Förfrågningsunderlag, upphandling

Transkript

1 Förfrågningsunderlag, upphandling Kartläggning gällande civilsamhället 1. Inledning Social Ekonomi Övre Norrland, som hädanefter benämns som SEÖN, inbjuder härmed till en upphandling av kartläggning gällande civilsamhället. 1.1 Uppdragsbeskrivning/ omfattning Genomföra en kunskapsinhämtning och kartlägga civilsamhället i Norrbotten. Innehållandes sektorns omfattning, förutsättningar, villkor, organisationer, organisationsformer, ekonomiska värden, finansiering, immateriella värden. Definitioner av begrepp och beskrivningar av civilsamhällets kontext i länet inom teman som bl a kultur, sociala frågor, innovationer, folkhälsa, bidrag till attraktivitet, demokrati, delaktighet m m samt visa på goda exempel, uppväxling, effekter m m. Inhämtande och analys av statistik, formulera beskrivningar av civilsamhället i dess kontext, framtagande av exempel från civilsamhället i Norrbotten, rapportskrivning. Nationella kontakter med till exempel MUCF och Överenskommelsen. Ta del av aktuell forskning dels genom inläsning av material dels genom olika forskarkontakter. Benchmarking med andra genomförda kartläggningar av civilsamhället som t ex region Skåne för lärande av deras lyckanden och misslyckanden i sitt kartläggningsarbete. SEÖN civilsamhällets parasollorganisation i Norr- och Västerbotten är den självklara parten och företrädaren för idéburen sektor på regional nivå. Vi arbetar för att öka kunskapen, tydliggöra och stärka sektorns roll i samhället, samt för att förbättra spelreglerna för sektorn.

2 Följa aktuella nationella processer som till exempel regeringens utredning Palett för ett stärkt civilsamhälle och Överens-kommelsekansliets erfarenheter kring samverkansprocesser i andra regioner m m. Intervjuer med nyckelpersoner i länet, workshops och dialogmöte med olika intressenter kan också vara aktuellt. Arbete och dialog med utsedd referensgrupp. I uppdraget ingår även att löpande rapportera arbetet till SEÖN:s styrelse. 2. Upphandlingsformalia 2.1 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är organisationens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Förfrågningsunderlag, upphandling (detta dokument) Projektbeskrivningen kartläggning (bilaga 1) 2.2 Kvalificering Organisationen kommer kontrollera att anbuden är kvalificerade, det vill säga har godkända krav. De anbud som kvalificeras går vidare till utvärdering. 2.3 Utvärdering Anbud kommer att utvärderas med hänsyn taget till följande kriterier Bred kunskap om civilsamhället både regionalt och nationellt. Erfarenhet av att leda och driva processer och projekt och utföra utredningar/kartläggningar. Presentera en trovärdig och specifik metod för genomförande av detta arbete. Ett brett nätverk inom civilsamhället i Norrbotten. Organisationen kan komma att kalla representanter för anbudsgivare till avstämningsmöte/intervju i syfte att kvalitetssäkra anbudet/anbuden. Ersättning för detta utgår ej.

3 2.4 Tilldelningsbeslut Efter utvärdering kommer samtliga anbudsgivare att få skriftligt besked via e-post om de blivit utsedda att få leverera enligt detta uppdrag eller inte. Den leverantör som blir utsedd kommer att få en skriftlig beställning som tillsammans med denna offertförfrågan och dennes anbud kommer att utgöra den överenskommelse som gäller för detta uppdrag. 3. Anbudet 3.1 Anbudets innehåll Anbud ska vara skriftligt, författat på svenska och utformas enligt förfrågningsunderlaget. De svar som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud, på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven, utgör underlag för den sammanställning och utvärdering av inkomna anbud som Organisationen genomför. SEÖN ansvarar för genomförandet av kartläggningen som finansieras av Region Norrbotten. SEÖN har valt att utföra uppdraget som en förenklad upphandling av en extern aktör. I anbudet ska följande beskrivas: Beskrivning av specifik metod och upplägg som är relevant för uppdraget. I anbud ska personen/organisationen beskriva vilken kunskap samt erfarenhet som finns utifrån uppställda kriterier. Det är av stor vikt att aktören har en bred kunskap om civilsamhället både regionalt och nationellt. Vana att driva och leda processer samt har utrednings- och/eller projekterfarenhet och en kommunikativ förmåga. Anbudsgivaren ska beskriva sina erfarenheter och kunskaper i frågor rörande civilsamhället. Kunskaper om horisontella principer är meriterande för uppdraget. Det är också viktigt att aktören kan uttrycka sig väl i tal och skrift, har ett nätverk och en god kunskap om Norrbotten. Aktören ska även beskriva hur uppdraget ska genomföras samt beskriva samverkan mellan sektorer kopplat till kartläggningen. Aktören ska också vara tillgänglig vid ett par tillfällen efter 2017 för presentation och genomgång av kartläggningen t ex vid SEÖN s årsmöte/medlemsmöte.

4 Utöver dessa beskrivningar ska även tidigare erfarenheter och referenser lämnas i anbudet. Kartläggningen ska vara genomförd, rapport skriven och överlämnad till SEÖN s styrelse senast Pris Pristak: kr och ska gälla för hela uppdraget. Anbudspris anges inklusive mervärdesskatt och ska avse totalpriset inklusive eventuella tillkommande kostnader. Angivna priser ska gälla för hela uppdraget/leveransen. Fakturerings-, expeditionseller motsvarande avgifter godkänns inte. 3.3 Anbudsinlämning och sista dag för anbudsinlämning Anbud ska lämnas till: Ann-Marie Lindgren på dialogprojektet@gmail.com senast Anbudets giltighetstid Anbudet är bindande för leverantören till och med Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling ska skickas till ylowenborg@gmail.com senast och kommer att besvaras snarast möjligt till alla anbudsgivare. 3.6 Avtalstid Avtalet träder i kraft från och med och gäller till och med Krav på leverantören Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska utföra den efterfrågade tjänsten/ leverera den efterfrågade produkten. 4.1 Uppgifter om anbudsgivaren Anbudsgivaren ska i sitt anbud ange följande punkter:

5 1. Anbudsgivande företag 2. Organisationsnummer 3. Adress 4. Telefonnummer 5. E-postadress 6. Kontaktperson 7. Kontaktuppgifter till kontaktpersonen 4.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Organisationen kontrollerar att följande krav uppfylls: Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren ska vara godkänd för F-skatt och vara momsregistrerat. Anbudsgivaren ska vara registrerad i bolagsregister eller liknande. 4.3 Ekonomisk ställning Organisationen kontrollerar att följande krav uppfylls: Anbudsgivaren ska ha en betryggande ekonomisk ställning, så att denne med bibehållen kvalitet kan fullgöra uppdraget under hela avtalstiden. (Anbudsgivande företag/organisationer kommer att anses ha en betryggande ekonomisk ställning om denne har som i enlighet med kreditvärdighetsmodell om sådan finns). 4.4 Företagspresentation Anbudsgivaren ska i sitt anbud: Ange en kort företagsbeskrivning som visar att anbudsgivaren har resurser och erfarenhet för aktuellt uppdrag. 4.5 Referensuppdrag Anbudsgivaren ska i sitt anbud: Lämna tre stycken för uppdraget relevanta referenser. För varje referens ange:

6 Namn på organisation samt om det är en idéburen, privat eller offentlig aktör Kort beskrivning av uppdraget Namn på kontaktperson samt kontaktuppgifter Organisationen bedömer om referenserna motsvarar det som efterfrågas. Syftet med referenstagning är att möjliggöra en bedömning av anbudsgivarens organisatoriska och tekniska kapacitet att leverera enligt ställda krav. Referensen ska vara vidtalad samt tillgänglig från sista anbudsdag och en månad framåt, om det inte går att komma i kontakt med referensen efter flertalet försök samt efter återkoppling till anbudsgivaren kan anbudet komma att förkastas. 4.6 Arbetsgivaransvar och arbetsmiljöansvar Anbudsgivaren ska i egenskap av arbetsgivare anställa och ansvara för personalen med beaktande av gällande lagar och föreskrifter. Anbudsgivaren får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lagar eller annars strida mot vad som allmänt är godtaget inom arbetsgivarens ansvarsområde. Anlitar anbudsgivaren underleverantörer ska anbudsgivaren av denne avkräva samma utfästelse. Om anbudsgivaren inte har tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för anställda. Likaså har utföraren ansvaret för arbetsmiljön enligt arbetsmiljölagen.