UPPHANDLING AV KVALIFICERADE EKONOMITJÄNSTER

Transkript

1 Anbudsförfrågan Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Handläggare Philip Rasch Telefon E-post Datum Diarienr (åberopas vid korresp) A /2013 Saknr 714 Sista anbudsdag: UPPHANDLING AV KVALIFICERADE EKONOMITJÄNSTER 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 KARAKTÄR OCH OMFATTNING Polisen består av Rikspolisstyrelsen, 21 polismyndigheter samt Statens Kriminaltekniska Laboratorium. Rikspolisstyrelsen är central förvaltningsmyndighet och har tillsyn över Polisen. Varje län utgör ett polisdistrikt. Inom varje polisdistrikt finns en polismyndighet som ansvarar för polisverksamheten i området Polisen har cirka anställda varav cirka poliser och ett totalt anslag på drygt 20 miljarder kronor. Syftet med upphandlingen av kvalificerade ekonomitjänster är att säkerhetsställa Polisens behov av och tillgång till rätt kompetens för olika uppdrag bland annat i samband med att Polisens omorganisation 2015 som kan bli aktuella under ramavtalsperioden. Hela uppdraget genomförs på plats i Polisens lokaler. Endast i undantagsfall kan överenskommas om genomförande av, delar av uppdraget, på annan plats. Till största del kommer uppdraget att utföras i Rikspolisstyrelsens lokaler i Stockholm samt Polisens administrativa center (PAC) i Linköping men även andra polismyndigheters lokaler kan bli aktuella för utförandet av upphandlad tjänst. Exempel på uppdrag som kan bli aktuella för konsulterna är; 1. Att genomföra konsultation, rådgivning, stöd och medverkan i kvalificerat ekonomiadministrativt arbete innefattande samtliga finansieringsformer inom staten 2. Att delta i utredning och vidareutveckling av Polisens finansiella styrning 3. Att delta i/genomföra utredningar och rådgivning gällande kvalificerat ekonomiadministrativt arbete samt finansiella styrningsfrågor. Anbudsförfrågan.docx Sida 1 av 10

2 4. Att delta i upprättande av olika finansiella dokument som årsredovisning, budgetunderlag, prognoser, ekonomisk uppföljning m.m. 5. Att ge stöd till Polisen i ekonomiadministrativa frågor 6. Löpande redovisning 7. Att medverka vid översyn och utarbetande av Polisens styrdokument (exempelvis internt regelverk) 8. Utreda och vidareutveckla Polisens former för planering, redovisning, uppföljning, prognos och analys 9. Övriga kvalificerade uppdrag inom planering, redovisning, uppföljning, prognos och analys 10. Utbildning inom det ekonomiadministrativa området 11. Delta i, och ansvara för, projekt inom det ekonomiadministrativa området 1.2 VOLYM Insatsens beräknas preliminärt till att omfatta cirka 1000 timmar per år under avtalsperioden. Angiven volym är en uppskattad volym från Polisen och faktiskt volym kan komma att understiga alternativt överstiga tidigare angiven volym Polisen garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. 1.3 AVTALSTID Avtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Polisen äger rätt men har inte skyldighet att förlänga Avtalet med upp till tolv (12) månader i taget upp till två (2) år med i övrigt oförändrade villkor. 1.4 ANTAGNING Rikspolisstyrelsen har för avsikt att teckna ramavtal med tre (3) leverantörer genom rangordning under förutsättning att det finns tillräckligt antal anbudsgivare som uppfyller ställda krav. Kontrakt kommer att tecknas med de anbudsgivare som uppfyller angivna förutsättningar samt har lämnat det lägsta priset. För ramavtalen har samtliga villkor fastställts. Avrop kommer att ske genom tillämpning av de villkor som fastställts i respektive ramavtal. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polisdistrikt. Sida 2 av 10

3 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e- postadress Philip.Rasch@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 7 december Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 11 december Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet ska all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkt Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. A /2013 ANBUD Kvalificerade ekonomitjänster 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 6 maj 2014 om inte Sida 3 av 10

4 annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud ska ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 17 december Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som exempelsvis lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. Förslagsvis i en separat bilaga till anbudet 3 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: Sida 4 av 10

5 3.1 PRISER Anbudsgivaren ska ange pris per timme i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilagt Formulär för anbudsgivare. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 3.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 3.3 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Rikspolisstyrelsen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst kr. Rikspolisstyrelsen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Rikspolisstyrelsen i punkten 20 Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren ska acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. 3.4 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT TECKNA AVTAL Uppdraget innebär att antagen anbudsgivare på grund av sin närvaro i Rikspolisstyrelsens lokaler eller av Rikspolisstyrelsen anvisade områden eller företag kommer eller kan komma att få del av skyddsvärda uppgifter. Rikspolisstyrelsen kommer att ingå avtal med antagen anbudsgivare först då bifogat Verksamhetsskyddsavtal har ingåtts med anbudsgivaren. I verksamhetsskyddsavtalet avses med Skyddsvärda uppgifter sådana uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400), personuppgifter som är känsliga enligt 13 personuppgiftslagen (SFS 1998:204), personuppgifter om lagöverträdelser enligt 21 personuppgiftslagen, samt uppgifter som annars kan innebära allvarlig eller mycket allvarlig skada eller kränkning för Polisen, annan myndighet eller enskild eller juridisk person om de kommer till obehörigas kännedom. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga villkor i bilagt Verksamhetsskyddsavtal utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Verksamhetsskyddsavtal. Sida 5 av 10

6 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 4.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 4.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 4.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under Sida 6 av 10

7 förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC alternativt moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 4.6 KVALITETSSÄKRING Anbudsgivaren ska lämna en kort beskrivning över hur kvalitet säkras under arbetets genomförande. Följande kan med fördel framgå av beskrivningen: - namngiven kvalitetsansvarig hos anbudsgivaren, - redovisning av rutiner och metoder för intern uppföljning, - avvikelsehantering samt hur eventuella klagomål hanteras samt - redogörelse för hur anbudsgivaren aktivt och fortlöpande arbetar med kompetensutveckling. Sida 7 av 10

8 Efterfrågade uppgifter lämnas förslagsvis i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare. Om uppgifter lämnas i separat bilaga bör anbudsgivaren i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare hänvisa till bilagd dokumentation. 4.7 UNDERLEVERANTÖR Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av tjänsten ska dessa anges i anbudet. Anbudsgivaren ska redovisa underleverantörens företagsnamn och organisationsnummer i bilaga 2 Formulär för underleverantör. Anbudsgivaren ska skriftligen till anbudet bifoga ett åtagande från företaget i fråga eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. 4.8 UTBILDNING OCH YRKESKVALIFIKATIONER De krav som ställs på tjänsten för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. - Anbudsgivare ska till anbudet bifoga dokumentation i form av en meritförteckning för varje offererad konsult. - Bifogad meritförteckning ska tydligt styrka att offererade konsulter uppfyller samtliga obligatoriska krav i punkt 5. Bifogad meritförteckning kan därav innehålla detaljerade beskrivningar av konsulternas arbetslivserfarenhet, kompetens samt kort beskrivning av innehållet i genomgångna utbildningar. - Av meritförteckning ska offererade konsulters namn samt personnummer framgå. Anbudsgivaren ska offerera minst två (2) konsulter. Båda offererade konsulter ska ha; 1. Högskoleexamen i ekonomi, förvaltningsekonomi eller motsvarande utbildning. 2. Minst fem (5) års erfarenhet av finansiell styrning, redovisning, och uppföljning. Arbete ska ha utförts på en ekonomiavdelning på en större statlig myndighet, större företag eller organisation på minst handläggarnivå. 3. Minst fem (5) års erfarenhet av statlig redovisning, exempelvis utredningsarbete avseende avräkning med statsverket, statskapital, dubbla betalningsflöden, bemyndiganderedovisning, upprättande av finansiella styrdokument. 4. Minst fem (5) års erfarenhet av finansiell styrning inom staten. Med finansiell styrning avses anvisning och tilldelning av anslag, regler och villkor för anslag och avgifter, bemyndiganden och låneramar samt tillämpning av detta. 5. Minst fem (5) års erfarenhet av arbete i olika moduler av AGRESSO Sida 8 av 10

9 6. Minst fem (5) års erfarenhet av skriftlig avrapportering 7. Minst fem (5) års erfarenhet av att upprätta officiella dokument som årsredovisning, delårsrapport, budgetunderlag eller liknande 8. Minst fem (5) års erfarenhet av statsredovisningssystemet Hermes och tillämpningen av dess regelverk 9. Minst tre (3) års erfarenhet som konsult inom ovanstående områden 10. Självständigt drivit projekt och utredningsuppdrag inom redovisning, ekonomistyrning och uppföljning Av bifogad meritförteckning ska det tydligt framgå att offererade konsulter uppfyller ovanstående krav. 4.9 TIDIGARE ÅTAGANDEN Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange tre (3) referensuppdrag för respektive konsult avseende uppdrag inom de områden som kan bli aktuella för avrop enligt förfrågningsunderlaget (se punkten 1.1 Omfattning), genomförda av de konsulter som offereras. Referensuppdragen ska avse uppdrag för statliga myndigheter och ska vara genomförda de senaste tre (3) åren räknat från anbudsdagen. Fler än ett uppdrag för samma myndighet får redovisas förutsatt att det handlar om separata uppdrag och att de är tydligt definierade. Pågående uppdrag får redovisas förutsatt att beskrivningarna avseende uppdragets storlek och komplexitet endast avser den del som utförts till och med anbudsdagen. Beskrivningarna av referensuppdragen lämnas förslagsvis i bilaga 1 Formulär för anbudsgivare. Beskrivningarna av referensuppdragen ska innehålla den information som efterfrågas ovan. Polisen kan komma att kontakta referenskunderna för att verifiera att de lämnade beskrivningar är korrekta. Det är således viktigt att kontaktuppgifterna är aktuella. 5 ANBUDSPRÖVNING 5.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 5.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. Sida 9 av 10

10 5.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. I sitt anbud ska anbudsgivaren ange pris per timme enligt punkt 3 kommersiella krav Angivet pris per timme utgör anbudsgivarens anbudssumma. Anbudsgivaren som angivit det lägsta anbudspriset per timme kommer att anses ha lämnat anbudet med det lägsta priset. Om två (2) eller flera anbudsgivare har samma anbudssumma kommer lottning avgöra vem som vinner. Philip Rasch Philip.Rasch@polisen.se Bilagor Bilaga 1 Formulär för anbudsgivare Bilaga 2 Formulär för underleverantör Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) Avtalsunderlag, jämte bilagor Verksamhetsskyddsavtal, jämte bilagor Sida 10 av 10