Förbandsmaterial Södertälje/Nykvarn/Salem

Transkript

1 Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion Upphandlande organisation Telge Inköp AB Upphandling Förbandsmaterial Södertälje/Nykvarn/Salem Ann-Christin Lindberg TI Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 2. Kravspecifikation 2.1. Krav på vara/tjänst Utförande, kvalitet, service och bemötande Ansvar/Säkerhet Anbudsgivaren ansvarar för att genomfört uppdrag inte strider mot gällande lagregler, etiska regler och branschpraxis. Anbudsgivaren är skyldig att meddela Beställaren (kontaktperson för uppdraget) så snart avvikelse uppstår eller väntas uppstå från avtalat uppdrag. Anbudsgivaren skall ansvara för att offererade produkter uppfyller gällande lagar och regler på området. Offererade produkter skall också uppfylla säkerhetsnormer och skyddsföreskrifter samt andra tillämpliga föreskrifter och författningar. För produkt eller produktgrupp där svensk och/eller europeisk standard finns, skall erbjudna artiklar uppfylla där ställda krav Information Bruksanvisning skall medfölja varje leverans, innehållande vägledning om rengöring och underhåll av produkten. Varje produkt skall vid leverans vara märkt med leverantörens namn och hållbarhetstid dvs datum bäst före samt där det är relevant och produkt har en garantitid också märkt med år och månad för leverans. Märkningen skall utföras så att den är fullt synlig under hela garantitiden/hållbarhetstiden. Utskrivet: :07 Sida 1 av 6

2 Information samt bild på produkten skall bifogas anbudet per offererad produkt i prisbilaga/nettoprislista. Informationen skall kontinuerligt uppdateras under avtalstiden Sortiment Produktkatalog/Informationsblad med tillhörande prislista för både efterfrågat sortiment enligt prisbilaga/nettoprislista och utbud utöver i produktbeskrivningen/prislistan angivna produkter skall bifogas anbudet. Om möjligt bifogas katalogen/informationsblad på CD-skiva. Offererade produkter på prisbilagan/nettoprislistan skall vara tydligt och särskilt utmärkta för Beställaren med bild och artikelnummer samt information om på prisbilagan/nettoprislistan offererad produkt. Anbudsgivaren skall i anbudet ange lämlig metod för rengöring och/eller desinfektion per offererad produkt där det är relevant. Avtalat sortiment på prisbilaga/nettoprislista skall finnas under hela avtalsperioden. Avtalat sortiment skall kunna kompletteras under avtalstiden. Om artikel byts ut på prisbilaga/nettoprislista alternativ läggs till på prisbilaga/nettoprislista under avtalsperioden skall det endast ske efter godkännande av Beställaren (kontaktperson för avtalet) och till en likvärdig produkt till samma avtalade pris. Information kring ev förändring av avtalad prisbilaga/nettoprislista ut till verksamheten sker endast genom Beställaren (kontaktperson för avtalet) och ny prisbilaga/nettoprislista skall tillhandahållas kostnadsfritt. Anbudsgivaren förbinder sig att under avtalsperioden hänvisa till och i första hand offerera produkter på avtalad prisbilaga/ nettoprislista vid avrop från Beställaren. Antagen Leverantör skall under avtalstiden kostnadsfritt tillhandahålla kataloger/katalogblad och prislistor till beställande enheter på anmodan. Vid eventuellt utskick av papperskatalog eller katalog i digitalt format till verksamheten under avtalsperioden skall avtalade produkter från prisbilagan/nettoprislistan vara tydligt och särskilt utmärkta för Beställaren att se och kunna utläsa mer om produkten. Med utskick av katalog skall kopia på avtalad prisbilaga/nettoprislista medfölja per resp katalog. Om avtalad produkt ej återfinns i katalog skall fullständig information kring produkt samt bild på produkt tydligt framgå på kopian av prisbilaga/nettoprislistan som bifogas katalogutskick Kvalitet Produkterna skall vara av god kvalitet och vara väl lämpade inom sitt område. För produkt eller produktgrupp där svensk och europeisk standard finns, skall erbjudna artiklar uppfylla där ställda krav. Finns miljöprofilerade produkter skall detta anges. De ev märkesbenämningar som anges i produktlistan är ett riktmärke på efterfrågad kvalitet, och offererade produkter skall motsvara den kvaliteten. Anbudsgivaren skall garantera att uppdraget skall bedrivas med upprätthållande av rätt kvalitet så att ställda krav uppnås och bibehålles under avtalsperioden. Utskrivet: :07 Sida 2 av 6

3 Kvalitetssäkringssystem Anbudsgivaren skall ha ett dokumenterat kvalitetssäkringssystem och systematiskt arbeta, följa upp och dokumentera verksamheten för att hålla hög kvalitet i utförandet. Systemet skall minimum hantera skriftliga rutiner avseende: -uppföljning av kvalitetsfrågor -hantering av avvikelser /reklamationer ex hur och när når avvikelser ledning hos Anbudsgivaren -hantering av avvikelser/reklamation mot kund -åtgärdsplan/återrapportering vid avvikelse till kund. -långsiktigt säkerställande att avvikelsen inte upprepas. -implementeras avtal samt förändringar i avtal till utförarnivå dvs kundtjänst/säljare/kontaktpersoner på olika nivåer. implementeras uppdateringar i avtal resp lagar och förordningar till utförarnivå dvs kundtjänst/säljare/kontaktpersoner på olika nivåer. -hur introduceras nyanställda till det uppdrag man avser att arbeta i? -hur säkerställs kompetensen i företaget. Anbudsgivarens kvalitetssäkringssystem skall vara integrerat i verksamheten och innehålla rutiner för årlig kvalitetsuppföljning samt kvalitetsutveckling. Anbudsgivaren skall på anmodan delge Beställaren resultatet av sin egen uppföljning Uppföljning Anbudsgivaren skall kostnadsfritt delta på uppföljningsmöten. Telge Inköp kommer att ca 2 ggr per år kalla kvalitetsansvarig och avtalsansvarig till leverantörsmöten där övergripande frågor diskuteras. Vid avvikelser kan uppföljningsmöten blir mer frekventa än så Tekniska krav Tekniska krav Beställning/Leverans Leverans skall ske en dag i veckan till resp kommun. Leveransdagen skall infalla måndag -fredag, kl Anbudsgivaren skall i anbudet ange hur långt i förväg som den skriftliga beställningen måste ske till Kundservice för att levereras skall ske närmaste leveransdag. Ange dagar alternativ timmar. Anbudsgivaren skall i anbudet ge förslag till leveransdag för Södertälje, Nykvarn samt Salems kommun. Möjlighet skall finnas för akut leverans mot kostnad vid brådskande beställning. Ange leveranstid för akut leverans samt kostnad. Utskrivet: :07 Sida 3 av 6

4 Anbudsgivaren skall i anbudet ange hur långt i förväg som den skriftliga beställningen måste ske till Kundservice för att levereras skall ske närmaste leveransdag. Ange dagar alternativ timmar (Fritextsvar) Anbudsgivaren skall i anbudet ge förslag till leveransdag för Södertälje, Nykvarn samt Salems kommun (Fritextsvar) Möjlighet skall finnas för akut leverans mot kostnad vid brådskande beställning. Ange leveranstid för akut leverans samt kostnad. (Fritextsvar) Ångerrätt Önskvärt att avbeställning kan göras på redan avsänd order och redan levererad order. Ange i vilken omfattning detta är möjligt och ange ev kostnad i samband med detta. Önskvärt att avbeställning kan göras på redan avsänd order och redan levererad order. Ange i vilken omfattning detta är möjligt och ange ev kostnad i samband med detta. (Fritextsvar) Reklamation Material eller produkter som är skadade eller i något annat avseende avviker från det som beställts krediteras, alternativt ersätts snarast möjligt efter leverans eller kan returneras kostnadsfritt för Beställaren. Detsamma gäller felaktigheter som reklameras inom skälig tid från att de upptäcks. Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva rutiner kring reklamation samt Policy Tillvägagångssätt Administration Anbudsgivaren skall i anbudet beskriva rutiner kring reklamation samt Policy TillvägagångssättAdministration (Fritextsvar) Ekonomi Fast pris Fast pris gäller under avtalsperioden. Angiven ev rabattsats för liknande produkter inom respektive område är fast under avtalsperioden Personal Avtalsansvarig Anbudsgivaren skall tillhandahålla en person som särskilt utsedd avtalsansvarig, ansvarig för samtliga avtalsfrågor. Avtalsansvarig skall ha rätt kompetensnivå och nödvändiga befogenheter att representera Anbudsgivaren gentemot Beställaren. Vid längre frånvaro skall ersättare utses för avtalsansvarig. Utskrivet: :07 Sida 4 av 6

5 Avtalsansvarig kan komma att delta på de uppföljningsmöten som Beställaren kallar till. Avtalsansvarig skall vara tillgänglig kontorstid, vardagar, och ha en återkopplingstid på max 2 arbetsdagar. Anbudsgivaren skall i anbudet presentera kontaktpersonen för avtalsfrågor samt bifoga CV samt med uppgifter om namn,kontaktuppgifter, samt tjänstgöringsgrad. Presentation: (Fritextsvar) Kvalitetsansvarig Anbudsgivaren skall tillhandahålla en person som särskild utsedd kvalitetsansvarig som tillser att avtalad kvalitetsnivå upprätthålls i avtalet. Kvalitetsansvarig skall vara kontaktperson ut mot verksamheten. Kvalitetsansvarig skall ha nödvändiga befogenheter att representera Anbudsgivaren gentemot Beställaren. Kvalitetsansvarig skall om det efterfrågas kunna hålla i utbildning/handledning avseende avtalade produkter för personal i verksamheterna/beställare. Kvalitetsansvarig skall ha adekvat utbildning (sjuksköterska eller motsvarande) Som motsvarande ser vi undersköterska med samt 2 års erfarenhet som kundkontakt avseende förbandsmaterial och/eller förbrukningsmaterial inom vård och omsorg. Förutom ovanstående utbildning och/eller erfarenhet skall ockå kvalitetsansvarig ha erfarenhet av utbildning/handledning inom förband och eller förbrukningsmaterial inom vård och omsorg. Vid längre frånvaro skall ersättare utses för kvalitetsansvarig för avtalet. Kvalitetsansvarig skall delta på de uppföljningsmöten som Beställaren kallar till. Kvalitetsansvarig skall vara tillgänglig kontorstid, vardagar, och ha en återkopplingstid på max 2 arbetsdagar. Anbudsgivaren skall i anbudet presentera kvalitetsansvarig samt bifoga examenbevis samt CV där efterfrågad utbildning och erfarenhet redovisas samt med uppgifter om namn,kontaktuppgifter och tjänstgöringsgrad. Presentation: (Fritextsvar) Utbildning/Handledning produkt Utbildning på plats hos resp kommun vid ett eller flera tillfällen skall ingå kostnadsfritt under avtalsperioden för målgrupp Arbetsterapeuter samt sjukgymnaster inom avtalade områden. Även visning av avtalat sortiment skall ske enligt överenskommelse hos Beställaren i anslutning till avtal tecknas. Beskriv hur utbildning går till, ev krav på gruppstorlek, krav på lokal, utbildningens längd och upplägg samt hur långt i förväg beställning skall ske innan Utskrivet: :07 Sida 5 av 6

6 utbildningstillfället/sortimentsvisning. Beskriv ovanstående: (Fritextsvar) Kundservice Kundservice skall vara bemannad vardagar 8-17 och skall vara möjlig att nås via telefon, e-post och traditionell post. Vid kontakt utöver 8-17 så skall återkopplingstiden till beställaren vara max två (2) arbetsdagar. Personal vid Kundservice som tar emot beställningar eller motsvarande skall ha god kännedom om tecknat avtal och förband och förbrukningsmaterial inom vård och omsorg för att kunna svara på frågor i samband med skriftlig beställning. Anbudsgivaren skall i anbudet ange hur många personer som arbetar med kundservice och hur många som bemannar kundservice för mottagande av skriftlig beställning alt frågor kring returer, reklamationer osv. Beskriv ovanstående: (Fritextsvar) Kompetensutveckling Personalen skall erhålla kontinuerlig kompetensutveckling. Kompetensutveckling för de anställda skall vara en implementerad del av verksamheten Accept Accept Kontroll av accepterande av ställda krav i kravspecifikationen inkl övriga bilagor. Accepterar Anbudsgivaren ställda krav i kravspecifikationen och övriga bilagor för det/de avtalsområden Anbudsgivaren offererar? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :07 Sida 6 av 6