Anbudsinbjudan. Förhyra av specialfordon

Transkript

1 Anbudsinbjudan Förhyra av specialfordon

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ANBUDSINBJUDAN ALLMÄN INFORMATION OM SMHI OM DENNA UPPHANDLING VOLYMER DOKUMENTATION ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER UPPHANDLINGSFORM TIDSPLAN SKRIFTLIGT INLÄMNANDE AV ANBUD SPRÅK SVARSBLANKETT UNDERTECKNANDE AV ANBUD FRÅGOR OM ANBUDSINBJUDAN GILTIGHET FÖR ANBUD KOSTNADER FÖR ANBUD SEKRETESS UPPHANDLANDE ENHET KONTAKTPERSON KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN KOMMERSIELLA VILLKOR BOKNING AV FORDON LEVERANS OCH VID ÅTERLÄMNANDE AV FORDON VID SKADA PÅ FORDON GARANTI TILLGÄNGLIGHET SERVICE OCH UNDERHÅLL VID OLYCKA AVTALSTID FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR PRISER OCH RAMAVTAL FAKTURERINGSADRESS KRAV PÅ TJÄNSTEN SAMT FORDONEN SIDOKROKSKYDD OCH MILJÖVÄNLIGA FORDON UPPFÖLJNING KVALIFICERING OCH UTVÄRDERING STEG I FINANSIELL FÖRMÅGA STEG II KVALIFIKATIONSKRAV STEG III UTVÄRDERING BILAGOR BILAGA 1: MILJÖBILAGA BILAGA 2: SVARSBLANKETT BILAGA 3: RAMAVTAL UTKAST... 8 Dnr: 2012/424/2.3

3 Anbudsinbjudan Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende hyra av specialfordon till SMHI. Denna upphandling genomförs i syfte att träffa ramavtal om specialfordon till SMHIs huvudkontor, vilket är lokaliserat på Folkborgsvägen 1 i Norrköping. Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör, och avtalet kommer att omfatta ett (1) år, med option på ytterligare ett (1) år. Anbud kommer att antas utan förhandling, varför anbudsgivare vid anbudstillfället uppmanas att lämna så förmånligt anbud som möjligt. Inbjudan sker genom annonsering på SMHIs hemsida, samt i Tendsigns databas. 1 Allmän information 1.1 Om SMHI SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHIs verksamhetsidé är att tillhandahålla planerings- och beslutsunderlag för väder- och vattenberoende verksamheter. SMHI ska understödja offentliga uppdragsgivares och kommersiella kunders ansträngningar att värna om miljön, skydda liv och egendom, främja samhällsutvecklingen samt minimera kostnader eller öka intäkter.. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida Om denna upphandling SMHI avser med denna förenklade upphandling träffa ett ramavtal för att täcka behovet av korttidshyra av specialfordon till huvudkontoret i Norrköping. SMHI använder de fordon som omfattas av upphandlingen under hela året. Dock är användningen större under perioden mars-juni samt augusti-november. SMHI har drygt 1000 meteorologiska och hydrologiska mätplatser i Sverige där vi utför inspektioner, underhåll och mätningar samt flertalet del hydrologiska och oceanografiska mätuppdrag runt om i Sverige. Användningen av fyrhjulsdrivna fordon är viktig under vinterhalvåret på grund av väglaget. Under sommarhalvåret krävs fyrhjulsdrivna fordon främst då det är sämre vägkvalitet fram till mätplatser. SMHIs mätplatserna kan ligga mycket avsides och framkomligeten är då begränsad. Under situationer med höga flöden kan fyrhjulsdrivna fordon vara ett krav. Fyrhjulsdriven pickup används då vi drar båt på trailer, för bland annat kustvattenkontroll. I det fallet används fordonet på olika typer av sjösättningsramper. Skåpbilar av olika typer används främst inom hydrologiska och oceanografiska mätuppdrag, där mängden utrustning kräver större lastvolym. Viktigt för alla fordon som omfattas av upphandlingen är att kunna erhålla en säker lastning av tung utrustning. Exempel på tung last kan vara mätboj med förankring eller hydrologisk mätutrustning inklusive gummibåt med motor. Dnr: 2012/424/2.3 1(8)

4 1.3 Volymer Under år 2011 avropade SMHI hyra av specialfordon för totalt SEK. Hyran av fordonen är uppdelade på lång (30 dygn) -, vecko (7 dygn) - och korttidshyra (1 dygn). Inköpsvolym fördelar sig över tre typer av fordon: Fyrhjulsdriven terrängbil: (30 % dvs SEK) Fyrhjulsdriven stor skåpbil: (45 % dvs SEK) Liten skåpbil: (25 % dvs SEK) Någon garanterad volym på kommande upphandling kan dock aldrig utlovas. 1.4 Dokumentation Denna anbudsinbjudan med bilagor finns att ladda ner från SMHIs hemsida på följande länk: Anbudshandlingar kan också beställas från SMHIs registrator, som då skickar det per post. 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling, enligt 4 kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091 jämte tillägg). Mer information om LOU finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida: Tidsplan Anbudsinbjudan publiceras Sista dag för anbud Anbudsöppning Beslut om tilldelning Meddelande om tilldelningsbeslut Avtal tecknas Nytt avtal i drift 2.3 Skriftligt Anbud skall lämnas skriftligt i ett neutralt förslutet kuvert, märkt Förhyra av specialfordon 2012/424/2.3. Anbud skall lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Anbud per fax eller e-post accepteras inte, då anbudssekretessen inte kan garanteras. 2.4 Inlämnande av anbud Anbud märkt Förhyra av specialfordon, 2012/424/2.3 skickas antingen med post till: SMHI Registrator Norrköping Anbudet kan även lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet helgfria vardagar mellan kl. 08:00 16:00. Dnr: 2012/424/2.3 2(8)

5 2.5 Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska. 2.6 Svarsblankett Svarsblankett (bilaga 2) fyllas i, signeras. (flik 1-6), och gälla som anbud. 2.7 Undertecknande av anbud Anbudet/svarsblanketten skall vara undertecknat av en behörig anbudsläggare. 2.8 Frågor om anbudsinbjudan Frågor gällande upphandlingen sänds via e-post till Ev. frågor och svar kommer löpande att läggas ut på SMHIs hemsida. ( under Om SMHI /Aktuella Upphandlingar/Korttidshyra av specialfordon). Sista dag för eventuella frågor är samt sista dag för publicering på webbsida sker Det åligger således varje intressent att själv bevaka denna plats, då det endast är där som frågor och svar kommer att publiceras under anbudstiden. 2.9 Giltighet för anbud Anbudet skall vara bindande till och med , vilket skall bekräftas i anbudet. (bilaga 2) 2.10 Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla eventuella kostnader i samband med anbudsgivningen Sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 ). Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivaren. För att SMHI skall kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren: a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud) b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges Upphandlande enhet SMHI Ekonomi/Inköp Norrköping 2.13 Kontaktperson Per Claudius E-post: upphandling@smhi.se Dnr: 2012/424/2.3 3(8)

6 3 Krav på anbudsgivaren Se under punkten Kommersiella villkor Avtalsutkast medföljes (bilaga 3) och skall godtas i bilaga 2. Nedan ses ett utdrag av paragrafer från detta avtalsutkast. 4.1 Bokning av fordon 1. Bokning av korttidshyra skall kunna ske, från antingen telefon eller e-post, under normal kontorstid. Bekräftelse skall erhållas skriftligt (t.ex. e-post), 4.2 Leverans och vid återlämnande av fordon 1. Leverans skall ske till SMHI: SMHI Folkborgsvägen 1 (Levereras till förutbestämd p-plats) Norrköping 2. Avbokning av fordonet bör göras så fort som möjligt dock senast en dag innan utlämnande av bilen. 3. Leverans skall ske till anvisad parkeringsplats mellan kl vardagar. Om fordon lämnas tidigare, kvarstår ansvaret hos leverantören till dess hyrestiden påbörjats. Leverantören tilldelas passerkort för parkering innanför grindarna. 4. Fordonet skall levereras fulltankat, i ett helt och rent skick, externt som internt. 5. Fordonet skall hämtas upp vid samma plats som vid levererad P-plats. 6. För tankning av fordon som vid återlämnandet ej är fulltankade, får leverantör, förutom gällande bensinpris, debitera en serviceavgift på max 50 SEK/tankning 7. Möjligheten att få bilen levererad till annan adress än till SMHIs huvudkontor i Norrköping finns (inom 15km från SMHI), dock måste bilen kunna levereras till en P- plats. Vid kostnadstillägg skall detta anges vid orderbekräftelse. 8. Anbudsgivaren skall vid återlämning, utan fördröjning besiktiga fordonet. Vid anmärkning som genererar en kostnad för SMHI, skall skriftlig rapport tillställas SMHI. SMHI skall ges möjlighet till att besiktiga innan åtgärden utförs. 4.3 Vid skada på fordon 1. Vid skada på fordonet, oavsett omfattning, skall SMHIs så fort som möjligt meddela detta till leverantören. 2. SMHI skall vid stöld eller annan skada på fordonet som åsamkats av okänd person polisanmäla detta. 4.4 Garanti 1. Samtliga fordon skall under hela hyresperioden uppfylla lagstadgade krav (fordonskatt och besiktning) och vara funktionsdugligt samt enligt branschen sedvanliga försäkringar avseende all verksamhet som omfattas av denna upphandling 2. Självriskreducering och stöldskydd, motsvarande CDW (Car Demolition Waver) skall ingå för samtliga korttidshyror 3. Ersättningsfordon och assistanstjänst skall ingå i samtliga förhyror. Dnr: 2012/424/2.3 4(8)

7 4.5 Tillgänglighet 1. Anbudsgivaren skall beskriva tillgänglig fordonspark för samtliga fordonsklasser beträffande aktuell upphandling. 4.6 Service och underhåll 1. Anbudsgivaren skall ansvara för att fordonen genomgår service enligt de rekommendationer som gäller för varje bilmärke samt stå för samtliga kostnader i samband med denna service. 2. Anbudsgivaren skall stå för samtliga kostnader som uppkommer till följd av normalt slitage. Med normalt slitage avses slitage som inte innebär större värdeminskning än vad som är normalt för den aktuella fordonstypen. 3. Alla fel eller driftstopp som uppkommer p.g.a. brist hos det förhyrda fordonet skall anbudsgivaren ansvara för samt reparera fordonet. SMHI skall ha rätt till nedsättning av hyran eller vid väsentlig betydelse häva avtalet. SMHI skall även ha rätt till skäligersättning för utlägg i samband med felet eller driftstoppet. 4. Vintertid skall fordonen vara utrustande med vinterdäck, antingen friktionsdäck eller dubbdäck. 4.7 Vid olycka 1. Vid olycka eller haveri skall leverantören ansvara för att låta reparera fordonet, ta fram en ersättningsbil eller annan lösning för att avhjälp problemet för SMHI. 4.8 Avtalstid Avtalstiden är på ett (1) år från tecknande av avtal, med option på ytterligare ett (1) år. Avtalet förlängs automatisk med ett (1) år, om inte någon av parterna säger upp avtalet senast sex (6) månader före avtalets utgång. Avtalet kan som längst vara giltigt till och med den Fakturering och betalningsvillkor Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Fakturering skall ske per avdelning och skickas per månad till ett erhållet resursnummer (erhålls vid avtal). Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Av fakturan skall framgå: -vilket avtal/beställning den hänför sig till -uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande -bolagetssäte -information om att F-skatt eller motsvarande innehas -uppdragstagarens postgironummer eller betaladress -resursnummer på SMHIs Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas. SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. Se vidare på Dnr: 2012/424/2.3 5(8)

8 4.10 Priser och Ramavtal 1 Befintligt utbud skall presenteras och prissättas i SEK exklusive moms, enligt svarsblanketten. (bilaga 2) 2. Priser för varje fordonstyp/dygn skall vara fast samt gälla ett år från då avtalet signerat av båda parter. Om optionsåret träder i kraft gäller oförändrade priser. 3. Ramavtalsvillkor skall godkännas enligt bilaga Faktureringsadress Fakturan märks med referens (erhålls vid avtalstecknande) och sänds till adress: SMHI Faktura Norrköping 5 Krav på tjänsten samt fordonen (Se bilaga 2 flik 3-5) 5.1 Sidokrokskydd och miljövänliga fordon. Eftersom SMHI främjar att all personal skall transporteras på ett säkert sätt kan anbudsgivaren erhålla fem (5) procentsprisavdrag då sidokrockskydd finns installerade i samtliga fordon, alla kategorier. Om fordonen likaså är miljövänliga, enligt bilaga 1, kan ytterligare 5 procentsprisavdrag erhållas. Se punkt Uppföljning 1. Anbudsgivare skall varje kvartal leverera statistik över samtliga förhyror, per månad samt ackumulerad för hela året. 2. Ett avstämningsmöte skall ske engång per år, på initiativ från SMHI. 7 Kvalificering och utvärdering En grundförutsättning för att ett lämnat anbud skall kunna beaktas vid utvärderingen är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav, oavsett om kravet avser krav på leverantören, efterfrågade tjänster eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller skall-kraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas. Prövning av anbud kommer att genomföras i tre (3) på varandra följande steg: 7.1 Steg I Finansiell förmåga Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt svensk lag (LOU 2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är: Registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister. Registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter. Fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten. Dnr: 2012/424/2.3 6(8)

9 SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav. Inga handlingar som styrker detta behöver bifogas, då SMHI själva kontrollerar detta hos UC. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II 7.2 Steg II Kvalifikationskrav I Bilaga 2, flik 2-5 finns alla skall-krav SMHI ställer på tjänsten och fordonstyperna i den aktuella upphandlingen. Därav skall de besvaras i bilaga 2. Om svar på skall-krav saknas, kan anbudet komma att förkastas. De anbud som uppfyller dessa frågor går vidare till steg III utvärdering. 7.3 Steg III Utvärdering SMHI kommer vid utvärderingen att anta det anbud som uppfyllt samtliga skall-krav samt därefter erbjuder det lägsta totalpriset/år. Utvärdering av inkomna anbud kommer att ske enligt följande utvärderingsmodell (bilaga 2, flik 6): Tre utbud (långtidshyra, veckohyra respektive korttidshyra) med fiktiva schablonvärden (volymer) har tagits fram, schablonvärdena motsvarar ett (1) års behov. Dessa volymer multipliceras med anbudsgivarens priser. Beloppen kommer sedan att multipliceras med nedan angivna procentsatser som motsvarar hur stor del av det totala behovet fordonstypen motsvarar. Fördelningen ser ut som följer: 30 % Fyrhjulsdriven terrängbil 45 % Fyrhjuldriven stor skåpbil 25 % Liten skåpbil En summering av dessa belopp genererar en Delsumma 1. Om samtliga fordonstyper har sidokrockskydd kan ett prisavdrag på fem (5) procent erhållas utav anbudets utvärderingsbeloppet. Summa efter prisavdrag genererar Delsumma 2. Ytterligare fem (5) procentsprisavdrag kan erhållas om samtliga fordon i den tillgängliga vagnparken är miljövänliga. Definitionen på miljövänligt fordon kan läsas i bilaga 1, miljödefinition. Detta genererar Delsumma 3. Delsumma 3 är således anbudets totala utvärderingsbelopp efter eventuellt prisavdrag för sidokrokskydd samt att fordonen är miljövänliga, maximalt prisavdrag är tio (10) procent. Leverantör med lägst utvärderingspris tilldelas avtalet. Dnr: 2012/424/2.3 7(8)

10 8 Bilagor 8.1 Bilaga 1: Miljöbilaga 8.2 Bilaga 2: Svarsblankett 8.3 Bilaga 3: Ramavtal utkast Dnr: 2012/424/2.3 8(8)