Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Molntjänster

Transkript

1 Melleruds Kommun Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Molntjänster Diarie UH Ansvarig upphandlare Björn Lindquist Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på Krav på anbudssökanden Anbudssökanden (Leverantören) skall vara en juridisk person. Anbudssökanden skall lämna uppgifter om organisationen, behörig företrädare och kontaktperson. Krav på bilaga 1.1 Vid anbudsinlämning ska [Adressuppgifter doc] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Information om anbudssökanden, information om behörig företrädare samt uppgifter om kontaltperson Krav på bilaga 1.2 Vid anbudsinlämning ska [Molntjänstleverantör doc] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudssökande skall redovisa Molntjänstleverantören inom upphandlingen. Ett exemplar av bilaga Molntjänstleverantör skall fyllas i för molntjänstleverantören. Denna skall bifogas anbudsansökan. Krav 1.3 Anbudssökanden skall vara fri från hinder för deltagande enligt 10 kap 1-2 LOU och lämna fullständiga och korrekta uppgifter i anbudsansökan samt inte utelämna information av betydelse för prövningen av anbudsansökan. Krav 1.4 Svenska anbudssökande skall ha fullgjort sina åtaganden och skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige. Melleruds kommun kan komma att kontrollera detta genom att begära ut Skatteverkets yttrande på blankett SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter. SKV 4820 anger om en angiven person är registrerad i organisationsnummerregister, registrerad som arbetsgivare och registrerad för mervärdesskatt samt eventuella skulder avseende skatter och avgifter. Utländska anbudssökande skall ha fullgjort sina åtaganden och skyldigheter på motsvarande sätt och inte ha restförda skulder avseende skatter och avgifter i det egna landet. Melleruds kommun kan komma att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller krav på registrering. Krav 1.5 Svenska anbudssökande ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Melleruds kommun kan komma att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller krav på registrering. Kontroll görs genom inhämtning av Skatteverkets blankett SKV I de fall det inte är möjligt för Melleruds kommun att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren på begäran av Mellerudskommun tillhandahålla dessa uppgifter. 1/6

2 Utländska anbudssökande skall vara registrerat i motsvarande register i det egna landet. Melleruds kommun kan komma att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller krav på registrering. Krav 1.6 Anbudssökanden skall ha en stabil ekonomisk ställning. Anbudssökanden måste ha sådan ekonomisk kapacitet att anbudssökanden kan upprätthålla avtalet med Melleruds kommun under hela avtalsperioden inklusive eventuell förlängning. Anbudssökanden skall för att visa sin ekonomiska kapacitet lägst inneha kreditvärdighet, riskklass 3, enligt Upplysningscentralen AB (UC) vid anbudstidens utgång. Om anbudssökanden inte innehar kreditvärdighet, riskklass 3, enligt UC vid anbudstidens utgång skall anbudssökanden kunna visa visa sin ekonomiska kapacitet genom antingen: a) en kreditupplysning eller individuell bedömning från kreditupplysningsföretag som visar att anbudssökanden har kreditvärdighet motsvarande riskklass 3 enligt UC; b) ett intyg utfärdat av revisor eller bank som visar att anbudssökanden vid intygets utfärdande har sådan ekonomisk kapacitet att anbudsgivaren kan upprätthålla avtalet med Melleruds kommun under hela avtalsperioden inklusive eventuell förlängning; eller c) en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som har riskklass 3 enligt UC eller har kreditvärdighet motsvarande riskklass 3 enligt UC enligt kreditupplysning eller individuell bedömning från kreditupplysningsföretag, i vilken anbudssökanden åtaganden enligt avtalet garanteras såsom för eget åtagande. Melleruds kommun kan komma att kontrollera att något av kraven enligt punkterna a - c är uppfyllda. I de fall det inte är möjligt för Melleruds kommun att få tillgång till de aktuella uppgifterna skall anbudsgivaren på begäran av Mellerudskommun tillhandahålla dessa uppgifter. Krav 1.7 Melleruds kommun använder svenska i tal och skrift. Kontaktpersoner hos anbudssökanden skall behärska svenska i tal och skrift. Krav 1.8 Anbudssökanden skall ha ett kvalitetssäkringssystem för den egna verksamheten som minst omfattar nedanstående punkter: Rutin för förebyggande och korrigerande åtgärder. Rutin för hantering av avvikelser, reklamationer och eskaleringsprocesser. Rutin för revision av kvalitetssäkringssystemet. eller Inneha certifiering enligt ISO 9001:2000 eller motsvarande standard som inkluderar de ovan nämnda punkterna. Melleruds kommun kan komma att verifiera detta genom att be anbudssökanden skicka in bevis för certifiering eller beskrivning av sitt kvalitetssäkringssystem. 2.0 Krav på molntjänsten och molntjänsteleverantören 2/6

3 Krav 2.1 Den molntjänst som levereras skall vara komplett och omfatta såväl tjänster i molnet som lokalt kontorsstöd i klienten inklusive licenser. Klientapplikationen skall kunna köras fristående utan tillgång till internet. I den aktuella upphandlingen skall klienten vara Microsoft Office 2010 eller senare. Krav 2.2 Användargränssnittet skall vara på svenska. Gränssnitt för administration skall vara på svenska eller engelska. Krav 2.3 Molntjänstleverantören skall ha ett kvalitetssäkringssystem för den egna verksamheten som minst omfattar nedanstående tre (3) punkter: Rutin för förebyggande och korrigerande åtgärder. Rutin för hantering av avvikelser, reklamationer och eskaleringsprocesser. Rutin för revision av kvalitetssäkringssystemet. eller Inneha certifiering enligt ISO 9001:2000 eller motsvarande standard som inkluderar de ovan nämnda punkterna. Melleruds kommun kan komma att verifiera detta genom att be anbudssökanden skicka in bevis för certifiering eller beskrivning av sitt kvalitetssäkringssystem. 3.0 Personuppgiftsbehandling Inom den tjänst som Melleruds kommun avser upphandla kommer det, enligt Melleruds kommun:s bedömning, att behandlas sådana uppgifter för vilka personuppgiftslagen (1998:204), PuL, är tillämplig. Datainspektionen har i ärenden , och prövat om villkoren för vissa molntjänster är i överensstämmelse med PuL. Det är väsentligt att anbudssökanden tar del av Datainspektionens uttalanden i dessa ärenden för att säkerställa att villkoren för offererad tjänst är i överensstämmelse med PuL. Melleruds kommun ställer krav på att den upphandlade tjänsten och tillhörande avtal ska möjliggöra behandling av personuppgifter i enlighet med PuL:s bestämmelser. Melleruds kommun kommer som en del av den kommande anbudsprövningen att följa Datainspektionens rekommendation och bedöma om den personuppgiftsbehandling som man vill låta Tjänsteleverantören utföra är i överensstämmelse med PuL. Melleruds kommun kommer också att genomföra en risk- och sårbarhetsanalys för att bedöma om det är möjligt att anlita Tjänsteleverantören för behandling av de tänkta personuppgifterna. Krav 3.1 Ett personuppgiftsbiträdesavtal skall upprättas mellan Melleruds kommun och dem som behandlar uppgifter för Melleruds kommun:s räkning (personuppgiftsbiträden). 3/6

4 Krav 3.2 Villkoren i personuppgiftsbiträdesavtalet skall vara urskiljbara från övriga villkor som gäller mellan parterna och de skall inte ensidigt kunna förändras av personuppgiftsbiträdet. (S1) Krav 3.3 Personuppgiftsbiträdesavtalet: Skall föreskriva att personuppgiftsbiträdet är skyldigt att tillämpa svensk lagstiftning när det gäller behandlingen av personuppgifter (S2) Skall föreskriva att personuppgiftsbiträdet är skyldigt att vidta lämpliga säkerhets-åtgärder enligt 31 PuL (S3) Skall föreskriva att personuppgiftsbiträden endast får behandla personuppgifter i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner och därmed säkerställa att personuppgiftsbiträdet inte behandlar personuppgifter för andra ändamål än dem som personuppgiftsbiträdet anlitats för (S4) Skall säkerställa att den personuppgiftsansvarige har kännedom om vilka andra personuppgiftsbiträden som kan komma att behandla den personuppgiftsansvariges personuppgifter (S5) Skall säkerställa att den personuppgiftsansvarige på lämpligt sätt har möjlighet att följa upp att personuppgiftsbiträden lever upp till den personuppgiftsansvariges krav på personuppgiftsbehandlingen och verkligen vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder (S6) Skall säkerställa att det finns tekniska och praktiska förutsättningar att utreda misstankar om att någon hos den personuppgiftsansvarige eller hos något personuppgiftsbiträde haft obehörig åtkomst till personuppgifterna samt (S7) Skall säkerställa att parterna vet vilka åtgärder som ska vidtas vid avtalets upphörande så att personuppgiftsbiträdet inte har åtkomst till personuppgifterna därefter. (S8) Krav 3.4 Särskilda regler gäller för överföring av personuppgifter till ett land utanför EU-/EES -området. Om personuppgifter kommer att behandlas av personuppgiftsbiträden i ett land utanför EU/EES skall molntjänsteverantören se till att något av undantagen från förbudet mot överföring av data till tredje land kan tillämpas, till exempel de s.k. standardavtalsklausulerna eller anslutande till Safe Harbor-principerna (S9). Krav på bilaga 3.5 Vid anbudsinlämning ska [Personuppgiftsbehandling] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudssökanden skall påvisa hur skall-kraven i ovanstående punkter, S1- S9 uppfylls genom att bifoga avtal och bindande dokument. Anbudssökanden skall ange var i texten det framgår att respektive krav, S1-S9, är uppfyllt. Exempel krav S1 återfinns i punkt 3.2 i bilaga Personuppgiftsbehandling. 4.0 Säkerhet För alla som hanterar och bearbetar personuppgifter är det viktigt att säkerställa att personuppgifterna skyddas på ett bra sätt. Enligt PuL ska den som är personuppgiftsansvarig vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna. 4/6

5 Krav på bilaga 4.1 Vid anbudsinlämning ska [Ledningssystem] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Molntjänstleverantören skall ha ett ledningssystem för informationssäkerhet som innefattar nedanstående fyra (4) punkter: Rutin för identifiering och hantering av risker och sårbarheter Rutin för hur information skyddas från tillträde av obehöriga Rutin för hur riktighet och fullständighet i information och molntjänsten säkras Rutin för hur det säkerställs att information och funktioner i molntjänsten är tillgängliga då de behövs eller skall inneha certifiering enligt SS-ISO/IEC 27001:2005 eller motsvarande standard som inkluderar de ovan nämnda punkterna. Kopia av certifikat skall bifogas ansökan som bilaga Ledningssystem. 5.0 Offentlighetsprincipen och sekretess Som myndighet omfattas Melleruds kommun av de regler som sammanfattningsvis brukar kallas offentlighetsprincipen. Den som lämnar in anbudsansökan eller anbud måste vara införstådd med att garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut inte kan ges och att handlingar som lämnas in inte återlämnas. Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. Krav på bilaga 5.1 Vid anbudsinlämning ska [Sekretess] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Bilaga Sekretess skall bifogas ansökan. Gäller även de som inte kräver sekretess. Anbudssökanden som önskar att sekretess ska råda även efter det att anbudssekretessen upphört, skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess. Begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas leverantören om uppgifterna röjs. Dessa uppgifter anges i bilaga Sekretess. 6.0 Underskrift av anbud Krav på bilaga 6.1 Vid anbudsinlämning ska [Underskrift doc] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Anbudsansökan skall vara skriftligen undertecknad av behörig företrädare för anbudssökanden. Genom att skriva under bifogad bilaga, skanna och bifoga anbudet så intygas att samtliga uppgifter som lämnats i anbudsansökan inklusive bilagor är sanningsenliga. 5/6

6 6/6