Växtservice till SMHI

Transkript

1 Prisförfrågan Växtservice till SMHI

2 1. Information Denna upphandling avser att resultera i ett ramavtal som består i att en extern entreprenör kommer till SMHI och ansvarar för service och underhåll av inomhusväxter. Beställaren är SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, som är en myndighet under Miljödepartementet. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida Platsen är SMHI:s huvudkontor i Norrköping, lokaliserat på Folkborgsvägen 1 och som består av nio (9) hus med en total yta på m2. 2. Prisförfrågan Följande information gör sig gällande beträffande prisförfrågan: Svar på denna prisförfrågan skall vara SMHI tillhanda senast Svar på denna prisförfrågan skall vara giltigt till och med Avtalsstart planerad till Avtal kommer att skrivas på 2 år, med möjlighet till förlängning med 1 år Avtalsuppföljning skall genomföras en gång per år, möten initierade av SMHI 3. Svar och frågor gällande prisförfrågan (Bilaga 1) Svar på denna prisförfrågan skickas till: SMHI Registrator Norrköping Svarsblankett (bilaga 1) skall användas så anbud kan lämnas. Detta lämnas skriftligt i ett neutralt förslutet kuvert, märkt Växtservice till SMH 2011/2085/13. Svar skall lämnas i ett (1) original och en (1) kopia, kopian kan med fördel vara i digitalt format. Anbud per fax eller mail accepteras inte, då anbudssekretessen inte kan garanteras. Svar kan även lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet vardagar mellan kl. 08:00 16:00. Sista dag för svar är Eventuella frågor skickas via e-post till: upphandling@smhi.se. 1(4)

3 4. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som en konkurrensutsatt direktupphandling, med tillämpning till grundprinciperna i lagen om offentlig upphandling (LOU SFS 2007:1091). Den valda upphandlingsformen innebär att alla leverantörer får lämna pris och att priset kan antas utan förhandling med leverantör. Det är därför viktigt att anbudsgivare redan från början lämnar bästa tänkbara pris. 5. Krav på leverantör (Bilaga 1, flik 1) Leverantör skall inneha F-skattebevis. Inbetalningar av skatt får heller inte restera i nämnvärd omfattning. Leverantören behöver ej skicka in intyg, inlämnat svar ger SMHI rätten att kontrollera detta. 6. Tidsplan Anbudsinbjudan publiceras Sista dag för besök hos SMHI Sista dag för anbud Anbudsöppning Beslut om tilldelning Meddelande om tilldelningsbeslut Avtal tecknas Nytt avtal i drift 7. Omfattning Syftet är att leverantören skall ansvara för service och underhåll av inomhus växter på huvudkontoret i Norrköping mot ersättning per månad. Huvudkontoret består av nio (9) hus á m2 var av underhåll av växter sker i åtta (8) av de nio (9) husen. SMHIs totala inköpsvolym var år 2011 cirka svenska kronor. Utav denna volym bestod cirka svenska kronor av kompletteringar/uppgraderingar av växter, dock kan inga volymer garanteras, utan dessa uppgifter skall endast ses som en vägledning. 8. Krav på tjänsten (Bilaga 1, flik 2) Följande skall ingå i tjänsten: Leverantören skall vårda växterna så att de ser snygga och fräscha ut. Vattning, gödning, putsning, damning, beskärning, preparering av ohyra, påfyllning av jord/täckbark mm ingår i avtalet. Leverantören skall tillhandahålla all nödvändig utrustning för uppdragets genomförande. Växtgaranti skall gälla. Detta innebär t.ex. att skulle växten tappa sitt prydnadsvärde eller dö, byts till liknande växt (utan extra kostnad). Förändringar i volym eller utbud skall ske först efter parters överenskommelse. 2(4)

4 Skador som orsakats av yttre faktorer, så som drag, felaktig temperatur, ljusbortfall, mekanisk åverkan, felaktig placering mm., åtgärdas av leverantör efter godkännande av SMHI godkänd offert. I bilaga 1 skall servicefrekvens anges (per vecka eller månad etc.). SMHI tillhandahåller vattenposter som erfordras för uppdraget. Antal växter som skall underhållas ses i bilaga 3. Om leverantören önskar besöka SMHIs lokaler för på plats bekanta sig med lokalerna och växtutbudet, går detta bra. Kontakta Pierre Brönner (e-post: upphandling@smhi.se ) för bokning av tid. Sista tillfälle för denna visning är den 17 januari. 9. Prisinformation (Bilaga 1, flik 2) Fast pris skall gälla i ett (1) år därefter möjlighet till förhandling en gång per år. Prisförändring sker efter förhandling och skall påannonseras minst 30 dagar innan genomförande. Pris skall anges i SEK exklusive moms. 10. Betalningsvillkor/Fakturavillkor Betalningsvillkor är 30 dagar från fakturans ankomstdatum efter komplett felfri leverans. En faktura till varje beställare. Inga tilläggsavgifter, så som exempelvis fakturaavgifter, leveranskostnad etc. godkännes. Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Av fakturan skall framgå: - vilket avtal/beställning den hänför sig till - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande - bolagets säte - information om att F-skatt eller motsvarande innehas - uppdragstagarens postgironummer eller betaladress - resursnummer på beställaren Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter är inte giltig som faktura och får återsändas. SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. Se vidare på Säkerhet SMHI förbehåller sig rätten beträffande detta uppdrag att leverantörens personal skall skriva under en sekretessförbindelse. 3(4)

5 12. Utvärdering av inkommande anbud Den anbudsgivare som uppfyller samtliga skall-krav, och därefter uppvisar det lägsta totala pris, vinner upphandlingen och kommer att tilldelas kontraktet. 13. Kontaktperson på SMHI Pierre Brönner E-post: Bilagor Bilaga 1: Svarsblankett Bilaga 2: Utkast avtal Bilaga 3: Växtförteckning 4(4)