Förfrågan vid direktupphandling av rekryteringstjänster

Transkript

1 FÖRFRÅGAN 1(9) HR Förfrågan vid direktupphandling av rekryteringstjänster Länsstyrelsen i Värmland inbjuder härmed intresserade företag att lämna anbud avseende direktupphandling av rekryteringstjänster. Upphandlingen är en direktupphandling som annonseras på Länsstyrelsens webbplats. Utvärderingen sker efter värderingsprincipen lägsta pris vilket innebär att det anbud som uppfyller samtliga ställda krav och har lägst totalt offererat pris antas som leverantör. Länsstyrelsen avser att skriva avtal med endast 1 leverantör. Detta förfrågningsunderlag består av: Förfrågningsunderlag (denna skrift) Bilaga 1, Avtalsutkast Bilaga 2, Prisbilaga Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att komplett underlag enligt ovan erhållits. Offert ska lämnas senast till Länsstyrelsen Värmland på nedanstående adress och vara giltig till och med Uppdraget avser gälla från avtalstecknandet och två år framåt med möjlighet för Länsstyrelsen att därefter förlänga avtalet med upp till ett år. Avtalsperioden beräknas påbörjas Upphandlande myndighet Länsstyrelsen Värmland Organisationsnummer Våxnäsgatan 10, KARLSTAD Postadress: Länsstyrelsen Värmland, KARLSTAD Besöksadress: Våxnäsgatan 10 Telefon: Fax: E-post: varmland@lansstyrelsen.se

2 FÖRFRÅGAN 2(9) Kontaktpersoner Länsstyrelsen Värmland HR Adress Våxnäsgatan Karlstad Anna-Karin Silverin, HR-chef Telefon: E-post: Maria Oskarsson, Personalstrateg Telefon: E-post: Frågor och svar Frågor med vidhängande svar kommer att läggas ut på Länsstyrelsens hemsida senast 6 dagar innan anbudstidens utgång. Med hänsyn till denna tidsgräns måste frågor ställas senast 8 dagar innan sista anbudsdag. Det är anbudsgivarens ansvar att hålla sig informerad gällande de frågor och svar som läggs ut på hemsidan. Förfrågningsunderlag Inledning Länsstyrelsen är en viktig länk mellan människor och kommuner å ena sidan och regering, riksdag och centrala myndigheter å den andra. Vi arbetar för ett långsiktigt hållbart samhälle genom kunskapsförmedling, tillsyn, stöd- och tillståndsgivning, utveckling och samordning inom många samhällsområden. Vi förutsätter att våra leverantörer delar statens gemensamma värdegrund. Dess sex principer anger inriktningen för hur myndigheter och statsanställda ska ta sig an sina uppdrag. Demokrati - Legalitet - Objektivitet, saklighet och likabehandling - Fri åsiktsbildning - Respekt för alla människors lika värde - Effektivitet och service För mer information om Länsstyrelsens verksamhet hänvisas till den externa webbplatsen: Bakgrund Den stora merparten av rekryteringarna sköts internt av chefer med stöd av HR, men vid arbetstoppar samt vid rekryteringar av vissa chefer och specialister använder Länsstyrelsen rekryteringskonsulter som stöd. Länsstyrelsen kommer under 2016 att vidareutveckla arbetet med kompetensbaserad rekrytering baserad på Garudamodellen.

3 FÖRFRÅGAN 3(9) För tjänster som rör personbedömning och tester har Länsstyrelsen ingen egen kompetens, vilket innebär att dessa tjänster alltid köps av externa leverantörer. Länsstyrelsen i Värmlands län (nedan Länsstyrelsen) erbjuder intresserade leverantörer att lämna anbud på rekryteringstjänster i enlighet med förutsättningar angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Upphandlingen avser konsultmedverkan vid rekrytering uppdelade på nedanstående tjänsteområden: A. Rekryteringsstöd till chefs- och specialisttjänster B. Rekryteringsstöd till handläggartjänster och motsvarande C. Person- och förmågebedömning tester inklusive återkoppling Mål och syfte Länsstyrelsen arbetar för att rekryteringsprocessen ska vara av hög kvalitet och fri från diskriminering. Rekryteringsprocessen ska vara träffsäker och professionell för att säkra kompetensförsörjningen på kort och lång sikt. Omfattning Länsstyrelsen har svårt att ange avropsvolym, då det är svårt att förutse antal rekryteringsuppdrag i framtiden samt Länsstyrelsens egen kapacitet vid rekryteringstillfället. Länsstyrelsen garanterar därmed ingen avropsvolym. Länsstyrelsen förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om inkomna offerter överstiger den budget som är avsatt för arbetet. Formella krav på anbudet Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbudet skall vara skrivet på svenska Anbudet skall vara bindande till och med vilket bekräftas nedan. Fyll i uppgifter om företag och kontaktperson: Företagsnamn Organisationsnummer Adress Kontaktperson 1 Telefonnummer e-postadress

4 FÖRFRÅGAN 4(9) Kontaktperson 2 Telefonnummer e-postadress till vilken tilldelningsbeslut ska skickas Anbudets inlämnande Formella krav på anbudet är att: Anbudet skall vara inkommet senast Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Anbudet innehåller företagsnamn, adress och organisationsnummer samt kontaktperson för anbudet med telefonnummer och e- postadress. Anbudet är paketerat i slutet kuvert/paket. Anbudsgivaren ombeds att nyttja dubbla kuvert. Anbudet är tydligt märkt med Anbud i upphandling av rekryteringstjänster och Dnr Observera att anbud som lämnas via bud kan behöva märkas på budförsändelsen. Förfrågningsunderlagets disposition följs. Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras. Kontroll av formalia och prövning av anbud Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skallkrav. Skallkraven avser formella krav på anbudet, krav på leverantören och krav på tjänsten. Skallkrav är ovillkorliga krav som skall vara uppfyllda för att anbud skall kunna prövas vidare. Utvärdering De anbud som kvarstår efter den inledande prövningen kommer att utvärderas efter värderingsprincipen lägst pris, vilket innebär att det anbud som uppfyller samtliga ställda krav till lägst totalt offererat pris kommer att antas som leverantör i denna upphandling. Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer via e-post meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett civilrättsligt bindande avtal uppkommer, utan detta förutsätter att avtalsparterna undertecknar avtalet och att eventuella villkor för ikraftträdande i avtalet är uppfyllda. KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE För att säkerställa att anbudsgivaren kvalificerar sig som leverantör skall nedanstående krav uppfyllas. Syftet med dessa krav är att säkerställa att

5 FÖRFRÅGAN 5(9) kontraktet blir utfört i enlighet med de behov den upphandlande myndigheten har. Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall bifoga en kort företagspresentation för att beskriva sin kapacitet att tillgodose Länsstyrelsens behov av rekryteringstjänster enligt de förutsättningar som framgår i detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ombeds ange följande i sin presentation: Verksamhetsbeskrivning Personalstyrka Leveranskapacitet för uppdraget Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Ev. beskrivning alternativt hänvisning till anbudet: Underleverantörer Detta krav gäller endast om underleverantörer ingår i anbudet. Utelämna svar om underleverantörer inte ingår i anbudet. För det fall anbudsgivaren avser använda underleverantörer för att fullgöra kontraktet anges dessa nedan. Anbudsgivaren skall ange namn och organisationsnummer på underleverantörerna. Beskriv även vilken del av kontraktet som underleverantören kommer att anlitas för. Namn Org. nr Beskrivning Krav accepteras/uppfylls: Underleverantörer ej aktuellt KRAVSPECIFIKATION Mål och syfte Det övergripande målet med upphandlingen av rekryteringstjänster är att säkerställa att Länsstyrelsens rekryteringar sker på ett professionellt och kvalitetssäkert sätt i situationer då det befintliga HR-stödet vid Länsstyrelsen inte har tillräckliga resurser för att själva bistå organisationen i rekryteringsarbetet. För personbedömning och förmågetester har Länsstyrelsen ingen egen kompetens vilket innebär att en sådan tjänst måste köpas från extern leverantör. Omfattning Länsstyrelsen ansvarar vid all rekrytering för annonsutformning, att annonsera anställningar, ta emot och administrera ansökningshandlingar samt att svara på frågor om tjänsten.

6 FÖRFRÅGAN 6(9) Upphandlingen avser konsultmedverkan vid rekrytering av både handläggare, chefer och specialister uppdelade på nedanstående uppdragsområden: A. Rekryteringsstöd till chefs- och specialisttjänster Med rekrytering av chefer avses chefer förekommande på olika nivåer. Med rekrytering av specialister avses rekrytering av nyckelpersoner med specifik kompetens, personer på strategiska poster. Rekryteringsstödet omfattar: Tidplan i samverkan med Länsstyrelsen Ta fram kravprofil i samverkan med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första urval Urval till intervju i samråd med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första intervju (via digitala mötesformer alternativt i Karlstad på leverantörens bekostnad) Andra intervju tillsammans med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Referenstagning Återkoppling till Länsstyrelsen av referenser (vid Länsstyrelsen) Tester och återkoppling av tester till kandidater Återkoppling till Länsstyrelsen av tester (vid Länsstyrelsen) Uppföljning av rekrytering B. Rekryteringsstöd till handläggartjänster och motsvarande Med rekrytering av handläggare och motsvarande avses medarbetare med alla förekommande befattningar exkl. chefer och specialister. Rekryteringsstödet omfattar: Tidplan i samverkan med Länsstyrelsen Ta fram kravprofil i samverkan med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första urval Urval till intervju i samråd med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Första intervju (via digitala mötesformer alternativt i Karlstad på leverantörens bekostnad) Andra intervju tillsammans med Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen) Referenstagning Återkoppling till Länsstyrelsen av referenser (vid Länsstyrelsen) Uppföljning av rekrytering C. Person- och förmågebedömning tester inklusive återkoppling Uppdraget omfattar följande delar: Boka tid med kandidaten Testning Analys av test Återkoppling till kandidaten Återkoppling till Länsstyrelsen (vid Länsstyrelsen)

7 FÖRFRÅGAN 7(9) De tester som används ska ha vetenskaplig grund och vara godkända av auktoriserat certifieringsorgan. Genomförande av ett paket av tester med syfte att ringa in en kandidats: Motivations- och drivkrafter Personliga egenskaper och värderingar Färdighet Begåvning som förutsäger arbetsprestationen Anbudsgivaren ska redovisa vilka tester som används för att mäta ovanstående egenskaper. Krav på upphandlingsobjektet Anbudsgivaren skall utse en huvudansvarig konsult för uppdraget som är ansvarig och kontaktperson för Länsstyrelsen samt en ersättare i händelse av frånvaro/otillgänglighet av den huvudansvarige konsulten. Namn på kontaktperson: Anbudsgivaren skall beskriva hur denne avser att ta miljöhänsyn i sitt dagliga arbete vid leverans av tjänsten. Anbudsgivaren skall beskriva hur denne har ett jämställdhetsperspektiv i verksamheten. Krav på konsult Konsulten skall: Ha genomfört minst femton rekryteringsuppdrag under den senaste tvåårsperioden. Ha genomfört minst fem rekryteringsuppdrag inom offentlig verksamhet under den senaste tvåårsperioden. Ha genomgått en utbildning i kompetensbaserad rekrytering (ex. Garuda). Vara certifierad för att utföra de tester som anbudet avser.

8 FÖRFRÅGAN 8(9) Ha genomfört minst tjugo personbedömningar genom tester under den senaste tvåårsperioden. Ha goda kunskaper om offentlig verksamhet och om metoder för kompetensbaserad rekrytering. Konsulten ska ange kontaktuppgifter (där uppgift om e-postadress och telefonnummer ska framgå) till två referenser varav minst en referens ska vara från en offentlig verksamhet. Referenser behöver inte lämnas på den konsult som anges som ersättare till huvudkonsulten. Kontaktuppgifter till referenser: Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej Till anbudet skall offererad personals CV bifogas. Det är viktigt att samtliga ställda krav tydligt framgår av CV. Detta innebär att CV skall innehålla detaljerade beskrivningar om vad personerna har genomfört och när samt detaljerad beskrivning av innehållet i utbildningar, var utbildningarna lästes samt när. Hänvisning till vart i anbudet CV går att finna: Pris Anbudsangivaren ska ange anbudspris för ett rekryteringsuppdrag kopplat till en chefs- eller specialisttjänst (uppdragsområde A) eller en handläggartjänst eller motsvarande (uppdragsområde B) omfattande alla de delar som ingår i respektive uppdragsområde. För uppdragsområde C ska anbudspris per testpaket (testpaketet omfattar samtliga punkter under uppdragsbeskrivning C) anges. Priserna baseras på att tjänsterna utförs i Karlstad, det vill säga inga tillkommande tids-, rese- eller andra kostnader för konsulten i samband med möten eller intervjuer i Karlstad accepteras. Länsstyrelsen ersätter skäliga resekostnader för kandidater. Alla ersättningar i anbudet skall vara totalkostnader och anges exklusive moms i SEK. Faktura på utförda uppdrag insänds till Länsstyrelsen Värmland för godkännande och attest. Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej

9 FÖRFRÅGAN 9(9) Kommersiella villkor Anbudsgivaren skall acceptera bifogade avtalsutkast, i dess helhet. Krav accepteras/uppfylls: Ja Nej UNDERTECKNANDE AV ANBUD Anbud är bindande enligt de förutsättningar som angivits ovan och bekräftas tillsammans med övriga uppgifter ovan. Anbudsgivaren bekräftar på heder och samvete att lämnade uppgifter är med sanningen överensstämmande. Ort den datum Namnförtydligande Titel och företag