UPPHANDLING AV SKYLTNING AV OCH I ANSLUTNING TILL POLISIÄRA LOKALER (6 bilagor)

Transkript

1 Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Handläggare Datum Philip Rasch E-post Saknr och diarienummer 939-A /2014 UPPHANDLING AV SKYLTNING AV OCH I ANSLUTNING TILL POLISIÄRA LOKALER (6 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 KARAKTÄR OCH OMFATTNING Polisen består av Rikspolisstyrelsen, 21 polismyndigheter samt Statens Kriminaltekniska Laboratorium. Rikspolisstyrelsen är central förvaltningsmyndighet och har tillsyn över Polisen. Polisen har cirka 300 skyltade lokaler över hela Sverige med skiftande behov av skyltning. Upphandlingen avser ett rikstäckande ramavtal för avrop av erforderlig skyltning, inklusive tillhörande service och dekaler i syfte att samordna och korrigera Polisens utvändigt synliga profil. Då Polisen den 1 januari 2015 blir en myndighet innebär det att flertalet av Polisens lokaler behöver skyltas om under avtalets inledande period. Målet är att nuvarande felaktig skyltning skall nedmonteras och ersättas med en korrekt enhetlig skyltning för den nya myndigheten så skyndsamt som möjligt. Det kommer således innebära ökad efterfrågan av skyltar under denna tidsperiod. Det kräver att eventuell leverantör har erforderlig kapacitet för den ökade efterfrågan under avtalstidens inledande period. De skylttyper som upphandlingen avser framgår av principritningarna i bilaga 5 Skyltritningar. 1.2 VOLYM Nedan återfinns en uppskattning av hur många nya skyltar inom respektive skylttyp Polisen ämnar beställa under avtalsperioden. Angiven volym är en uppskattad volym från Polisen och faktiskt volym kan komma att understiga alternativt överstiga angiven volym. Polisen garanterar inte några avropade volymer under avtalsperioden. Siffror nedan är angivna i styck. Postadress Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se

2 2014, Q4 2015, Q1 Q4 2016, Q1 Q4 2017, Q1 Q4 Skylttyp Skylttyp Skylttyp Skylttyp Servicearbeten Skyltlovshantering Tillkommande arbeten Kabeldragning Skylttyper framgår av bilaga 5 Skyltritningar. Servicearbeten, skyltlovshantering, tillkommande arbeten och kabeldragning definieras i bilaga 2 Teknisk specifikation. 1.3 AVTALSTID Avtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i tre (3) år. Polisen äger rätt men har inte skyldighet att förlänga Avtalet med upp till tolv (12) månader i taget upp till ett (1) år med i övrigt oförändrade villkor. 1.4 ANTAGNING Rikspolisstyrelsen har för avsikt att teckna ramavtal med en (1) leverantör. Avtal kommer att tecknas med den anbudsgivare som uppfyller angivna förutsättningar samt har lämnat det lägsta priset. 2 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 2.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilaga 3 À-priser. Angivna priser skall omfatta alla ingående delar och moment enligt bilaga 2 Teknisk specifikation. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilaga 4 Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Bilaga 3 À-priser skall fogas till anbudet. ANBUDSFÖRFRÅGAN 939-A /2014 sid 2 (7)

3 2.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Krav på anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 2.3 HELT ELLER DELAT ANBUD Anbud skall lämnas på hela upphandlingen och kan inte delas. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilaga 1 Krav på anbudsgivaren. Bilaga 1 Krav på anbudsgivaren skall fogas till anbudet. 4 KRAV PÅ VARAN OCH TJÄNSTEN De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilaga 2 Teknisk specifikation. 5 ANBUDSPRÖVNING 5.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 5.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven, ställda i bilaga 1 Krav på anbudsgivare, avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 5.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven ställda i bilaga 2 Teknisk specifikation. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. ANBUDSFÖRFRÅGAN 939-A /2014 sid 3 (7)

4 Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod. Anbudsgivarens offererade priser multipliceras med nedan angivna posters multiplikator. Summan av dessa poster adderas och bildar anbudsgivarens totalpris. Anbudsgivaren vars anbud har lägst totalpris kommer tilldelas ramavtalet. Post Multiplikator Offererat pris Summa Skylt 1A:1 Storlek 1 1 Skylt 1A:1 Storlek 1, demontering 1 Skylt 1A:1 Storlek 2 2 Skylt 1A:1 Storlek 2, demontering 2 Skylt 1A:2 Storlek 1 2 Skylt 1A:2 Storlek 1, demontering 2 Skylt 1A:2 Storlek 2 3 Skylt 1A:2 Storlek 2, demontering 2 Skylt 1A:3 Storlek 1 6 Skylt 1A:3 Storlek 1, demontering 4 Skylt 1A:3 Storlek 2 3 Skylt 1A:3 Storlek 2, demontering 2 Skylt 1B:1 Storlek 1 1 Skylt 1B:1 Storlek 1, demontering 1 Skylt 1B:1 Storlek 2 2 Skylt 1B:1 Storlek 2, demontering 2 Skylt 1B:2 Storlek 1 2 Skylt 1B:2 Storlek 1, demontering 2 Skylt 1B:2 Storlek 2 2 Skylt 1B:2 Storlek 2, demontering 2 Skylt 1B:3 Storlek 1 4 Skylt 1B:3 Storlek 1, demontering 3 Skylt 1B:3 Storlek 2 2 Skylt 1B:3 Storlek 2, demontering 1 Skylt 2A Storlek 1 20 Skylt 2A Storlek 1, demontering 18 Skylt 2A Storlek 2 15 Skylt 2A Storlek 2, demontering 13 Skylt 2B Storlek 1 8 Skylt 2B Storlek 1, demontering 7 Skylt 2B Storlek 2 7 Skylt 2B Storlek 2, demontering 7 Skylt 3A:1 60 Skylt 3A:1, demontering 32 Skylt 3A:1, ändrat innehåll 25 Skylt 3A:2 10 Skylt 3A:2, demontering 8 Skylt 3A:2, ändrat innehåll 5 Skylt 3B 100 Skylt 3B, demontering 10 Skylt 4:1 Storlek 1 5 Skylt 4:1 Storlek 2 3 Skylt 4:1 Storlek 3 2 Skylt 4:2 Storlek 1 10 Skylt 4:2 Storlek 2 7 Skylt 4:2 Storlek 3 3 ANBUDSFÖRFRÅGAN 939-A /2014 sid 4 (7)

5 Skyltlovshantering 2 Tillkommande arbeten 40 Servicearbeten 50 Kabeldragning 3 6 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 6.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för samtliga Polismyndigheters räkning. Rikspolisstyrelsen är upphandlande myndighet. 6.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 6.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen samt Ted (tenders electronic daily). 6.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 6.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress philip.rasch@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 12 augusti Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 15 augusti Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. Under veckorna kommer Polisen ej publicera svar på inkomna frågor på grund av rådande semesterperiod. ANBUDSFÖRFRÅGAN 939-A /2014 sid 5 (7)

6 6.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar, förutom produktkataloger samt certifieringar, som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför Använd hålat A4-papper och undvik häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. 939-A / ANBUD Skyltning av och i anslutning till polisiära lokaler 6.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 22 februari 2015 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 6.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 22 augusti Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 6.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. ANBUDSFÖRFRÅGAN 939-A /2014 sid 6 (7)

7 Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes BILDANDET AV DEN NYA POLISMYNDIGHETEN 2015 Riksdagen har beslutat att en ny myndighet, Polismyndigheten, ska inrättas per den 1 januari Polismyndigheten övertar verksamheter från Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt de 21 polismyndigheterna, vilka upphör från samma tidpunkt. Polismyndighetens organisationsnummer är Ingånget avtal kommer att, med oförändrade villkor, övertas av Polismyndigheten från och med ovan angiven tidpunkt. Philip Rasch philip.rasch@polisen.se Bilagor 1. Krav på anbudsgivare 2. Teknisk specifikation 3. À-priser 4. Avtalsunderlag, jämte bilagor 5. Skyltritningar 6. Formulär för underleverantör ANBUDSFÖRFRÅGAN 939-A /2014 sid 7 (7)