1. Anvisningar för upphandlingen

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation REGION GOTLAND Upphandling Familjerådgivning Gun Sävhammar Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Anvisningar för upphandlingen 1.1. KORT OM UPPHANDLINGEN Region Gotland Region Gotland bildades 1 januari 2011 och omfattar geografiskt hela ön Gotland där cirka personer bor och verkar året runt. De största tätorterna utanför Visby är Hemse, Slite, Roma och Klintehamn. Region Gotland är öns största arbetsgivare med ungefär medarbetare och har i huvudsak tre uppdrag: kommunala uppgifter, landstingsuppgifter och det regionala utvecklingsansvaret. Gotlands vision är att vara Östersjöregionens mest kreativa och magiska plats präglad av närhet, hållbar tillväxt och fylld av livslust. Gotland är också certifierad sedan 2010 som en Fairtrade Island Upphandlingsobjekt Beskrivning Upphandlingen avser drift av familjerådgivningen på Gotland. Verksamhet har tidigare konkurrensutsatt och bedrivs idag i privat regi Upphandlingens värde Beräknat värde för upphandlingen, inkl optioner och förlängningsår är SEK: Region Gotland garanterar dock inga volymer Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas för hela uppdraget Alternativa anbud Utskrivet: :42 Sida 1 av 5

2 Alternativa anbud får inte lämnas Avtalstider Avtalets beräknade startdatum är: Avtalets slutdatum är: Antal möjliga förlängningar: 1 Maximalt antal månader per förlängning: Sista dag för anbudslämnande Anbud ska ha lämnats i TendsSign senast: Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas Ersättning för upprättande av anbud Region Gotland medger inte ersättning för upprättandet av anbud ATT LÄMNA ANBUD Upphandlingsförfarande Upphandlingen görs enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091), LOU genom en: Förenklat förfarande Upphandlingsformen medger förhandling, Anbud kan dock komma att antas utan föregående förhandling Frågor under anbudstiden Frågor och svar Om du har frågor gällande upphandlingen är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så tidigt som möjligt. Frågor ställs i TendSign. Alla svar, förtydliganden och kompletteringar kommer att publiceras i TendSign senast 6 dagar innan sista anbudsdag. Om du inte hämtat förfrågningsunderlaget direkt från TendSign måste du själv kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Du kan endast använda dig av de upplysningar som meddelats skriftligt av ansvarig upphandlare. Observera Frågor gällande tekniska problem med TendSign ställs till TendSign Support. Deras öppettider är normalt helgfria dagar kl , undantag är dag före röd dag då de stänger kl Sista dag för frågor till upphandlaren är: Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns ska. För att ett anbud ska kunna gå vidare till utvärdering ska de obligatoriska kraven vara uppfyllda. De obligatoriska kraven gäller krav på såväl anbudsgivaren och anbudet (kvalificeringskrav) som på efterfrågad vara och/eller tjänst Anbudets form och innehåll Utskrivet: :42 Sida 2 av 5

3 Anbudslämnande i TendSign Upphandlingen ska besvaras elektroniskt i TendSign. Anbud som lämnas på annat sätt än i TendSign deltar inte i upphandlingen. Svenska ska användas i anbud. Undantag får göras för produktkataloger, tekniska beskrivningar, intyg och dylika handlingar, om inte annat anges i kravspecifikationen. Anbudsgivaren ska på begäran av Region Gotland ombesörja och bekosta översättning till svenska av sådana handlingar på annat språk. Svarsbilagor som kräver underskrift, eller andra egna bilagor, scannas och bifogas som dokument till anbudet. För att underlätta utvärdering bör eventuella bifogade bilagor följa förfrågningsunderlagets rubricering och numrering. Se även punkten nedan om sekretess. Var vänlig kontrollera att alla bilagor är ifyllda, underskrivna där det behövs samt att allt är bifogat. Anbud kan komma att tas bort från upphandlingen om svaren är ofullständiga eller saknas VAD HÄNDER SEDAN Tid och plats för anbudsöppning Anbuden öppnas på Ekonomi och upphandling, Visborgsallén 19, Visby Öppningen är inte offentlig, men representant för handelskammare kan, på anbudsgivarens bekostnad, få närvara i enlighet med bestämmelserna i LOU. OM så är fallet, var vänlig kontakta ansvarig upphandlare för besked om hur dags anbudöppning sker Godkännande av anbud Först kontrollerar vi att anbud uppfyller de krav som ställts på anbudets form och innehåll, samt att efterfrågade bilagor finns med och vid behov är underskrivna. De anbud som inte klarar kontrollen läggs åt sidan och deltar inte längre i upphandlingen. Därefter prövas de kvalificeringskrav som ställts på anbudsgivaren i förfrågningsunderlaget. Uppfylls inte kraven läggs det anbudet åt sidan och deltar inte längre i upphandlingen. I ett anbud som godkänts enligt ovan går vi igenom alla obligatoriska krav som ställts i förfrågningsunderlaget. De anbud som uppfyller alla obligatoriska krav går vidare till nästa steg, utvärdering Utvärdering av anbud Ekonomiskt mest fördelaktiga - Uppräkningstal (SEK) Under förutsättning av att inkomna anbud uppfyller anbudsprövning enligt ovan, kommer det anbud att antas som är det för Region Gotland ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till viktade utvärderingskriterier enligt dokumentet Kravspecifikation. Varje anbuds anbudssumma räknas upp med ett kvalitetsbristtillägg. Resultatet blir ett jämförpris där anbudet med det lägsta jämförpriset är det vinnande anbudet. Uträkning av kvalitetsbristtillägg. Utskrivet: :42 Sida 3 av 5

4 Vid utvärderingen poängsätts varje kriterium utifrån angiven skala, beroende på hur väl respektive anbudet uppfyller det aktuella kriteriet Uppnått totalbetyg jämförs med kriteriets maximala totalbetyget. Skillnaden mellan den maximala poäng som kan erhållas och den erhållna poängen är det samma som kvalitetsavvikelse. Den procentuella kvalitetsavvikelse multipliceras sedan med ett i förväg bestämt uppräkningstal i SEK och det ger ett kvalitetsbristtillägg som anbudssumman räknas upp med. I den här upphandlingen är uppräkningstalet: SEK Se även bilaga "Utvärderingsmodell" Uppräkning av priset sker oberoende av storlek på anbudssumman. Observera: Om offererade optioner/tillägg krävs för att uppfylla ett skallkrav ska kostnaderna för dessa ingå i lämnat anbudspris. Om offererade optioner/tillägg krävs för att få kvalitetspoäng och anbudsgivaren inte räknat med dem i anbudspriset har Regionen rätt att lägga till kostnaderna för dem till anbudspriset Rättelse av fel, förtydligande och komplettering Enligt LOU får en upphandlande myndighet tillåta att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. Myndigheten får begära att en ansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Muntlig presentation Du kan bli kallad till ett möte för att presentera ditt anbud och förutsättningar för ett avtal. Det innebär dock inte att vi med säkerhet kommer att teckna avtal med dig. Presentationen ska hållas på svenska, om inget annat överenskommits. Eventuella anbudspresentationer kommer att hållas v 3, 2014, vänligen håll denna vecka tillgänglig. Om Anbudspresentation ska hållas skickas kallelse ut under v 49, Tilldelningsbeslut Tilldelning Avtal kommer att tilldelas en leverantör. Upplysning om vilken leverantörer som tilldelats det aktuella avtalet lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Tilldelningsbeslut skickas via TendSign. Tilldelningsbeslutet medför inte en accept av anbudet. Alla anbudsgivare är därför bundna av sitt anbud tills upphandlingen avslutats genom att ett skriftligt avtal undertecknats Avtalsspärr När meddelande om tilldelningsbeslut skickats ut inträder en avtalsspärr, dvs ett förbud mot att ingå avtal under viss tid och som en bortre tidsgräns för när leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt (t ex via e-post) gäller avtalsspärren i tio dagar om inte längre tid angivits i meddelandet. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet har skickats. Utskrivet: :42 Sida 4 av 5

5 Avtalstecknande När avtalsspärren upphört kan avtal tecknas med vald leverantör. Det skriftliga avtalet baseras på innehållet i förfrågningsunderlaget och antaget anbud. Förutsättningen för att avtalet ska vara civilrättsligt bindande är att det undertecknats av samtliga parter Avbrytande av upphandling Om upphandlingen måste avbrytas kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. I underrättelsen anges grunden för beslutet Kontakt Region Gotland Upphandlande myndighet Region Gotland Organisationsnummer: För information om Region Gotland, se hemsida: Ansvarig upphandlare för denna upphandling är: Gun Sävhammar E-post: gun.savhammar@gotland.se Adress: Region Gotland Ekonomi och upphandling Visby Utskrivet: :42 Sida 5 av 5