FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation 1. ANBUDSINBJUDAN Matilda Olenmark 352/14

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Göteborgs Stads Upphandlings AB Upphandling Lastbilar (IOFF) Matilda Olenmark 352/14 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 1. ANBUDSINBJUDAN 1.1. Anbudsobjekt Idrotts- och föreningsförvaltningen, Göteborgs Stad (IOFF), , inbjuder Leverantörer genom Göteborgs Stads Upphandlings AB (Upphandlingsbolaget), , att lämna anbud i enlighet med detta förfrågningsunderlag på två lätta LASTBILAR (totalvikt max 3500 kg per LASTBIL), med utrustning och prestanda enligt bifogad kravspecifikation Upphandlande myndighet Idrotts- och föreningsförvaltningen Göteborgs Stad, Nedre Kaserngården 1 Box Göteborg Idrotts- och föreningsförvaltningen bedriver verksamhet vid kommunens idrotts- och motionsanläggningar och idrottsområden (bad, gym, sporthallar, bollplaner med mera). Förvaltningen svarar för uthyrning av idrottsanläggningar inom- och utomhus och samlingslokaler. Förvaltningen stöder föreningslivet genom sitt uppdrag att lämna centrala selektiva och generella föreningsbidrag och är också tillstånds-, registrerings- och tillsynsmyndighet enligt lotterilagen. I förvaltningens uppdraget ingår också att förvalta egna anläggningar samt byggnader och anläggningar som upplåts till park- och naturnämnden och stadsdelsnämnderna Avtalsanvändare Idrotts- och föreningsförvaltningen, Göteborgs Stad Omfattning Denna förfrågan omfattar två lätta LASTBILAR nytillverkad i alla delar (ej fabriksrenoverad) med erforderlig utrustning och prestanda enligt bifogad kravspecifikation. LASTBILARNA med erforderlig utrustning ska levereras besiktigade (och installeras) till angiven Utskrivet: :40 Sida 1 av 9

2 leveransadress. Krav på utrustning och prestanda mm framgår av kravspecifikationen (bifogas). Upphandlingen genomförs/slutförs under förutsättning att erforderliga beslut tas och att budget kan hållas Volym Upphandlingen omfattar leverans två lätta LASTBILAR med utrustning och prestanda enligt kravspecifikation Leveranstid (Utförande tid) LASTBILAR med erforderlig utrustning och prestanda ska levereras besiktigade (och installeras) på plats till nedan angivna leveransadresser, senast den 1 april En LASTBIL till Spadegatan 11, Angered, Sverige - En LASTBIL till Slottskogsvalen, Lars Israel Wahlmans Väg 32, Göteborg, Sverige Leveranstid i veckor från beställning till leverans ska tydligt framgå av anbud. Avtalet gäller från det att avtalet undertecknats av båda parter. Ange leveranstid i veckor från beställning. (Fritextsvar) 1.7. Bilagor Bifogade bilagor: Bilaga, ALOS 05 Bilaga, ALOS 05 Kommentarer Bilaga, Förebyggande information Bilaga, Referenser Bilaga, Kravspecifikation 1.8. Anbudsinbjudan Samliga villkor/anvisningar i Anbudsinbjudan accepteras! (/ svar) 2. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1. Krav på anbudet Leverantören ska i anbudet visa att den uppfyller förutsättningarna och kraven i förfrågningsunderlaget. Obligatoriska krav på Leverantören och tjänsten måste uppfyllas. Genom anbudssvar accepterar Leverantören samtliga föreskrivna villkor i förfrågningsunderlaget. Anbudssvar innebär även ett intyg på att uppgifter i anbud och bilagor är sanningsenliga. Leverantören är ansvarig för att efterfrågad information anges och att begärda dokument bifogas anbudet samt att samtliga obligatoriska krav är uppfyllda. Leverantören uppmanas därför att noggrant gå igenom och kontrollera sitt anbud innan det lämnas in. Om Leverantören avstår från att svara på något av de ställda kraven eller frågorna kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras. Om Leverantören låst upp en skyddad anbudsbilaga eller ändrat i skyddade celler Utskrivet: :40 Sida 2 av 9

3 kan Leverantören komma att uteslutas. Anbudet ska vara författat på svenska. Dock kan certifikat, intyg och bevis eller liknande vara på engelska, norska eller danska. Ersättning för upprättande av anbud utgår inte Ansvarig upphandlare Upphandlingsbolaget Matilda Olenmark Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom Förenklat förfarande 2.4. Avtalstyp Upphandlingen avser avtal om specifikt köp av två lätta LASTBILAR (totalvikt max 3500 kg per LASTBIL), med utrustning och prestanda enligt bifogad kravspecifikation. Upphandlingen avslutas genom att den upphandlande myndigheten tecknar avtal med en Leverantör Elektronisk anbudsgivning Anbud ska lämnas elektroniskt via den elektroniska anbudstjänsten, vilket innebär att anbud inte kan lämnas i pappersformat, via fax eller e-post. För att kunna lämna anbud krävs att behörig person för Leverantören registrerar ett användarkonto hos den elektroniska anbudstjänsten Den e-postadress som Leverantören använt för inloggning i systemet, är den som gäller för all kommunikation gällande upphandlingen. Leverantörens kontaktperson anges i den elektroniska anbudstjänsten. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet kan den elektroniska anbudstjänstens support kontaktas på telefon eller tendsignsupport@visma.com. Upphandlingsfrågor besvaras endast av upphandlingsansvarig Sista anbudsdag Anbudet ska vara Upphandlingsbolaget tillhanda senast Anbudets giltighetstid För det fall upphandlingen blir föremål för överprövning ska Leverantören vara bunden av anbudet fram till och med en (1) månad efter den tid då eventuell överprövning avslutats genom lagakraftvunnen dom. Leverantören ska vara bunden av sitt anbud sex (6) månader efter sista anbudsdag Förtydliganden av förfrågningsunderlaget samt frågor och svar Eventuella förtydliganden eller kompletteringar lämnas alltid via den elektroniska anbudstjänsten. Leverantören svarar själv för att hålla sig uppdaterad. Frågor om upphandlingen eller begäran om förtydliganden av förfrågningsunderlaget ska ställas så tidigt som möjligt och senast nio (9) dagar innan sista anbudsdag genom den elektroniska anbudstjänsten. Sista dag Upphandlingsbolaget meddelar svar på inkomna frågor är sex (6) dagar före sista anbudsdag. Frågor och svar liksom eventuella förtydliganden och Utskrivet: :40 Sida 3 av 9

4 kompletteringar utgör en del av förfrågningsunderlaget. Frågor kan inte ställas utanför den elektroniska anbudstjänsten och endast skriftliga svar i den elektroniska anbudstjänsten är bindande Alternativa anbud eller reservationer tillåts inte I anbudet får inga alternativa anbud, s.k. sidoanbud, förekomma. Om Leverantören lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Leverantören uppmanas därför att undvika att lämna information som inte efterfrågats och som kan ses som en reservation mot uppställda krav Anbudsöppning Anbudsöppning äger rum i närvaro av två (2) personer från Upphandlingsbolaget, så snart som möjligt efter anbudstidens utgång Underrättelse om tilldelningsbeslut och kontraktstecknande Efter genomförd upphandling fattar den upphandlande myndigheten tilldelningsbeslut. Underrättelse om tilldelningsbeslut tillsänds samtliga Leverantören till den e-postadress Leverantören registrerat i den elektroniska anbudstjänsten, Tendsign. Tilldelningsbeslutet utgör inte ett bindande avtal. Ett civilrättsligt bindande avtal mellan den upphandlande myndigheten och vinnande Leverantören sluts genom att avtal undertecknas av båda parter och träder i kraft först efter den tidsperiod som anges i 16 kap. LOU (avtalsspärr) löpt ut Sekretess Absolut sekretess (upphandlingssekretess) råder fram till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden som huvudregel offentliga. Undantag från offentlighetsprincipen är om delar av anbudet omfattas av s.k. kommersiell sekretess. En Leverantören som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren för kommersiell sekretess (31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om affärs- och driftsförhållanden) ska i sitt anbud tydligt ange en begäran om sekretess. En sådan begäran ska vara preciserad med vilka uppgifter som avses samt vilken skada som Leverantören skulle lida om uppgifterna lämnas ut. Eventuell sekretessbegäran med preciseringar och motivering ska anges i nedanstående fält. En sekretessbedömning sker alltid i samband med att en uppgift begärs ut och den upphandlande myndigheten kan inte garantera att en begäran om sekretess inte medför att handlingen kan komma att lämnas ut. Ett sekretessbeslut kan även komma att prövas av domstol. Sekretessbegäran! (Fritextsvar) Adminstrativa bestämmelser Samtliga villkor/anvisningar i Administrativa bestämmelser accepteras! (/ svar) 3. KVALIFICERINGS KRAV 3.1. Krav på Leverantören Utskrivet: :40 Sida 4 av 9

5 Allmänt om krav och kontroll Den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att avgöra om förtydliganden ska krävas in och om en närmare granskning av Leverantören och eventuell/a underleverantör/er behöver göras. Den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att kontrollera alla lämnade uppgifter. Den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget begränsar kontrollen till den Leverantör som efter utvärdering är aktuell för kontraktstilldelning. Om behov föreligger ska Leverantören kunna styrka samtliga i anbudet lämnade uppgifter. Genom anbudssvar accepterar Leverantören i förfrågningsunderlaget föreskrivna villkor, inklusive avtalsvillkor. Anbudssvar innebär även ett intyg på att uppgifter i anbud och bilagor är sanningsenliga. Krav avseende "Allmänt om krav och kontroll" accepteras! (/ svar) Uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU I 10 kap. 1 LOU anges uteslutningsgrunder som är förpliktigande medan 10 kap. 2 LOU anger grunder som gör det möjligt för den upphandlande myndigheten//upphandlingsbolaget att utesluta en Leverantörer från deltagande i upphandlingen. Göteborgs Stad och den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget arbetar aktivt med att försöka säkerställa att oseriösa Leverantörer inte förekommer i stadens avtal. I arbetet ingår en kontinuerlig uppföljning och prövning av Leverantörernas seriositet, bl.a. genom ett samarbete inom Kunskapscentrum i Göteborgs stad. I Kunskapscentrum ingår, förutom Göteborgs Stad, tio myndigheter och ett av målen för samarbetet är att identifiera otillbörligheter i samband med upphandlingar. Krav avseende "Uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU" accepteras! (/ svar) Krav på skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering Leverantören ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i det land där Leverantörens verksamhet är etablerad. Leverantören ska även vara registrerad för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis, undantaget skattefria verksamheter. Den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget kontrollerar, genom inhämtande av uppgifter från aktuella myndigheter, att Leverantören uppfyller lagenligt ställda krav avseende sina inbetalningar av skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering. Kravet ska vara uppfyllt per den dag inhämtandet sker. I det fall det inte är möjligt för den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Leverantören när den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Utländsk Leverantör ska, efter begäran från den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget, kunna tillhandahålla bevis i engelsk version som styrker att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och sociala avgifter i det egna landet med motsvarande den information som framgår av Skatteverkets blankett SKV 4820 samt bevis i engelsk version som styrker registrering i det land verksamheten bedrivs enligt Utskrivet: :40 Sida 5 av 9

6 landets regler om aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register. Leverantören ska fylla i Bilaga "Förebyggande information" med organisationsnummer i enlighet med delmoment 3.5. Krav förebyggande information och bifoga bilagan till anbudet. "Krav på skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering" uppfylls och erforderliga bevis/uppgifter såsom blanketten "Förebyggande information" har bifogats anbudet! (/ svar) Ange uppfyllandet av krav på skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering enligt enligt ovan i fritextfältet eller med hänvisning till en bilaga som bifogas anbudet! (Fritextsvar) Krav på ekonomisk och finansiell ställning Leverantören ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att avtalet kan genomföras utan risk för störningar p.g.a. ekonomiska problem. Den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget inhämtar och bedömer Leverantörens kreditvärdighet med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretag. Leverantören ska för att kravet ska anses vara uppfyllt inneha en riskklass/rating motsvarande minst Kreditvärdig. I de fall Leverantören har lägre riskklass/rating kan Leverantören ändå anses uppfylla detta krav under förutsättning att: a.) Leverantörens moderbolag eller annan garant uppfyller kravet i första stycket denna punkt, lämnar moderbolagsgaranti undertecknat av moderbolagets firmatecknare eller likvärdig garanti, i vilken Leverantörens fullgörande av sina åtaganden enligt eventuellt ramavtal garanteras, eller; b.) Leverantörens revisor lämnar en sådan förklaring att den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget kan anse att det är klarlagt att Leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. En Leverantör som är medveten om eller misstänker att kravet på ovan angiven riskklass/rating inte är uppfyllt ska bifoga bevis enligt a-b ovan i sitt anbud. Intygen får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. "Krav på ekonomisk och finansiell ställning" uppfylls! (/ svar) Om kravet uppfylls enligt a-b ska detta redovisas i fritextfältet eller med hänvisning till en bilaga som bifogas anbudet! (Fritextsvar) Teknisk förmåga och kapacitet Leverantören och eventuella underleverantörer ska ha erforderlig teknisk förmåga och kapacitet för att upprätthålla garanti och eventuella serviceåtaganden. SOM BEVIS FÖR ATT KRAV UPPFYLLS REDOVISAS I ANBUD på lämpligt sätt en: A) företags-/organisationsbeskrivning (med bl.a. uppgifter om antalet anställda) som bl.a. beskriver hur Leverantören avser att upprätthålla garanti och eventuella serviceåtagande, vilket även ska inkludera hur Leverantören hanterar akutservice. Leverantören ska ha erfarenhet av likvärdigt uppdrag. Utskrivet: :40 Sida 6 av 9

7 Kravet på teknisk förmåga och kapacitet uppfylls! (/ svar) Ange beskrivning av teknisk förmåga och kapacitet enligt ovan i fritextfältet eller med hänvisning till en bilaga som bifogas anbudet! (Fritextsvar) Referensuppdrag Leverantören ska ha erfarenhet av att leverera/utföra det upphandlingen omfattar. Leverantören ansvarar för att kontaktpersoner är vidtalade och går att nå på angiven e-post samt har möjlighet att bekräfta referensuppdraget. Referensuppdrag inom den egna organisationen godtas inte och referensuppdragen ska avse olika uppdragsgivare. SOM BEVIS FÖR ATT KRAV UPPFYLLS REDOVISAS I ANBUD ifylld Bilaga "Referenser", som innehåller två (2) referenter (inte äldre än 3 år räknat från sista anbudsdag) avseende Leverantören. Referenterna ska kunna styrka att kvalificeringskraven för teknisk förmåga, kapacitet och erfarenhet uppfylls med bl.a. uppgifter om: Uppdragsgivarens organisation Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-post. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur arbetet bedrivits i sin verksamhet och kunna bekräfta att uppdraget genomförts så som det angetts i beskrivningen. En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning. Tidpunkten för referensuppdragets genomförande, uppdraget får inte vara äldre än tre (3) år från sista anbudsdag. Den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att bedöma om angivet referensuppdrag är likvärdigt eller inte. En Leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan, exempelvis på grund av att verksamheten är nystartad, ska på annat sätt kunna visa att kravet är uppfyllt exempelvis genom att personer i ledande ställning har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Uppdragen får inte vara äldre än tre (3) år från det att Leverantörens nystartade verksamhet etablerades. Kravet Referenser uppfylls! (/ svar) Bifoga ifylld Bilaga "Referenser" enligt ovan! (Bifogat dokument) Extern kapacitet/underleverantörer En Leverantör, som inte själv har kapacitet att lämna anbud, har möjlighet att som extern kapacitet anlita underleverantör för utförande av hela eller delar av avtalet under förutsättning att dessa redovisas i anbudet. Leverantör som avser att använda underleverantörer ska förfoga över dessa resurser i den omfattning som krävs för att uppfylla de krav som upphandlingen omfattar. Leverantören ska ha ett åtagande från underleverantören eller på annat sätt visa att det andra företaget kommer att ställa sina resurser till förfogande under hela avtalsperioden. Den upphandlande myndigheten/upphandlingsbolaget kommer vid behov att kontrollera leveranskapacitet med angivna underleverantörer som redovisats i anbudet. Kravet Extern kapacitet/underleverantörer uppfylls! (/ svar) Utskrivet: :40 Sida 7 av 9

8 3.2. Krav på pris Anbudspris Leverantören anger sitt anbudspris i prisrutan nedan. Ange totalt anbudspris (exkl moms) för två lätta LASTBILAR enligt villkor/krav i detta förfrågningsunderlag. (Prisruta) 100,00 % 3.3. Krav på varan (kravspecifikation) Kravspecifikation Samtliga villkor och förutsättningar i Bilaga "Kravspecifikation" accepteras/uppfylls och har redovisats i anbud där detta krävs! (/ svar) 3.4. Krav avtalsvillkor Kommersiella villkor Samtliga villkor och förutsättningar i Bilaga "ALOS 05" med undantag av de avvikelser och tillägg som finns angivna i Bilaga "Kravspecifikation" accepteras/uppfylls och har redovisats i anbud där detta krävs! (/ svar) 3.5. Krav förebyggande information Bilaga, Förebyggande information Samtliga villkor och förutsättningar i Bilaga "Förebyggande information" ska accepteras. Leverantören ska ladda ner bilagan och fylla i begärda uppgifter, spara ner och bifoga bilagan i anbudet. Om Leverantören t ex avser att lämna ut påbyggnaden av flaket till en underentreprenör ska Leverantörens uppgifter samt underentreprenörens uppgifter finnas angivna på blanketten. Den upphandlande myndighet/upphandlingsbolaget kommer att göra erforderliga kontroller hos Skatteverket på de företag som finns angivna på blanketten. Samtliga villkor och förutsättningar i Bilaga "Förebyggande information" accepteras och begärda uppgifter är ifyllda och bilagan har bifogats anbudet! (/ svar) 4. GRUNDER FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Utskrivet: :40 Sida 8 av 9

9 4.1. Grund för tilldelning av kontrakt Det anbud som uppfyller kvalificeringskraven och har lägst pris för två lätta LASTBILAR (totalvikt max 3500 kg per LASTBIL), med utrustning och prestanda enligt förfrågningsunderlaget kommer att antas. Utskrivet: :40 Sida 9 av 9