1. Generell del. Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion. Upphandlande organisation. 1.1 Allmän information Kommunförbundet Skåne

Transkript

1 Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion Upphandlande organisation Kommunförbundet Skåne Håkan Jönsson Upphandling Rollatorer Extern remiss Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Generell del 1.1 Allmän information Upphandlingen Upphandlingen avser de skånska kommunernas huvudsakliga behov av rollatorer. Upphandlingen består av produktgrupperna: rollator hopfällbar i djupled, rollator hopfällbar i sidled, rollator smal, rollator låg och rollator storhjulig Omfattning (syfte & bakgrund) Skånes kommuner gör via Kommunförbundet Skåne/Samverkansorganisationen för hjälpmedelsfrågor upphandling av rollatorer. Skånes kommuner deltar för hela sitt behov av gånghjälpmedel förutom de enstaka individuella behov som upphandlade produkter inte kan uppfylla. Kommunerna förbehåller sig rätten att upphandla produkter åt brukare med särskilda behov från annan leverantör Avtalsform Ramavtal tecknas med en leverantör för respektive produktgrupp Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas på en eller flera produktgrupper i förfrågningsunderlaget. Inom produktgrupperna är upphandlingen inte delbar. Anbudsgivare får offerera flera produkter i samma produktgrupp, respektive offererad produkt utvärderas då i utvärderingen separat såsom egna anbud. Anbud anpassade (t ex med olika prisalternativ) efter antalet avtalstecknare accepteras ej Volym Utifrån nuvarande kända volym köper Skånes kommuner årligen 8000 rollatorer. Fördelningen mellan de i upphandlingen ingående grupperna är osäker, framförallt på grund av att uppdelningen i dessa grupper i vissa delar är ny för kommunerna. Recirkulation/återanvändning sker av de produkter vars inköpspris motiverar Sida 1 av 5

2 detta. Kommunerna förbinder sig ej att köpa viss volym. 1.2 Krav på leverantören Kvalifikationskrav Anbudsgivare skall uppfylla samtliga ställda krav för att deltaga i utvärderingen. Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs Uteslutningsgrunder Anbudsgivare skall uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. De upphandlande myndigheterna kommer att göra erforderliga kontroller att anbudsgivaren uppfyller ställda krav, för denna kontroll används Skatteverket och kreditupplysning genom Creditsafe AB. Utländska anbudsgivare bör bifoga likvärdiga uppgifter till anbudet F-skatt Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. Kommunerna kontrollerar detta. Uppfylls kravet F-skatt (/ svar) Registrering av leverantör Leverantören skall vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande, för de organisationsformer där registreringsplikt gäller. Kommunerna kontrollerar detta. Uppfylls kravet registrering av leverantör (/ svar) Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivare skall ha ratingpoäng minst 40 enligt Creditsafe AB (vilket kontrolleras av kommunerna) eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning som motsvarar ställt krav (t.ex. via relevant intyg från anbudsgivarens bank). En ratingpoäng med 40 poäng på skala betyder att leverantören är kreditvärdig enligt Creditsafe AB. Uppfylls kravet finansiell och ekonomisk ställning (/ svar) Ej dömd för brott Anbudsgivare skall ej vara dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. Genom att svara ja bekräftar anbudsgivaren att anbudsgivaren uppfyller kravet och ej är dömd för brott avseende yrkesutövning. Uppfylls kravet ej dömd för brott (/ svar) Sida 2 av 5

3 1.2.7 Kvalitetsledningssystem Anbudsgivaren skall beskriva sitt interna kvalitetssäkringsarbete genom att presentera kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001, kvalitetssäkringspolicy eller likvärdigt. Beskriv på vilket sätt företaget arbetar med intern kvalitetssäkring (Fritextsvar) Beskriv på vilket sätt företaget arbetar med reklamationshantering (Fritextsvar) Miljöledningssystem Leverantören skall beskriva sitt interna miljöarbete genom att presentera miljöledningssystem enligt ISO 14001, miljöpolicy eller motsvarande. Beskriv på vilket sätt företaget arbetar med internt miljöarbete (Fritextsvar) Producentansvaret för förpackningar Producentansvaret för förpackningar för offererade produkter skall uppfyllas. Uppfylls kravet producentansvaret för förpackningar (/ svar) Beskriv hur producentansvaret för förpackningar uppfylls (Fritextsvar) 1.3 Upphandlingsföreskrifter Upphandlingens form Öppen upphandling. Upphandlingen görs i enlighet med reglerna om öppen upphandling i lagen om offentlig upphandling, LOU. Förhandling är ej tillåten Upphandlande myndigheter Upphandlingen administreras av Kommunförbundet Skåne. Ansvarig upphandlare är Håkan Jönsson. Upphandlande myndigheter är Burlövs kommun, Bromölla kommun, Eslövs kommun, Hässleholms kommun, Höganäs kommun, Höörs kommun, Hörby kommun, Kristianstad kommun, Kävlinge kommun, Lomma kommun, Lunds kommun, Malmö stad, Osby kommun, Simrishamns kommun, Sjöbo kommun, Skurups kommun, Staffanstorps kommun, Svedala kommun, Tomelilla kommun, Trelleborgs kommun, Vellinge kommun, Ystads kommun, Östra Göinge kommun och Kommunalförbundet Medelpunkten. Varje upphandlande myndighet deltar i formulering av förfrågningsunderlag och kravspecifikation samt i utvärdering av inkomna anbud. Beslut fattas av respektive upphandlande myndighet för sig. Samverkansorganisationen för Hjälpmedelsfrågor (Kommunförbundet Skåne) tecknar ett gemensamt avtal för de upphandlande myndigheterna som fattat tilldelningsbeslut Upplysningar under anbudstiden Frågor under anbudstiden skall ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Kommunförbundet Skåne besvarar frågor via samma funktion. Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar. De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella Sida 3 av 5

4 frågor och svar i upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydlig i något avseende är det viktigt att Kommunförbundet Skåne kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Det är viktigt att frågor ställs i god tid före anbudstidens utgång, så att de hinner besvaras. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Kommunförbundet Skåne under anbudstiden är bindande för både Kommunförbundet Skåne och anbudsgivare. Sista dag för att ställa frågor på upphandlingen är Elektroniska anbud Kommunförbundet Skåne använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign. Anbudsgivare som vill delta skall lämna in elektroniskt anbud via system TendSign. Anbudsgivare får genom TendSign: Tillkommande information. Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet. En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (skall-krav) är uppfyllda. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support på vardagar kl Firmatecknare eller annan behörig person Ange i fältet nedan namn på firmatecknare eller annan behörig person som är ansvarig för anbudet då anbud lämnas elektroniskt. Firmatecknare eller annan behörig person (Fritextsvar) Anbudstidens utgång Anbudet skall vara Kommunförbundet Skåne tillhanda senast Anbudets giltighetstid Anbudet är giltigt sex månader efter anbudstidens utgång Anbudshandläggning Endast skriftlig kompletterad uppgift lämnad under giltighetstiden på anmodan av köparen är bindande för både köpare och säljare. Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av anbuden. Den första etappen består av en granskning av inkomna anbud på formella grunder, dvs om de uppfyller minimikraven i förfrågningsunderlaget. Därefter nollställs de anbud som uppfyller ställda krav. Den andra etappen innebär en prövning av anbuden mot bakgrund av angivna utvärderingskriterier. Sida 4 av 5

5 1.3.9 Tilldelningsbesked Besked om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. I upphandlingssystemet TendSign registrerar anbudsgivaren en person som användare av systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen. Kommunikation under upphandlingen, inkluderande tilldelningsbesked, sker till denna kontaktperson hos anbudsgivaren. Den e-postadress som i systemet är angiven för kontaktpersonen kommer att användas. Anbudsgivaren uppmanas kontrollera att rätt e-postadress är angiven och tillse att denna e-postadress bevakas löpande Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för bindande avtal är att skriftligt avtal upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter Sekretess och offentlighet Alla handlingar som inkommer till den upphandlande enheten omfattas av absolut sekretess fram till tilldelningsbesked har meddelats. Efter denna tidpunkt omfattas anbuden av offentlighetsprincipen, vilket innebär att de utgör allmänna handlingar och skall vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Om anbudsgivaren ändå vill sekretessbelägga vissa uppgifter i anbudet får detta tydligt anges i anbudet. Prövning om undantag av denna princip enligt 31 kap 16 offentlighets- och sekretesslagen görs av den upphandlande enheten. Vid ev önskan om sekretess ange vilka delar av anbudet som sekretess önskas för samt konkret anledning därtill. Ange vilken skada anbudsgivaren kan lida om angivna delar av anbudet offentliggörs. (Fritextsvar) Sida 5 av 5