Ramavtal om resebyråtjänster till Högskolan Dalarna

Transkript

1 1(10) Ramavtal om resebyråtjänster till Högskolan Dalarna

2 2(10) 1 Ramavtal Detta ramavtal är upprättat efter upphandling med ärendenummer DUC 2014/506/50 Ramavtalet har träffats mellan nedanstående parter 1.1 Beställare Leverantör Högskolan Dalarna? Högskolagatan Falun Organisationsnummer Ombud Bengt Eriksson Telefon Organisationsnummer Ombud Telefon Mobil E-post bee@du.se E-post Kontaktperson Lars-Olof Nordqvist Telefon Mobil E-post nlo@du.se Kontaktperson Telefon Mobil E-post

3 3(10) 2 Beskrivning av uppdraget Detta ramavtal gäller resebyråtjänster till Högskolan Dalarna. avser såväl individuella resor som gruppresor, bokning av transportmedel, hotell och hyrbil. Avtalad resebyrå ska utföra bokningar av tåg, buss, flyg, flygbuss och taxiresor åt Högskolan Dalarnas anställda. Mer omfattande information och krav på hur uppdraget ska genomföras framgår av detta ramavtals bilaga x Krav på tjänsten. 3 Avtalshandlingar Om det i avtalshandlingarna förekommer uppgifter eller föreskrifter som strider mot varandra gäller de inbördes i den ordning de har förtecknats nedan, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat. Om det i en och samma handling eller i en och samma grupp av handlingar förekommer uppgifter eller föreskrifter som strider mot varandra, ska den uppgift eller föreskrift gälla som medför lägst kostnad för leverantören, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat. Uppdragets omfattning bestäms av följande handlingar: 1. Detta ramavtal //med följande bilagor?// //bilaga x Krav på tjänsten.// //bilaga x Pris// 2. Förfrågningsunderlaget daterat, med diarienummer DUC 2014/506/50 inklusive kompletterande förfrågningsunderlag, daterat?// 3. Anbud daterat, 4. //Övriga handlingar?.// 4 Genomförande av uppdraget Leverantören ska utföra alla delar av uppdraget i enlighet med förutsättningar och uppställda krav på uppdraget enligt förfrågningsunderlaget samt i enlighet med bestämmelserna i detta avtal inklusive bilagor. Uppdraget ska utföras med den skicklighet och omsorg som Högskolan Dalarna har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. 4.1 Kundnöjdhet - kvalitet och uppföljningsmöten Uppdraget ska utföras på det sätt som leverantören åtagit sig och lovat enligt bilaga x, Krav på tjänsten. Leverantören ska tillämpa lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdraget sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Högskolan Dalarna och leverantör ska ha uppföljningsmöten minst en gång per år och vid eventuella behov.

4 4(10) 4.2 Högskolan Dalarnas krav på sekretess Enligt Lagen om offentlighet och sekretess (SFS 2009:400) gäller sekretess beträffande alla sekretessbelagda uppgifter som uppdragstagaren får kännedom om rörande Högskolan Dalarna och dess resande på grund av sitt uppdrag för Högskolan Dalarna. Sekretessen avser förbud att röja uppgift, vare sig det sker muntligen eller genom att allmän handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Uppgifter som omfattas av sekretess ska av uppdragstagaren hanteras så att risk inte föreligger att tredje man får del av uppgifterna. Uppdragstagaren ska informera all personal som berörs av uppdraget om denna sekretessplikt. Sekretessen gäller även efter att avtalet har upphört. Ovanstående ska även gälla för underleverantörer som leverantören har kontrakterat. 4.3 Avrop beställningar av resor Högskolan Dalarnas personal bokar sina resor per telefon, per e-post eller via ett självbokningssystem på webben. Telefon till: e-post till: Webbplats, självbokningssystemet: Bokning av resor ska ske som specificeras i bilaga x, Krav på tjänsten punkt 4 och som parterna är överens om. 4.4 Leveranser Leverantören ska leverera biljetter enligt bilaga x, Krav på tjänsten punkt Vite vid försenade leveranser Vite kommer att utgå i de fall Högskolan Dalarna drabbas av merkostnader på grund av försenade leveranser. Leverantören ska stå för den uppkomna merkostnaden samt ersätta Högskolan Dalarna med 50 procent av merkostnaden, dock minst 500 kr. 4.5 Statistik Leverantören ska leverera statistikuppgifter enligt bilaga x, Krav på tjänsten, punkt 14 Statistik och punkt 14.1 Miljöstatistik. 5 Ändringar och tillägg Högskolan Dalarna kan under pågående avtalsperiod utöka eller reducera omfattningen av uppdraget efter överenskommelse med resebyrån. Ersättning för tjänst, som inte identifierats vid avtalstecknandet ska redovisas för och accepteras av beställaren och prissättningen ska ske enligt punkt Ändringar och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Förändringar som påkallas av lagändringar ska accepteras av båda parter.

5 5(10) 6 Organisation Ingen part får överlåta ramavtalet på någon annan utan andra partens godkännande. Ombud och kontaktperson framgår av sidan 2 i detta ramavtal. 6.1 Kundansvarig hos leverantören Kundansvarig: Om leverantören byter kundansvarig ska det meddelas (skriftligt eller per mail) till Högskolan Dalarna så snart som möjligt. Om utsedd kundansvarig inte uppfyller ställda krav på kundansvarig (se föreskrifter för upphandlingen, 6.3 Krav på kapacitet och erfarenhet hos anbudsgivaren) ska leverantören utse en annan kundansvarig så snart som möjligt. 6.2 Personal Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av uppdraget använda personal med nödvändig kompetens och för ändamålet adekvat utbildning. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut personal i det fall Högskolan Dalarna anser att personal saknar efterfrågad kompetens och Högskolan Dalarna anser sig ha samarbetssvårigheter med personen i fråga. Byte av personal ska ske efter skriftlig (e-post) begäran från Högskolan Dalarna. 6.3 Underleverantör Leverantören svarar för underleverantörens arbete på samma sätt som för sitt eget och svarar också för ersättning till underleverantören. Leverantören svarar för att underleverantören godkänner samtliga åtaganden och restriktioner som gäller för uppdraget. Följande underleverantörer är godkända för ramavtalet: //xxx// Leverantören får inte byta ut eller anlita annan underleverantör utan Högskolan Dalarnas skriftliga godkännande (e-post går bra). 7 Tider Avtalet gäller från avtalets tecknande och 2 år framåt. Option: Högskolan Dalarna ska ha möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare 2 år. Högskolan Dalarna ska meddela leverantören detta senast 3 månader innan ordinarie ramavtalstid löpt ut.

6 6(10) 7.1 Uppdragsstart Uppdraget påbörjas efter överenskommelse. Ett startmöte kommer att hållas så snart som möjligt efter att ramavtalet är tecknat. Implementering och avveckling ska genomföras enligt det upplägg som leverantören har angivit i samband med anbudsgivningen. 8 Ansvar 8.1 Leverantörens ansvar Leverantören ansvarar för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med uppdragets genomförande. Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Leverantören ansvarar för skador som drabbat Högskolan Dalarna till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. 8.2 Försäkring Det åligger leverantören under ramavtalstiden att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. Leverantören ska på begäran lämna bestyrkta kopior av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremier har betalats. Om Högskolan Dalarna har framställt krav på skadestånd ska leverantören utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare. 9 Viten avseende bristande mervärdesegenskaper Leverantören ska betala vite med en summa som motsvarar det erhållna mervärdet om denne inte utan dröjsmål efter skriftlig begäran uppfyller de utfästelser som avgetts i anbudet och som gett mervärde i anbudsutvärderingen. Vite enligt ovan fråntar inte beställaren rätt att kräva annat vite, skadestånd eller annan påföljd. 10 Ekonomiska aspekter 10.1 Ersättning Leverantören äger rätt att debitera verifierade kostnader som belastat leverantören och som kan hänföras till Högskolan Dalarna. Ersättning utgår enligt uppgifterna i tabellen/bilaga nedan. Priser anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt (moms). Pristabell Om Högskolan Dalarna har behov av en tjänst som inte finns prissatt enligt tabellen ovan/bilaga ska leverantörens aktuella standardprislista gälla.

7 7(10) I de fall Högskolan Dalarna reser frekvent på en sträcka som trafikeras av ett LCC-bolag ska anbudsgivaren ansvara för att skapa ett direktavtal med LCC-bolaget för att underlätta transaktionerna. Detta ska genomföras utan kostnad för Högskolan Dalarna. Följden av detta är att leverantören inte tar ut bokningsarvode Bokning av flygresa från ett LCC-bolag där direktavtal inte finns med aktuellt LCC-företag utan leverantören ersätts för bokningsarvode enligt bokning av flygresa. En aktuell förteckning över de LCC-bolag som har ett direktavtal ska upprättas. Så snart en förändring sker ska Högskolan Dalarna underrättas Särskild ersättning Högskolan Dalarna betalar inte ersättning för restid, reskostnader eller traktamenten vid möten med leverantör Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Ramavtalets à-priser kommer att regleras generellt med 100 procent av förändringen av NPI som underlag samt med anbudsmånaden som basmånad. Regleringen sker 24 månader efter anbudsmånaden. Regleringen ska ske i förskott när regleringsmånadens indextal är kända och ska gälla för den kommande tolvmånadersperioden. Basmånad för indexreglering är anbudsmånaden, maj år Första gången indexreglering sker är i maj Nytt pris gäller från juni P1 = Uppräknad à-pris för den kommande 12-månadersperioden P0 = À-pris (enligt ursprungligt ramavtal) nb = Indextal NPI för basmånad nr = Indextal NPI för den månad som föregår den 12-månadersperiod för vilket nytt pris ska gälla Prisgaranti Om leverantören debiterar Högskolan Dalarna för högt pris och erinran om detta görs inom 30 dagar efter avslutad resa eller erhållen produkt ska leverantören återbetala (kreditera) skillnaden mellan erlagt pris och det lägre priset under förutsättning att det lägre priset var tillämpbart vid bokningstillfället/debiteringstillfället Fakturering Högskolan Dalarna har i dag avropsavtal med The Card efter ett avrop från ett statligt ramavtal. The Card förser högskolan med betalningslösningar. Inköp hos resebyrån ska debiteras via The Cards resekonto. Observera att debitering via resekonto ska gälla oavsett vilka betalningsrutiner resebyrån har med respektive leverantör. Denna betalningslösning ska vara etablerad vid ramavtalets början och ska vara löpande.

8 8(10) Fakturering ska ske efter respektive resa och per resenär. Av fakturaunderlaget som skickas till Högskolan Dalarnas resekontoleverantör ska följande framgå: - ramavtalets diarienummer - referensnummer (objektnummer inom Högskolan Dalarna) - vem som har rest/resenär - vem som har godkänt resan - resan, från och till - syfte med resan - resesätt - hänvisning till följesedel (nummer ska framgå) Högskolan Dalarna har rätt att returnera en faktura för komplettering om någon uppgift enligt ovan saknas. Det åligger ramavtalsleverantören att se till att fakturorna som är skickade till The Card innehåller sådan information som anges ovan. I samband med faktureringen ska en följesedel skickas till den person som har bokat resan i e post eller pappersformat enligt beställarens önskemål. Utformningen av följesedeln kommer högskolan och antagen leverantör överens om i samband med ramavtalstecknandet Provision Samtliga provisionsintäkter och förseningsersättning som resebyrån erhåller och som kan hänföras till Högskolan Dalarnas resevolymer tillfaller Högskolan Dalarna. Reglering av provision görs direkt på fakturan för den aktuella bokningen Avbokning, kreditering, ombokning och omskrivning Avbokning och kreditering Vid avbokning eller vid eventuell kreditering av utställda men inte använda resehandlingar ska resebyrån återbetala hela det återbetalningsbara värdet utifrån biljettyp. Erhållet bokningsarvode behöver inte återbetalas till Högskolan Dalarna. Högskolan Dalarna betalar inte för avboknings- och eller krediteringsavgift Ombokning och omskrivning För resor som är bokade hos resebyrån utgår ersättning för ombokning av resor enligt prislista. Detta gäller även när omskrivning eller ändring av befintligt dokument krävs. 11 Fel och brister Leverantören förbinder sig att omgående rätta till iakttagna och styrkta fel och brister i sin verksamhet vid genomförandet av detta uppdrag på egen bekostnad. Om leverantören brister i att utföra tjänster enligt detta avtal är leverantören skyldig att, efter reklamation (muntlig eller skriftlig) från Högskolan Dalarna, utan oskäligt uppehåll vidta rättelse. Rättelse ska ske genom att leverantören fullgör sitt uppdrag eller rättar felet eller bristen. Sker inte rättelse utan oskäligt uppehåll och felet eller bristen upprepas, har beställaren rätt till kompensation

9 9(10) med ett belopp som motsvarar 10 procent av den resa som bristen är kopplad till, dock lägst SEK. Leverantören ska underrätta Högskolan Dalarnas kontaktperson gällande orsak och rättelse av fel eller brist. 12 Uppsägning av avtal Avtalet kan sägas upp av endera parten med tre (3) månaders uppsägningstid om motparten åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller om leverantören i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet (se förfrågningsunderlaget) och inte inom rimlig tid vidtar åtgärd (se punkt 11). 13 Hävning av avtal Högskolan Dalarna har rätt att häva avtalet om leverantören eller en underleverantör som leverantören anlitar: väsentligt misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig begäran vidtagit rättelse i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig begäran vidtagit rättelse kommit på obestånd och inte genast efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande utan medgivande från Högskolan Dalarna överlåter avtalet på annan och detta är av beaktansvärd betydelse för Högskolan Dalarna under avtalstiden häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker eller bristerna i betalning upprepas inte följer avtalade skyddsföreskrifter och arbetsmiljövillkor och arbetsmiljölagar är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och Högskolan Dalarna kan visa detta. 14 Force Majeure Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på omständighet utanför dennes kontroll som den skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder part skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Detta gäller inte för händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören själv vidtar eller är föremål för sådan konflikt eller liknande omständighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning.

10 10(10) 15 Tvist Eventuell tvist på grund av ramavtalet ska avgöras av svensk allmän domstol och enligt svensk rätt. 16 Ramavtalets giltighet Ramavtalet träder i kraft då båda parter har undertecknat ramavtalet. Ramavtalets ikraftträdande förutsätter dock att Högskolan Dalarna har lämnat upplysningar om tilldelningsbeslutet samt om att ramavtalet får ingås med antagen leverantör enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Detta ramavtal är upprättat i två likalydande exemplar av vilka parterna tagit var sitt. Beställare Högskolan Dalarna Leverantör Leverantörens företagsnamn Bengt Eriksson, förvaltningschef Namnförtydligande