1 KOMMERSIELLA VILLKOR (utkast till avtal)

Transkript

1 1 KOMMERSIELLA VILLKOR (utkast till avtal) Nedanstående avtal har tecknats mellan följande parter Kommunen Karlstad Org.nr Hammarö kommun Skoghall Org.nr Leverantören Företagsnamn Adress Postadress Organisationsnummer Kommunens kontaktperson Evelin Nilsson Leverantörens kontaktperson Företagsnamn Kontakt e-post 1.1 Beskrivning Ramavtal beträffande luftfilter för successiva beställningar och leveranser under avtalsperioden. 1.2 Kravspecifikation på varan/tjänsten Krav på produkterna - Offererade produkter skall ha Euroventcertifiering alternativt P-märkning. - Filtermediat skall vara av syntetmaterial - Materialet i filterramar skall vara tillverkad av förbränningsmaterial i plast. - Tätningslister skall bifogas med varje leverans. - Filtren skall vara med stående påsar. - Filtren skall till varje objekt/aggregat ha en så god passform att de med lätthet kan dras ut och in samtidigt som luftläckaget minimeras. - Leverantörens sortiment skall minst bestå av de filter som saknar belastningspriser i bilaga 1. För de filter som ej offererats av leverantören men som har belastningspriser kommer angivet belastningspris i kolumn H att användas i prissummeringen. Detta gäller även om någon produkt inte anses likvärdig. - Aktuell bruttoprislista som offererad/-e rabatt/rabatter baserats på för övriga filter och produkter skall leverantören tillhandahålla Kommunen vid begäran Förpackning/märkning Filter och emballage skall vara märkta enligt nedan vid leverans: 1

2 - Varje filterkassett skall vara märkt med filterklass, storlek, antal påsar samt ramtjocklek. - Kartonger skall vara märkta med filterklass, storlek, fastighetsbeteckning, till eller frånluft, aggregatbeteckning och adress. - Antal filter/fp skall vara max 2 helmoduler/4 halvmoduler Returpåse för förbrukade filter skall kostnadsfritt medfölja varje förpackning. Returpåsen skall vara lätt att öppna och försluta samt ha sådan storlek att begagnat filter lätt kan stoppas i Inventering Filterleverantör skall kostnadsfritt inventera och upprätta filterförteckningar för ingående fastigheter och aggregat med syfte att fastställa generellt sortiment för beställarna under avtalsperioden. Filterförteckningen skall uppdateras efter nya installationer och skall överlämnas till kommunen digitalt i word eller excelformat. Inventeringen skall vara upprättad och godkänd av kommunen innan leveranser får påbörjas. Upprättad förteckning tillhör kommunen Emballage Kartonger skall vara godkända och accepterade i de svenska återvinningssystemet Returwell. Leverantören skall vara ansluten till REPA-registret Leverantören garanterar att hålla leverans av efterfrågad vara/tjänst under avtalstiden Teknisk support och rådgivning Antagen leverantör skall samverka med kommunen för att uppnå rätt filterkvalitet till optimal kostnad. Leverantören skall finnas tillgänglig för rådgivning vid eventuella problem vid montage eller vid val av filter, inte nödvändigtvis på plats. Denna support skall ingå i angivna priser. 1.3 Avtalstid Avtalstiden gäller fr o m t o m med möjlighet att förlänga maximalt år. Vid eventuell fördröjning av upphandlingsprocessen kan datum för avtalsstart förändras. Om förlängningsklausulen utnyttjas skall detta meddelas av Kommunen skriftligen före avtalstidens utgång. Sker ej detta upphör avtalet automatiskt. Vid ev. förlängning upphör avtalet automatiskt att gälla vid förlängningsperiodens slut. 1.4 Avtalsform Ramavtal. 1.5 Särskilda kontraktsvillkor Uppförandekoder Leverantören förbinder sig att uppfylla kraven i Kommunens bilaga gällande uppförandekoder, se bilaga Förbehåll Kommunen reserverar sig för att avtalets omfattning och struktur kan komma att förändras på grund av organisationsförändringar och politiska beslut rörande respektive enhet etc. 2

3 1.7 Pris Pris i SEK enligt anbudet daterat 200x xx xx. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande lag. Priserna får justeras enligt nedan. 1.8 Index Angivna priser skall vara fasta tom Därefter kan prisreglering ske med E84, litt 1201(fläktar och luftbehandlingsaggregat) med oktober 2012 som basmånad. Eventuell prisförändring gäller from 1 februari varje år. Av indexförändringen skall endast 100 % av densamma utgöra beräkningsunderlag för prisförändringar. Leverantörens förslag till prisändringar skickas till Kommunen skriftligen. Avtalsnummer skall åberopas. Godkänner Kommunen ändringarna träder dessa i kraft 30 dagar efter det att Kommunen fått Leverantörens prisändringsmeddelande. 1.9 Nya och utgående artiklar Nya artiklar som tillkommer under avtalsperioden skall prissättas med samma marginal som anbudsartiklar. Detta gäller även artiklar utanför nettoprislistan och som avropas i ökad omfattning under avtalsperioden. Då en artikel utgår ur avtalat sortiment, skall antagen Leverantör förhandla med Kommunen om likvärdig ersättningsartikel. Införs en ny artikel i nettoprislistan skall detta medföra att denna/dessa införs i nettoprislistan hos samtliga berörda kommuner Emballage Emballage ingår i offererat pris. Repa-avgift debiteras ej Kampanjerbjudande Vid tillfällen då avtalade produkter annonseras till specialpris, kampanjpris etc skall det lägsta av avtalat pris efter rabatt och annonserat pris/kampanjpris gälla vid avrop Rabatter Rabatt på övrigt sortiment är xx% Fakturering Faktura sändes i 1 ex enligt nedanstående adress Faktureringsadress Box Karlstad Hammarö kommun BGC-id: HAM 7001 Box Skoghall 1.15 Fakturans innehåll Fakturan skall innehålla uppgifter om: - referenskod - enhet/förvaltning/bolag 3

4 - avtalsnummer/rekvisitionsnummer/beställningsnummer - varumottagare/arbetsplats - beställare - vara Krav på fakturainnehåll kan komma att ändras under avtalsperioden Avgifter Fakturerings- och expeditionsavgifter eller liknande betalas ej Moms Tillkommer enligt gällande lagstiftning och skall särredovisas på fakturan Samlingsfaktura Samlingsfaktura godkännes ej av Kommunen Elektronisk faktura Överenskommelse mellan parterna gällande övergång till elektronisk faktura kan komma att göras under avtalsperioden. Detta kommer då att regleras i ett separat E-kommunikationsavtal Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot fullgjord leverans inte föreligger skall betalning erläggas inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag Dröjsmålsränta Vid försenad likvid får Leverantören ej debitera dröjsmålsränta om räntebeloppet understiger 100 kr (SEK) per faktura. Dröjsmålsräntan debiteras enligt räntelagen 6. Leverantören äger ej rätt att debitera dröjsmålsränta om Leverantören levererar för tidigt mot från båda parter överenskommen leveranstidpunkt Statistik Kommunen skall erhålla statistik över fakturerade leveranser som utförts under det gångna året. Statistiken skall innehålla uppgifter om artikelnummer, fabrikat, filtertyp, filterstorlek, benämning, enhet, antal, totalkostnad per artikel i fallande skala, totalsumma, beställningsadress och beställare. Miljömärkta produkter skall särredovisas. När fler kommuner ingår i avtalet skall statistiken lämnas dels per kommun samt som totalstatistik för samtliga ingående kommuner. Statistiken skall vara Kommunen tillhanda senast en månad efter varje avtalsår och efter avtalets upphörande Uppföljningsmöten För att säkerställa att samarbetet genomförs enligt ramavtalets lydelse och i enlighet med parternas förväntningar och önskemål, skall regelbundna uppföljningsmöten hållas med antagen Leverantör. Inplanerade möten bör hållas minst 1 gång/år. Kommunen är sammankallande till dessa möten. Uppföljningsmötena skall dokumenteras Bonus 4

5 På det sammanlagda fakturerade värdet av ventilationsfilter mm skall 1% bonus utbetalas. Bonus skall utbetalas för föregående kalenderårs avtalsperiod, senast januari månad påföljande år. Sista utbetalningen skall ske senast en månad efter avtalstidens utgång. Vid utbetalning skall moms påföras bonusbeloppet och särredovisas. Bonus skall sättas in på Kommunens plusgirokonto och märkas med Bonus samt Vara. Bonusen utbetalas specificerat till resp. Kommun. Bonus skall sättas in på Kommunernas plusgironummer och märkas med Bonus samt Varunamn. s plusgirokonto Hammarö kommuns plusgirokonto Avrop Beställningar kommer att ske successivt under avtalsperioden Leveranstid Standardfilter F5 och F7 hel- och halvmoduler skall levereras maximalt inom två veckor och resterande filter inom maximalt fyra veckor, eller enligt överenskommelse. Leverans skall ske under beställarens ordinarie arbetstid om inte annat överenskommits Leveransvillkor Leverans skall ske fritt respektive leveransadress inom resp. kommun samt inburet på anvisad plats. DDP Incoterms Ersättningsvaror Ersättningsvara skall godkännas av Kommunen före leverans. Är ersättningsvarans pris högre än anbudsvarans skall den tillhandahållas till samma pris som anbudsvaran Förpackningsstorlekar Kommunen skall ha rätt att dela förpackningar Märkning av leverans Leverans skall märkas med mottagande förvaltning, enhet/bolag, adress, beställarens namn samt beställningsnummer alt, avtalsnummer Leveransförsening, vite Om leverans (delleverans) inte levereras på överenskommen tid och sådan försening inte beror på Kommunen, har Kommunen rätt till vite. Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 50 kr per filter per sjudagarsperiod för de filter som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Om förseningen varar längre än fjortondagar kommer ett vite på 100 kr per filter att utgå om inte annat överenskommits. I detta fall har kommunen rätt att beställa filter ifrån annan leverantör. Vitesbeloppet skall erläggas inom trettio (30) dagar efter det att Kommunen skriftligen framställt krav härom Beskrivning/prover 5

6 Leverantören skall på begäran kostnadsfritt kunna visa prover. Alla bruksanvisningar skall finnas på svenska Service Leverantören skall - minst en gång per år besöka Kommunens kontaktpersoner. - kunna erbjuda kundsupport alla vardagar mellan I åtagandet ingår att utan ersättning ge bästa service och assistans Miljö Leverantören skall fullfölja det miljöarbete som redovisats i Leverantörens anbud avseende miljökrav Försäkring Leverantören är skyldig att minst under produkternas garantitid vidmakthålla produktansvarsförsäkring som väl täcker eventuella anspråk av ekonomisk art, som Kommunen kan komma att resa mot leverantören, om denne anses ansvarig för skada Ansvar för fel Är varan felaktig och det inte beror på Kommunens eller något förhållande på Leverantörens sida är Leverantören skyldig att utan kostnad för Kommunen företa omleverans eller avhjälpa felet Reklamation Det är Kommunens ansvar att reklamera vid fel eller brister i levererade produkter. Reklamationen skall ske inom åtta dagar från mottagandet av produkterna. Antagen Leverantör skall utan kostnad för Kommunen snarast avhjälpa uppkomna och iakttagna fel och brister Returer Vid retur orsakad av Leverantören skall full kreditering erhållas Omförhandlingar Kommunen eller Leverantören får påkalla omförhandling under avtalstiden om någon genomgripande förändring av förutsättningarna sker. Anmälan om omförhandling skall ske så snart som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten. Detta befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess eventuell överenskommelse om ändring träffats Ändringar och tillägg Ändringar eller tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för Kommunen och Leverantören. Avtalsnummer skall åberopas Produktförändringar Ändring av anbudsprodukt, kvalitet, märke eller fabrikat etc, får endast ske efter godkännande av Kommunen. Om produktsortiment ändras under avtalstiden skall Leverantören informera Kommunens enheter Standardavtal 6

7 ALOS 05 gäller exklusive de delar som regleras i detta avtal Underleverantör Underleverantör får ej anlitas utan Kommunens skriftliga godkännande. För underleverantör svarar Leverantören såsom för sig själv Överlåtelse av avtal Avtal får ej överlåtas på annan utan Kommunens skriftliga medgivande Handlingars inbördes ordning Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: - skriftliga ändringar och tillägg till avtal - avtal - förfrågningsunderlag med bilagor - ALOS 05 - anbud 1.46 Hävning Kommunen har rätt att häva detta avtal om a) Leverantören försätts i konkurs, inleder ackord, inställer betalningar, träder i likvidation eller annars kan antas vara på obestånd. b) Leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare. c) Leverantören under uppdragstiden utövar verksamhet som kan rubba förtroendet till Leverantören i något som gäller avtalade uppdrag. Kommunen har vidare rätt att säga upp detta avtal till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om d) Leverantören bryter mot detta avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar från avsändandet av skriftlig meddelande därom. e) Leverantören i väsentligt hänseende brister i sina åligganden avseende uppdrag och rättelse ej sker inom trettio (30) dagar efter skriftlig erinran. f) Leverantören åberopar befrielsegrund enligt force majeure och sådan omständighet förelegat mer än tre (3) månader. g) Kommunen bedömer att förutsättningarna för uppdrag förändrats. Kan ej överenskommelse träffas vid prisförhandling kan avtalet komma att sägas upp med 1 månads uppsägningstid. Under uppsägningstiden skall avtalets villkor och priser fortsätta att gälla. Om Kommunen häver eller säger upp ingånget avtal skall Leverantören omedelbart redovisa uppdraget och till Kommunen överlämna samtliga med anledning av uppdraget framtagna resultat samt återlämna av Kommunen tillhandahållna resurser, varvid ersättning utgår för det utförda arbetet. Vid förtida upphörande på de i a) - e) angivna grunderna har Kommunen samtidigt rätt till ersättning för den skada Leverantörens fel, försummelse och brister åsamkar 7

8 Kommunen. Uppsägning från Leverantörens sida: a) Kommunen bryter mot någon ej oväsentlig bestämmelse och underlåter att vidtaga rättelse inom trettio (30) dagar från erhållande av skriftlig anmodan härom (innefattande redogörelse för avtalsbrottet). b) Kommunen åberopat befrielsegrund enligt force majeure och sådan omständighet förelegat mer än tre (3) månader. Leverantören skall då omedelbart redovisa uppdraget och till Kommunen överlämna samtliga med anledning av uppdraget framtagna resultat samt återlämna av Kommunen tillhandahållna resurser, varvid ersättning utgår för det utförda arbetet. Uppsägningen skall ske skriftligen genom rekommenderat brev till Kommunen under den i avtalet angivna adressen. Leverantören skall därvid uppge grunden för uppsägningen. Har detta skett skall uppsägningen anses vara fullgjord Force Majeure Följande omständigheter skall anses utgöra befrielsegrunder om avtalets fullgörande därigenom hindras: arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp. För att Part skall ha rätt att åberopa gällande befrielsegrund enligt ovan skall denna skriftligen utan dröjsmål underrätta den andra Parten om att sådan omständighet har inträffat. Befrielsegrund medför att Parten är befriad från att fullgöra sina åtaganden på avtalad tidpunkt och under sådan tid därefter som fullgörandet måste uppskjutas till följd av den inträffade befrielsegrunden. Kommunen är inte skyldig att erlägga avgift för tjänst som uteblir på grund av åberopande av att befrielsegrund föreligger. Arbetskonflikt som har sin grund i partsbrott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet ska avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Värmlands tingsrätt ska därvid vara första instans Bindande avtal För bindande avtal krävs att avtalet är skriftligt och undertecknat av båda parter Avtalsexemplar Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna har erhållit var sitt. För Karlstad den

9 Avtalstecknande person Namnförtydligande Titel på avtalstecknare För Leverantören Ort... den Avtalstecknande person Namnförtydligande Titel på avtalstecknare 9