STADSBYGGNADSKONTORET. Upphandlingsprotokoll och beslut avseende upphandling av rekryteringstjänster. stockholm.se

Transkript

1 STADSBYGGNADSKONTORET Upphandlingsprotokoll och beslut avseende upphandling av rekryteringstjänster stockholm.se

2 2 (13) Stadsbyggnadskontoret Tilldelningsbeslut December 2013 Dnr: Utgivare: Stadsbyggnadskontoret Kontaktperson: Michael Haglund

3 3 (13) Innehållsförteckning 1. INLEDNING BAKGRUND ADRESS TILL STADSBYGGNADSKONTORET UPPHANDLINGENS OMFATTNING UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ANNONSERING FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET ANBUDSTIDEN INKOMNA ANBUD PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV INKOMNA ANBUD PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖR INLEDNING ASSESSIT AB (ANBUD 1) UNIK RESURS I SVERIGE AB (ANBUD 2) ASSESSIO SVERIGE AB (ANBUD 3) PROASTRI AB (ANBUD 4) EXPERIS AB (ANBUD 5) ADECCO SWEDEN AB (ANBUD 6) SAMMANFATTNING PRÖVNING AV KRAVEN PÅ TJÄNSTEN INLEDNING PROASTRI AB (ANBUD 4) EXPERIS AB (ANBUD 5) SAMMANFATTNING ANBUDSUTVÄRDERING UTVÄRDERINGSMETOD PROASTRI AB (ANBUD 4) ARBETSMETOD SERVICE OCH TILLGÄNGLIGHET UTVÄRDERINGSRESULTAT EXPERIS AB ARBETSMETOD SERVICE OCH TILLGÄNGLIGHET UTVÄRDERINGSRESULTAT Bilaga Beslut om ingående av ramavtal

4 4 (13) 1. INLEDNING 1.1 BAKGRUND Denna upphandling har genomförts av Stockholms stads Stadsbyggnadsnämnd genom Stadsbyggnadskontoret. Upphandlingen avser rekryteringstjänster av chefer och medarbetare till Stadsbyggnadskontoret. Detta protokoll redovisar handläggningen av upphandlingen, prövningen av inkomna anbud och utvärderingen av anbud som visat sig uppfylla samtliga ställda krav i upphandlingen. 1.2 ADRESS TILL STADSBYGGNADSKONTORET Stadsbyggnadskontoret Box Stockholm Besöksadress: Tekniska Nämndhuset Fleminggatan 4, Stockholm Frågor med anledning av detta protokoll besvaras av: Michael Haglund Ekonomichef Telefon: E-post: michael.haglund@stockholm.se 1.3 UPPHANDLINGENS OMFATTNING Upphandlingen avser rekryteringstjänster av chefer och medarbetare till Stadsbyggnadskontoret. Leverantören ska stödja Stadsbyggnadskontoret vid avrop av rekryteringstjänster inom främst rekryteringsstöd vid tillsättning av medarbetare med specialistkompetens inom samhällsbyggnad samt avdelnings- och sektionschefer. Rekryteringsstöd kan avse hela eller delar av en rekryteringsprocess enligt kraven i förfrågningsunderlaget. Ramavtal träffas med tre leverantörer för åtagandet enligt annonsen. Avrop kommer att göras med tillämpning av en rangordning mellan antagna leverantörer. Ramavtalstiden sträcker sig i två år från ramavtalets träffande med möjlighet för Stadsbyggnadskontoret att förlänga ramavtalet med maximalt två år. Ramavtalstiden kommer som längst att vara fyra år.

5 5 (13) 1.4 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen har genomförts genom ett förenklat förfarande av B-tjänster över tröskelvärdet med tillämpning av 15 kap. enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. 1.5 ANNONSERING Annons om att upphandlingen påbörjades offentliggjordes genom ett meddelande som distribuerades genom Visma Commerce AB:s publiceringsverktyg Opic, den 29 juli FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Förfrågningsunderlaget tillhandahölls digitalt genom publiceringsverktyg Opic. Leverantörer som avsåg att inkomma med anbud uppmanades att ta del av förfrågningsunderlaget samt tillhörande bilagor genom Opic Dibus. Leverantörer kunde lämna anbud i ett skriftligt undertecknat original. 1.7 ANBUDSTIDEN Leverantörerna uppmanades i förfrågningsunderlaget att skriftligen kontakta Stadsbyggnadskontoret om något i förfrågningsunderlaget uppfattades som oklart. Totalt besvarade Stadsbyggnadskontoret åtta frågor. Lämnade svar avsåg förtydligande av omständigheter redovisade i förfrågningsunderlaget och medförde inte att i förfrågningsunderlaget ställda krav förändrades eller utgick. 1.8 INKOMNA ANBUD Anbudstiden gick ut 4 september Sex försändelser inkom före anbudstidens utgång. Försändelserna öppnades den 9 september 2013 och förtecknades i ett öppningsprotokoll. Inget anbud inkom för sent. Följande anbud inkom. 1. Anbud 1 Assessit AB, org. nr Anbud 2 Unik Resurs i Sverige AB, org. nr Anbud 3 Assessio Sverige AB, org. nr Anbud 4 ProAstri AB, org. nr Anbud 5 Experis AB, org. nr Anbud 6 Adecco Sweden AB, org. nr

6 6 (13) 1.9 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV INKOMNA ANBUD För att underlätta anbudsgivarnas möjligheter att lämna ett fullständigt anbud har Stadsbyggnadskontoret utformat förfrågningsunderlaget som ett anbudsformulär med möjlighet för anbudsgivare att besvara frågor direkt i underlaget. Kraven på likabehandling av anbudsgivarna innebär att utrymmet för att ändra eller lägga till uppgifter i anbuden är ytterst begränsade. Stadsbyggnadskontoret har av detta skäl betonat vikten av att anbuden baseras på de ställda kraven och är kompletta vid anbudsinlämnandet. Handläggningen av anbuden har genomförts i tre steg. Inledningsvis genomfördes en prövning av om anbudet uppfyllde samtliga ställda krav på leverantören angivna i förfrågningsunderlagets avsnitt 2. Därefter genomfördes en prövning av om samtliga krav på tjänsten som anges i avsnitt 3, kravspecifikationen, och att de kommersiella villkoren som anges i ramavtalet avsnitt 5 uppfylldes. Endast anbud som uppfyller steg 1 och 2 blev föremål för utvärdering enligt avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget. Förutsättningarna för prövning av inkomna anbud redovisades i förfrågningsunderlaget.

7 7 (13) 2. PRÖVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTÖR 2.1 INLEDNING Prövningen i steg 1 syftar till att klarlägga om leverantören uppfyller i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantören. Den har inte till uppgift att rangordna de anbudsgivande leverantörerna. Prövningen av kraven på leverantören utgör därmed en tröskel som anbudsgivaren måste ta sig över, innan prövningen av kraven på tjänsten påbörjas. Prövningen av inkomna anbud har baserats på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven på leverantören och i anslutning till dessa av Stadsbyggnadskontoret efterfrågade redovisningar. 2.2 ASSESSIT AB (ANBUD 1) Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören inte är uppfyllda. Stadsbyggnadskontoret har under avsnitt 2.7 Företagets tekniska förmåga och kapacitet ställt krav på att anbudsgivaren ska inkomma med referensuppdrag som bevis för den tekniska kapaciteten. Referensuppdrag ska biläggas anbudet och motsvara rekryteringar enligt avsnitt 3.6.1, samt Vid kontroll av angivna referensuppdrag har referenten för lämnat referensuppdrag 2 kvalificering, angett att annan leverantör än anbudsgivaren har utfört och ansvarat för rekryteringen. Endast vissa moment har utförts av anbudsgivaren. Krav i upphandlingen har ställts avseende vilka moment som ska omfattas av referensuppdragen enligt avsnitt Eftersom leverantör som faktiskt utfört referensuppdraget inte är angiven som underleverantör i anbudet har referensuppdraget inte kunnat tillgodoräknas till anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet. Stadsbyggnadskontoret har under avsnitt 2.8 Rekryteringskonsult ställt krav på av anbudsgivaren presenterad rekryteringskonsult. För genomförande av uppdraget ska anbudsgivaren tillhandahålla en rekryteringskonsult som innehar den efterfrågade kvalifikationen och erfarenheten i förfrågningsunderlaget. Rekryteringskonsult ska enligt kraven lägst uppnå avslutad adekvat högskole- och/eller universitetsutbildning. Av anbudet framgår inte att offererad konsult innehar avlutad relevant examen från högskole- och/eller universitet. Offererad konsult innehar en icke avslutad utbildning inom ekonomi vilket inte uppfyller ställda krav på bland annat adekvat och avslutad utbildning. Under avsnitt 2.9 Konsulter för tolkning av tester har Stadsbyggnadskontoret efterfrågat beskrivning av vilka resurser som anbudsgivaren har för tolkning och återkoppling av erbjudna tester.

8 8 (13) Anbudsgivares beskrivning ska omfatta namngivna konsult/-er som uppfyller ställda krav, beskrivning av antalet konsulter som uppfyller ställda krav eller hänvisa till externa resurser som avser att nyttjas för tolkning och återkoppling eller annan redovisning som uppvisar resurser för tolkning och återkoppling av tester. Anbudsgivaren har i sitt anbud inkommit med beskrivning av sina riktlinjer för användning av psykologiska tester. Av förfrågningsunderlaget efterfrågad redovisningen saknas i anbudet. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan. 2.3 UNIK RESURS I SVERIGE AB (ANBUD 2) Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören inte är uppfyllda. Stadsbyggnadskontoret har under avsnitt 2.7 Företagets tekniska förmåga och kapacitet ställt krav på att anbudsgivaren ska inkomma med referensuppdrag som bevis för den tekniska kapaciteten. Referensuppdrag ska biläggas anbudet och motsvara rekryteringar enligt avsnitt 3.6.1, samt Vid kontroll av angivna referensuppdrag har referenten för lämnat referensuppdrag 1 kvalificering, angett att leverantör utfört ett Executive search-uppdrag som inte resulterat i att rätt kandidat hittats. Istället har uppdragsgivaren själv kommit i kontakt med en intressent som presenterades för leverantören. Syftet med upphandlingen är att säkerställa en leverantör som ska stödja Stadsbyggnadskontoret vid tillsättning av tjänster. Eftersom referensuppdrag 1 kvalificering inte uppfyller en väsentlig punkt under krav anses inte referensuppdraget motsvara efterfrågad omfattning. Vidare kravställs att referensuppdraget ska ha levererats enligt uppdragsgivarens förväntningar och fullgjorts i enlighet med uppställda krav. Referensuppdraget har inte inneburit att Executive search-uppdraget medfört något mervärde för referenten då uppdragsgivaren själv hittat rätt kandidat. Stadsbyggnadskontoret har under avsnitt 2.8 Rekryteringskonsult ställt krav på av anbudsgivaren presenterad rekryteringskonsult. För genomförande av uppdraget ska anbudsgivaren tillhandahålla en rekryteringskonsult som innehar den efterfrågade kvalifikationen och erfarenheten i förfrågningsunderlaget. Rekryteringskonsult ska enligt kraven lägst uppnå avslutad adekvat högskole- och/eller universitetsutbildning. Av anbudet framgår inte att offererad konsult innehar relevant avslutad examen från högskole- och/eller universitet. Offererad konsult innehar en utbildning inom ekonomi vilket inte uppfyller ställda krav på adekvat utbildning.

9 9 (13) Stadsbyggnadskontoret har trots flera försök inte kunnat nå angiven referent under avsnitt 2.8 Rekryteringskonsult, Referensuppdrag 2. Anbudsgivaren har i anbudet angett att referenten avslutar sin anställning men har inte inkommit med tillräcklig information om kontaktuppgifter till referenten hos den nya arbetsgivaren. Eftersom referenten inte kunnat nås trots flertalet försök har Stadsbyggnadskontoret inte kunnat verifiera i anbudet lämnade uppgifter. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan. 2.4 ASSESSIO SVERIGE AB (ANBUD 3) Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören inte är uppfyllda. Stadsbyggnadskontoret har under avsnitt 2.7 Företagets tekniska förmåga och kapacitet ställt krav på att anbudsgivaren ska inkomma med referensuppdrag som bevis för den tekniska kapaciteten. Referensuppdrag ska biläggas anbudet och motsvara rekryteringar enligt avsnitt 3.6.1, samt Anbudsgivaren har inkommit med två referensuppdrag för uppfyllande av ställda krav under avsnitt 2.7. Vid prövningen av anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet har inte framkommit att bolaget utfört rekryteringar av medarbetare och specialist utan personalansvar. Angivna referensuppdrag avser endast chefer med personalansvar. Stadsbyggnadskontoret har under avsnitt 2.8 Rekryteringskonsult ställt krav på av anbudsgivaren presenterad rekryteringskonsult. För genomförande av uppdraget ska anbudsgivaren tillhandahålla en rekryteringskonsult som innehar den efterfrågade kvalifikationen och erfarenheten i förfrågningsunderlaget. Rekryteringskonsult ska enligt kraven utfört minst två referensuppdrag varav ett ska avse specialist med inriktning inom stadsbyggnad. Anbudsgivaren har i sitt anbud inte inkommit med namn på rekryterad person, istället har anbudsgivaren önskat att bli kontaktade för utlämnande av namn på rekryterad projektledare. Stadsbyggnadskontoret har inte möjlighet att efter sista anbudsdag komplettera anbud med nya uppgifter som inte framkommit av anbudet. Av leverantören inkommit anbud saknar efterfrågade uppgifter varpå anbudet måste förkastas. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan. 2.5 PROASTRI AB (ANBUD 4) Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda.

10 10 (13) 2.6 EXPERIS AB (ANBUD 5) Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören är uppfyllda. 2.7 ADECCO SWEDEN AB (ANBUD 6) Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på leverantören inte är uppfyllda. Stadsbyggnadskontoret har under avsnitt 2.8 Rekryteringskonsult ställt krav på av anbudsgivaren presenterad rekryteringskonsult. För genomförande av uppdraget ska anbudsgivaren tillhandahålla en rekryteringskonsult som innehar den efterfrågade kvalifikationen och erfarenheten i förfrågningsunderlaget. Rekryteringskonsult ska enligt kraven lägst uppnå avslutad adekvat högskole- och/eller universitetsutbildning. Av anbudet går inte att utläsa att offererad konsult innehar avlutad relevant examen från högskole- och/eller universitet. Offererad konsult har genomgått några universitetskurser inom marknadsföring och juridik vilket inte motsvarar ställda krav på bland annat adekvat avslutad utbildning. Stadsbyggnadskontoret har under samma avsnitt ställt krav på att rekryteringskonsulten ska ha utfört minst två referensuppdrag varav ett ska avse specialist med inriktning inom stadsbyggnad. Vid kontroll av angivna referensuppdrag har referenten för lämnat referensuppdrag 2 rekryteringskonsult, angett att referensuppdraget inte avser specialist med inriktning inom stadsbyggnad. Kravet anses därför inte vara uppfyllt. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på leverantören därmed inte är uppfyllda har anbudet lagts åt sidan. 2.8 SAMMANFATTNING Följande anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på leverantören uppfylls. Detta anbud går därmed vidare till steg 2, Prövning av krav på tjänsten. ProAstri AB (anbud 4) Experis AB (anbud 5)

11 11 (13) 3. PRÖVNING AV KRAVEN PÅ TJÄNSTEN 3.1 INLEDNING Prövningen i steg 2 omfattar en prövning av om ställda krav på tjänsten (förfrågningsunderlagets avsnitt 3) uppfylls, om anbudet accepterar de ramavtalsvillkor som anges i förfrågningsunderlagets avsnitt 5, samt om övriga efterfrågade redovisningar lämnats i enlighet med vad som anges i förfrågningsunderlaget. Den av Stadsbyggnadskontoret genomförda prövningen av kvalificerade anbud resulterade i följande resultat. 3.2 PROASTRI AB (ANBUD 4) Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på tjänsten är uppfyllda. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på tjänsten därmed är uppfyllda har anbudet gått vidare till anbudsutvärdering. 3.3 EXPERIS AB (ANBUD 5) Den genomförda prövningen av anbudet visade att samtliga ställda krav på tjänsten är uppfyllda. Med hänvisning till att samtliga ställda krav på tjänsten därmed är uppfyllda har anbudet gått vidare till anbudsutvärdering. 3.4 SAMMANFATTNING Följande anbud har enligt ovanstående redovisning visat att i förfrågningsunderlaget ställda krav på tjänsten är uppfyllda. Dessa anbud går därmed vidare till steg 3, Utvärdering. ProAstri AB (anbud 4) Experis AB (anbud 5)

12 12 (13) 4. ANBUDSUTVÄRDERING 4.1 UTVÄRDERINGSMETOD Utvärderingen syftar till att Stadsbyggnadskontoret ska rangordna tre leverantörer som erbjudit det ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden under förutsättning att det finns tillräckligt antal leverantörer som uppfyller ställda krav. SBK har genomfört utvärderingen av inkomna anbud utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till nedanstående utvärderingskriterier. A. Arbetsmetod (maxavdrag om SEK) B. Service och tillgänglighet (maxavdrag om SEK) C. Anbudspris Formeln för utvärdering är: Utvärderingspris = Anbudspris (C) Mervärde för Arbetsmetoden (A) - Mervärde för Service och tillgänglighet (B) Beskrivning av förfaringssätt och tillämpad metod återfinns i förfrågningsunderlagets avsnitt 4 Utvärdering. Kvalificerade leverantörer har ombetts att inkomma med justerade priser enligt förhandlingsmöjlighet som finns inom tillämpat upphandlingsförfarande. Nedan redovisas priserna efter genomförd förhandling. Förhandlingen och prisjusteringen har inte inneburit en förändring av leverantörernas position i rangordningen. 4.2 PROASTRI AB (ANBUD 4) ARBETSMETOD (MAXAVDRAG OM SEK) Den sammanlagda bedömningen visar på att beskriven arbetsmetod helt möter bedömningsförutsättningarna. Helhetsbedömningen visar på en arbetsmetod som innebär ett klart mervärde för Stadsbyggnadskontoret. Metoden uppfyller samtliga bedömningsförutsättningar i förfrågningsunderlaget. Leverantören erhåller maximalt prisavdrag för erbjuden arbetsmetod SERVICE OCH TILLGÄNGLIGHET (MAXAVDRAG OM SEK) Leverantören har erhållit bästa möjliga bedömning från respektive referent. Högsta möjliga prisavdrag erhålls UTVÄRDERINGSRESULTAT Anbudspris Prisavdrag - Mervärde för Arbetsmetoden (A) Prisavdrag - Mervärde för Service och tillgänglighet (B) SEK SEK SEK Utvärderingspris SEK

13 13 (13) 4.3 EXPERIS AB (ANBUD 5) ARBETSMETOD (MAXAVDRAG OM SEK) Den sammanlagda bedömningen visar på att beskriven arbetsmetod helt möter bedömningsförutsättningarna. Helhetsbedömningen visar på en arbetsmetod som innebär ett klart mervärde för Stadsbyggnadskontoret. Metoden uppfyller samtliga bedömningsförutsättningar i förfrågningsunderlaget. Leverantören erhåller maximalt prisavdrag för erbjuden arbetsmetod SERVICE OCH TILLGÄNGLIGHET (MAXAVDRAG OM SEK) Leverantören har erhållit bästa möjliga bedömning från respektive referent. Högsta möjliga prisavdrag erhålls UTVÄRDERINGSRESULTAT Anbudspris Prisavdrag - Mervärde för Arbetsmetoden (A) Prisavdrag - Mervärde för Service och tillgänglighet (B) SEK SEK SEK Utvärderingspris SEK

14