FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Datum Beteckning Sida 1/15

Transkript

1 Sida 1/15 Cecilia Andersson Miljö- och samhällsbyggnadsavd. Telefon Adressat FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av utbildning i energieffektivisering för arkitekter, projektörer, byggföretag och kommunala tjänstemän som arbetar med plan- och byggfrågor samt energirådgivare Telefon Fax E-post jonkoping@lansstyrelsen.se Webbplats

2 Sida 2/15 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Inledning I varje län i Sverige finns en Länsstyrelse. Det är en statlig myndighet som främst är riksdagens och regeringens förlängda arm och genomför dess beslut. Länsstyrelserna hör hemma under Socialdepartementet. Länsstyrelsen är en kunskapsorganisation med bred kompetens som ska värna om sitt län, se till att länet utvecklas på invånarnas villkor och föra länsbornas talan. Länsstyrelsen ska bland annat fullfölja de nationella målen, samordna länets olika intressen, främja länets utveckling fastställa regionala mål samt värna om rättssäkerheten i varje ärende. 1.2 Bakgrund Länsstyrelsen driver under projektet Åtgärder för ett energieffektivare Jönköpings län. Projektet syftar bland annat till att genom utbildning och nätverksskapande aktiviteter inom ämnet energieffektivisering, öka arkitekters, projektörers, byggherrars och kommunala tjänstemän som arbetar med plan- och byggfrågor samt energirådgivares kompetens om energieffektivisering i samband med nybyggnation och renovering SYFTE OCH MÅL Syftet med utbildningen är att utveckla samverkan mellan arkitekter, projektörer, byggföretag och kommunala tjänstemän som arbetar med plan- och byggfrågor samt energirådgivare. Målet är att dessa aktörer får förståelse för de svårigheter och hinder respektive styrkor och möjligheter som kan uppstå under planeringsprocessen respektive under bygg- och förvaltningsprocessen vad avser energieffektivisering.

3 Sida 3/ Kort om uppdraget Länsstyrelsen har för avsikt att upphandla en utbildningsanordnare för att genomföra utbildningen inom ramen för projekt Åtgärder för ett energieffektivare Jönköpings län. Förfrågan avser insatser som ska genomföras och målgruppen för insatserna är Arkitekter Projektörer Byggherrar Kommunala tjänstemän som arbetar med plan- och byggfrågor Energirådgivare i Jönköpings län AVGRÄNSNING Länsstyrelsen ordnar deltagare till utbildningarna. Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att ställa in vid för få deltagare. Denna förfrågan avser endast genomförande av utbildningstillfällena. Utbildningarna ska arrangeras på olika platser i Jönköpings län som bokas av Länsstyrelsen. 1.4 Hela eller delar av uppdraget Anbud kan enbart lämnas på hela uppdraget.

4 Sida 4/15 2. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlande myndighet Länsstyrelsen i Jönköpings län Hamngatan Jönköping Organisationsnummer: UPPHANDLANDE MYNDIGHETS KONTAKTPERSON Cecilia Andersson, projektledare E-post: cecilia.f.andersson@lansstyrelsen.se. 2.2 Om förfrågningsunderlag och anbudsinlämning FÖRTECKNING Detta förfrågningsunderlag består av: Detta dokument: Allmän orientering, Administrativa föreskrifter, Krav på anbudsgivare, Uppdragsbeskrivning, Prövning och utvärdering av anbud samt Tilldelningsbeslut Bilaga 1, Sanningsförsäkran Bilaga 2, Svarsformulär Bilaga 3, Avtalsutkast Samtliga bilagor finns att hämta på Länsstyrelsens hemsida Det är anbudsgivarens ansvar att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning har erhållits.

5 Sida 5/ ANBUDETS GILTIGHET Ett giltigt anbud förutsätter att det är: Undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Inkommet senast Bindande till och med Det är lämnat i dubbla slutna kuvert/paket. Båda kuverten är tydligt märkta med Anbud utbildning för arkitekter m.fl., dnr ANBUDETS FORM Formella krav på anbudet är att: Det är skrivet på svenska. Det innehåller företagsnamn, adress och organisationsnummer samt kontaktperson för anbudet med telefonnummer och e-postadress, företrädesvis angivet i svarsformuläret. Det inges i original. Bifogad sanningsförsäkran, bilaga 1 är ifylld, undertecknad och returnerad i anbudet. Bifogat svarsformulär, bilaga 2, är ifyllt, undertecknat och returnerat i anbudet. För att underlätta för anbudsgivare att lämna ett fullständigt svar samt underlätta Länsstyrelsens utvärdering är det viktigt att bifogat svarsformulär används. Observera att anbud via fax eller e-post inte accepteras ANBUDSINLÄMNANDE Anbud sänds/lämnas till nedanstående adress Länsstyrelsen i Jönköpings län Att: Cecilia Andersson Hamngatan Jönköping Öppettider är måndag - fredag kl Övriga tider hänvisas till postlåda vid ingången.

6 Sida 6/ ANNONSERING AV UPPHANDLINGEN Annonsunderlaget för denna upphandling har sänts till Allego för publicering i elektronisk databas. Förfrågningsunderlaget med bilagor finns publicerat från på Länsstyrelsens webbplats UPPHANDLINGSFORM Upphandlingen sker som förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU, kapitel 15. Vid en sådan upphandling kan anbud antas utan föregående förhandling FRÅGOR OCH SVAR Om anbudsgivaren anser att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart ska frågor ställas via e-post till Cecilia Andersson cecilia.f.andersson@lansstyrelsen.se. Eventuella kompletteringar kommer löpande under anbudstiden att besvaras skriftligt via Länsstyrelsens egen hemsida utan angivande av vem som ställt frågan. Frågor som inkommit senare än besvaras inte. Sista dagen för publicering av svar på frågor är Observera att anbudsgivare själva skall hålla sig underrättade om eventuella frågor och svar samt ändringar av förfrågningsunderlaget under anbudstiden AVTALSTID Avtalet ska gälla I anslutning till avtalstidens slut äger köparen rätt att efter leverantörens godkännande förlänga avtalet med ytterligare 6 månader. Uppdraget startar efter att avtal undertecknats av båda parter. Uppdraget slutar efter det att samtliga utbildningar är genomförda ACCEPTANS AV AVTALSUTKAST Anbudsgivaren skall acceptera bifogade avtalsutkast, bilaga 3, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet.

7 Sida 7/ BETALNINGSVILLKOR OCH FAKTURERING Betalningen sker mot ostridig faktura 30 dagar efter att varje utbildningsgrupp slutförts och godkänts av uppdragsgivaren. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Fakturan skall vara specificerad med diarienumret för slutet avtal och vara namngiven med Utbildning för arkitekter mfl., samt datum för när utbildningen levererades. Faktureringsavgift, administrationsavgift eller andra ej överenskomna tillägg godkänns ej. Fakturaadress: Länsstyrelsen i Jönköpings län Jönköping referens skall anges, FCECAND Fakturering kan först ske efter att uppdragsgivaren kontrollerat uppdragets utförande. Om uppdraget anses ha brister kan eventuellt avdrag på ersättningen bli aktuellt RESERVATION Anbudssummorna ska ligga inom ramen för budgeterade medel. Länsstyrelsen äger därför rätt att förkasta inkomna anbud om de innehåller ett orimligt högt eller lågt pris eller av annan orsak är oförmånliga ERSÄTTNING FÖR UPPRÄTTANDE AV ANBUD Ersättning för upprättandet av anbud utgår ej. 2.3 Kontroll av formalia och prövning av anbud De krav som i detta förfrågningsunderlag är skall-krav är ovillkorliga krav som ska vara uppfyllda för att anbud ska kunna prövas vidare FORMALIA Inledningsvis kontrolleras att de formella kraven på anbudet enligt punkterna och är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning PRÖVNING AV UPPFYLLDA SKALL-KRAV Efter att de formella kraven är kontrollerade enligt punkten sker en kontroll att samtliga skall-krav under krav på anbudsgivare och utförande (Punkt 3 och punkt 4) är uppfyllda. I svarsformuläret finns samtliga skall-krav som ska besvaras samlade.

8 Sida 8/ TILLDELNINGSBESLUT OCH AVTALSSPÄRR Beslut i upphandlingen fattas av Länsstyrelsen och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas och avtal sluts. Härigenom ges leverantörer som inte vunnit upphandlingen möjlighet att få tilldelningsbeslutet prövat i förvaltningsdomstol under en föreskriven tidsfrist innan avtal sluts. Tidsfristen för överprövning till förvaltningsdomstol är 10 dagar efter det att upplysningar om tilldelningsbeslutet avsänts (per e-post) eller om rätten fattat ett interimistiskt beslut 10 dagar efter det att beslutet upphävts. Därefter kan, om domstolens beslut inte innebär annat, kontrakt tecknas. 2.4 Sekretess och offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) tills dess att upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som krävs för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle förorsakas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas.

9 Sida 9/15 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE 3.1 Juridisk ställning En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling om leverantören inte fullgjort sina skyldigheter gällande socialförsäkringsavgifter eller skatt ( LOU 10 kap 2 p5). Detta gäller även eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren och underleverantör ska uppfylla de krav som lagstiftningen ställer avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Uppdragsgivaren kan komma att kontrollera att anbudsgivaren och underleverantören har fullgjort sina åligganden vad gäller skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren eller dennes företrädare får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Som bevis för att ovan ställda krav uppfylls ska följande handlingar bifogas: Anbudsgivare skall bifoga Sanningsförsäkran (bilaga 1) ifylld och undertecknad av behörig firmatecknare. Om underleverantör avses användas skall även dennes ifyllda Sanningsförsäkran medfölja anbudet. 3.2 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil finansiell och ekonomisk ställning. Det är av stor vikt för Länsstyrelsen att uppdraget inte påverkas negativt av att leverantören har en instabil ekonomi. Länsstyrelsen kommer att kontrollera och bedöma anbudsgivarens ekonomiska ställning med hjälp av UC AB:s riskklassning. I de fall anbudsgivaren uppfyller riskklass 3 eller bättre kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses vara uppfyllt. Skulle riskklassen inte uppfyllas kan Länsstyrelsen begära kompletterande upplysningar. Länsstyrelsen har ett samarbete med Skatteverket när det gäller kontroll av anbudsgivarens inbetalning av skatter och sociala avgifter.

10 Sida 10/ Kompetens och erfarenhet Den konsult/de konsulter som för Anbudsgivarens räkning ska utföra uppdraget skall ha lämplig utbildning och erfarenhet för uppdraget. Som bevis skall CV bifogas tillsammans med en sammanställning över tidigare utförda uppdrag (referensuppdrag) som bekräftar utbildning och/eller yrkeserfarenhet inom: Planering, genomförande samt uppföljning av projekt avseende nybyggnation och renovering av fastigheter. Planering, genomförande samt uppföljning av åtgärder för energieffektivisering i fastigheter. Lagstiftning som reglerar byggnation, BBR, PBL samt socialstyrelsens föreskrifter för inomhusmiljö UNDERLEVERANTÖRER Anbudsgivaren skall uppge eventuella underleverantörer. Underleverantören och dess personal skall uppfylla samtliga krav som ställs på anbudsgivaren. Om underleverantör anlitas skall anbudsgivaren i anbudet beskriva på vilket sätt underleverantören/er uppfyller ställt krav. 3.4 Kursupplägg Anbudsgivaren skall redogöra för kursupplägg och på vilket sätt anbudsgivaren kommer att leverera utbildningen. Vidare skall det finnas en redogörelse för vilken typ av dokumentation som planeras användas samt på vilket sätt den används i utbildningen. 3.5 Pris Pris skall anges som ett fast pris för 5 utbildningar. Därutöver ska finnas option på beställning av ytterligare max sju utbildningar. Priset skall anges i SEK, exklusive moms och omfatta samtliga med uppdraget förenade kostnader, såsom exempelvis kostnad för konsult/konsulter, eventuella resor och traktamenten. I priset ska två avstämningsmöten med Länsstyrelsens projektledare på Länsstyrelsen i Jönköping ingå. 4. UPPDRAGSBESKRIVNING 4.1 Innehåll Under perioden augusti 2011-december 2012 ska arkitekter, byggherrar, projektörer, och kommunala tjänstemän som arbetar med plan- och byggfrågor samt energirådgivare

11 Sida 11/15 utbildas i energieffektivisering kopplat till planeringsprocessen respektive bygg- och förvaltningsprocessen vid nybyggnation och större renoveringar. Utbildningen ska innehålla målen med energihushållningskraven i Boverkets byggregler i syfte att uppmärksamma kraven på energieffektivisering av byggnader på kort och på lång sikt. Frågor som ska diskuteras är bland annat klimatskal, värme- och ventilationssystem, vattenförsörjningssystem, individuell mätning av värme och varmvatten, frånluftsvärmepumpar, styr- och reglerteknik, energieffektiva fönster, tilläggsisolering, byggnadsmaterial, belysning, solavskärmning med solceller, LCCberäkningar, luft och fuktrörelser i konstruktionen m.m. Utbildningen ska beröra såväl nybyggnation som renoveringsåtgärder av befintliga byggnader. 4.2 Omfattning En utbildning omfattar tre heldagar spridda över ett antal månader, en träff i intervallet 1-2 månader. Med en heldag avses kl med en timmes lunch med paus för förmiddags- och eftermiddagsfika om totalt max 30 minuter. Deltagarantalet beräknas till cirka personer per utbildning. Länsstyrelsens avsikt är att erbjuda utbildningen till cirka 180 deltagare. Uppdraget omfattar fem grupper som ska gå 3 tillfällen var, viket ger en total omfattning 15 utbildningsdagar. Utöver de fem grupper som Länsstyrelsen garanterar, kan ytterligare max sju grupper komma att avropas. 4.3 Kursplan Utbildningen ska bestå av teoripass med inslag av deltagarnas egna erfarenheter. Deltagarna ska få inblick i och dela med sig av de svårigheter och hinder respektive styrkor och möjligheter som kan uppstå under planeringsprocessen respektive under bygg- och förvaltningsprocessen. Upplägget ska bygga på helhetssyn och dialog. Deltagarna ska få förståelse för olika intressenters perspektiv, framförallt brukarnas. Deltagarnas egna erfarenheter och kunskaper ska lyftas fram.

12 Sida 12/ LÄNSSTYRELSENS FÖRSLAG TILL KURSPLAN Kursdag 1: Energieffektivisering. Bakgrund och incitament till varför man ska arbeta med energieffektivisering Planering, byggnation och förvaltning. Vilka styrkor och möjligheter resp. svagheter och hinder finns i respektive process? Kursdag 2: Kursdag 3: Energieffektivisering. Hur man kan påverka energiförbrukningen av en fastighet vid nybyggnation och vid större renoveringar. Forts. Energieffektivisering. Summering. Återkoppling till kursdag 1. Hur påverkar svagheter och hinder resp. styrkor och möjligheter i planerings, byggnations och förvaltningsprocessen arbetet med energieffektivisering? Hur arbeta vidare i den egna verksamheten? 4.4 Metodik Metodiken som skall användas är en blandning av föreläsning och diskussioner. Deltagarnas egna erfarenheter ska lyftas fram. 4.5 Kursmaterial Anbudsgivaren ska stå för deltagarmaterial/kursdokumentation vilket ska ingå i priset. Länsstyrelsen ska ha rätt att använda kursdokumentation efter avslutad utbildning. 4.6 Lokal och deltagare Länsstyrelsen ansvarar för utbildningslokaler samt eventuell förtäring i samband med utbildningarna. Anbudsgivaren ansvarar för att säkerställa att den tekniska utrustning som anordnaren planerar använda finns på plats, alternativt hålla med egen. (Dator, projektor etc.) Länsstyrelsen ansvarar för att bjuda in deltagare till utbildningen, ta emot anmälningar, sammanställa förteckning över deltagarna samt debitera deltagaravgift.

13 Sida 13/15 5. UTVÄRDERING AV ANBUD 5.1 Utvärderingsprincip Utvärderingen sker efter värderingsprincipen sammantaget ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till nedanstående kriterier. Kriterierna är kort definierade nedan samt inbördes rangordnade och viktade efter den betydelse varje enskilt kriterium tillmäts i förhållande till varandra. Anbudsgivarens svar på kraven utvärderas och poängsätts utifrån angivna poängskalor REFERENSUPPDRAG För att kunna utvärdera anbuden på ett så objektivt sätt som möjligt skall anbudsgivaren redovisa de uppdrag konsulten/konsulterna har genomfört när det gäller arkitekter, byggherrar, projektörer, kommunala tjänstemän som arbetar med plan- och byggfrågor samt energirådgivare. Uppdragen ska ha likvärdigt det upplägg och innehåll Länsstyrelsen föreslår i kursplanen enligt detta förfrågningsunderlag. Uppgifter när det gäller referensuppdrag som skall finnas angivna är: Typ av uppdrag för arkitekter, byggherrar, projektörer och kommunala tjänstemän som arbetar med plan- och byggfrågor samt energirådgivare. Tidpunkt för uppdraget ska anges. Metodik som tillämpats för givna uppdrag Referensuppdragen ska vara påbörjade senast Rangordning/Viktning Anbudsutvärderingen kommer att ske enligt Lagen om offentlig upphandling. Bland de anbudsgivare som uppfyller förfrågningsunderlagets alla skall-krav kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet att antas. Utvärderingen görs för Konsultens/konsulternas erfarenhet och skicklighet Kursupplägg Pris Rangordning 1. Konsultens/konsulternas erfarenhet och skicklighet 2. Kursupplägg 3. Pris Viktning 40 % 30 % 30 %

14 Sida 14/15 Respektive kriteriums poäng viktas i förhållande till angiven procentsats för kriteriet. Summan av de viktade poängen utgör anbudets totalbetyg. I det fall flera anbudsgivare får samma totalsumma gäller inbördes ordning utifrån kriteriernas rangordning. Länsstyrelsen kommer att anta det anbud som får den högsta sammanlagda summan för samtliga kriterier KONSULTENS/KONSULTERNAS ERFARENHET OCH SKICKLIGHET UTBILDNING OCH YRKESERFARENHET Mindre än 4 års yrkeserfarenhet Mer än 4 års yrkeserfarenhet Planering, genomförande samt 3 poäng 5 poäng uppföljning av projekt avseende nybyggnation och renovering av fastigheter Planering, genomförande samt uppföljning av åtgärder för energieffektivisering i fastigheter. 1 poäng 3 poäng Regelverk: BBR PBL Socialstyrelsens föreskrifter för inomhusmiljö 0,5 poäng 0,5 poäng 0,5 poäng 1 poäng 1 poäng 1 poäng ANTAL GENOMFÖRDA REFERENSUPPDRAG För 5 poäng: Konsult/konsulter har genomfört 10 eller fler referensuppdrag För 3 poäng: Konsult/konsulter har genomfört 5-9 referensuppdrag För 1 poäng: Konsult/konsulter har genomfört 1-4 referensuppdrag Poängen summeras från punkten och Max poäng för Konsultens/konsulternas erfarenhet och skicklighet är 16 poäng. Om anbudsgivaren avser använda fler konsulter än 1 (en) kommer ett medelvärde att räknas för samtliga konsulter.

15 Sida 15/ KURSUPPLÄGG Som angivet i 4. Uppdragsbeskrivning ska anbudsgivaren i sitt anbud med utgångspunkt från Länsstyrelsens förslag till kursplan, beskriva sitt upplägg för utbildningen. Anbudsgivaren ska beskriva hur metodiken i utbildningen tillämpas och vad för typ av kursmaterial anbudsgivaren avser använda. Anbudsgivaren är fri att lägga till och/eller dra ifrån delar av innehållet i kursmomenten. Anbudsgivaren skall under alla omständigheter motivera sitt kursupplägg och vilka mål man når med sitt upplägg. Om anbudsgivaren avser använda två eller flera konsulter skall anbudsgivaren beskriva hur uppdragets olika delar fördelas mellan alternativt genomförs gemensamt av dessa konsulter. Anbudsgivaren skall också ange en ansvarig. Utvärderingskriteriet kursupplägg utvärderas med 0-5 poäng där fem är högst poäng PRIS Anbud med lägsta pris får 5 poäng, övriga anbud får betyg i relation till lägsta offererade pris. 5.3 Uppföljnings- och kvalitetsarbete Länsstyrelsen kommer att utifrån ett kvalitetssäkringsperspektiv göra uppföljningar på genomförda utbildningar. Uppföljningen utformas i samråd med leverantören till det vinnande anbudet och används i diskussioner mellan Länsstyrelsen och leverantören för att kvalitetssäkra utbildningarna under genomförandet. 6. TILLDELNINGSBESLUT 6.1 Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen kommer att meddelas samtliga anbudsgivare, via e-post eller per brev innan avtal tecknas med antagen anbudsgivare. Härigenom ges en anbudsgivare möjlighet att få tilldelningsbeslutet prövat i förvaltningsdomstol under en föreskriven tidsfrist innan avtal slutits. Tidsfristen för rättens prövning av ansökan är 10 dagar efter det att upplysningar om tilldelningsbeslutet avsänts med e-post, 15 dagar om tilldelningsbeslutet skickats med post, eller om rätten fattat ett interimistiskt beslut10 dagar efter det att beslutet upphävts. Därefter kan, om domstolens beslut inte innebär annat, kontrakt tecknas.