Upphandling av tjänstemotorcyklar till Polismyndigheten ( Polisen ), Trafikverket och Försvarets materielverk (FMV)

Transkript

1 Handläggare Datum Linda Johansson E-post Saknr och diarienummer A /2014 Upphandling av tjänstemotorcyklar till Polismyndigheten ( Polisen ), Trafikverket och Försvarets materielverk (FMV) (8 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR 1.1 ALLMÄN ORIENTERING Polisen genomför rubricerad upphandling för Polisens, FMV:s samt Trafikverkets räkning i syfte att teckna ramavtal avseende tjänstemotorcyklar Polisen Inom polisen finns ca 350 st. MC-förare. Motorcyklar som ingår i denna upphandling används i polisens verksamhet inom områden såsom exempelvis ordnings- och trafikverksamheten, eskortverksamheten samt spaning- och ingripandeverksamheten. Motorcykeln är ett arbetsredskap inom polisens verksamhet och körs mellan 5-30 mil under en arbetsdag vilket ställer höga krav på komfort, prestanda och säkerhet Trafikverket Inom Trafikverket förarprov finns ca 90 st. MC-förare. Motorcyklar som ingår i denna upphandling används vid Trafikverkets förarprovsenhet och körs under olika väderförhållanden och på varierande vägnät såsom exempelvis stadstrafik, landsväg och motorväg. Körningen består ofta av färd till och från mottagningsorter, samt att under 8 timmars arbetsdag följa efter körkortsaspiranter under olika trafikförhållanden vilket ställer höga krav på komfort och säkerhet FMV Motorcykeln är avsett att ingå som ett ordonnansfordon i Insatsförband året om och kommer att framföras på vägar av varierande kvalitet såsom skogsbilsvägar och oplogad vinterväg. Huvudtjänsten kommer att vara rekognosering, ordonnanstjänst och persontransport där risk för beskjutning är låg. Hotbilden mot föraren är däremot hög. Föraren uppträder ensam varvid han ska ha förmågan att medföra sitt personliga vapen på ett trafiksäkert sätt. Postadress Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon E-post registrator.kansli@polisen.se polisen.se

2 1.2 RAMAVTAL Kategorier/avtalsområden Upphandlingen omfattar tre kategorier av tjänstemotorcyklar, med olika primära användningsområden, där varje kategori utgör ett eget avtalsområde. Anbudsgivare kan lämna anbud på ett eller flera avtalsområden men varje avtalsområde kommer att utvärderas var för sig. I respektive kategori ska motorcykeln kunna levereras i olika utföranden (för utförligare beskrivning se bilaga 1 Teknisk kravspecifikation kap 1.2). Kategori/avtalsområde Benämning Utföranden A Landsvägscykel - Standardutförande - Utryckryckningsregistrerad polismotorcykel med grafisk dekor - Utryckningsregistrerad polismotorcykel i civilt utförande - Trafikverksmotorcykel B Tung allroundmotorcykel - Standardutförande - Utryckryckningsregistrerad polismotorcykel med grafisk dekor - Utryckningsregistrerad polismotorcykel i civilt utförande - Trafikverksmotorcykel C Lätt allroundmotorcykel - Standardutförande - Utryckryckningsregistrerad polismotorcykel med grafisk dekor - Utryckningsregistrerad polismotorcykel i civilt utförande - Trafikverksmotorcykel - Militärmotorcykel Avtalstid Avtalstiden är fyra (4) år räknat från undertecknandet med möjlighet till förlängning med två (2) plus ett (1) år. ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 2 (11)

3 1.2.3 Volym Den beräknade volymen under avtalsperioden (inklusive optionsår) redovisas nedan. Observera att detta är en uppskattning och att det beräknade behovet kan komma att överskridas/underskridas. Ingen volymgaranti lämnas under avtalsperioden. Kategori Ca volym under avtalsperioden A - Landsvägscykel 190 B - Tung allroundmotorcykel 90 C Lätt allroundmotorcykel 140 Hur behovet är beräknat att fördelas på respektive myndighet redovisas nedan Polisen Polisens beräknade behov under avtalsperioden är ca 15 motorcyklar per år i Kategori A, ca 10 motorcyklar per år i kategori B samt ca 5 motorcyklar per år i kategori C. Det beräknade behovet är baserat på tidigare års volymer och ska endast ses som en upplysning Trafikverket Trafikverket avser att investera i nya motorcyklar främst under avtalsår ett och två enligt den ungefärliga fördelningen nedan. Det redovisade behovet ska endast ses som en upplysning. Kategori A: ca 45 Kategori B: ca 10 Kategori C: ca 5 Vid utlösande av option är det beräknade behovet under år sex och sju ut enligt samma fördelning som ovan Försvarets materielverk Försvarets materielverk har främst ett behov av motorcyklar i kategori C där behovet uppgår till 100 st. FMV avser att göra en samlad beställning på den uppskattade volymen och därefter kan kompletteringsköp vara aktuella. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Polisen är upphandlande myndighet och genomför rubricerad upphandling för Polisens, FMV:s samt Trafikverkets räkning. Respektive myndighet kommer dock att teckna separata avtal med vinnande leverantör per kategori/avtalsområde. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. Det är därför av yttersta vikt att samtliga efterfrågade uppgifter enligt detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor finns i lämnat anbud samt att ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 3 (11)

4 Anbudsgivaren undviker att bifoga sådant som inte efterfrågas. I annat fall kan leverantören komma att uteslutas. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Kontaktperson under anbudstiden är: Linda Johansson Upphandlare linda-m.johansson@polisen.se Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på e-postadress ovan. Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 2 mars Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 9 mars Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet ska information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Certifikat och dylikt godtas dock på originalspråk. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför Anbudsgivaren ombedes att enbart skicka med sådant som efterfrågas i denna förfrågan inklusive bilagor. ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 4 (11)

5 Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. - ANBUD Tjänstemotorcyklar till Polisen 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud ska ha ankommit till Polisen senast den 16 mars Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polisen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas på annat sätt än ovan angivet kommer inte att beaktas. 2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan respektive myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som upphandlande myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 5 (11)

6 För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas Definition av underleverantör Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller delar av ramavtalet såsom exempelvis påbyggare. 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 6 (11)

7 Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilagd Teknisk kravspecifikation bilaga 1. ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 7 (11)

8 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRISER Anbudsgivaren ska ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i respektive utvärderingsmall (bilaga 6-8). Avser anbudsgivaren att offerera fler modeller per kategori ska en utvärderingsmall per modell fyllas i och bifogas anbudet. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen/Trafikverket/FMV och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Avvikelser från avtalsvillkoren/tillägg till avtalsvillkoren i anbudet kan komma att medföra att anbudet förkastas. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga som grund för tilldelning av kontrakt. En anbudsgivare per kategori kommer att antas. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inkomna anbud enligt två steg nedan: 1. Kontroll om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda i enlighet med punkt 3 i detta förfrågningsunderlag. 2. Kontroll av anbudsgivarens lämplighet i enlighet med punkt 4 krav på anbudsgivare. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN Utvärdering av de anbud som kvalificerats sker enligt tre steg nedan: ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 8 (11)

9 1. Kontroll av att kraven på föremålet för upphandlingen uppfylls, d.v.s. att krav enligt kravspecifikationen är uppfyllda. 2. Kontroll att de kommersiella kraven uppfylls i enlighet med punkt 5 Kommersiella krav. 3. Prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet sker enligt Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning Utvärderingspris Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet per kategori fastställs genom att räkna ut ett utvärderingspris. Utvärderingspriset räknas ut genom tillämpning av nedan angiven metod (exemplet avser antal motorcyklar för kategori A): - Pris för motorcykel i grundutförande * 190 (P1) - Pris för påbyggnad polis målad * 80 + påbyggnad polis civil * 20(P2) - Pris för påbyggnad Trafikverket * 90 (P3) - Poäng för bör-krav, vilka omvandlas till ett prisavdrag i enlighet med beskrivet förfarande i punkt (P4) - Poäng för provkörning, vilka omvandlas till ett prisavdrag i enlighet med beskrivet förfarande i punkt (P5) Utvärderingspriset beräknas enligt formeln: P1 + P2 + P3 P4 P5 = Utvärderingspris. Formeln exemplifieras nedan. Fiktivt anbud Anbud 1 P P P P P Utvärderingspris Anbudsgivare 1 har lämnat ett grundpris per motorcykel på SEK * 190 (antal motorcyklar som utvärderas) = (P1). Kostnaden för polisiär påbyggnad målad är offererad till SEK * 80 (antal som utvärderas) = Kostnaden för polisiär påbyggnad civil är offererad till SEK * 20 = = SEK (P2) Kostnaden för Trafikverkets påbyggnad är offererad till 2000 SEK * 90 (antal som utvärderas)= SEK (P3). ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 9 (11)

10 Som max kan en anbudsgivare få 76 poäng för utvärderingskriteriet bör-krav (i den kategori exemplet avser). Varje poäng ger ett prisavdrag på 500 kr. AG 1 får 66 poäng. Detta ger ett prisavdrag motsvarande SEK per motorcykel. Totalt för 190 motorcyklar blir det (P4) Som max kan en anbudsgivare få 440 poäng för utvärderingskriteriet provkörning. Varje poäng ger ett avdrag motsvarande 250 SEK. AG 1 får 440 poäng. Detta ger ett prisavdrag motsvarande SEK per motorcykel. Totalt för 190 motorcyklar blir det SEK (P5). Exemplets utvärderingspris blir SEK. Anbudet med det lägsta utvärderingspriset (per kategori) anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga och kommer således tilldelas kontrakt Bör-krav I bilagd teknisk kravspecifikationen återfinns ett antal bör-krav vilka ger poäng vid anbudsutvärderingen. Varje bör-krav som leverantören uppfyller ska intygas vilket görs genom att fylla i och till anbudet bifoga utvärderingsmallen för respektive kategori (samt respektive modell). Varje bör-krav är viktat med 1, 3 eller 5 poäng som delas ut per uppfyllt bör-krav. Ett krav som inte är uppfyllt ger 0 poäng. Observera att bör-kraven kan vara viktade med olika poäng beroende på kategori. Vid utvärderingen sammanställs bör-kravspoängen och räknas om till ett prisavdrag (mervärdesavdrag). Detta sker genom att summan av poängen multipliceras med ett värde i kr beräknat per poäng enligt nedan. Exemplet avser en motorcykel. Vid anbudsutvärdering kommer prisavdraget multipliceras med 190 motorcyklar för kategori A, 90 motorcyklar för kategori B samt 140 motorcyklar för kategori C. Kategori A Landsvägsmotorcykel B Tung allroundmotorcykel C lätt allroundmotorcykel Max poäng Prisavdrag per poäng Maximalt prisavdrag 500 kr 500 kr kr Provkörning En utvärdering av motorcykelns lämplighet som tjänstemotorcykel görs genom en provkörning av offererade modeller. För en utförlig beskrivning av hur provkörningen går till samt vilka moment som testas hänvisas till den tekniska kravspecifikationens bilaga 10 Teknisk utvärdering av tjänstemotorcyklar. Utvärderingen/provkörningen kommer att äga rum vecka 21, d.v.s. under perioden maj ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 10 (11)

11 Under provkörningen kommer utsedda testförare att redovisa sin bedömning (poängsätta respektive modell) i ett utvärderingsprotokoll (se Teknisk kravspecifikation, bilaga 10, Appendix 1). Vid utvärderingen sammanställs poängen och räknas om till ett prisavdrag. Detta sker genom att ta summan av samtliga betyg dividerat med antalet förare, d.v.s. den genomsnittliga bedömningspoängen. Den genomsnittliga bedömningspoängen multipliceras sedan med ett värde i kr beräknat per poäng enligt nedan. Exemplet avser en motorcykel. Vid anbudsutvärdering kommer prisavdraget multipliceras med 190 motorcyklar för kategori A, 90 motorcyklar för kategori B samt 140 motorcyklar för kategori C. Kategori A Landsvägsmotorcykel B Tung allroundmotorcykel C lätt allroundmotorcykel Max poäng Prisavdrag per poäng Maximalt prisavdrag Bilagor 1. Teknisk kravspecifikation inklusive bilagor 2. Formulär för anbudsgivare 3. Formulär för underleverantör 4. Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) 5. Avtalsunderlag 6. Utvärderingsmall kategori A 7. Utvärderingsmall kategori B 8. Utvärderingsmall kategori C ANBUDSFÖRFRÅGAN A /2014 sid 11 (11)