Direktupphandling Projektledning Guldfesten

Transkript

1 Handläggare Datum Linda Petersson Offertförfrågan till direktupphandling Direktupphandling Projektledning Guldfesten Allmänna föreskrifter Ni inbjuds inkomma med offert avseende projektledning för Guldfesten enligt denna offertförfrågan. Som projektledare kommer ni att fungera som totalentreprenör vilket innebär att ni ansvarar för helheten såsom koncept, sponsorbearbetning, biljettförsäljning, projektledning och upphandling av varor och tjänster, inklusive exempelvis marknadsföring och galamiddagen. I offertförfrågan benämns Kalmar kommun, Näringslivs- och arbetsmarknadsenheten, som beställaren och anbudsgivaren som leverantören. Bakgrund och syfte Guldfesten är en årlig galakväll då Kalmars näringsliv hyllas. Under 15 år har Kalmar kommun genom arrangemanget Guldfesten jobbat för att premiera, glädja och hylla framgångsrika företagare, organisationer eller goda idéer. Kalmar kommun har för avsikt att även fortsättningsvis arrangera Guldfesten i syfte att skapa inspiration, framåtanda, optimism och vinnarkänsla. Det finns mycket material på guldfesten.se samt lokala tidningars arkiv och sociala medier som bland annat visar föregående års vinnare. Näringslivs- och arbetsmarknadsenheten Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 16 Tel vx

2 2 (5) Målgrupp Guldfesten är stämning och förväntan och vänder sig till alla, privatpersoner, företag och organisationer, som vill vara med och hylla Kalmarregionens näringsliv från olika perspektiv. Mål med arrangemanget Guldfesten Guldfesten och arbetet kring denna ska bidra till att inspirera och skapa framåtanda i regionen och bidra till att sprida känslan av hur härligt och viktigt det är att vilja, våga och kunna lyckas. Med tio pristagare varje år är det, genom åren, cirka 150 personer, företag och organisationer som hyllats av över festbesökare. Många har beskrivit vinnarkänslan som en härlig och njutbar stund. Målet med Guldfesten är att på ett osvenskt vis hylla dem som gjort något gott för vårt fantastiska Kalmar och ge dem ett minne för livet! Krav på leverantören Vi söker en leverantör som med nya tankar och idéer kan utveckla näringslivsgalan Guldfesten. Det ska finnas en lokal kännedom om företag och organisationer då ett nära samarbete med det lokala näringslivet blir en förutsättning för ett starkt genomförande. Projektledare och totalentreprenör Leverantören ska, i samarbete med beställare och övriga intressenter, fungera som projektledare och totalentreprenör för arrangemanget. Beställaren har alltså för avsikt att skriva kontrakt med endast en leverantör som svarar för allt från koncept till genomförande. Leverantören ska också se till så att informationshanteringen fungerar väl gentemot både beställare, samtalspartners och slutkunder. Koncept Leverantören ska utöver pris för projektledning, även leverera ett beskrivande koncept för galakvällen och beskriva hur man tänkt sig att genomföra uppdraget. Krav på genomförande Omfattning och lokalisering Guldfesten ska arrangeras i Kalmar och ha karaktär av galakväll. Vi vill att leverantören lägger stor vikt på kvalitet. Vi ser också gärna en lokal prägel på både mat-, och underhållningskoncept. Efter 15 år i en liknande form vill vi se tydligt förslag på nya idéer kring genomförandet.

3 3 (5) Tidplan Guldfesten är tänkt att arrangeras någon gång under våren 2016 och Finansiering och budget Guldfesten finansieras dels via biljettförsäljning och dels via sponsorer/samarbetspartners. Det är leverantören som ansvarar för biljettförsäljning och sponsorbearbetning. Samarbets-, och sponsoravtal tecknas däremot mellan beställare och respektive partner. Beställaren fakturerar alla samarbetspartners och sponsorer. Företagspresentation Leverantören ska i offerten lämna en kortfattad beskrivning av sitt företag och dess verksamhet och kompetens med utgångspunkt från den efterfrågade insatsen. Vi kommer att göra en sedvanlig kreditanalys. Referenser och referensuppdrag bör lämnas från annan uppdragsgivare än Kalmar kommun/näringslivs- och arbetsmarknadsenheten. Avtal Avtalstiden avser perioden med möjlighet till förlängning 12 månader. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en direktupphandling enligt LOU lagen om offentlig upphandling. Fakturering Fakturan ska ställas till avropande enhets faktureringsadress. Även påminnelser ska sändas till respektive faktureringsadress. Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter betalas ej. Referens i form av namn och i förekommande fall referensnummer samt leveransadress ska anges på fakturan. Av fakturan ska utöver F-skattesedelnummer, framgå leverantör med angivet organisations-, mervärdesskattenummer.

4 4 (5) Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande lagstiftning. Betalningsvillkor Beställaren ska erlägga betalning senast 30 dagar efter mottagande och godkänd leverans/faktura. Vid försenad betalning tillkommer dröjsmålsränta enligt gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Dröjsmålsränta betalas ej för ofullständigt adresserade fakturor. 10 kap. 1 och 2 LOU Om omständighet som anges i 10 kap. 1 eller 2 LOU föreligger avseende en leverantör kan dennes offert komma att förkastas. Genom undertecknade av offert intygar leverantören att han är fri från hinder för deltagande enlig 10 kap. 1 och 2 lagen (2007:1 091) om offentlig upphandling. Pris Leverantören ska offerera ett pris per Guldfest. Offererat pris ska anges netto i SEK exkl. moms. (inkluderat leverantörens samtliga kostnader, dvs resekostnader och traktamenten mm). Försäkringar Leverantören ska på egen bekostnad inneha erforderliga och lagstadgade försäkringar. På anmodan ska leverantören skicka beställaren bevis om försäkringsskydd. Hävning av avtal Om leverantören inte fullgör sina åtaganden enligt avtal och rättelse inte sker senast 30 dagar efter att beställaren lämnat leverantören en skriftlig begäran om rättelse eller om leverantören ej fullgjort betalning av skatter eller andra allmänna avgifter eller vid leverantörs konkurs, betalningsinställelse eller därmed liknande händelse får beställaren häva avtalet med omedelbar verkan. Hävning ska ske skriftligen. Skadestånd Leverantören ska hålla beställaren skadelös för varje skada eller brist som orsakas beställaren på grund av leverantörens kontraktsbrott.

5 5 (5) Offertens giltighetstid Leverantören ska vara bunden av sin offert t o m Kontaktpersoner Upplysningar lämnas av Thomas Davidsson. Frågor mailas till: thomas.davidsson@kalmar.se Offert i två (2) exemplar ska i slutet kuvert, tydligt märkt Projektledning Guldfesten vara Näringslivsenheten tillhanda senast Näringslivs- och arbetsmarknadsenheten Att: Thomas Davidsson Box Kalmar - för sent inlämnad offert kommer ej att prövas - ersättning för lämnat offert/varuinformation utgår ej - expeditions- eller faktureringskostnader accepteras ej - offert via fax eller e-post accepteras ej - leverantörens faxnummer eller e-postadress anges i offerten Övrigt Svensk rätt och lagstiftning gäller för lämnade offert. Beställaren äger rätt att förkasta samtliga offerter och upphäva offertförfrågan om offerten inte uppfyller kraven, innefattar ett för högt pris, ändrade verksamhetsdirektiv eller av annan anledning kan anses oförmånliga. Offerten ska vara undertecknad. Kalmar kommun Näringlivs- och arbetsmarknadsenheten. Thomas Davidsson Näringslivs- och arbetsmarknadschef