1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för upphandlingen framgår nedan.

Transkript

1 ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Diarienr (åberopas vid korresp) A /2013 saknr 261 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen Ansvarig upphandlare Josefin Gundel Telefon E-post Beställare Rikspolisstyrelsen Serviceenheten Upphandlingsförfarande Öppet förfarande Anbud senast Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudssökanden skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Avtalet träder i kraft när det undertecknats av båda parter Avtalet gäller i två (2) år från och med den dag avtalet trätt i kraft. Förfrågan avser Blankettblock för föreläggande av ordningsbot 1 år 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för upphandlingen framgår nedan. 1.1 Omfattning Upphandlingen avser blankettblock för föreläggande av ordningsbot. Rikspolisstyrelsen infordrar en gång per år Polismyndigheternas behov som sedan utgör underlag för beställning ( Årsbeställning ). I årsbeställning ingår även övningsblanketter i enlighet med punkt 16 i "Avtalsbilaga 1 - Kravspecifikation". Postadress Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Telefax E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se

2 Årsbeställning kan komma att föregås av en beställning av provtryckning ( Provtryckning ). Vid behov sker kompletteringsbeställningar under avtalsperioden ( Tilläggsbeställningar ). Vid Tilläggsbeställning kan både neutrala blanketter och förtryckta blanketter (neutrala och förtryckta blanketter beskrivs i bilagda Avtalsbilaga 1 Kravspecifikation punkt 6) komma att beställas. Rikspolisstyrelsen garanterar ingen minimivolym i denna upphandling. Dock uppskattas för närvarande att behovet är ca blankettblock per år. 1.2 Avropsberättigade/Beställare Rätt att avropa från ramavtalet tillkommer Rikspolisstyrelsen/Serviceenheten. 1.3 Ramavtal Rikspolisstyrelsen avser att teckna avtal med en (1) leverantör. 1.4 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Rikspolisstyrelsen äger rätt men har ej skyldighet att förlänga ramavtalet upp till ett (1) år. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och inbjuder till anbudsgivning. 2.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 Annonsering Annonsering sker i TED (Tenders Electronic Daily). 2.4 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Ordningsbotblanketter Sida 2 (8) Anbudsförfrågan

3 Förfrågningsunderlaget är publicerat på polisens upphandlarprofil; Anbudsgivare bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska eller engelska och skickas per e-post till ansvarig upphandlare: Josefin Gundel E-post: Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 25 september Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 27 september Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 Anbudets form och struktur Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Blankettblock 2.7 Anbudets giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 7 april 2014 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. Ordningsbotblanketter Sida 3 (8) Anbudsförfrågan

4 2.8 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 7 oktober Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Ordningsbotblanketter Sida 4 (8) Anbudsförfrågan

5 Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar det till anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning Ordningsbotblanketter Sida 5 (8) Anbudsförfrågan

6 att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 3.6 Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall lämna beskrivning över hur kvalitet säkras under avtalsperioden. Nedanstående punkter kan innefattas i beskrivningen: - namngiven kvalitetsansvarig hos anbudsgivaren, - avvikelsehantering samt hur eventuella klagomål hanteras, - hur anbudsgivaren säkerställer ställda krav i avtalet, - hur anbudsgivaren säkerställer att eventuella underleverantörer uppfyller ställda Ordningsbotblanketter Sida 6 (8) Anbudsförfrågan

7 krav i avtalet I det fallet att anbudsgivaren är certifierad enligt ISO 9001 kan kopia på certifiering bifogas istället för en beskrivning enligt ovan. 4 KRAV PÅ VARAN De krav som ställs på varan framgår av bilagd Avtalsbilaga 1 Kravspecifikation. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 Priser Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilaga 4, Priser. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen (steg 1) I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. Ordningsbotblanketter Sida 7 (8) Anbudsförfrågan

8 6.3 Utvärderingsfasen (steg 2) I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Lägst pris anses den anbudsgivare ha lämnat som anger den lägsta anbudssumman i enlighet med bilaga 4, Priser. Josefin Gundel Upphandlare Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Avtalsunderlag, jämte bilagor 4. Priser 5. Blankett från Skatteverket Ordningsbotblanketter Sida 8 (8) Anbudsförfrågan