Upphandlingsprocessen Riktlinjer och stöd för våra leverantörer inför upphandlingen

Transkript

1 Upphandlingsprocessen Riktlinjer och stöd för våra leverantörer inför upphandlingen

2 Upphandlingsprocessen ut ett leverantörsperspektiv Analys, planering & förfrågan När en upphandling startar görs flera analyser, bl.a.; Hur ser våra behov ut? Vilken volym omsätts? Vilka leverantörer finns? Vilka förutsättningar råder på marknaden? Under denna del av processen kan du som leverantör bli tillfrågad tex om att ta fram statistik. Ibland behöver vi även lära oss mer om er bransch/marknad, exempelvis genom att vi kontaktar er med frågor. Förfrågningsunderlag Därefter är det dags att sammanställa resultatet i ett förfrågningsunderlag. Förfrågningsunderlaget innehåller all information som du som leverantör behöver för att kunna lämna anbud. Till sin hjälp har upphandlaren olika personer från stadens verksamheter. De har sakkunskap och hjälper till att utforma förfrågningsunderlaget. Detta är en intern process och inga diskussioner förs med leverantörer. Underlaget lyder under sekretess fram tills det är annonserat.

3 Annonsering & anbudstid Förfrågningsunderlaget blir offentligt genom att vi annonserar det på Hur upphandlingen ska annonseras och hur länge annonsen ska ligga ute bestäms utav LOU (kap. 8 & 15). Bevakning av upphandlingar. Du som leverantör kan bevaka aktuella upphandlingar i din bransch genom att prenumerera på annonser från tex. Opic eller Allego. Du får då ett mail när en upphandling matchas mot din sökprofil. Tyvärr har vi inte möjligheten att bistå med denna tjänst på Upphandlingar.nu utan här måste du själv hålla dig uppdaterad genom att besöka sidan. Att ställa frågor Om något är oklart i förfrågnings- underlaget så är det viktigt att du hör av dig så snart som möjligt. Det framgår i förfrågningsunderlaget hur frågor ska ställas i den aktuella upphandlingen. Eftersom upphandlingen ska vara transparent så får alla anbudsgivare ta del av ställda frågor. Dessa skickas oftast ut som kompletteringar under anbudstiden (se nedan). Rättelser och kompletteringar Förfrågningsunderlagen kan rättas eller kompletteras under anbudstiden. Sådana kompletteringar sänds alltid ut till den e-postadress som angavs när underlaget beställdes. Om du inte själv hämtat ut förfrågningsunderlaget från vår annonssajt Upphandlingar.nu skickas inte kompletteringar automatiskt. Därför ber vi dig att hämta ut handlingarna från och vara noga med att ange rätt e- postadress. Några tips inför anbudsskrivandet Kontrollera att den information som begärts verkligen finns med i anbudssvaret. Undvik att lämna information som inte efterfrågats. Tänk på att reservationer är svåra att hantera och kan medföra att anbudet måste förkastas. En upphandlande enhet kan aldrig hantera för sent inkomna anbud. Lämna alltid in anbuden i god tid! Upphandlingsbolaget gör de flesta av sina upphandlingar elektroniskt, dvs du lämnar in ditt anbud genom att fylla i formulär direkt via webben. Men ibland sker de på traditionellt pappersbaserat vis.

4 Då är det viktigt att du tänker på; Om svarsblanketter finns med i förfrågningsunderlaget används dessa. Anbudssvaren lämnas i mappar eller pärmar med begärd struktur. Följ strukturen. Om du gör detta underlättas vårt arbete och risken för att vi missar viktig information minskar. Glöm inte skriva under ditt anbud Sekretess Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess tills dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter behandlas inkomna anbud i enlighet med offentlighetsprincipen. Önskar anbudsgivare sekretessbelägga hela eller delar av sitt anbud så skall detta klart framgå och vilka skäl som åberopas. OBS! Före utlämnande av handlingar görs alltid en sekretessprövning i enlighet med gällande sekretesslagstiftning

5 Prövning Efter sista anbudsdagen påbörjas arbetet med att pröva de inkomna anbuden. Som leverantör kan du inte ta del av detta arbete förrän det är klart. Öppning av anbud Först sker öppning av anbuden. Enligt LOU tillåts inte upphandlaren att titta på anbuden i förväg och öppningen ska ske så snarts som möjligt efter att anbudstiden gått ut. Hur öppning av anbud går tillväga regleras av LOU (kap. 9). Kvalificering Efter anbudsöppningen görs en preliminär utvärdering. De anbud som då bedöms kunna bli aktuella för avtal kontrolleras. Kontrollen omfattar kvalificerande krav och hur man fullgjort skyldigheter vad avser skatter och avgifter. Detta sker i samarbete med Skatteverket. I LOU kap. 10:1-2 beskrivs de omständigheter som ska/kan medföra att en anbudsgivare utesluts. Kompletteringar Om ett anbud inte är komplett finns det två alternativ; anbudet förkastas eller en komplettering begärs in. Detta val är upp till den upphandlande myndigheten att bestämma. Begärs en komplettering så är det viktigt att det inte medför någon särbehandling och därmed snedvridning av konkurrensen. Var därför noga med att ditt anbud är komplett redan från början! Utvärdering Om alla kvalificeringskrav uppfylls så går anbudet vidare för slutlig utvärdering. Detta sker på det sätt som beskrivits i förfrågningsunderlaget. Oftast gör vi våra upphandlingar i form av en självdeklaration. Du får då se din anbudssumma redan när du gör ditt anbud. Anbudssumman är en sammanställning av alla utvärderingskriterier i siffror. Det är denna summa som sedan jämförs mot övriga anbudsgivare. Allt ställs sedan samman i ett utvärderingsprotokoll.

6 Tilldelningsmeddelande & avtalsspärr När beslutet om val av leverantör/er är fattat så skickas det ett tilldelningsmeddelande. Detta skickas till samtliga anbudsgivare, oftast via e-post. Tilldelningsmeddelandet ska ge tydlig information om resultatet av utvärderingen och vilken leverantör/er som har antagits. 15 dagars avtalsspärr Från det att tilldelningsmeddelandet är skickat gäller en 15 dagars avtalsspärr. Under denna tid får inga avtal tecknas. Om du som leverantör anser att beslutet är felaktigt fattat har du dessa 15 dagar på dig att begära överprövning av beslutet hos Förvaltningsrätten. Sekretessen upphör I och med att tilldelningsmeddelande skickas så hävs upphandlingssekretessen. Det betyder att upphandlingens handlingar är offentliga och den som så begär kan få ta del av dem. Men delar av upphandlingen kan komma att bli sekretessbelagda. Antingen av Upphandlingsbolaget eller på begäran av anbudsgivare (vid inlämnandet av anbudet). Före utlämnande av handlingar görs alltid en sekretessprövning i enlighet med gällande sekretesslagstiftning.

7 Avtal & Uppföljning Efter 15 dagar kan avtal slutas med de antagna leverantörerna. Under förutsättning att ingen anbudsgivare har överprövat upphandlingen. När avtal är tecknade så avslutas upphandlingen. Därmed kan den inte längre prövas i förvaltningsdomstol. En upphandling kan också avslutas genom att den avbryts. Avtalet grunder sig på förfrågningsunderlaget; till grund ligger de accepterade villkoren, kravspecifikationen och prisbilagor. Avtalet signeras av behöriga personer hos bägge parter. Det kan ske elektroniskt eller skriftligt. Uppföljning Under avtalsperioden sker kontinuerliga uppföljningar. Oftast genom träffar mellan avtalsansvarig hos bägge parter. Under uppföljningsmötena tas bl.a. följande punkter upp: - Miljö - Kvalitet - Kvalificeringsvillkoren - Avtalsvillkor - Beställarsynpunkter - Reklamationer Uppföljningsmötena dokumenteras och används sedan som underlag till kommande upphandling. Vimmerby kommun, Skatteverket och Kronofogdemyndigheten säkrar genom kontroller att alla som utför uppdrag på detta ramavtal är seriösa och bl a sköter sina redovisningar och betalningar av skatter och avgifter. Samarbetet mellan kommunen och myndigheterna innebär löpande kontroller av antagna entreprenörer/leverantörer och dessas eventuella underentreprenörer/-leverantörer. Vi följer även upp den avtalade provisionsredovisningen som ska ske 4 ggr/år.

8 VIMMERBY KOMMUN Teknik- och serviceförvaltningen VIMMERBY