Utlamnande av allmän handling/ allmänna uppgifter -Rutiner

Transkript

1 ...-'=---'-...- H INTERNA STYRDOKUMENT RUTINER A R B E M I 0 Datum Vår beteckning Sid VERKET / (9) Interna styrdokument Utlamnande av allmän handling/ allmänna uppgifter -Rutiner Beslutsdag: Ansvarig avdeln' : Avdelningen för juridik Verksamhetsomr Process: Förvalta information : Ge Verksamhetsstöd

2 ' INTERNA STYRDOKUMENT RUTINER ARBETSMI N0 33:; 1219 ::::; :;aa62 :19) V E R K E T Innehåll RUTINER FÖR UTLÄMNANDE AV ALLMÄN HANDLING/ALLMÄNNA UPPGIFTER BAKGRUND BEGÄRAN UTDRAG FRÅN VÅRT DIARIUM -PUBLIC DIARIEFÖRDA HANDLINGAR..... UPPGIFTER UR DATABASER- STATISTIK E-POST lpersonuppgiftslagen SEKRETESS VEM TAR STÄLLNING l EN UTLÄMNANDEFRÅGA? ÖVERKLAGANDE EXPEDIERING AVGIFT FÖR HANDLINGAR (AVGIFTSFÖRORDNINGEN) BILAGA 1- BREV VID DEN FÖRSTA BEDÖMNINGEN I ETI' UTLÄMNANDE ÄRENDE BREV 1 - UTLÄMNANDET BEVIUAT BREV 2 - UTLÄMNANDET DELVIS BEVIUAT BREV3-UTLÄMNANDETNEKAT.....9

3 I! A R B E T S M I ö Datum Vår beteckning Sid V E R K E _I_ / (9) Rutiner för utlämnande av allmän handling/ allmänna uppgifter Dessa rutiner träder i kraft den 1 januari Bakgrund Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar/ uppgifter är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Arbetsmiljöverket (AV) tillgodogör möjligheten att på begäran genast, eller så snart det är möjligt, tillhandahålla den som önskar att ta del av allmän handling. AV strävar efter transparens och tillgänglighet genom att i möjligaste mån göra våra utlämnanden digitalt utan att försaka informationssäkerhet. Begäran Begäran om att få ta del av allmänna handlingar kommer huvudsakligen via myndighetens e-postlåda. Begäran kan också komma via svarstjänstens webbformulär eller via telefon. Om en begäran tas emot via telefon uppmanar vi den som frågar att skicka in ett mejl till xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xx. Då får vi eventuella beteckningar, diarienummer och e-postadresser tydligt angivna. Om någon av regionerna får en begäran där man frågar efter handlingar/ uppgifter från samtliga regioner vidarebefordras begäran till myndighetsbrevlådan. Därefter påbörjas omhändertagandet av förfrågan enligt gången i denna rutin. Om begäran/ frågeställningen behöver förtydligas kontaktar man den som begärt handlingen. I dessa fall ges frågeställaren rätt att vara anonym och ges möjlighet att ta del av handlingarna på plats på något av myndighetens kontor, eller kommer överens med frågeställaren om andra lösningar. Utdrag från vårt diarium - Public Om någon begär förteckningar / utdrag från vårt diarium Public tas dessa listor ut av Enheten för registratur och arkiv (IR). Diarieförda handlingar JR handlägger utlämnande av diarieförda handlingar under förutsättning att handlingarna finns lagrade digitalt i dokumentarkivet eller förvaras fysiskt på Lindhagensgatan i Stockholm. Om handlingen enbart finns i papper och förvaras på regionen bistår Avdelningen för Inspektions (I) personal på ort med

4 INTERNA STYRDOKUMENT RUTINER jg! A R B E M I ö Datum Vår beteckning Sid V E R K E T / (9) att ta fram handlingen. Ärendets handläggare och avdelningen för juridik (I) bistår vid sekretessprövningen. Uppgifter ur databaser - statistik Systemägaren/processägaren/ informationsägaren handlägger utlämnanden av uppgifter som finns i system eller databaser. Det innebär t.ex. att: 0 förfrågningar ur ekonomi- och lönesystemen handläggs av enheten för ekonomi och planering (AE) 0 förfrågningar ur personaladministrativa system handläggs av enheten för personal (AP) 0 förfrågningar om arbetsskador handläggs av enheten för statistik och analys (AS) Om handläggande enheter behöver stöd i sekretessprövningen ska IR kontaktas. E-post E-post som inkommit till myndighetens eller till enskild tjänstemans e-postlåda och som rör myndighetens verksamhet, är att betrakta som allmän handling och ska vid begäran lämnas ut. När en begäran om en sådan utlämning inkommer kontaktas AI som i sin tur tar fram en logglista över inkorg och utkorg innehållande uppgifterna datum, till och från samt ämne ur e-postsystemet. Logglistan skickas till JR som sköter utlämnandet och informerar den berörda tjänstemännen om utlämnandet. 26 i personuppgiftslagen Enligt 26 i personuppgiftslagen har man rätt en gång per kalenderår kostnadsfritt få utdrag ur myndighetens register om den sökandes personuppgifter finns registrerade. Ansökan ska lämnas skriftligt. Begäran om utdrag enligt 26 diarieförs. Ärendet samordnas av enheten för infrastruktur (Al). Utlämnandet sker till berörd individs folkbokföringsadress. Sekretess Vid Varje begäran om utlämnande ska en sekretessprövning ske. Om handlingen inte kan lämnas ut ska frågeställaren upplysas om vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) man stödjer sig på och att frågan kan hänskjutas till myndigheten för beslut (se nedan). De paragrafer i OSL som är tillämpbara i Arbetsmiljöverkets verksamhet är:

5 INTERN A STYRDOKUMEN T - RUTINER i! A R B E T S M I ö Datum Vår beteckning Sid V E R K E T / (9) 0 planläggning eller annan förberedelse för inspektion (OSL 17:1) 0 förundersökning i brottmål (OSL 18:1) 0 förebyggande, uppdagande, utredande eller beivrande av brott (OSL 18:3) 0 lämnar upplysning om säkerhets- eller bevakningsåtgärd (OSL 18:8) 0 upphandling (OSL 19:3) 0 statistik (OSL 24:8) 0 enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden (OSL 28:14) 0 arbetstagares anmälan (OSL 28:14 1 st sista meningen) 0 enskilds affärs- eller driftförhållanden (OSL 28:15 1 st) 0 myndighetens personaladministrativa verksamhet m.m. (OSL 39.1, 39:2, 39:3) Handlingar kan förses med en stämpel eller en sekretessmarkering i diariet. Observera att stämpeln/ sekretessmarkeringen endast tjänar som en varningssignal. Handlingen kan mycket väl vara sådan att den får lämnas ut, och en handling utan hernligstämpel/ sekretessmarkering kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. Om en hernligstämpel/ sekretessmarkering sätts på en handling måste det alltid framgå vilken paragraf i OSL som man hänvisar till. Vem tar ställning i en utlämnandefråga? Den första bedömningen görs av den som handlägger utlämnandet. Om den första bedömningen innebär att handlingen inte lämnas ut ska den som begärt detta få besked om att det är möjligt att få frågan hänskjuten till myndigheten och att då upprättas ett skriftligt beslut som kan överklagas. Exempel på hur den första bedömningen kan formuleras finns i bilaga 1. Om frågan hänskjuts till myndigheten är det avdelningschefen för avdelning] som beslutar (se arbetsordningen och ev. delegeringsbeslut). Överklagande Den som begärt att få ut en handling och fått avslag på sin begäran har rätt att överklaga beslutet. Beslutet att neka utlämnande ska diarieföras i Public och ärendet avslutas först efter att tiden för överklagandet har gått ut. Expediering Vi ska så långt det är möjligt skicka handlingarna elektroniskt. Undantaget är utdrag enligt 26 som alltid skickas med brev.

6 W A R B E T S MI LJ Ö \2/á(i1b:7iär1g362 :d9 VERKET ' ' Avgift för handlingar (avgiftsförordningen) En myndighet har enligt avgiftsförordningen (1992:191) rätt att ta ut en avgift för en kopia av en allmän handling. Ingen debitering sker för handlingar som expedieras via e-post. Myndigheten ska ta betalt när någon enskild vill ha tio kopior eller mer. De första tio sidorna kostar 50 kronor. Varje sida därutöver kostar två kronor. Vi ska också ta betalt för porto och ev. postförskottsavgift. Den som lämnar ut kopior ska fylla i blanketten Fakturaunderlag. Blanketten lämnas till ekonomjansvarig på distrikten eller till Enheten för ekonomi och planering (AE) på huvudkontoret. Beslut. Dessa ru 'ner har besl tats av AC] Anna Middelman den 19 december 2014.

7 INTERNA STYRDOKUMENT RUTIN ER J A R B E TS M I Ö Datum Vår beteckning Sid V E R K E T / (9) Bilaga 1- Brev vid den första bedömningen i ett utlämnande ärende Brev 1 - Utlämnandet beviljat Ämne: Begäran om allmän handling -beviljad Ni har <inkomstbegäran_datum> begärt att få ta del av handling <Titel_handling> i ärende <diarienummer>. Handlingen bifogas. Med vänlig hälsning Registrator Stockholm Telefon: arbetsmil'xxxxxxx@xx.xx Vår vision: Alla vill och kan skapa en bra arbetsmiljö

8 INTERNA STYRDOKUMENT RUTINER v] A R B E T S M I ö Datum Vår beteckning Sid V E R K E T / (9) Brev 2 - Utlämnandet delvis beviljat Ämne: Begäran om allmän handling - delvis beviljad Ni har <inkomstbegäran_datum> begärt att få ta del av handling <Titel_handling> i ärende <diarienummer>. Vi har bedömt innehållet i handlingen och kommit fram till att handlingen enlighet med <sekretessparagraf> OSL ej kan lämnas ut i sin helhet, varför vissa uppgifter är maskerade. Handlingen bifogas. Ni kan begära att få beslutet om denna inskränkning hänskjuten för avgörande av Arbetsmiljöverket. Ett sådant beslut av myndigheten behövs för att ni ska ha möjlighet att överklaga beslutet. Var vänlig adressera eventuella frågor till xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xx Med vänlig hälsning Registrator Stockholm Telefon: arbetsmil'xxxxxxx@xx.xx Vår vision: Alla vi/i och kan skapa en bra arbetsmiljö

9 _ m, A R B E T S M I Ö Datum Vår beteckning Sid V E R K E T / (9) Brev 3 utlämnandet nekat Ämne: Begäran om allmän handling - nekad Ni har <inkomstbegäran_datum> begärt att få ta del av handling <Titel_handling> i ärende <diarienummer>. Vi har bedömt innehållet i handlingen och kommit fram till att handlingen i enlighet med <sekretessparagraf> OSL ej kan lämnas ut. Ni kan begära att få beslutet om denna inskränkning hänskjuten för avgörande av Arbetsmiljöverket. Ett sådant beslut av myndigheten behövs för att ni ska ha möjlighet att överklaga beslutet. Var vänlig adressera eventuella frågor till xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xx Med vänlig hälsning Registrator ;ü Stockholm Telefon: arbetsmil'xxxxxxx@xx.xx Vår vision: Alla vill och kan skapa en bra arbetsmiljö

10 Datum Vår beteckning Sid / (9) Interna styrdokument Utlämnande av allmän handling/allmänna uppgifter Rutiner Beslutsdag: Ansvarig avdelning: Avdelningen för juridik Verksamhetsområde: Ge verksamhetsstöd Process: Förvalta information

11 Datum Vår beteckning Sid / (9) Innehåll RUTINER FÖR UTLÄMNANDE AV ALLMÄN HANDLING/ALLMÄNNA UPPGIFTER... 3 BAKGRUND... 3 BEGÄRAN... 3 UTDRAG FRÅN VÅRT DIARIUM - PUBLIC... 3 DIARIEFÖRDA HANDLINGAR... 3 UPPGIFTER UR DATABASER STATISTIK... 4 E-POST I PERSONUPPGIFTSLAGEN... 4 SEKRETESS... 4 VEM TAR STÄLLNING I EN UTLÄMNANDEFRÅGA?... 5 ÖVERKLAGANDE... 5 EXPEDIERING... 5 AVGIFT FÖR HANDLINGAR (AVGIFTSFÖRORDNINGEN)... 6 BILAGA 1- BREV VID DEN FÖRSTA BEDÖMNINGEN I ETT UTLÄMNANDE ÄRENDE... 7 BREV 1 UTLÄMNANDET BEVILJAT... 7 BREV 2 UTLÄMNANDET DELVIS BEVILJAT... 8 BREV 3 UTLÄMNANDET NEKAT... 9

12 Datum Vår beteckning Sid / (9) Rutiner för utlämnande av allmän handling/allmänna uppgifter Dessa rutiner träder i kraft den 1 januari Bakgrund Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar/uppgifter är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Arbetsmiljöverket (AV) tillgodogör möjligheten att på begäran genast, eller så snart det är möjligt, tillhandahålla den som önskar att ta del av allmän handling. AV strävar efter transparens och tillgänglighet genom att i möjligaste mån göra våra utlämnanden digitalt utan att försaka informationssäkerhet. Begäran Begäran om att få ta del av allmänna handlingar kommer huvudsakligen via myndighetens e-postlåda. Begäran kan också komma via svarstjänstens webbformulär eller via telefon. Om en begäran tas emot via telefon uppmanar vi den som frågar att skicka in ett mejl till arbetsmiljoverket@av.se. Då får vi eventuella beteckningar, diarienummer och e-postadresser tydligt angivna. Om någon av regionerna får en begäran där man frågar efter handlingar/uppgifter från samtliga regioner vidarebefordras begäran till myndighetsbrevlådan. Därefter påbörjas omhändertagandet av förfrågan enligt gången i denna rutin. Om begäran/frågeställningen behöver förtydligas kontaktar man den som begärt handlingen. I dessa fall ges frågeställaren rätt att vara anonym och ges möjlighet att ta del av handlingarna på plats på något av myndighetens kontor, eller kommer överens med frågeställaren om andra lösningar. Utdrag från vårt diarium - Public Om någon begär förteckningar/utdrag från vårt diarium Public tas dessa listor ut av Enheten för registratur och arkiv (JR). Diarieförda handlingar JR handlägger utlämnande av diarieförda handlingar under förutsättning att handlingarna finns lagrade digitalt i dokumentarkivet eller förvaras fysiskt på Lindhagensgatan i Stockholm. Om handlingen enbart finns i papper och förvaras på regionen bistår Avdelningen för Inspektions (I) personal på ort med

13 Datum Vår beteckning Sid / (9) att ta fram handlingen. Ärendets handläggare och avdelningen för juridik (J) bistår vid sekretessprövningen. Uppgifter ur databaser statistik Systemägaren/processägaren/informationsägaren handlägger utlämnanden av uppgifter som finns i system eller databaser. Det innebär t.ex. att: förfrågningar ur ekonomi- och lönesystemen handläggs av enheten för ekonomi och planering (AE) förfrågningar ur personaladministrativa system handläggs av enheten för personal (AP) förfrågningar om arbetsskador handläggs av enheten för statistik och analys (AS) Om handläggande enheter behöver stöd i sekretessprövningen ska JR kontaktas. E-post E-post som inkommit till myndighetens eller till enskild tjänstemans e-postlåda och som rör myndighetens verksamhet, är att betrakta som allmän handling och ska vid begäran lämnas ut. När en begäran om en sådan utlämning inkommer kontaktas AI som i sin tur tar fram en logglista över inkorg och utkorg innehållande uppgifterna datum, till och från samt ämne ur e-postsystemet. Logglistan skickas till JR som sköter utlämnandet och informerar den berörda tjänstemannen om utlämnandet. 26 i personuppgiftslagen Enligt 26 i personuppgiftslagen har man rätt en gång per kalenderår kostnadsfritt få utdrag ur myndighetens register om den sökandes personuppgifter finns registrerade. Ansökan ska lämnas skriftligt. Begäran om utdrag enligt 26 diarieförs. Ärendet samordnas av enheten för infrastruktur (AI). Utlämnandet sker till berörd individs folkbokföringsadress. Sekretess Vid varje begäran om utlämnande ska en sekretessprövning ske. Om handlingen inte kan lämnas ut ska frågeställaren upplysas om vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) man stödjer sig på och att frågan kan hänskjutas till myndigheten för beslut (se nedan). De paragrafer i OSL som är tillämpbara i Arbetsmiljöverkets verksamhet är:

14 Datum Vår beteckning Sid / (9) planläggning eller annan förberedelse för inspektion (OSL 17:1) förundersökning i brottmål (OSL 18:1) förebyggande, uppdagande, utredande eller beivrande av brott (OSL 18:3) lämnar upplysning om säkerhets- eller bevakningsåtgärd (OSL 18:8) upphandling (OSL 19:3) statistik (OSL 24:8) enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden (OSL 28:14) arbetstagares anmälan (OSL 28:14 1 st sista meningen) enskilds affärs- eller driftförhållanden (OSL 28:15 1 st) myndighetens personaladministrativa verksamhet m.m. (OSL 39.1, 39:2, 39:3) Handlingar kan förses med en stämpel eller en sekretessmarkering i diariet. Observera att stämpeln/sekretessmarkeringen endast tjänar som en varningssignal. Handlingen kan mycket väl vara sådan att den får lämnas ut, och en handling utan hemligstämpel/sekretessmarkering kan innehålla sekretessbelagda uppgifter. Om en hemligstämpel/sekretessmarkering sätts på en handling måste det alltid framgå vilken paragraf i OSL som man hänvisar till. Vem tar ställning i en utlämnandefråga? Den första bedömningen görs av den som handlägger utlämnandet. Om den första bedömningen innebär att handlingen inte lämnas ut ska den som begärt detta få besked om att det är möjligt att få frågan hänskjuten till myndigheten och att då upprättas ett skriftligt beslut som kan överklagas. Exempel på hur den första bedömningen kan formuleras finns i bilaga 1. Om frågan hänskjuts till myndigheten är det avdelningschefen för avdelning J som beslutar (se arbetsordningen och ev. delegeringsbeslut). Överklagande Den som begärt att få ut en handling och fått avslag på sin begäran har rätt att överklaga beslutet. Beslutet att neka utlämnande ska diarieföras i Public och ärendet avslutas först efter att tiden för överklagandet har gått ut. Expediering Vi ska så långt det är möjligt skicka handlingarna elektroniskt. Undantaget är utdrag enligt 26 som alltid skickas med brev.

15 Datum Vår beteckning Sid / (9) Avgift för handlingar (avgiftsförordningen) En myndighet har enligt avgiftsförordningen (1992:191) rätt att ta ut en avgift för en kopia av en allmän handling. Ingen debitering sker för handlingar som expedieras via e-post. Myndigheten ska ta betalt när någon enskild vill ha tio kopior eller mer. De första tio sidorna kostar 50 kronor. Varje sida därutöver kostar två kronor. Vi ska också ta betalt för porto och ev. postförskottsavgift. Den som lämnar ut kopior ska fylla i blanketten Fakturaunderlag. Blanketten lämnas till ekonomiansvarig på distrikten eller till Enheten för ekonomi och planering (AE) på huvudkontoret. Beslut Dessa rutiner har beslutats av AC J Anna Middelman den 19 december 2014.

16 Datum Vår beteckning Sid / (9) Bilaga 1- Brev vid den första bedömningen i ett utlämnande ärende Brev 1 Utlämnandet beviljat Ämne: Begäran om allmän handling - beviljad Ni har <inkomstbegäran_datum> begärt att få ta del av handling <Titel_handling> i ärende <diarienummer>. Handlingen bifogas. Med vänlig hälsning Registrator. Arbetsmiljöverket Stockholm Telefon: arbetsmiljoverket@av.se Vår vision: Alla vill och kan skapa en bra arbetsmiljö

17 Datum Vår beteckning Sid / (9) Brev 2 Utlämnandet delvis beviljat Ämne: Begäran om allmän handling delvis beviljad Ni har <inkomstbegäran_datum> begärt att få ta del av handling <Titel_handling> i ärende <diarienummer>. Vi har bedömt innehållet i handlingen och kommit fram till att handlingen enlighet med <sekretessparagraf> OSL ej kan lämnas ut i sin helhet, varför vissa uppgifter är maskerade. Handlingen bifogas. Ni kan begära att få beslutet om denna inskränkning hänskjuten för avgörande av Arbetsmiljöverket. Ett sådant beslut av myndigheten behövs för att ni ska ha möjlighet att överklaga beslutet. Var vänlig adressera eventuella frågor till arbetsmiljoverket@av.se Med vänlig hälsning Registrator. Arbetsmiljöverket Stockholm Telefon: arbetsmiljoverket@av.se Vår vision: Alla vill och kan skapa en bra arbetsmiljö

18 Datum Vår beteckning Sid / (9) Brev 3 utlämnandet nekat Ämne: Begäran om allmän handling nekad Ni har <inkomstbegäran_datum> begärt att få ta del av handling <Titel_handling> i ärende <diarienummer>. Vi har bedömt innehållet i handlingen och kommit fram till att handlingen i enlighet med <sekretessparagraf> OSL ej kan lämnas ut. Ni kan begära att få beslutet om denna inskränkning hänskjuten för avgörande av Arbetsmiljöverket. Ett sådant beslut av myndigheten behövs för att ni ska ha möjlighet att överklaga beslutet. Var vänlig adressera eventuella frågor till arbetsmiljoverket@av.se Med vänlig hälsning Registrator. Arbetsmiljöverket Stockholm Telefon: arbetsmiljoverket@av.se Vår vision: Alla vill och kan skapa en bra arbetsmiljö