1 Administrativa föreskrifter

Transkript

1 1 Administrativa föreskrifter 1.1 Beteckning och benämning Förfrågningsunderlag för upphandling av med diarienummer. Upphandlingen genomförs enligt LOU (2007:1091). 1.2 Upphandlingens omfattning/volym Upphandlingens syfte är att säkerställa s och Karlshamns Hamn AB's behov av under avtalstiden. Uppdraget omfattar beställarnas behov av grus-, sand-, krossprodukter och matjord för arbeten i egen regi. Upphandlande myndigheter förbinder sig inte att ta ut angiven volym utan denna är en uppskattning och kan variera under avtalstiden. Anbudsgivaren förbinder sig att leverera de upphandlande myndigheternas faktiska behov av. 1.3 Helt eller delat anbud Uppdraget kan komma att delas på flera anbudsgivare varför anbud kan lämnas på hela eller delar av uppdraget, d v s per produktgrupp (1, 2 och 3, se anbudsblankett). Anbudsgivare ska kunna leverera samtliga efterfrågade produkter per grupp (undantaget de produkter där prisuppgift efterfrågas). En leverantör per produktgrupp kommer att antas. 1.4 Frågor under anbudstiden Frågor om upphandlingen skall vara skriftliga och ställas via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Svar på frågor samt övriga uppgifter angående upphandlingen under anbudstiden delges registrerade anbudsgivare via samma länk. Innan anbud lämnas bör därför anbudsgivaren kontrollera om eventuellt nya uppgifter om upphandlingen tillkommit. Sista dag för frågor är Kompletterande uppgifter Kompletteringar efter sista anbudsdag kan endast ske på begäran av den upphandlande myndigheten om det kan genomföras utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Det är därför av stor vikt att anbudet är slutgiltigt och komplett vid inlämnandet. 1.6 Sekretess av anbud För hos upphandlande myndighet förvarade handlingar gäller enligt Tryckfrihetsförordning (1949:105) och enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) bl. a ett skydd för vissa uppgifter om enskilds affärs- eller driftsförhållanden m.m. och för vissa uppgifter i ärenden om upphandlande myndighets förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet. Vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar i denna upphandling är upphandlande myndighet skyldig att pröva en sådan framställning med beaktande av de redovisade bestämmelserna. Anbudsgivare som önskar sekretessbelägga viss uppgift i sitt anbud efter det att upphandlingssekretessen upphört d.v.s. efter det att beslut har fattats, måste i anbudet ange detta samt ange vilken skada anbudsgivaren lider om den uppgiften blir känd. 1.7 Anbudet Anbud skall vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast

2 1.8 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande t o m Anbudets form och innehåll Anbudet skall vara skriftligt och avfattat på svenska samt vara prissatt i SEK exkl moms. Eventuella anbudsblanketter ska fyllas i och skickas in i originalformat (word/excel) Anbudets lämnande Anbudet skall lämnas elektroniskt via e-avrop. Klicka på länken nedan för mer information om hur man lämnar elektroniskt anbud Rättelse och nollställning Anbud får förtydligas och kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning, s k nollställning. Nollställning innebär således, att anbud behandlas så att de blir jämförbara. Komplettering av anbud kan endast begäras avseende lämnat svar och bifogade handlingar. Därefter sker bedömning av utvärderingskriterier enligt nedan Anbudsöppning Varje anbudsgivare som lämnat anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Stockholms Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningen Kvalificering Vid kvalificering av anbud, kommer samtliga angivna omständigheter och förhållanden att prövas. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandling enligt LOU (10 kap. 1-2 ) Tilldelningsbeslut När beslut tagits angående val av leverantör skickas en underrättelse om beslut ut till samtliga anbudsgivare (LOU 9 kap 9 ). I beslutet anges vilken leverantör som kommunen avser att teckna avtal med och skälen varför Avtal Bindande avtal/kontrakt sluts genom att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas efter att tilldelningsbeslut vunnit laga kraft och inga andra hinder föreligger. 2 Krav på leverantören 2.1 Finansiell- och ekonomisk ställning För att leverantören skall kvalificeras till utvärdering krävs att samtliga ställda skallkrav är uppfyllda samt att nedanstående handlingar är utan anmärkning. Beställaren kontrollerar med Skatteverket att anbudsgivare: Är registrerad för moms och som arbetsgivare Har erlagt arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna Innehar registrering för F-skatt eller FA-skatt Inte har skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket 2

3 Inte har skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse. Anbudsgivaren skall ha en god ekonomisk ställning. Beställaren kommer att kontrollera detta genom att ta fram en ratingrapport från Upplysningscentralen (UC) soliditets- /likviditetsbedömning vid samma tillfälle för samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare som inte kan kontrolleras via UC kan komma att erbjudas möjligheten att på annat sätt styrka sin finansiella ställning. Sådan kontroll kan även komma att ske löpande under avtalstiden. 2.2 Beskrivning av anbudsgivaren Anbudsgivaren skall styrka sin tekniska och yrkesmässiga kapacitet genom att bifoga en kortfattad beskrivning av anbudsgivande företag där det bl a framgår vilka verksamheter som bedrivs, antal verksamhetsår inom branschen, ägarförhållanden och geografisk placering/-ar. Väljer anbudsgivaren att använda sig av underleverantörer ska detta framgå av anbudet med firmanamn och organisationsnummer. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall ha teknisk och yrkesmässig kapacitet som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. Anbudsgivaren skall i anbudet redogöra för sina möjligheter till elektronisk fakturering. 3 Kravspecifikation Leverantören ska bedriva upplagshantering och lastning av materialet på sådant sätt att rätt kvalitet kan säkerställas vid hämtnings-/lossningsplatsen, se ABM 92 Ballast. Täkt/upplagsplats Täkt eller upplagsplats för hämtning av krossprodukter och matjord skall finnas inom en radie av 15 km från s anläggning vid Tubbarydsvägen 6, Karlshamn. Hämtning Ange täkt/täkter eller upplagsplats där materialet kan avhämtas. Hämtning av krossprodukter och matjord ska kunna ske utan avisering helgfria dagar, måndagfredag under normal arbetstid. Anbudsgivaren ska i anbudet ange sina öppettider. Leverantören skall då beställaren (eller av beställaren anlitad transportör) hämtar material på plats vid täkt/upplagsplats under dagtid bistå med lastningshjälp inom 30 minuter från beställning. Detta skall ingå i lämnade hämtpriser. Vid leveransförsening utgår vite enligt punkten vite i avtalsvillkor. Krönt våg/kalibrering Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga kalibreringsintyg eller motsvarande på våg. Under avtalstiden ska kalibreringsintyg kunna visas upp efter begäran från beställarna. 3.1 Miljökrav på tunga fordon Vid genomförandet av transportuppdraget ska fordon som lägst uppfyller kraven i Euro III användas. 3.2 Särskilda kontraktsvillkor Vid anskaffning av tunga fordon som under avtalstiden kommer att användas i transportuppdraget ska dessa fordon lägst uppfylla kraven för Euro V. 3

4 4 Utvärdering Vid utvärdering kommer anbudet med lägsta pris att antas. Det anbud som lämnat lägst totalpris per produktgrupp (1, 2 och 3, se anbudsblankett) kommer att antas. 5 Avtalsvillkor/kommersiella villkor 5.1 Upphandlingens syfte, omfattning och volym Att upprätta avtal på leverans av i enlighet med förfrågningsunderlaget. 5.2 Avtalstid med option på förlängning t o m till samma villkor som ursprungligen avtalats. Besked om utnyttjande av option skall lämnas senast 3 månader innan avtalets slut. 5.3 Pris Priset skall vara fast t o m Pris på grus och sand ska lämnas i SEK/ton fritt levererat inom. Pris på krossprodukter ska lämnas i SEK/ton exkl moms fritt avhämtat anbudsgivarens täkt/upplagsplats. Pris på matjord ska lämnas i SEK/ton fritt avhämtat anbudsgivarens upplagsplats. 5.4 Prisjustering Prisjusteringar efter fastprisperiods utgång skall aviseras beställaren minst 30 dagar innan de är avsedda att träda i kraft. Begärda prisförändringar kan endast tas ut efter godkännande av beställaren. Kan överenskommelse ej träffas om begärd prisjustering, äger båda parter rätt att frånträda avtalet i sin helhet med 3 månaders varsel. Under uppsägningstiden gäller senast avtalat pris. Prisjustering får göras högst gång per år. Efter fastprisperiodens utgång kan prisjustering ske årligen med: 80 % av förändringen i Entreprenadindex E84:1012 Stenmaterial processat med januari 2014 som basmånad grus, sand, kross och matjord. 80 % av förändringen i Entreprenadindex E84:6011 Lastbilstransporter med januari 2014 som basmånad transport. 5.5 Kampanjerbjudande Vid eventuella kampanjerbjudanden eller dylikt, d.v.s. när en vara tillfälligt erbjuds till ett lägre pris än vad som avtalats, skall beställaren vid beställningstillfället automatiskt erhålla lägsta pris. 5.6 Leveransvillkor Grus och sand - fritt levererat och lossat inom. Krossprodukter - fritt avhämtat inom 15 km från s anläggning vid Tubbarydsvägen 6, Karlshamn. Matjord - fritt avhämtat inom 15 km från s anläggning vid Tubbarydsvägen 6, Karlshamn. 4

5 Leverans ska ske på tider när personal finns tillgänglig för att motta varorna. 5.7 Leveranstid För leverans inom gäller att beställning ska vara säljaren tillhanda 1 arbetsdag före önskat leveransdatum. 5.8 Följesedel Följesedel skall vara märkt med; objekt, leveransadress, beställarens namn, referenskod och i förekommande fall speciell märkning samt medfölja godset. 5.9 Leveransförsening Leveransförsening skall aviseras beställaren i god tid före avtalad leveranstidpunkt för bedömning om senareläggningen kan accepteras eller ej. Om beställaren inte kan acceptera leveransförseningen äger beställaren rätt att antingen annullera beställningen eller att anskaffa varan/tjänsten från annan leverantör (på ursprunglig leverantörs bekostnad) Produktförändringar Vid förändring av produkter, dess egenskaper eller annat som kan ha betydelse för beställaren skall leverantören skriftligen meddela s Upphandlingsenhet detta för godkännande Beställningsrutiner Beställningar skall kunna göras per telefon, fax eller Fakturering Av fakturan skall framgå beställande förvaltning, objekt, referenskod, person och specificeras med vilken följesedel som avses. Kostnaden för varje fraktion på följesedel ska specificeras på fakturan Elektronisk fakturering kräver elektronisk fakturering i något av följande format: Fulltextfaktura enligt SFTI-standarden eller Svefaktura. Mer information om samarbetspartners och lösningar kan fås av Jörgen Nilsson via mail jorgen.nilsson@karlshamn.se eller telefon Administrativa avgifter Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte Betalningsvillkor Skall vara 30 dagar efter fakturadatum Dröjsmålsränta Regleras enligt gällande räntelag. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständigt adresserade fakturor. Räntefakturor understigande 100 kr godkänns ej Transportskador Skall handläggas av leverantören efter anmälan av beställaren. Skadade varor skall omgående ersättas med nya. 5

6 5.18 Fel i leverans/reklamation Ska handläggas av leverantören efter anmälan av beställaren, se ABM 92 Ballast. Skadade varor ska omgående ersättas med nya Vite Vite skall utgå med 1000 SEK, vid leveransförsening av lastningshjälp, då beställaren (eller av beställaren anlitad transportör) hämtar material på plats vid täkt/upplagsplats. Varje efterföljande förseningstimma äger Köparen rätt till ytterligare 1000 SEK/timma. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 3000 SEK per hämtningstillfälle Statistik Leverantören skall kostnadsfritt och utan anfordran årligen inlämna statistik i allmänt tillgängligt format till Ekonomi/Upphandling före januari månads utgång. Statistiken skall utvisa beställarens samlade inköp under året redovisat per kundnummer och vara nedbruten till artikelnivå Försäkring och ansvar Leverantören skall ansvara för alla skador som denna eller dennes anställda vållar beställaren eller tredje man vid utförandet av sitt uppdrag. Leverantören är skyldig att teckna försäkring som täcker dennes ansvar enligt denna bestämmelse. Beställaren svarar ej i något avseende för skada som uppstår med anledning av leverantörens verksamhet. Skador på person eller sak skall ofördröjligen anmälas till leverantörens försäkringsbolag och beställaren. På anmodan skall leverantören tillställa beställaren bevis om försäkringsskydd. Underlåter leverantören att teckna erforderligt försäkringsskydd äger beställaren rätt att utan ersättning häva avtalet Anlitande av underleverantör/överlåtelse av avtal Underleverantör får ej anlitas utan beställarens skriftliga tillstånd. Leverantören äger ej rätt att överlåta avtalet till annan leverantör utan beställarens skriftliga godkännande. Vid bolagsöverlåtelse kan avtalet komma att övertagas av den nya ägaren om beställaren skriftligen godkänner detta Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till det avtal som kommer att upprättas kan endast göras genom skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för parterna Tillämplig lag Beställarens och leverantörens rättigheter och skyldigheter enligt det avtal, som kommer att upprättas, bestäms i sin helhet av svensk lag, förordningar, föreskrifter och standards Etiska regler Leverantören måste leverera varor som framställs under arbetsförhållanden som är förenliga med ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention och produktionslandets arbetsrätts- och arbetsmiljölagstiftning Arbets- och anställningsvillkor Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Detsamma ska gälla för eventuella underleverantörer 6

7 som leverantören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av beställaren ska leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle leverantören brista i fullgörandet av detta åtagande äger beställaren häva avtalet om bristen är väsentlig Handlingars inbördes rangordning Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1 skriftlig ändring och tillägg till avtal 2 avtal 3 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4 förfrågningsunderlag 5 ABM 92/ABM 92 - Ballast 6 leverantörens anbud 5.28 Force majuere Om part p.g.a. myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som denne inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal skall denne, i nödvändig omfattning vara befriad från detsamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har rätt att så länge de består, använda annan leverantör för att utföra leverantörens åtaganden. Ersättning till leverantören reduceras i förhållande till vilken grad denne inte kan fullfölja sina åtaganden. Parterna skall omgående informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse Hävning av avtal Hävning av avtalet får ske med en uppsägningstid på 30 dagar om leverantören inte utför sina åligganden och ingen omedelbar rättelse sker efter skriftlig erinran. Om leverantören under avtalstiden inte fullgör sina skyldigheter vad gäller skatter och sociala avgifter kan avtalet hävas med omedelbar verkan utan rätt till ersättning. Detta gäller även om leverantören under avtalstiden gör sig skyldig till allvarligt fel i sin yrkesutövning eller döms för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Hävningsgrund utan rätt till ersättning för leverantören föreligger dessutom om leverantören inte uppfyller svensk lagstiftning. Hävning av avtalet skall ske skriftligt Tvist Tvist angående tolkning av avtalet eller varje annat rättsförhållande som uppkommer i avtalsrelationen skall, om inte förhandlingar leder till en överenskommelse, lösas av Blekinge tingsrätt. Under tiden fram till avgörande av en eventuell tvist tillämpas gällande avtal enligt beställarens tolkning. 7

8 8