Upphandlingen har genomförts enligt ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).

Transkript

1 UPPHANDLINGSRAPPORT 1 INLEDNING Göteborgs Stadsteater (Stadsteatern) har genomfört en upphandling avseende ramavtal för Ljud-, ljusoch bildutrustning för professionell teaterverksamhet. 1.1 Omfattning Stadsteatern upphandlar ramavtal avseende Ljud-, ljus- och bildutrustning för professionell teaterverksamhet för Stadsteatern. De tre olika typerna av utrustning motsvarar tre separata delområden i upphandlingen. Stadsteatern avser att teckna ramavtal med tre (3) leverantörer för respektive delområde, förutsatt att kvalificerade anbud lämnas. Avtalets längd är två (2) år från och med dagen då det undertecknats av båda parter, med möjlighet att därefter förlänga avtalet med ett (1) + ett (1) år. 1.2 Upphandlingsform Upphandlingen har genomförts enligt ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Underlag för anbudslämnande har redovisats i förfrågningsunderlaget. Utformningen av anbudsförfrågan har syftat till att återge de behov som Stadsteatern önskar få tillgodosedda tillförsäkra att anbudsgivarna utformar sina anbud utifrån samma förutsättningar underlätta prövningen och utvärderingen av inkomna anbud Upphandlingen annonserades via e-avrop den 6 juni Sista dag att lämna anbud var den 17 juli ANBUD Vid anbudstidens utgång hade sju (7) anbud inkommit till Stadsteatern. 1. AV 1 med organisationsnummer för delområde 1, 2 och AVP Sales med organisationsnummer för delområde Hofmann Teknik med organisationsnummer för delområde AVP Sales med organisationsnummer för delområde 1. (Då inkomna anbud nummer 2 och 4 har bedömts vara identiska har anbud 4 plockats bort från vidare kvalificering) 5. Mediatec Solutions Sweden med organisationsnummer för delområde 1, 2 och 3. 1

2 6. One Two Sales med organisationsnummer för delområde 1 och Scenutrustning i Malmö med organisationsnummer för delområde 1 och 2. 4 PRÖVNING Prövning av inkomna anbud syftar till att klarlägga att anbudsgivare uppfyller de i anbudsförfrågan ställda kraven på leverantören samt att anbudsgivare accepterar avtalsvillkoren. Den har inte till uppgift att rangordna anbudsgivarna. Prövningen av dessa krav kan därmed beskrivas som en tröskel som anbudsgivaren måste ta sig över för att bli godkända som presumtiv leverantör till Stadsteatern. Prövningen av anbuden har genomförts med utgångspunkt från de uppgifter som lämnats i anbuden samt klargöranden från anbudsgivarna av kompletterande och förtydligande karaktär. 4.1 Resultat av prövningen Följande anbudsgivare har i anbud dokumenterat att de uppfyller alla ställda krav på anbudsgivare och uppdrag och är därmed godkända för att gå vidare till utvärdering av anbud. 1. AV 1 5. Mediatec Solutions Sweden 6. One Two Sales 7. Scenutrustning i Malmö Följande anbudsgivare har i anbud inte dokumenterat att de uppfyller alla ställda krav och är därmed inte godkända för att gå vidare till utvärdering av de anbud som uppfyller alla ställda krav. 2. AVP Sales 3. Hofmann Teknik 4.2 Avstår från fortsatt deltagande Anbudsgivare nummer 7, Scenutrustning i Malmö meddelade den 13 augusti 2013 att de avstår från fortsatt deltagande i aktuell upphandling. Stadsteatern godkände denna begäran. Därmed togs anbud nummer 7, Scenutrustning i Malmö inte med i den fortsatta utvärderingsprocessen. 5 UTVÄRDERING AV ANBUD Stadsteatern har utvärderat de kvarstående anbuden, för respektive delområde, med jämförelsetalsmodellen. Modellen innebär att varje anbud har fått ett påslag på priset för den kvalitetsbrist som anbudet har bedömts ha, dvs. ju bättre kvalitetspoäng desto mindre (eller inget) prispåslag. Anbud med lägst jämförelsetal har bedömts vara de ekonomiskt mest fördelaktiga. Nedanstående kriterier har bedömts av Stadsteatern. 2

3 Utvärderingskriterier Maximal viktad poäng för delområde 1 - Ljud Maximal viktad poäng för delområde 2 - Ljus Maximal viktad poäng för delområde 3 - Bild Anbudssumma Akutservice 2,50 1,25 1,75 Garantitid 0,75 1,00 1,00 Hyra 0,75 0,75 0,75 Leveranstid 1,00 2,00 1,5 Total poäng efter 5,00 5,00 5, Anbudssumma Stadsteatern har räknat fram en anbudssumma genom att utgå från de priser som anbudsgivare har lämnat för vissa utvalda produkter i en så kallad varukorg, en varukorg för respektive delområde. Anbudssumman har räknats fram genom att de erbjudna priserna för produkterna i varukorgen har multiplicerats med de angivna utvärderingsvolymerna Kvalitetskriterium - Akutservice Anbudsgivare har angett om man kan erbjuda lägre åtgärdstid för akutservice (vid driftsstopp som allvarligt påverkar Stadsteaterns verksamhet) än det absoluta krav som redan är ställt. Lägre åtgärdstid för akutservice har gett mervärden enligt nedan. Färre än tolv (12) timmar = en (1) poäng Färre än tio (10) timmar = två (2) poäng Färre än åtta (8) timmar = tre (3) poäng Färre än sex (6) timmar = fyra (4) poäng Färre än fyra (4) timmar = fem (5) poäng Maxpoäng för kvalitetskriteriet akutservice är fem (5) poäng. Den poängsumma som anbudsgivaren uppnått för kvalitetskriteriet akutservice har viktats enligt nedan: 1. Ljud = 50 % 2. Ljus = 25 % 3. Bild = 35 % Kvalitetskriterium - Garantitid Anbudsgivare har angett om man kan erbjuda längre garantitid än två (2) år, som är det absoluta krav som redan är ställt. Varje ytterligare garantiår har gett mervärden enligt nedan. Tre (3) år = en (1) poäng Fyra (4) år = tre (3) poäng 3

4 Fem (5) år = fem (5) poäng Maxpoäng för kvalitetskriteriet garantitid är fem (5) poäng. Den poängsumma som anbudsgivaren uppnått för kvalitetskriteriet garantitid har viktats enligt nedan. 1. Ljud = 15 % 2. Ljus = 20 % 3. Bild = 20 % Kvalitetskriterium - Möjlighet till hyra Anbudsgivare har angett om man kan erbjuda Stadsteatern att hyra viss utrustning/vissa produkter. Om denna möjlighet har kunnat erbjudas har anbudsgivaren erhållit ett mervärde enligt nedan. Om det finns möjlighet till hyra = fem (5) poäng Om det inte finns möjlighet till hyra = noll (0) poäng Maxpoäng för kvalitetskriteriet hyra är fem (5) poäng. Den poängsumma som anbudsgivaren uppnått för kvalitetskriteriet möjlighet till hyra har viktats med 15 % för samtliga delområden Kvalitetskriterium - Leveranstid Anbudsgivare har angett om man kan erbjuda lägre leveranstid för standardprodukter/lagerförda produkter än det absoluta krav som redan är ställt. Lägre leveranstid har gett mervärden enligt nedan. inom 60 timmar = en (1) poäng inom 48 timmar = två (2) poäng inom 36 timmar = tre (3) poäng inom 24 timmar = fyra (4) poäng inom 8 timmar = fem (5) poäng Maxpoäng för kvalitetskriteriet leveranstid är fem (5) poäng. Den poängsumma som anbudsgivaren uppnått för kvalitetskriteriet leveranstid har viktats enligt nedan. 1. Ljud = 20 % 2. Ljus = 40 % 3. Bild = 30 % 4

5 5.2 Resultat Delområde 1 - Ljudutrustning Anbudsnummer Anbudsgivare AV 1 Mediatec Solutions Sweden One Two Sales Anbudssumma i SEK Erbjuden akutservice; antal timmar 4 7,5 6 Viktad poäng (50%) 2,00 1,50 1,50 Erbjuden garantitid; antal år Viktad poäng (15%) 0,00 0,00 0,15 Erbjuder möjlighet att hyra, ja/nej Ja Ja Ja Viktad poäng (15%) 0,75 0,75 0,75 Erbjuden leveranstid, inom antal immar Viktad poäng (20%) 0,40 0,80 0,60 Total viktad poäng 3,15 3,05 3,00 Jämförelsetal i SEK

6 5.2.2 Delområde 2 Ljusutrustning Anbudsnummer Anbudsgivare AV 1 Mediatec Solutions Sweden One Two Sales Anbudssumma i SEK Erbjuden akutservice; antal timmar 8 7,5 6 Viktad poäng (25%) 0,50 0,75 0,75 Erbjuden garantitid; antal år Viktad poäng (20%) 0,00 0,00 0,20 Erbjuder möjlighet att hyra, ja/nej Ja Ja Ja Viktad poäng (15%) 0,75 0,75 0,75 Erbjuden leveranstid, inom antal immar Viktad poäng (40%) 0,80 1,60 1,20 Total viktad poäng 2,05 3,10 2,90 Jämförelsetal i SEK

7 5.2.3 Delområde 3 Bildutrustning Anbudsnummer 1 5 Anbudsgivare AV 1 Mediatec Solutions Sweden Anbudssumma i SEK Erbjuden akutservice; antal timmar 8 7,5 Viktad poäng (35%) 0,70 1,05 Erbjuden garantitid; antal år 2 2 Viktad poäng (20%) 0,00 0,00 Erbjuder möjlighet att hyra, ja/nej Ja Ja Viktad poäng (15%) 0,75 0,75 Erbjuden leveranstid, inom antal immar Viktad poäng (40%) 0,60 1,20 Total viktad poäng 2,05 3,00 Jämförelsetal i SEK AVROP FRÅN KOMMANDE RAMAVTAL Stadsteatern kommer att genomföra avrop från de kommande ramavtalen genom antingen avropsförfarandet rangordning för inköp av produkter vars kostnad uppskattas till under 10 prisbasbelopp eller avropsförfarandet förnyad konkurrensutsättning för inköp av produkter vars kostnad beräknas överstiga 10 prisbasbelopp 7 SLUTRESULTAT Av förfrågningsunderlaget framgår att Stadsteatern avser att teckna ramavtal med tre (3) leverantörer för respektive delområde utifrån värderingsprincipen ekonomiskt mest fördelaktig. 7

8 I enlighet med utvärderingen rekommenderas Göteborgs Stadsteater att anta följande anbudsgivare som leverantörer, listade i rangordning för respektive delområde. 7.1 Delområde A Ljudutrustning för professionell teaterverksamhet AV1 med organisationsnummer One Two Sales med organisationsnummer Mediatec Solutions Sweden med organisationsnummer Delområde B Ljusutrustning för professionell teaterverksamhet One Two Sales med organisationsnummer Mediatec Solutions Sweden med organisationsnummer AV1 med organisationsnummer Delområde C Bildutrustning för professionell teaterverksamhet Mediatec Solutions Sweden med organisationsnummer AV1 med organisationsnummer