Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar

Transkript

1 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 18 augusti 2014 AN-2014/ (3) HANDLÄGGARE Lars Axelsson Lars.Axelsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar och överlämnar det till kommunstyrelsens förvaltning som sitt yttrande i ärendet. Sammanfattning Den som begär ut en allmän handling ska kunna få det på ett enkelt sätt. En allmän handling är till exempel protokoll, brev, e-post, telefax och digitala lagringsmedier. Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar om de är offentliga och inte är skyddade av sekretess. I nuvarande regler för hur kommunen ska ta ut avgifter för kopior av allmän handling saknas delvis bestämmelser för avgifter när någon begär ut offentliga handlingar elektroniskt. Det är bra att avgifterna för alla kopior ses över så att det också blir tydligt vad det kostar att få ta del av en allmän handling som är elektroniskt lagrad. Beskrivning av ärendet Möjligheten och rätten att begära ut offentliga handlingar för invånare är en grundläggande rättighet inom offentlighetsprincipen och det är viktigt att det går att få ut kommunala handlingar på ett korrekt och enkelt sätt. I Huddinge kommuns författningssamling (HKF 9930) har kommunfullmäktige den 18 maj 1998 beslutat att den kommunala förvaltningen ska ta ut avgifter, som avses i 2 kap. 13 tryckfrihetsförordningen, för begärda avskrifter, kopior med mera av allmänna handlingar i enlighet med avgiftsförordningens vid varje tidpunkt gällande avgiftsnormer. I HKF 9930 beskrivs att i de fall avgiftsförordningen saknar bestämmelse om särskilda avgiftsbelopp för viss beställning, ska avgift tas ut med ett belopp POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 18 augusti 2014 AN-2014/ (3) som motsvarar förvaltningens beräknade kostnad för att utföra och tillhandahålla beställningen (självkostnad). Kostnaden för att ta fram och återställa en handling får dock inte ingå i avgiften. Kommunstyrelsens förvaltning har därför arbetat fram ett förslag som föreslår rutiner för elektroniskt utlämnande av allmän handling och att en taxa för detta införs enligt föreslagna ändringar i Taxa för kommunal myndighets utlämnande av en elektronisk lagrad allmän handling, se bilaga. Allmän handling Med allmän handling menas framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad hos myndigheten, 2 kap 3 tryckfrihetsförordningen (TF). Exempel på handlingar som kan vara allmänna är protokoll, brev, kartor, ritningar, e-post, telefax, fotografier och digitala lagringsmedier. Rätt att ta del av allmän handling Alla har rätt att ta del av allmän handling, som exempelvis beslut, såvida de inte är skyddade av sekretess. Det görs därför en sekretessprövning i varje enskilt fall innan en handling lämnas ut. Den som har rätt att ta del av en allmän handling har också rätt att få en kopia på den. Den som begär att få ta del av allmän handling har rätt att vara anonym. Allmän handling som får lämnas ut ska på begäran, genast eller så snart det är möjligt lämnas ut. Förvaltningens överväganden och synpunkter Förvaltningen har märkt att mer resurser behövs avsättas för att möta en ökad efterfrågan att få ta del av allmän handling i digital form. Det kan till exempel handla om att utföra sekretessprövning av mer eller mindre omfattade material. Den kommunala förvaltningen kan och ska ta ut avgifter för begärda avskrifter, kopior med mera av allmän handling. Förvaltningen anser därför att kommunen ska införa avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling och att en taxa för detta införs. Förvaltningen delar i stort sett kommunstyrelsens förvaltnings förslag, Taxa för kommunal myndighets utlämnande av en elektronisk lagrad allmän handling. Förvaltningen anser att en avgift alltid ska tas ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod och föreslår därför att även utlämnande som understiger 30 minuter debiteras med 60 kr eftersom det alltid tar en viss tid att utföra och

3 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 18 augusti 2014 AN-2014/ (3) tillhandahålla en beställning. Det blir på så sätt också tydligare och enklare att beräkna, debitera och avgift för utlämnande av elektronisk handling. Den som begär ut en allmän handling som är elektroniskt lagrad vet att det alltid tas ut en avgift. Förvaltningen menar även att ett undantag bör kunna göras för part i ett ärende då denne har en rätt att få del av allt material i ärendet som har tillförts av någon annan. Förvaltningen menar att denna avgift inte kommer att påverka invånarnas möjlighet till insyn av äldreomsorgsnämndens verksamhet eftersom den som får ut en allmän handling alltjämt har möjlighet att vidareutnyttja information om verksamheten. Förvaltningen ser inte heller att denna avgift kommer att påverka de förtroendevalda. I HKF 9930 anges att avgift inte ska tas ut för kopior som de förtroendevalda eller personalföreträdare begär i sina uppdrag eller som ett annat organ inom den kommunala förvaltningen eller ett till kommunen knutet kommunalt företag begär. Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Lars Axelsson Nämndsekreterare Bilagor Remiss Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling med tillhörande förslag, Taxa för kommunal myndighets utlämnande av en elektronisk lagrad allmän handling. Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning, Per-Erik Björkbacka

4 Nytt förslag Taxa för kommunal myndighets utlämnande av en elektroniskt lagrad allmän handling i elektronisk form eller en elektronisk kopia av en icke elektroniskt lagrad allmän handling Denna taxa gäller för samtliga myndigheter inom Huddinge kommun varvid kommunfullmäktige är att likställa med myndighet. Vid tillämpning av denna taxa ska även kommunens fullmäktigeberedningar likställas med myndighet. Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En myndighet är enligt 2 kap. 13 tryckfrihetsförordningen inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. Om det begärs att handling som inte omfattas av sekretess, ska lämnas ut elektroniskt, får detta ske om inte utlämnandet står i strid med personuppgiftslagen eller tillämplig registerförordning för behandling av personuppgifter i vissa verksamheter. 1. Tillämpliga sätt för elektroniskt utlämnande av handling För det fall myndighet lämnar ut en elektroniskt lagrad allmän handling i elektronisk form eller en elektronisk kopia av en icke elektroniskt lagrad allmän handling ska utlämnandet i förekommande fall ske antingen med e-post eller genom att aktuell upptagning förs över på CD alternativt DVD. 2. Handlingar som skannas in För handlingar, som först måste föras över på elektroniskt medium genom inskanning ska en avgift tas ut motsvarande den som gäller för papperskopior av handlingar eller upptagningar enligt HKF Detta innebär att de första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. Gammalt förslag Taxa för kommunal myndighets utlämnande av elektronisk kopia av en elektronisk handling eller en elektronisk kopia av en icke elektronisk handling Denna taxa gäller för samtliga myndigheter inom Huddinge kommun varvid kommunfullmäktige är att likställa med myndighet. Vid tillämpning av denna taxa ska även kommunens fullmäktigeberedningar likställas med myndighet. Med handling förstås i denna taxa framställning i skrift eller bild. Med upptagning förstås sådant som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En myndighet är enligt 2 kap. 13 tryckfrihetsförordningen inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. Om det begärs att handling eller upptagning, som inte omfattas av sekretess, ska lämnas ut elektroniskt, får detta ske om inte utlämnandet står i strid med personuppgiftslagen eller tillämplig registerförordning för behandling av personuppgifter i vissa verksamheter. 1. Tillämpliga sätt för elektroniskt utlämnande av upptagning För det fall myndighet lämnar ut en elektronisk kopia av en upptagning eller en elektronisk kopia av en handling ska utlämnandet i förekommande fall ske antingen med e-post eller genom att aktuell upptagning förs över på CD alternativt DVD. 2. Handlingar som skannas in För handlingar, som först måste föras över på elektroniskt medium genom inskanning ska en avgift tas ut motsvarande den som gäller för papperskopior av handlingar eller upptagningar enligt HKF Detta innebär att de första nio sidorna är gratis, den tionde sidan kostar 50 kronor och varje sida därutöver kostar 2 kronor. Detta gäller oavsett om handlingen skannas in i samband med beställningen eller har skannats in vid ett tidigare tillfälle.

5 Vad som föreskrivs i första stycket ska gälla även för det fall det finns en upptagning som endast delvis kan lämnas ut på grund av sekretess och det inte finns ett system, som på ett tillförlitligt sätt kan dölja den del av upptagningen som omfattas av sekretess. 3. Elektronisk kopia av en elektroniskt lagrad allmän handling (exempelvis i W3D3) och som inte omfattas av punkten 2 ovan a) För utlämnande av enstaka upptagningar där myndighetens arbetsinsats för utlämnandet understiger 30 minuter ska utlämnandet ske utan avgift för den enskilde via e-post. b) Om en beställning tar mer än trettio minuter att hantera tas avgift ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod från och med den 31 arbetsminuten. Vad som föreskrivs i första stycket ska gälla även för det fall det finns en upptagning som endast delvis kan lämnas ut på grund av sekretess och det inte finns ett system, som på ett tillförlitligt sätt kan dölja den del av upptagningen som omfattas av sekretess. 3. Elektronisk kopia av upptagningar hos kommunal myndighet (exempelvis i W3D3) och som inte omfattas av punkten 2 ovan a) För utlämnande av enstaka upptagningar där myndighetens arbetsinsats för utlämnandet understiger 30 minuter ska utlämnandet ske utan avgift för den enskilde via e-post. c) Om en beställning tar mer än tio minuter att hantera tas avgift ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod från och med den 31 arbetsminuten. 4. Elektronisk kopia av en elektroniskt lagrad allmän handling där utlämnandet sker på CD eller DVD Lämnas elektronisk kopia av en elektroniskt lagrad allmän handling ut på CD eller DVD ska, när det gäller själva innehållet på mediet, samma principer tillämpas för avgiftsuttaget, som angivits enligt punkterna 2 och 3 ovan. Vid brevleverans av sådant medium ska porto tas ut och vid postförskott ska postförskottsavgift tas ut. Härtill ska kostnaden för själva mediet tas ut med 10 kronor. För kopior av ljudinspelningar samt ljud- och bildinspelningar som lämnas ut på CD eller DVD ska en avgift om 120 kronor tas ut. Avgiften inkluderar kostnaden för själva mediet. 5. Särskilt omfattande beställningar Begäran att få ut upptagningar i sådan omfattning att myndighetens personal inte kan hantera beställningen inom ordinarie arbetstid eller om extrapersonal måste anlitas ska möjligheten att ta betalt för det arbete som beställningen medför utnyttjas fullt ut. Avgift ska även här tas ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod från och med den trettioförsta arbetsminuten. 6. Särskilda skäl till undantag från avgiftsuttag enligt denna taxa Kan en tillämpning av punkten 2 ovan bedömas leda 4. Elektronisk kopia av upptagning som lämnas ut på CD eller DVD När upptagning lämnas ut på CD eller DVD ska, när det gäller själva innehållet på mediet, samma principer tillämpas för avgiftsuttaget, som angivits enligt punkterna 2 och 3 ovan. Vid brevleverans av sådant medium ska porto tas ut och vid postförskott ska postförskottsavgift tas ut. Härtill ska kostnaden för själva mediet tas ut med 10 kronor. För kopior av ljudinspelningar samt ljud- och bildinspelningar som lämnas ut på CD eller DVD ska en avgift om 120 kronor tas ut. Avgiften inkluderar kostnaden för själva mediet. 5. Särskilt omfattande beställningar Begäran att få ut upptagningar i sådan omfattning att myndighetens personal inte kan hantera beställningen inom ordinarie arbetstid eller om extrapersonal måste anlitas ska möjligheten att ta betalt för det arbete som beställningen medför utnyttjas fullt ut. Avgift ska även här tas ut med 60 kronor per påbörjad 30 minutersperiod från och med den elfte arbetsminuten. 6. Särskilda skäl till undantag från avgiftsuttag enligt denna taxa Kan en tillämpning av punkten 2 ovan bedömas leda

6 till att en oskäligt hög avgift tas per inskannad sida äger myndighet besluta att ta betalt för nedlagd arbetstid enligt punkten 3 b) ovan. 7. Avgift vid uppenbart missbruk av beställning enligt punkterna 2 och 3 Utnyttjar någon möjligheten att vid upprepade tillfällen beställa handlingar till det antal, som vid vart och ett av tillfällena ej överstiger det antal för vilka avgift kan tas ut enligt punkten 2, ska, då ytterligare beställning görs, avgift tas ut med 50 kronor plus två kronor per sida från och med den första sidan enligt den nya beställningen. Begär någon vid upprepade tillfällen att få ta del av upptagningar för vilka avgiftsfrihet gäller enligt punkten 3 a) äger myndighet ta ut avgift för därefter inkommande beställning enligt 3 b). Avgiften kan då tas ut för den sammanlagda arbetstiden som myndigheten lagt ned på alla beställningar från samma beställare inom en tidsperiod av en månad. Första och andra stycket ska gälla för det fall det är uppenbart att uppdelningen av beställningarna gjorts i syfte att slippa betala avgift enligt denna taxa. 8. Erläggande av betalning enligt denna taxa Avgift för elektroniskt utlämnande av upptagning enligt denna taxa ska betalas till myndighet som förvarar handlingen. Begärs utlämnande av handling via e-post kan myndigheten kräva att betalningen sker innan handlingen skickas till beställaren. Lämnas upptagning ut på CD eller DVD ska myndigheten, när avgift tas ut, samtidigt ta ut ersättning för portokostnad om försändelsen väger mer än 20 gram samt för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att med post, bud eller liknande förmedling sända den begärda handlingen eller kopian till mottagaren. till att en oskäligt hög avgift tas per inskannad sida äger myndighet överväga möjligheten av att ta betalt för nedlagd arbetstid enligt punkten 3 b) ovan. 7. Avgift vid uppenbart missbruk av beställning enligt punkterna 2 och 3 Utnyttjar någon möjligheten att vid upprepade tillfällen beställa handlingar till det antal, som vid vart och ett av tillfällena ej överstiger det antal för vilka avgift kan tas ut enligt punkten 2, ska, då ytterligare beställning görs, avgift tas ut med 50 kronor plus två kronor per sida från och med den första sidan enligt den nya beställningen. Begär någon vid upprepade tillfällen att få ta del av upptagningar för vilka avgiftsfrihet gäller enligt punkten 3 a) äger myndighet ta ut avgift för därefter inkommande beställning enligt 3 b). Avgiften kan då tas ut för den sammanlagda arbetstiden som myndigheten lagt ned på alla beställningar från samma beställare. Första och andra stycket ska gälla för det fall det är uppenbart att uppdelningen av beställningarna gjorts i syfte att slippa betala avgift enligt denna taxa. 8. Erläggande av betalning enligt denna taxa Avgift för elektroniskt utlämnande av upptagning enligt denna taxa ska betalas till myndighet som förvarar upptagningen. Begärs utlämnande av upptagning via e-post kan myndigheten kräva att betalningen sker innan upptagningen skickas till beställaren. Lämnas upptagning ut på CD eller DVD ska myndigheten, när avgift tas ut, samtidigt ta ut ersättning för portokostnad om försändelsen väger mer än 20 gram samt för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att med post, bud eller liknande förmedling sända den begärda handlingen eller kopian till mottagaren.