande. Aktiebolag under bildande ska till anbudet bifoga stiftelseurkund och för övriga företagsformer ska motsvarande bevis för bildandet insändas. Uppfylls detta? Utländsk anbudsgivare måste bifoga dokument som styrker att lagenlig registrering finns. Vid e-anbud via Kommer Annons ska dokumentet skannas in och lämnas med som bilaga till anbudet. 3.5 F-skatt Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. Verifiering sker genom att upphandlande myndigheten själv gör kontroll hos Skatteverket. Ja, vi uppfyller detta. (0) Uppfylls detta? Utländska anbudsgivare ska lämna in motsvarande intyg på att skatter och avgifter har betalats. 3.6 Tidigare erfarenhet Anbudsgivare ska ha erfarenhet från att ha levererat förpackningsmaterial för färdiglagad mat till kunder under längre perioder, samt ha resurser för att utföra uppdraget enligt de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Ja, beskrivning som styrker kraven bifogas (0) Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning av sin kapacitet att tillgodose kommunerna under de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag

8 Referenser Anbudsgivaren ska redovisa minst två (2) referensuppdrag från olika kunder, genomförda de senaste tre (3) åren, som avser leverans av förpackningsmaterial till offentliga storkök. Ja, vi har lämnat två referenser (0) Referenspersonerna kan komma att kontaktas för att bekräfta att leverantören sammantaget har utfört uppdraget på ett bra sätt i förhållande till ställda krav och avtal. Kommunerna kan också komma att ta hänsyn till egna referenser angående anbudsgivarens förmåga. Organisation, namn telefonnummer och mailadress till referenspersonerna ska anges i kommentarsruta eller i bilaga 3.8 Producentansvar för förpackningar Av anbudet ska framgå att anbudsgivaren uppfyller kraven för producentansvaret för förpackningar enligt förordning (2006:1273) med senaste ändring)[1]. Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPA-registret eller motsvarande, eller genom att anbudsgivaren har ett eget upprättat system[2]. [1] Senaste ändring genom direktiv 2004/12/EG [2] Kravet gäller för den som är producent enligt lagstiftningen, d.v.s. den som yrkesmässigt tillverkar, till Sverige för in eller säljer en förpackning eller en vara som är innesluten i en sådan förpackning. Anbudsgivare bekräftar att kravet uppfylls 3.9 Åberopande av annan leverantörs kapacitet Anbudsgivare som i någon del saknar egen kapacitet och förmåga att genomföra uppdraget äger rätt att åberopa annat företags kapacitet för att uppfylla kraven (Se LOU 11:12). Intyg skall bifogas anbudet. Intyget ska innehålla uppgifter om vilken typ av kapacitet den andra entreprenören tillhandahåller samt verifiera att åtagandet gäller under hela avtalsperioden. För intygsgivande företag gäller ovanstående krav i de delar de är tillämpliga på den kapacitet företaget erbjuder. Ja, det är uppfattat (0) Är detta upfattat? 4. KRAVSPECIFIKATION Nedan följer krav på föremålet för upphandlingen 4.1 6

9 Produkterna Efterfrågade produkter ska vara avsedda för livsmedel och därmed uppfylla ställda lagkrav för ändamålet. Förpackningsmaterialen ska vara anpassade både för varm och kall mat, klara hantering av livsmedelsgas och vara anpassade för att täckas både med film och lock. Anbudsgivare bekräftar att kraven uppfylls Utöver dessa artiklar ska anbudsgivaren kunna leverera termoväskor, termoboxar och värmeplattor som förpackningsemballage för att hålla förpackningarna varma och kalla vid transport Förpackningar (formar) ska kunna erbjudas i både svart och vitt material Offererade formar skall kunna klara att användas i kommunernas befintliga förpackningsmaskiner, vilka är för: Ängelholm: TechPack TP11, Flexiair, TechPack kombi Båstad: TechPack Kombi Örkelljunga: TechPack TP11 och Flexiair Samtliga produkter som efterfrågas i Bilaga 1 Prisbilaga ska kunna offereras Produktbeskrivningar skickas in på begäran av upphandlande myndighet 4.2 Miljökrav Konstruktionskrav Förpackningar ska uppfylla konstruktionskraven[1] (de så kallade väsentliga kraven) enligt bilaga 2 i direktiv 1994/62/EG om förpackningar och förpackningsavfall med ändringar[2]. [1] Konstruktionskraven innebär bl a förpackningsmaterial ej får innehålla högre koncentrationer av bly(pb), kadmium(cd), kvicksilver(hg) och sexvärt krom(crvi) än 100 µg/g. För glas gäller undantag: gränsvärde är där 250 µg/g tom år [2] Senaste ändring gm direktiv 2004/12/EG

10 Plastmaterial Plastmaterial i inner- och ytterförpackningar (avser delar över 25 gram) ska vara märkt enligt DIN , DIN , ISO eller likvärdigt. Ja, uppfylles (0) Skadliga ämnen Produkten ska vara förpackad i emballage som inte tillför produkten skadliga ämnen. (Livsmedelsverkets föreskrifter LIVSFS 2003:2 med senaste ändring). Dessa föreskrifter kompletterar bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1935/2004 om material och produkter avsedda att komma i kontakt med livsmedel och om upphävande av direktiven 80/590/EEG och 89/109/EEG2. Föreskrifterna gäller material och produkter som anges i artikel 1.2 i förordning (EG) 1935/2004 med de begränsningar som framgår av artikel 1.3i samma förordning. (LIVSFS 2004:31) 4.3 Leveranskrav Ja, uppfylles (0) Leveranstiden ska uppgå till högst 3 vardagar. Leveranstiden räknas från den dag då leverantören erhåller beställningen till dess produkten är beställaren tillhanda Beställning ska kunna tas emot på telefon, fax eller e-post. Ordererkännande ska ske senast två dagar efter beställning. Anbudsgivare bör också kunna erbjuda möjlighet till beställning via hemsida Ja, uppfylles (0) 4.4 Kundsupport Ja, uppfylles (0) Anbudsgivaren ska ha en bemannad kundtjänst under dagtid. Denne ska också kunna bistå kostnadsfritt med teknisk support, som t.ex. rådgivning, produktinformation m.m. under avtalstiden. 4.5 Övrigt Anbudsgivaren ska ange vilken rabatt man erbjuder på övrigt sortiment. Rabattsatsen ligger ej till grund för utvärderingen. Ja, rabattsats anges (0) 5. KOMMERSIELLA VILLKOR De kommersiella villkoren ligger till grund för avtal mellan köparen och leverantören. 8

11 5.1 Acceptans av kommersiella villkor I anbudet skall det framgå att anbudsgivare accepterar de kommersiella villkoren i sin helhet. De kommersiella villkoren framgår av bilaga Kommersiella villkor Ja, de kommersiella villkoren accepteras (0) Accepteras de kommersiella villkoren? Eventuella ytterligare punkter kan tillkomma efter överenskommelse med antagen leverantör. 6. UTVÄRDERINGSKRITERIER Anbud kommer att utvärderas enligt följande: 6.1 Kommunerna kommer att anta anbud med lägsta pris enligt den summa som beräknas med hjälp av Bilaga 1 Prisbilaga Anbudsgivare har fyllt i prisbilaga, kolumnerna F-I och offererat samtliga efterfrågade produkter. Prisbilaga har fyllts i av anbudsgivaren (0) 9