UPPHANDLING AV SPIKMATTOR MED TILLBEHÖR (5 bilagor)

Transkript

1 ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Saknr och diarienummer 934-A /2016 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten UPPHANDLING AV SPIKMATTOR MED TILLBEHÖR (5 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan. 1.1 KARAKTÄR Polisen efterfrågar i denna upphandling utrustning för stoppande av fordon, dvs. spikmattor med tillbehör. 1.2 OMFATTNING Anbud kan lämnas på hela avtalsområdet, Polisen avser att teckna ramavtal med en (1) leverantörer. Alternativa anbud kommer inte att prövas. 1.3 VOLYM Polisen uppskattar volymen per år enligt nedan. Polisen garanterar inga volymer. Post Beteckning/Benämning Enhet Antal enhet per år 1 Spikmatta komplett styck 50 2 Ersättningsspikar till spikmatta, förpackning om minst tjugo (20) styck förpackning 20 3 Verktyg för att kunna byta ut utbytbara delar på spikmatta styck 2 4 Sticksäkra handskar för hantering av spikmatta par 2 5 Transportlåda till spikmatta styck AVTALSTID Ramavtalet träder i kraft den dag det undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år med option på förlängning med upp till tolv (12) månader i taget i upp till två (2) år, total avtalstid är således maximalt fyra (4) år. 1.5 AVROP Rätt att avropa från avtalet tillkommer beställare vid Polisen som kommer avropa/beställa elektroniskt via Polisens inköpssystem. Postadress Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 6 kap. 1 lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i TED (Tenders Electronic Daily) som är webbversionen av "Tillägg till Europeiska unionens tidning" för offentlig upphandling i Europa, FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress annelie.nordstrom@polisen.se. Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 30 maj Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 1 juni Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska förutom följande dokument som även godkänns på engelska: Produktbeskrivning med bilder på efterfrågade artiklar, se punkten 1.3 Volymer. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska enligt ovan måste bifogas i originalkopia tillsammans med en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten ANBUDSFÖRFRÅGAN 934-A /2016 sid 2 (6)

3 Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem, klister och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. 934-A / ANBUD Spikmattor med tillbehör 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig 1 företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 7 december 2017 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Polisen senast den 7 juni Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud Anbud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20: Anbud som skickas till Polisen med post Anbud adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 1 kap 15 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen 1 Med behörig avses firmatecknare eller person som kan styrka att denne är behörig att företräda anbudsgivaren genom t.ex. fullmakt som i sådant fall skall bifogas anbudet. ANBUDSFÖRFRÅGAN 934-A /2016 sid 3 (6)

4 inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes, detta kan göras i bilagt Formulär för anbud anbudsgivare. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 UNDERLEVERANTÖR I anbudet skall det framgå om anbudsgivaren har för avsikt att använda underleverantörer för utförande av hela eller vissa delar av uppdraget. I anbudet skall det klart och tydligt framgå: a) hur stor del av uppdraget i procent (%), b) vilken funktion varje underleverantör fyller och c) vilka tjänster varje underleverantör tillhandahåller. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.3 UTESLUTNINGSGRUNDER Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 13 kap. 1-3 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 13 kap. 1-3 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.4 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Utländska anbudsgivare skall inkomma med intyg från berörd nationell myndighet som styrker att denne uppfylller kravet. ANBUDSFÖRFRÅGAN 934-A /2016 sid 4 (6)

5 3.5 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare skall inkomma med intyg från berörd nationell myndighet som styrker att denne uppfyller kravet. 3.6 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen framgår av bilagd Kravspecifikation. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga produktbeskrivning med bilder på samtliga artiklar, post 1 t.o.m. 5, som efterfrågas i denna upphandling. Anbudsgivaren skall styrka att produkterna uppfyller kraven enligt Kravspecifikation. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilaga Priser. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. ANBUDSFÖRFRÅGAN 934-A /2016 sid 5 (6)

6 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med angivet förfarande enligt punkten 6.3 och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna enligt punkten 2 i Förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda enligt punkten 3 i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN Lägsta pris I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen enligt punkten 4 och de kommersiella kraven enligt punkten 5 i Förfrågningsunderlaget. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod Pris Vid utvärderingen av anbudssumman utgörs den av pris per enhet för nedanstående poster multiplicerat med angivna antal. Antalet som utvärderas är endast fiktivt. Den totala summan blir således anbudsgivarens anbudssumma, se nedan. Post Beteckning/Benämning Enhet Pris/enhet i SEK exkl. moms Antal enhet som utvärderas 1 Spikmatta komplett styck 50 - kr 2 Ersättningsspikar till spikmatta, förpackning om minst tjugo (20) styck förpackning 20 - kr 3 Verktyg för att kunna byta ut utbytbara delar på spikmatta styck 2 - kr 4 Sticksäkra handskar för hantering av spikmatta par 2 - kr 5 Transportlåda till spikmatta styck 5 - kr ANBUDSSUMMA - kr Anbudsgivare med lägst anbudssumma är den som har det lägsta priset och kommer att antas. Summa Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Kravspecifikation 4. Avtalsunderlag, jämte bilagor 5. Priser ANBUDSFÖRFRÅGAN 934-A /2016 sid 6 (6)