ANBUDSINBJUDAN LOKALVÅRD 2011

Transkript

1 ANBUDSINBJUDAN LOKALVÅRD 2011 Dnr 2011/42/ Sid. 1 (13)

2 1 ANBUDSINBJUDAN ALLMÄN INFORMATION OM SMHI OMFATTNING ÖVRIGT ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER UPPHANDLINGSFORM TIDPLAN SKRIFTLIGT SPRÅK SKALL KRAV SVARSFORMULÄR UNDERTECKNANDE AV ANBUD AVSÄNDARE AV ANBUD INLÄMNANDE AV ANBUD SISTA DAG FÖR ANBUD GILTIGHET FÖR ANBUD KOSTNADER FÖR ANBUD OFULLSTÄNDIGA UPPGIFTER TILLDELNINGSBESLUT SEKRETESS FRÅGOR OM ANBUDSINBJUDAN LOKALBESIKTNING UPPHANDLANDE ENHET KONTAKTPERSON KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN EKONOMISK OCH FINANSIELL STÄLLNING LAGENLIGA KRAV FÖRSÄKRING OCH SKADESTÅND REFERENSER KVALITETSSYSTEM MILJÖ KOMPETENS TYSTNADSPLIKT SÄKERHETSKONTROLL ARBETSLEDARE VIKARIE RUTINER VID ÖVERTAGANDE ÖVRIGT KRAV PÅ TJÄNSTEN LOKALYTA BEHOVSANPASSNING ARBETSTID FÖRBRUKNINGSMATERIEL UTRUSTNING ERSÄTTARE PERSONALUTRYMMEN PASSERKORT OCH NYCKLAR SÄKERHET INKÖPSSTATISTIK KVALITETSKONTROLL UPPFÖLJNING OPTIONER ÖVRIGT Dnr 2011/42/ Sid. 2 (13)

3 6 KOMMERSIELLA KRAV AVTALSTID PRIS ANBUDSPRIS PRISJUSTERING FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR FAKTURERINGSADRESS OMFÖRHANDLING FÖRÄNDRING AV LOKALYTOR ÖVERLÅTELSE AVTALSBROTT OCH HÄVNING KONKURS OCH OBESTÅND TVIST RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR KVALIFICERING OCH UTVÄRDERING STEG I FINANSIELL FÖRMÅGA STEG II KVALIFIKATIONSKRAV STEG III UTVÄRDERING BILAGOR B1: SVARSFORMULÄR MED PRIS/ERSÄTTNING B2: STÄDINSTRUKTION B3: RITNINGAR B4: KONTROLLBILAGA Dnr 2011/42/ Sid. 3 (13)

4 1 Anbudsinbjudan Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende lokalvård för SMHIs lokaler i Norrköping. Nuvarande avtal för lokalvård löper ut , vilket innebär att det nya avtalet kommer att gälla från Avtal kommer att tecknas med en leverantör. Anbud kommer att antas utan förhandling, varför anbudsgivare vid anbudstillfället ska lämna så förmånligt anbud som möjligt. Inbjudan sker genom annonsering på SMHIs hemsida, Anbudsjournalens databas, samt i tillägget till Europeiska unionens officiella tidning, tillgängligt på TED:s webbplats. 2 Allmän information 2.1 Om SMHI SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHIs verksamhetsidé är att tillhandahålla planerings- och beslutsunderlag för väder- och vattenberoende verksamheter. SMHI ska understödja offentliga uppdragsgivares och kommersiella kunders ansträngningar att värna om miljön, skydda liv och egendom, främja samhällsutvecklingen samt minimera kostnader eller öka intäkter. En mycket stor mängd data samlas in, dygnet runt, från markstationer, ballonger, fartyg, bojar, flygplan, väderradar, satelliter och blixtlokaliseringssystem. All information från observationssystem bearbetas i kraftfulla datorer. Med avancerade beräkningsmodeller görs analyser och prognoser som bildar underlag för fortsatt arbete. SMHI tillhandahåller allmänna prognoser och varningar, kundanpassade prognoser, analyser, utredningar, statistik, utlåtanden och yttranden, klimatstudier samt forskningsuppdrag. SMHI har verksamhet på 5 platser i Sverige, och har totalt c:a 650 anställda. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida Omfattning SMHI har vid Folkborgsvägen 1 i Norrköping c:a 535 anställda. Den totala ytan är c:a m2 fördelat på 9 byggnader, vilka alla har inomhusförbindelse med varandra. Arbetsplatserna består till övervägande del av enskilda kontorsrum, men även öppna landskap. Dessutom finns bl.a. av arkiv, förråd, matsal, pentryn, motionshall, gym, omklädningsrum, verkstad, projekt- och mötesrum. I mindre omfattning kommer lokalvård även att krävas under helger. Golvvård skall inkluderas i uppdragstagarens åtagande, och ske kontinuerligt. För mer detaljerad beskrivning, hänvisas till städinstruktionen (bil B:2) och ritningar (bil B:3). 2.3 Övrigt SMHI har personal i tjänst i lokalerna dygnet runt, och året runt. SMHI har ingen semesterstängning, men personalstyrkan minskar under sommarmånaderna. I leverantörens åtagande skall ingå hantering av handdukar (utbyte, sändning och mottagande av tvättgods), entrémattor och tunnor för pappersåtervinning. Dnr 2011/42/ Sid. 4 (13)

5 Då det finns fruktkorgar inom verket, är det noga att tömning av sopsäckar sker sent dagligen enligt instruktionen, för att inte lukt skall uppstå. 3 Administrativa bestämmelser Detta förfrågningsunderlag, finns att ladda ner från SMHIs hemsida (se under Om SMHI ). Det kan också beställas från SMHIs registrator, som då skickar det per post. Förfrågningsunderlaget finns endast framtaget på svenska. 3.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling, enligt 4 kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091). Mer om LOU finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida: Tidplan Annonsering Sista dag för frågor och lokalvisning Sista dag för anbud Anbudsöppning Anbudsutvärdering Beslut om vinnare av upphandlingen Tilldelningsbeslut skickas ut Kontrakt tecknas Nytt avtal startar 3.3 Skriftligt Anbud skall lämnas skriftligt i ett neutralt förslutet kuvert, märkt Anbud Lokalvård 2011/42/16. Anbud skall lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Anbud per fax eller mail accepteras inte. 3.4 Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska. 3.5 Skall krav Anbudsinbjudan med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, benämnda skall krav. Varje sådant krav måste besvaras och uppfyllas fullständigt för att anbudsgivare skall komma i fråga som leverantör. Bilaga B4 är en kontrollbilaga för uppfyllande av skall -kraven. 3.6 Svarsformulär De svarsformulär som bifogas denna anbudsinbjudan (bilaga B:1 och B:4) skall bifogas ifyllda med anbudet. 3.7 Undertecknande av anbud Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare för att vara giltigt. 3.8 Avsändare av anbud Anbudet skall tydligt ange vem som är avsändare av anbudet, dvs. företag, adress, organisationsnummer och kontaktperson (under anbudstiden). Se bilaga B:1. Dnr 2011/42/ Sid. 5 (13)

6 3.9 Inlämnande av anbud Anbud (märkt Anbud Lokalvård 2011/42/16 ) kan skickas med post till: SMHI Registrator Norrköping Anbud kan också lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet vardagar mellan kl. 08:00 16: Sista dag för anbud Anbudet skall vara inkommet senast till Giltighet för anbud Anbudet skall vara bindande till och med , vilket skall bekräftas i anbudet Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla kostnader i samband med anbudsgivningen Ofullständiga uppgifter Anbud med ofullständiga uppgifter kommer att förkastas som ofullständigt anbud Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut i detta upphandlingsärende kommer skriftligen att meddelas samtliga anbudsgivare innan avtal tecknas med antagen leverantör Sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 ). Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivaren. För att SMHI skall kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren: a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud) b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges Frågor om anbudsinbjudan Frågor gällande förfrågningsunderlaget sänds via e-post till upphandling@smhi.se Ev. frågor och svar kommer löpande att läggas ut på SMHIs hemsida. (Se under Om SMHI /Upphandlingar / Lokalvård 2011). Det åligger således varje intressent att själv bevaka denna plats, då det endast är där som frågor och svar kommer att publiceras under anbudstiden Lokalbesiktning För att kunna ge en fullgod visning av lokalerna, är det inte möjligt att emot oanmälda besök. För visning av lokalerna, kontaktas kontaktpersonen enligt nedan. Dnr 2011/42/ Sid. 6 (13)

7 3.18 Upphandlande enhet SMHI Ekonomi upphandling Norrköping 3.19 Kontaktperson Thomas Palmér Tel E-post 4 Krav på anbudsgivaren 4.1 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning och kunna styrka sin riskklass enligt information i Upplysningscentralens eller annat motsvarande instituts databas. Minst riskklass 3 krävs från UC ( eller motsvarande. Inga intyg behöver skickas in, då SMHI själva hämtar aktuell information från UC. 4.2 Lagenliga krav Anbudsgivare skall intyga att de uppfyller i Sverige eller hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Inga intyg behöver skickas in, utan inlämnat anbud medger SMHI rätten att kontrollera detta. 4.3 Försäkring och skadestånd Anbudsgivare skall förbinda sig att teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla ett erforderligt försäkringsskydd. Anbudsgivare skall ansvara för de skador som åsamkats verkets egendom, som följd av oaktsamhet i samband med uppdragets utförande. Anbudsgivare skall också ansvara för eventuell skadeståndsskyldighet mot tredje part i samband med uppdragets utförande. 4.4 Referenser I anbudet skall ingå en övergripande presentation av anbudsgivarens företag och personalresurser. Anbudsgivaren skall ha utfört minst tre liknande åtagande som anbudet avser, under de senaste tre verksamhetsåren. Lämna uppgift om uppdragens omfattning och tidpunkt. Det skall även finnas med uppgifter om tre relevanta referenser från de senaste två åren, med namn, företag och telefonnummer till kontaktpersonerna. 4.5 Kvalitetssystem Anbudsgivaren skall tillämpa kvalitetssäkrande rutiner för att säkerställa kvalitén, så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet upprätthålls. Kvalitetssystemet skall innehålla rutiner för kontroller och uppföljning. Anbudsgivaren skall ge exempel på dokumenterade kvalitetsrutiner. 4.6 Miljö Anbudsgivare skall endast använda sig av Yrkesinspektionens godkända kemikalier, samt verka för att miljövänliga produkter och metoder används i så stor utsträckning som möjligt. Dnr 2011/42/ Sid. 7 (13)

8 Doftfria och oparfymerade medel skall användas av allergihänsyn. Under avtalets tid förväntas även en utökning av källsorteringen. 4.7 Kompetens Anbudsgivaren skall inneha resurser, kompetens och erfarenhet, för att kunna uppfylla funktions- och kvalitetskrav gällande städtjänsten. Arbetsledare och lokalvårdare skall ha sådan kompetens och erfarenhet, att de på ett fullgott sätt kan utföra de arbetsuppgifter som följer av uppdraget. Arbetet skall utföras av personal med - relevant utbildning och kompetens - engagemang för att kunna ta initiativ och jobba självständigt och flexibelt - kunnighet att bedöma behov av olika arbetsinsatser - servicekänsla och ansvar för både lokaler och miljö Personalen skall vara svensktalande och behärska språket i sådan omfattning att den kan tillgodogöra sig den information (anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, kommunikation med verkets anställda mm.) som ingår som en del i arbetet. 4.8 Tystnadsplikt Anbudsgivaren skall ansvara för att all personal inom dennes verksamhet iakttar tystnadsplikt gällande uppgifter som anbudsgivaren och dess personal kan få kännedom om i samband med uppdragets utförande. 4.9 Säkerhetskontroll SMHI förbehåller sig rätten att säkerhetskontrollera antagen anbudsgivares personal. Person som inte klarar säkerhetskontroll, uppfyller heller inte kraven för arbete vid SMHI Arbetsledare En arbetsledare skall vara kontaktperson mot SMHI, och skall vara tillgänglig (telefon, sms eller mail) under den del av dagen då lokalvård pågår vid SMHI Vikarie Anbudsgivare skall kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Sjukdom eller annan frånvaro får inte påverka anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens och resurser. När vikarie sätts in, skall SMHI kontaktperson omgående meddelas Rutiner vid övertagande Anbudsgivaren skall beskriva hur rutinerna är, vid ett övertagande av ett städuppdrag från en annan leverantör Övrigt Anbudsgivare skall i anbudet skriftligt bekräfta att s.k. svart arbetskraft inte kommer att användas. Om så skulle uppdagas, har SMHI rätt att omedelbart häva avtalet. Dnr 2011/42/ Sid. 8 (13)

9 5 Krav på tjänsten 5.1 Lokalyta Den totala ytan är c:a m2, och lokalerna återfinns vid Folkborgsvägen 1, Norrköping. Ytan är fördelad på totalt 9 byggnader, som alla har inomhusförbindelse med varandra. Lokalerna utgörs bl.a. av kontorsrum, kontorslandskap, projektrum, arkiv, förråd, gym, motionshall, mötesrum, bibliotek, datahallar, korridorer, övernattningsrum, matsal, pentryn. Bilaga B3 utgörs av ritningar över lokalerna, vilka skall behandlas med sekretess. 5.2 Behovsanpassning Anbudsgivaren skall utföra behovsanpassad städning i lokalerna. Det innebär att hänsyn tas till faktorer som väderlek, obrukade lokaler (semester eller annan frånvaro), årstidsvariationer, ökad nedsmutsning mm. Städkvalitén i t.ex. godsmottagning, reception och entréer skall upprätthållas även vid hög nedsmutsning. 5.3 Arbetstid Lokalvården skall normalt utföras vardagar, med viss begränsad insats under helger (se städinstruktion i bilaga B:2). Vid långhelger kan ibland extrainsatser behövas. För exempelvis matsal, pentryn, produktionslokaler och sammanträdesrum skall städning planeras så att störning minimeras. 5.4 Förbrukningsmateriel Anbudsgivaren skall fylla på förbrukningsmateriel när så erfordras. SMHI förbehåller sig rätten, genom egna inköp från egna avtal, att själva anskaffa förbrukningsmateriel (toalettpapper, handtork, hushållsrullar, papperslakan, tvål, diskmedel, avfallspåsar mm.). SMHI tillhandahåller lagerutrymme för påfyllnadsmateriel. 5.5 Utrustning Anbudsgivaren skall tillhandahålla all utrustning, maskiner, materiel mm. som erfordras för uppdragets utförande, och betalar samtliga kostnader för detta. Utrustningen skall vara av god kvalité och följa gällande föreskrifter. SMHI tillhandahåller lagerutrymme för personlig städutrusning. 5.6 Ersättare Vid sjukdom, semester eller annan frånvaro, skall ersättare sättas in från första dagen. Ersättare skall vara väl förtrogen med lokalerna och gällande arbetsrutiner, för att på ett problemfritt sätt kunna ersätta frånvarande person/er. När ersättare sätts in, skall SMHIs kontaktperson snarast meddelas. 5.7 Personalutrymmen SMHI tillhandahåller låsbara omklädningsrum med personalskåp. Lokalvårdspersonalen har tillgång till SMHIs ordinarie lunch- och pausutrymmen. 5.8 Passerkort och nycklar SMHI tillhandahåller, mot utkvittering, erforderligt antal passerkort och nycklar. Dessa är personliga och får inte lämnas ut till obehöriga. Nycklar får inte kopieras. Vid förlust av kort eller nycklar, skall anmälan omgående göras till SMHI. Vid uppdragets slut skall samtliga nycklar och kort återlämnas. Dnr 2011/42/ Sid. 9 (13)

10 5.9 Säkerhet Lokalvårdare får inte släppa in några andra personer i lokalerna, än de som är anställda hos leverantören. Samtliga med behörighet till lokalerna har egna passerkort. Besökare skall alltid hänvisas till receptionen. Fel/brister på lokalerna anmälas till SMHI kontaktperson Inköpsstatistik Anbudsgivaren skall utan anmodan en gång per år, redovisa vad som utförts. Inköpsstatistiken skall sändas till SMHI kontaktperson, och innehålla specifikation liknande: huvudavtal städ =X kr, tvätt av handdukar =X kr, tvätt av gardiner= X kr, extra golvvård =X kr, extra rengöring av kylskåp=x kr, option Y=X kr etc Kvalitetskontroll Lokalvårdsarbete skall ledas, kontrolleras och inspekteras fortlöpande av utbildad arbetsledare. Leverantören skall ha egna regelbundna kvalitetsuppföljningar. Kvalitetskontroller skall också genomföras minst två gånger per år, av utsedda personer från SMHI och leverantören. Resultatet av dessa kontroller redovisas på avstämningsmöten Uppföljning Gemensamma avstämningsmöten skall hållas 3 gånger per år (t.ex. jan, jun, okt). I dessa möten skall även kontroller/mätningar redovisas (se 5.11) och utvärderas. Leverantören är sammankallande till dessa möten, vilka hålls på SMHI Optioner SMHI skall ha möjlighet att avropa större och mindre städinsatser, som extra rengöring av mikrovågsugn, kylskåp, golvvård, tvätt av gardiner och handdukar mm Övrigt Lokalvårdarna skall bära identifierbara arbetskläder, alternativt tydlig ID-bricka med namn och företag. 6 Kommersiella krav Följande grundläggande avtalsvillkor skall gälla. 6.1 Avtalstid Avtalstiden är tre (3) år , med automatisk förlängning på två (2) år, om inte någon av parterna säger upp avtalet senast sex (6) månader före avtalets utgång. Efter eventuell förlängning, löper avtalet ut utan särskild uppsägning. 6.2 Pris Bilaga B1 skall ifyllas. Priset skall uttryckas i form av ett totalpris per år i svenska kronor (SEK) exklusive moms. I totalpriset skall ingå redskap, maskiner, städmaterial, kemikalier, samt personlig utrustning för städpersonalen. I priset skall även ingå de uppgifter som följer av städinstruktionen. I anbudspriset inräknas dock inte kostnad för förbrukningsmateriel - se 5.4 ovan. Dnr 2011/42/ Sid. 10 (13)

11 6.3 Anbudspris Anbudspris skall innefatta samtliga kostnader som kan föranledas av avtalet. SMHI har sålunda inget ansvar för eventuella socialförsäkringskostnader eller liknande kostnader, som kan uppstå för uppdragstagaren. Ersättning erläggs i SEK. 6.4 Prisjustering Angivna priser skall vara fasta t.o.m En eventuell prisjustering kan ske under andra avtalsåret, efter begärd prisförhandling. Som underlag för sådan prisjustering, skall SSF:s städindex gälla, med oktober 2011 som bas. 6.5 Fakturering och betalningsvillkor Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut. Extraarbeten skall godkännas av SMHIs kontaktperson, innan de kan påbörjas. Vid betalning efter förfallodag, debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen. Av fakturan skall framgå: vilket avtal/beställning den hänför sig till - uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande - bolagets säte - information om att F-skatt eller motsvarande innehas - uppdragstagarens postgironummer eller betaladress Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas. SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används. 6.6 Faktureringsadress Fakturan märks med referens (erhålls vid avtal) och sänds till adress: SMHI Faktura Norrköping 6.7 Omförhandling Endera parten äger rätt att påkalla förhandling om ändring, tillägg eller uppsägning av avtalet, om något inträffat som påtagligt förändrar förutsättningen för avtalet. Sådan omförhandling skall påkallas skriftligt med angivande av de omständigheter som föranleder omförhandlingen. 6.8 Förändring av lokalytor Om lokalvård inte behöver utföras - helt eller delvis under en viss tidsperiod, skall avtalade priser reduceras i motsvarande grad, om information skett senast tre (3) månader innan förändringen. Orsak kan vara stängning av lokaler, ombyggnationer, omflyttningar, ändrad och minskad verksamhet eller liknande. Ökade eller minskade lokalytor skall vara av väsentlig storlek (+/- 100m2), innan avtalets pris justeras. Ändring och tillägg till avtalet sker genom en av båda parter undertecknad handling. 6.9 Överlåtelse Ingånget avtal får inte överlåtas utan SMHIs godkännande. Om överlåtelse sker utan SMHIs godkännande, äger SMHI rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Dnr 2011/42/ Sid. 11 (13)

12 6.10 Avtalsbrott och hävning Part äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan, för det fall motparten på ett väsentligt sätt, eller vid upprepade tillfällen, inte uppfyller sina förpliktelser enligt avtalet. Hävning på grund av väsentligt avtalsbrott, skall dock alltid föregås av skriftlig begäran om rättelse med angivande av tidsfrist, inom vilken rättelse ska ske Konkurs och obestånd SMHI får säga upp detta avtal till omedelbart upphörande om anbudsgivaren försätts i konkurs, upptar ackordsförhandlingar, träder i likvidation, eller eljest kan antas ha kommit på obestånd Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden, skall i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte kommer överens inom en (1) månad, räknat från den dag då förhandling påkallats, äger vardera parten rätt att hänskjuta den tvistiga frågan till svensk domstol med tillämpning av svensk rätt för avgörande. Norrköpings Tingsrätt skall vara ensam behörig i första instans Rangordning mellan handlingar Som en integrerad del av avtalet ingår nedanstående dokument. Handlingars giltighet gäller i följande ordning: 1. Skriftliga förändringar och tillägg till avtalet 2. Avtalet 3. Aktuell anbudsinbjudan med bilagor 4. Anbudet 7 Kvalificering och utvärdering 7.1 Steg I Finansiell förmåga Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt svensk lag (LOU 2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är: - registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret - registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter - fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten. SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav. Inga handlingar som styrker detta behöver bifogas, då SMHI själva kontrollerar detta hos UC. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II Dnr 2011/42/ Sid. 12 (13)

13 7.2 Steg II Kvalifikationskrav Under kvalifikationskrav återfinns de krav SMHI får ställa på en anbudsgivare i den aktuella upphandlingen. Kraven är på anbudsgivarens tekniska förmåga, kapacitet, finansiella och ekonomiska ställning. För att möjliggöra kontroll och utvärdering skall svar på följande frågor vara fullständiga och uppställda enligt följande disposition: 1. Beskriv kortfattat företaget, dess ägarstruktur, personalens kompetens/utbildning, maskinpark. Ange också om annan verksamhet bedrivs inom företaget, samt hur stor procent som består av lokalvårdstjänster. 2. Anbudsgivaren skall ha en årsomsättning där SMHIs uppdrag inte är det helt dominerande. Ange årsomsättning per verksamhetsår för de två (2) senaste åren, och för den del som är lokalvårdstjänster. 3. Ange antal fast anställd personal som arbetar med lokalvård. Beskriv hur SMHIs krav på förstärkningsresurser tillgodoses, samt om personal finns att tillgå utöver den fast och/eller om särskild vikariepool finns. 4. Ange minst tre (3) referenser på liknande uppdrag under de senaste tre (3) åren. Referenserna skall vara angivna med namn och telefonnummer. Referenspersonerna ska vara tillfrågade och tillgängliga. I minst ett av uppdragen skall anbudsgivarens kvalitetsrutiner ha tillämpats. 5. Ange anbudsgivarens kontaktpersoner, och hur tillgänglighet kan upprätthållas. 6. Beskriv kvalitetssystem gällande de rutiner anbudsgivaren tillämpar, och bekräfta att kvalitetskontroller och mätningar görs fortlöpande. 7. Beskriv rutiner vid ett övertagande. 8. Beskriv den tänkta organisationen på SMHI. 9. Ange bemanningsplan med totalt antal produktionstimmar per arbetsdag. 10. Bifoga en kopia på försäkringsbrev. 11. Ange pris/ersättning i SEK enligt bilaga B Godkänn de kommersiella villkoren och våra sekretesskrav. 13. Som extra kontroll fyll i bilaga B:4 Kontrollbilaga Observera att alla skall-krav ska vara besvarade och uppfyllda. Om svar på frågor saknas, kan anbudet komma att förkastas som ofullständigt. De anbud som tillfredsställande uppfyller dessa frågor går vidare till steg III utvärdering. 7.3 Steg III Utvärdering SMHI kommer vid utvärdering att välja det anbud som har det lägsta priset. 8 Bilagor 8.1 B1: Svarsformulär med pris/ersättning 8.2 B2: Städinstruktion 8.3 B3: Ritningar 8.4 B4: Kontrollbilaga Dnr 2011/42/ Sid. 13 (13)