1 Information om upphandlingen

Transkript

1 1 Information om upphandlingen Upphandling Södertörn inbjuder härmed anbudsgivare till att lämna anbud gällande HVB samt boende med särskild service, enligt nedanstående instruktioner. Upphandling Södertörn samordnar Haninge och Nynäshamns kommuners upphandlingar av varor och tjänster. Upphandling Södertörn strävar efter att upphandling av varor och tjänster sker på ett kostnadseffektivt, kvalitetssäkrat, affärsmässigt och rättvist sätt. Samverkan i upphandlingar sker även med övriga Södertörnskommuner. Denna upphandling avser och Nynäshamns kommun (nedan Kommunen). Beskrivning av tjänst Upphandlingen avser Kommunens behov av hem för vård eller boende (HVB) samt boenden med särskild service för vuxna personer med långvarig psykisk funktionsnedsättning. Upphandlingen avser platser på boenden för personer från 18 år och uppåt. Kommunen eftersträvar en individuell anpassning av insatsinnehållet för att få det bästa resultatet. Syftet med upphandlingen är att teckna ramavtal med flera leverantörer av HVB och boenden med särskild service. Avtal med leverantörer som riktar sig till olika målgrupper och erbjuder olika typer av insatser eftersträvas. Denna upphandling riktar sig till boenden i hela Sverige. Omfattning Upphandlingen avser ramavtal för enstaka platser på HVB-hem och boenden med särskild service för vuxna personer med psykisk funktionsnedsättning. köpte under år 2015 platser för ca. 36 miljoner kronor Nynäshamns kommun köpte under år 2015 platser för ca. 7 miljoner kronor Observera att detta inte är någon garanterad volym, Kommunen kan komma att avropa mer eller mindre. Avgränsningar Denna upphandling omfattar inte placeringar med missbruks- och beroendeinslag. Observera att en parallell upphandling genomförs för "HVB vuxna med beroendeproblematik" vilken omfattar vuxna med problematik gällande missbruk av alkohol, narkotika eller andra beroendeframkallande substanser. I närtid kommer även upphandlingen "HVB Barn och Unga" att publiceras. 1.1 Upphandlande myndigheter Haninge Org.nr: Nynäshamns kommun Nynäshamn Org.nr: Presentation av kommunerna 1

2 är en modern och expansiv kommun, med drygt invånare, strax söder om Stockholm. För ytterligare information se kommunens hemsida Nynäshamns kommun är en skärgårdskommun med ca invånare och ligger på Södertörns sydspets. För ytterligare information se kommunens hemsida Avtalstid Avtalet omfattar en avtalsperiod på 2 år med möjlighet till förlängning med år. Maximal avtalstid är 4 år. Respektive förlängningsoption träder i kraft under förutsättning att Kommunen inte säger upp avtalet minst tre (3) månader före den innevarande avtalsperiodens slut. Efter den andra förlängningsoptionen upphör Avtalet att gälla utan föregående uppsägning. 1.4 Avtalets form Ramavtal med annan fördelningsnyckel. Se beskrivning av fördelningsnyckeln under punkt Avropsförfarande Avrop (placeringar) kommer att ske utifrån tillämpning av annan fördelningsnyckel som utgår ifrån den enskilde individens behov (SoL 5 kap 9 ) och anbudsgivarens pris. Avrop kommer att ske utifrån en rangordning som fastställs vid varje enskilt avrop och utformas utifrån individens behov. En urvalsmatris kommer att användas för att vid varje avrop skapa en rangordning av samtliga leverantörer som tillgodoser de, för den enskilde, anpassade urvalen. Den leverantör som har det lägsta priset kommer att tillfrågas i första hand. Kan inte denna leverantör ta emot placeringen kommer Kommunen att tillfråga leverantören med det näst lägsta priset osv. Urval kan ske genom flera olika parametrar i urvalsmatrisen varvid rangordningen kan förändras för varje enskilt avrop. Varje avrop grundar sig i den enskilde individens behov. Samtliga parametrar som kan komma att utgöra grunden för framtagande av rangordning återfinns i bilaga 2 - Anbudsformulär. Vid varje avrop kommer så få urval som möjligt att göras i urvalsmatrisen. Alla urval som görs kommer att vara relevanta och viktiga för den enskilde som ska placeras och utgå från dennes individuella behov. Kan ingen av de framtagna leverantörerna ta emot placeringen kommer Kommunen att göra en ny anpassning av urvalen. Detta kommer att ske genom att ta bort eller ändra den parameter som har minst påverkan på placeringen för den enskilde. I de fall flera leverantörer tillgodoser individens behov och erbjuder tjänsten till samma pris, kommer den enskildes individuella behov avgöra vilken leverantör som är bäst lämpad att utföra insatsen i det enskilda fallet. Se bilaga 6 - Dummy-urvalsmatris för att se hur urvalsmatrisen för avrop är tänkt att fungera. Observera att detta är en förenklad version med färre urvalsparametrar vars syfte endast är att skapa en förståelse för avropsförfarandet. Den enskildes individuella behov utöver urvalsparametrarna kan komma att påverka vilken leverantör som är bäst lämpad att utföra insatsen (Prop. 2006/07:128 s.175). 2 Förutsättningar för upphandlingen 2.1 Förfrågningsunderlag 2

3 Förfrågningsunderlaget är Kommunens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Anbudsgivare som erhåller uppdraget åtar sig att utföra uppdraget i enlighet med vad som framgår i det samlade förfrågningsunderlaget och i de kompletteringar som eventuellt tillkommit under upphandlingen. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Skallkrav (webbformulär) Utvärderingsmodell (webbformulär) Upphandlingsföreskrifter (detta dokument) Kommersiella villkor Bilaga 1 - Krav på urvalsparametrar Bilaga 2 - Anbudsformulär Bilaga 3 - Referenser Bilaga 4 - PUL biträdesavtal Haninge Bilaga 5 - PUL biträdesavtal Nynäshamn Bilaga 6 - Dummy-urvalsmatris Anbudsgivare ska själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt innehållsförteckning ovan erhållits. Förfrågningsunderlaget är elektroniskt tillgänglig på Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt 15 kap. Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling, LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivaren lämnar sitt bästa anbud från början. 2.3 Avbrytande av upphandling Kommunen kan komma att avbryta upphandlingen om ekonomiska förutsättningar saknas eller vid ändrade förutsättningar till följd av politiska beslut. Kommunen äger vidare rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven ställda i förfrågningsunderlaget, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan affärsmässigt/politiskt grundad anledning inte kan fullföljas. 2.4 Sista anbudsdag Anbudet ska vara inlämnat via E-avrop senast Anbud som inkommit för sent, eller på annat sätt än vad som har föreskrivits i detta dokument, kommer inte att tas upp för prövning. 2.5 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till Om upphandlingen överprövas förlängs giltighetstiden med motsvarande tid. 3

4 2.6 Anbudsöppning Anbudsöppning kommer ske snarast möjligen, men kan tidigast ske efter det att sista anbudsdag har passerat. 3 Anbudsinlämning 3.1 Helt eller delat anbud Observera att endast en verksamhet (boende) får ingå i ett anbud. Om en anbudsgivare vill lämna anbud på flera verksamheter, det vill säga fler boenden med olika adresser, så måste denne lämna in ett anbud per verksamhet. I anbudet anger anbudsgivaren vad verksamheten kan erbjuda i form av målgrupper, specifik kompetens, tjänster och andra definierade urvalskriterier. Verksamheten ska kunna ta emot minst en målgrupp (kön samt ålder) för att kvalificeras. Kombinationsanbud, reservationer och/eller villkorat anbud accepteras inte. 3.2 Anbudets form Anbudet ska vara skriftligt och på svenska. Anbudet ska lämnas in elektroniskt via E-avrop. Priset anges i kronor, SEK, exklusive mervärdesskatt. Anbud utformas enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. Beskrivningar ska i möjligaste mån skrivas in i E-avrop under respektive del och bifogade dokument undvikas, bilaga får bifogas där sådan efterfrågas. Bifogade filer får endast innehålla efterfrågad information. Om anbudets form och/eller innehåll inte överensstämmer med ovanstående kan anbudet komma att förkastas. 3.3 Att upprätta och lämna in anbud Information för underlättande av anbudslämnande För att effektivisera inköpen av varor och tjänster använder Kommunen sig av ett elektroniskt anbudsförfarande, upphandlingsverktyget E-avrop. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som E-avrop tillhandahåller. Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta E-avrops support. Börja med att granska och läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Det är viktigt att du som leverantör följer utformningen av anbudet och enbart utgår ifrån den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. Möjligheter att komplettera eller förtydliga anbudet är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter/bilagor redan vid anbudstillfället. Anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats (via frågor och svar) innan tiden för sista anbudsdag går ut. När du klickat på knappen Skicka in anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det du just skickade. Inlämningsbeviset behöver inte skickas in i samband med anbudsinlämningen, däremot ska dokumentet kunna uppvisas på uppmaning av Kommunen i underskrivet skick. Dokumentet ska då vara underskrivet av behörig person hos 4

5 anbudslämnaren. Skriv ut beviset och spara det på säker plats. 3.4 Frågor och svar Frågor ska skriftligen ställas via E-avrop, helst en fråga per meddelande. Ansvarig handläggare skickar enbart svar via E-avrop. Endast skriftlig, kompletterande uppgift, lämnad av Kommunen under anbudstiden, är bindande för både Kommunen och anbudsgivaren. Frågor tas emot fram till och med för att Kommunen ska kunna garantera ett svar. Svar på inkomna frågor lämnas snarast möjligen, dock senast sex dagar innan sista anbudsdag. De anbudssökande som valt att hämta ut underlaget på annat sätt än via E-avrop måste själva bevaka frågor och svar i upphandlingen. 3.5 Offentlighetsprincipen Fullständig sekretess gäller under hela upphandlingsprocessen till dess att tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Som offentlig organisation omfattas Kommunen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att innehållet i allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av det. Kommunen kan därför inte garantera att uppgifter hålls hemliga när anbudssekretessen upphör. Anbudsgivare som vill skydda vissa uppgifter i anbudet bör noga specificera dessa och tydligt beskriva vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjdes. Specifikation och beskrivning ska biläggas anbudet i en tydligt namngiven, separat bilaga. För att Kommunen lättare ska kunna avgöra om anbudsgivaren kan lida skada om uppgifter röjs är det viktigt att leverantören specificerar exakt vilka stycken som de önskar skydda, dvs anser vara affärshemligheter, samt att de beskriver exakt vilken skada anbudsgivaren kan komma att lida om respektive stycke röjs. Observera dock att hela bilagor och större avsnitt samt uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Kommunen kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifter kommer att sekretessbeläggas lämnas inte och några garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan inte ges med tanke på ovanstående. 4 Anbudsprövning Anbudsprövning kommer att ske i tre steg: Steg 1: Kvalificeringsfasen: Prövning av att anbudet är komplett och att krav på anbudsgivaren uppfylls. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på anbudsgivare går vidare till steg Steg 2: Prövning av tjänst: Prövning av att krav på tjänsten uppfylls: I förfrågningsunderlaget anges de krav som ställs på tjänsten. Prövningen av om ett anbud klarar kraven sker utifrån anbudsgivarens intyganden och beskrivningar. Endast de anbudsgivare som godkänns beträffande krav på tjänsten går vidare till steg Steg 3: Utvärderingsfasen: Utvärdering av de anbud som godkänts i kvalificeringsfasen och prövningen av tjänsten sker utifrån lägsta pris. Avrop kommer att ske utifrån annan fördelningsnyckel enligt avsnitt

6 4.2 Tilldelningsmeddelande När beslut om tilldelning fattats skickas ett tilldelningsmeddelande till alla som lämnat anbud. Tilldelningsmeddelandet skickas elektroniskt till den e-postadress som anbudsgivaren har uppgett i samband med registreringen i e-avrop. Avtal kommer att tecknas tidigast elva dagar räknat från och med dagen efter tilldelningsmeddelandet skickades. Bindande avtal föreligger först då båda parter undertecknat avtalet. 6