Anbudsinbjudan. Förhyra av specialfordon

Transkript

1 Anbudsinbjudan Förhyra av specialfordon

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ANBUDSINBJUDAN ALLMÄN INFORMATION OM SMHI OM DENNA UPPHANDLING VOLYMER DOKUMENTATION ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER UPPHANDLINGSFORM TIDSPLAN INLÄMNANDE AV SKRIFTLIGT ANBUD SPRÅK SVARSBLANKETT UNDERTECKNANDE AV ANBUD FRÅGOR OM ANBUDSINBJUDAN GILTIGHET FÖR ANBUD KOSTNADER FÖR ANBUD SEKRETESS UPPHANDLANDE ENHET KONTAKTPERSON KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN UTESLUTNINGSGRUNDER REGISTRERINGSSKYLDIGHETER, BETALNING AV SKATTER OCH AVGIFTER EKONOMISK STÄLLNING KOMMERSIELLA VILLKOR KRAV PÅ TJÄNSTEN SAMT FORDONEN KVALIFICERING OCH UTVÄRDERING STEG I FORMELLA KRAV SAMT KRAV PÅ LEVERANTÖREN STEG II KVALIFIKATIONSKRAV STEG III UTVÄRDERING BILAGOR BILAGA 1: MILJÖBILAGA BILAGA 2: SVARSBLANKETT BILAGA 3: RAMAVTAL UTKAST... 6 Dnr: 2012/1844/2.3

3 Anbudsinbjudan Ni inbjuds härmed att lämna anbud avseende hyra av specialfordon till SMHI. Denna upphandling genomförs i syfte att träffa ramavtal om hyra av specialfordon till SMHIs underhållsavdelning stationerat på huvudkontor i Norrköping. Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör, och avtalet kommer att omfatta ett (1) år, med option på ytterligare ett (1) år. Anbud kan komma att antas utan förhandling, varför anbudsgivare vid anbudstillfället uppmanas att lämna så förmånligt anbud som möjligt. Inbjudan sker genom annonsering på SMHIs hemsida, samt i Tendsigns databas. 1 Allmän information 1.1 Om SMHI SMHI, Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut, är en myndighet under Miljödepartementet. Som expertorgan inom meteorologi, hydrologi och oceanografi främjar SMHI effektivitet, säkerhet och miljö inom olika samhällssektorer. SMHI bedriver också tillämpad forskning inom de olika verksamhetsområdena. SMHIs verksamhetsidé är att tillhandahålla planerings- och beslutsunderlag för väder- och vattenberoende verksamheter. SMHI ska understödja offentliga uppdragsgivares och kommersiella kunders ansträngningar att värna om miljön, skydda liv och egendom, främja samhällsutvecklingen samt minimera kostnader eller öka intäkter. För ytterligare information, hänvisas till vår hemsida Om denna upphandling SMHI avser med denna upphandling att kontraktera en leverantör för att täcka behovet av hyra av specialfordon till huvudkontoret i Norrköping. SMHI använder de fordon som omfattas av upphandlingen under hela året. Dock är användningen större under perioden mars-juni samt augusti-november. SMHI har drygt 1000 meteorologiska och hydrologiska mätplatser i Sverige där vi utför inspektioner, underhåll och mätningar samt flertalet del hydrologiska och oceanografiska mätuppdrag runt om i Sverige. Användningen av fyrhjulsdrivna fordon är viktig under vinterhalvåret på grund av väglaget. Under sommarhalvåret krävs fyrhjulsdrivna fordon främst då det är sämre vägkvalitet fram till mätplatser. SMHIs mätplatserna kan ligga mycket avsides och framkomligeten är då begränsad. Under situationer med höga flöden kan fyrhjulsdrivna fordon vara ett krav. Fyrhjulsdriven pickup används då vi drar båt på trailer, för bland annat kustvattenkontroll. I det fallet används fordonet på olika typer av sjösättningsramper. Skåpbil används främst inom hydrologiska och oceanografiska mätuppdrag, där mängden utrustning kräver större lastvolym. Viktigt för alla fordon som omfattas av upphandlingen är att kunna erhålla en säker lastning av tung utrustning. Exempel på tung last kan vara mätboj med förankring eller hydrologisk mätutrustning inklusive gummibåt med motor. Dnr: 2012/1844/2.3 1(8)

4 1.3 Volymer Under år 2011 avropade SMHI hyra av specialfordon för totalt SEK. Hyran av fordonen är uppdelade på lång (30 dygn) -, vecko (7 dygn) - och korttidshyra (1 dygn). Inköpsvolym fördelar sig över två (2) typer av fordon: Fyrhjulsdriven terrängbil: 55 % Liten skåpbil: 45 % Någon garanterad volym på kommande upphandling kan dock aldrig utlovas. 1.4 Dokumentation Denna anbudsinbjudan med bilagor finns att ladda ner från SMHIs hemsida på följande länk: Anbudshandlingar kan också beställas från SMHIs registrator, som då skickar det per post. 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling, enligt 4 kapitlet i Lagen om Offentlig Upphandling (LOU SFS 2007:1091 jämte tillägg). Mer information om LOU finns tillgängligt på Konkurrensverkets hemsida: Tidsplan Anbudsinbjudan publiceras Sista dag för anbud Anbudsöppning Beslut om tilldelning Avtal tecknas Nytt avtal i drift 2.3 Inlämnande av skriftligt anbud Anbud märkt Förhyra av specialfordon, 2012/1844/2.3 skickas antingen med post till: SMHI Registrator Norrköping Anbudet kan även lämnas i SMHIs reception på Folkborgsvägen 1, Norrköping. Receptionen har normalt öppet helgfria vardagar mellan kl. 08:00 16:00. Anbud ska lämnas i ett (1) original och en (1) kopia. Anbud per fax eller e-post accepteras inte, då anbudssekretessen inte kan garanteras. 2.4 Språk Anbudet ska vara skrivet på svenska. 2.5 Svarsblankett Svarsblankett (bilaga 2) fyllas i eller skrivs ut, signeras och gäller som anbud. Dnr: 2012/1844/2.3 2(8)

5 2.6 Undertecknande av anbud Anbudet/svarsblanketten ska vara undertecknat av behörig företrädare. 2.7 Frågor om anbudsinbjudan Frågor gällande upphandlingen sänds via e-post till Ev. frågor och svar kommer löpande att läggas ut på SMHIs hemsida. ( under Om SMHI /Aktuella Upphandlingar/Korttidshyra av specialfordon). Sista dag för eventuella frågor är samt sista dag för publicering på webbsida sker Det åligger således varje intressent att själv bevaka denna plats, då det endast är där som frågor och svar kommer att publiceras under anbudstiden. 2.8 Giltighet för anbud Anbudet ska vara bindande till och med , vilket ska bekräftas i anbudet. (bilaga 2) 2.9 Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla eventuella kostnader i samband med anbudsgivningen Sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut, som samtliga handlingar i upphandlingsärenden normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt uppgifter som rör enskild som ingått avtal med en myndighet (31 kap, 16 ). Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra skada för anbudsgivaren. För att SMHI ska kunna sekretessbelägga anbud, eller del av anbud, måste anbudsgivaren: a) ange vilken/vilka uppgifter som är skyddsvärda (normalt inte ett helt anbud) b) ange vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna lämnades ut Sekretessprövning kan inte göras i förväg, utan SMHI prövar efter det att någon begärt att få ta del av handlingarna. Ett sådant beslut kan överklagas till kamarrätten i Jönköping. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges Upphandlande enhet SMHI Ekonomi/Inköp Norrköping 2.12 Kontaktperson Johan Lundström E-post: upphandling@smhi.se 3 Krav på anbudsgivaren Anbudsgivare ska uppfylla samtliga krav som anges nedan för att bli kvalificerad och därmed få sitt anbud prövat och utvärderat. Dnr: 2012/1844/2.3 3(8)

6 3.1 Uteslutningsgrunder Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantörer: Prövning enligt LOU (2007:1091) 10 Kap. 1. Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer: Prövning enligt LOU (2007:1091) 10 Kap. 2. Krav på bevisning: I anbudet intygas att omständigheter enligt LOU 10 kap. 1-2 enligt ovan inte föreligger (bekräftelse görs i svarsbilagan, bilagan 2). Lag om offentlig upphandling går att läsa i fulltext på till exempel: Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.( bland annat F-skattebevis). Anbudsgivare får inte ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter, i Sverige eller i det egna landet, som lett till att skulden registrerats hos Kronofogdemyndigheten eller motsvarande myndighet i hemlandet. Krav på bevisning Ingen bevisning behöver bifogas. SMHI kontrollerar att kraven är uppfyllda och kontaktar anbudsgivaren om något behöver förtydligas vid prövningen av anbud. 3.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en stabil ekonomisk ställning, för att säkerställa att alla åtaganden kan uppfyllas under avtalsperioden. Krav på bevisning SMHI genomför en kreditbedömning med stöd av Upplysningscentralen (UC), där anbudsgivare för att uppfylla kravet ska inneha rating 3 eller högre. Ingen bevisning behöver bifogas anbudet, men om anbudsgivare är medveten om eller misstänker att aktuell information saknas eller är felaktig, alternativt att kravet inte uppfylls, bör han redovisa varför så är fallet så att SMHI kan göra en helhetsbedömning av anbudsgivaren för att avgöra om kravet om stabil ekonomisk ställning är uppfyllt. 4 Kommersiella villkor Avtalsutkast, bilaga 3 och ska godkännas i bilaga 2. 5 Krav på tjänsten samt fordonen Krav på tjänsten finns i avtalsutkastet samt i bilaga 2 beträffande aktuella fordonen. Dnr: 2012/1844/2.3 4(8)

7 6 Kvalificering och utvärdering En grundförutsättning för att ett lämnat anbud ska kunna beaktas vid utvärderingen är att anbudsgivaren uppfyller samtliga ska krav, oavsett om kravet avser krav på leverantören, efterfrågade tjänster eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller ska kraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas. Prövning av anbud kommer att genomföras i tre (3) på varandra följande steg: 6.1 Steg I Formella krav samt krav på leverantören SMHI går igenom inkomna anbud och bedömer vilka anbud som uppfyller samtliga obligatoriska formella krav samt krav på leverantör och därmed är kvalificerade för vidare prövning. De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II 6.2 Steg II Kvalifikationskrav I bilaga 2, finns alla ska krav SMHI ställer på tjänsten och fordonstyperna i den aktuella upphandlingen. Därav ska de besvaras i bilaga 2. Om svar på ska-krav saknas, kan anbudet komma att förkastas. De anbud som uppfyller dessa frågor går vidare till steg III utvärdering. 6.3 Steg III Utvärdering SMHI kommer vid utvärderingen att anta det anbud som uppfyllt samtliga ska krav samt därefter erbjuder det lägsta utvärderingspris per år. Utvärdering av inkomna anbud kommer att ske enligt följande utvärderingsmodell, se bilaga 2: Tre utbud (långtidshyra, veckohyra respektive korttidshyra) med fiktiva schablonvärden (volymer) har tagits fram, schablonvärdena motsvarar ett (1) års behov. Dessa volymer multipliceras med anbudsgivarens priser. Beloppen kommer sedan att multipliceras med nedan angivna procentsatser som motsvarar hur stor del av det totala behovet fordonstypen motsvarar. Fördelningen ser ut som följer: 55 % Fyrhjulsdriven terrängbil 45 % Liten skåpbil En summering av dessa belopp genererar Delsumma 1. Uppfyllande av börkrav (utvärderingskrav, måste ej vara uppfyllda) Om samtliga fordonstyper har sidokrockskydd erhålls ett prisavdrag på fem (5) procent utav delsumma 1. Om samtliga fordonstyper är miljöklassade enligt bilaga 1 erhålls ett prisavdrag på fem (5) procent utav delsumma 1. Dnr: 2012/1844/2.3 5(8)

8 Jämförelsetalet är således anbudets totala utvärderingsbelopp efter eventuellt prisavdrag för sidokrokskydd samt att fordonen är miljövänliga, maximalt prisavdrag är tio (10) procent. Leverantör med lägst jämförelsetal tilldelas avtalet. 7 Bilagor 7.1 Bilaga 1: Miljöbilaga 7.2 Bilaga 2: Svarsblankett 7.3 Bilaga 3: Ramavtal utkast Dnr: 2012/1844/2.3 6(8)