Begäran om allmänhandling. -Vad gäller?

Transkript

1 Begäran om allmänhandling -Vad gäller?

2 Kort om Entreprenörsföretag som grundades 1999 Långsiktighet och kontinuitet, med fokus på struktur och produktutveckling Upphandlingsverktyg skapat av upphandlare för upphandlare Beställningsverktyg med fokus på enkelhet, ordning och effektivitet, passar alla inköpskategorier All utveckling och drift sker i Sverige och alla servrar är finns i Sverige Vi är anställda 14 och vi växer Vi tycker upphandling är roligt och viktigt Vi vill utveckla det bästa systemstödet för offentlig upphandling, med fokus på användarvänlighet, användbarhet och produktivitet Konsulttjänster och utbildning inom systemanvändning och offentlig upphandling

3 Vad är en handling? - En handling är något där innehållet kan granskas vid ett flertal tillfällen Skrift Bild Ljud- och eller bildupptagning

4 När blir en handling allmän? Inkommer till myndighet eller myndighetsperson Förvaras eller ska förvaras Expedieras/ upprättas Tidpunkt för när handlingen inkom kan inte skjutas fram - Undantag anbud och auktion

5 Kan en länk vara allmän handling? Ja, om det finns tydlig hänvisning och om det registreras i ärendet Nej, om man hänvisar till hemsidan i sin helhet Är handlingar som skickas inom myndigheten allmänna handlingar? En handling måste upprättas eller expedieras

6 Vem har rätt att ta del av en allmänhandling? Varje svensk medborgare (TF 2 kap 1 ) Fysisk person och juridisk person Utländsk medborgare likställs med svensk medborgare (14 kap 5 TF)

7 Allmän handling = offentlig handling? Alla inkomna handlingar är allmänna handlingar Alla allmänna handlingar är inte offentliga - Undantag: Sekretess

8 Rätten att ta betalt Mot en fastställd avgift har myndigheter och kommuner möjlighet att ta ut en avgift enligt Avgiftsförordningen (1992:191) sidor gratis 10 sidan 50sek, där efter 2sek st 125sek påbörjad fjärdedels timme + porto samt ev. kostnad för CD/USB

9 Diarieföring vid begäran att ta del av allmänhandling Rätten att vara anonym är huvudregeln Undantag Skicka handlingar per post Sekretessprövning Överpröva beslutet

10 Hur länge kan man dröja innan man lämnar ut en offentlig handling? Så snart arbetet tillåter - Besked ska lämnas samma dag Sekretessprövning - Maskering 4 dagar anses för lång tid enligt JO

11 Vilken prioritering kan man göra? En begäran ska behandlas med förtur - andra arbetsuppgifter måste läggas åt sidan En myndighet är skyldig att ha en tillräcklig bemanning - arbetets behöriga gång Hela kontorstiden och inte bara under expeditionstid - undantag lunch JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts

12 Skäl som kan motivera en viss fördröjning av utlämnandet En sekretessbedömning behöver göras Handlingen måste kopieras eftersom vissa uppgifter är sekretessbelagda och måste maskas, täckas över Handlingarna förvaras på olika ställen och det tar tid att samla ihop En ny handling ska skapas genom en sammanställning av uppgifter

13 På vad kan man grunda sekretess Rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellan folklig organisation Rikets centrala finans-, penning- eller valutapolitik Myndighetsverksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn Intresse att förebygga och beivrabrott Det allmännas ekonomiska intresse Skyddet för den enskildas personliga eller ekonomiska förhållande Intresset att bevara djur- eller växtart

14 Kan man neka att lämna ut allmänna handlingar när begäran inkommer? Om ansvarig kollega är inte på plats? Om handlingarna är inlåsta? Om handlingarna finns i en kollegas inkorg/ adresserat kuvert? Om handlingar finns hemma hos en kollega eller ute på fältet? Om handlingen är allmän och offentlig, men ändå känns förtidigt att lämna ut?

15 Vem fattar beslut om sekretess? - Det är i första hand den tjänsteman som ansvarar för vården av en handling som ska pröva om handlingen kan lämnas ut - Vid bortavaro eller tveksamhet, kan en avdelningschef, avdelningsjurist eller dylikt fatta beslut Står beslutet alltid fast? - Beslut av att inte lämna ut en allmänhandling kan överprövas av den som gjort begäran

16 Vad gäller vid tilldelningsbeslut? Den absoluta sekretessen hävs och man måste göra en prövning om någon begär ut handlingar - Skälen till beslutet ska vara tillräckliga så att leverantören har möjlighet att ansöka om prövning av beslutet Lyder man under offentlighetsprincipen måste en sekretessprövning göras innan upplysningar om tilldelningsbeslut lämnas ut - Beslutet får inte innehålla något som omfattas av OSL eller uppgifter som kan anses vara affärshemligheter - Ansökan som avslagits eller varför ett anbud förkastats och dialogen mellan anbudsgivarna är information som kan lämnas ut efter en prövning.

17 Sekretessgrunder som kan kvarstå efter tilldelningsbeslut Skydd av de allmännas, t.ex. den upphandlande myndigheten/enhetens ekonomiska intressen om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs Skydd för den enskildes t.ex. anbudsgivaren/ anbudsökanden ekonomiska intressen om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs -Vid avbruten upphandlingsprocess gäller samma regler som vid tilldelningsbeslut

18 Gäller offentlighetsprincipen och OSL alla upphandlande myndigheter? Omfattas Statliga myndigheter Kommuner och landsting Bolag som till mer än hälften ägs av kommuner och landsting Vissa bolag och organisationer som särskilt finns förtecknade i en bilaga till OSL Omfattas inte De flesta statliga bolag Privata bolags som bedriver verksamhet inom försörjningssektorn (Lämnar upplysningar enligt bestämmelserna i LOU eller LUF)

19 Sekretessbestämmelser för upphandling som råder under offentlighet och sekretesslagen Under en upphandlingsprocessen råder absolut sekretess - Uppgifter som rör anbudet får endast lämnas till anbudsgivaren Absolut sekretess hävs när anbudprocessen slutförs - Undantaget elektroniska auktioner Förfrågningsunderlag/ upphandlingsdokument är inte allmänna handlingar Vid selektivt-, förhandlat- och urvalsförfarande blir förfrågningsunderlaget offentligt när det expedierats

20 Sekretessbestämmelser för upphandling som råder under offentlighet och sekretesslagen forts. Sekretessprövning ska göras varje gång någon begär ut en handling - Man kan därför inte garantera att inte lämnas ut Beslutar man att inte lämna ut en handling kan detta överklagas till kammarrätten - De kan då besluta att handlingen lämnas ut Beslut att lämna ut en handling kan inte överklagas - Man kan bli skadeståndsskyldig

21 Sekretessbestämmelser för upphandling som råder under offentlighet och sekretesslagen forts. Sekretess belagda uppgifter av anbudsgivare/leverantör - Självständig prövning görs ut ifrån vilka uppgifter som önskas sekretessbelagda - Bedömningen kan slå olika beroende vilka uppgifter samt skäl till sekretess de angivit Tips! Efterfråga sekretessbegäran redan i upphandlingsdokumentet be dem ange vilka uppgifter som verkligen är känsliga samt att tydligt motivera sin begäran

22 Sekretessbestämmelser för upphandlingar som inte omfattas av offentlighetsprincipen(lou/luf 12. kap) Man ska bevara kontrakt eller ramavtal som har ingåtts efter en upphandling under kontraktets löptid Man ska på begäran av berörd leverantör kunna lämna ut kopia eller utskrift vid ett kontraktsvärde av: euro för varu- eller tjänstekontrakt euro för byggentreprenadkontrakt

23 Sekretessbestämmelser för upphandlingar som inte omfattas av offentlighetsprincipen forts. En begäran om att få tillgång till ett kontrakt/avtal ska behandlas skyndsamt Innehåller handlingen någon hemlig uppgift eller något som kan skada myndighetensrörelse eller leverantören får den inte lämnas ut Känsliga uppgifter kan maskas och handlingen därefter lämnas ut

24 Vad tycker ni är den största utmaningen med regleringen kring allmänna handlingar? Hur arbetar ni vid förfrågningar av allmänna handlingar? Vilka uppgifter sekretessbelägger ni i upphandlingsdokument?