PROTOKOLL att anta avgifter för kopior av allmänna handlingar enligt tabell i tjänsteskrivelse

Transkript

1 Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Avgift för kopior av allmänna handlingar KS-2015/637 Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta avgifter för kopior av allmänna handlingar enligt tabell i tjänsteskrivelse Ärende Beslut från kommunstyrelsens arbetsutskott, 199, och tjänsteskrivelse har varit utsända. Expedieras till Akten Expedierat av Siobhán Górny

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen Datum KS-2015/ Kommunstyrelsen Avgift för kopior av allmänna handlingar KS-2015/637 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta avgifter för kopior av allmänna handlingar enligt tabell i tjänsteskrivelse Sammanfattning Alla har enligt TF 2:2 (Tryckfrihetsförordningen) och OSL 4:1 (Offentlighets- och sekretesslagen) rätt att ta del av allmänna handlingar såvida de inte skyddas av sekretess. Avgiftsförordningen (1992:191) styr myndigheters rätt att ta ut avgift för varor och tjänster som myndigheten tillhandahåller. 15 ger myndigheter rätt att ta betalt för bland annat papperskopior eller avskrifter av allmänna handlingar. Bakgrund Offentlighetsprincipen Alla har enligt TF 2:2 (Tryckfrihetsförordningen) och OSL 4:1 (Offentlighets- och sekretesslagen) rätt att ta del av allmänna handlingar såvida de inte skyddas av sekretess. Den som begär att få ta del av allmän handling har rätt att vara anonym. Man har också rätt att få en kopia på handlingen. Begäran görs till kommunen, antingen via brev, mail eller telefon. Det görs alltid en sekretessprövning i varje enskilt fall innan en handling lämnas ut. Avgiftsförordningen Avgiftsförordningen (1992:191) styr myndigheters rätt att ta ut avgift för varor och tjänster som myndigheten tillhandahåller. 15 ger myndigheter rätt att ta betalt för bland annat papperskopior eller avskrifter av allmänna handlingar. Rätten gäller även om myndigheten skickar en kopia via fax (16 4 st). Varför kostar det? Avgiften för kopior ska täcka kostnader för kopiering, material, eventuell bearbetning och expediering; däremot inte kostnader för den tid som åtgår för att ta fram uppgifterna. Kommunen får besluta om undantag från avgift om särskilda skäl finns. Särskilda skäl för att frångå regeln om avgiftsfrihet för beställning av färre än tio sidor kan till exempel vara återkommande småbeställningar som lämpligen hade kunnat göras i ett sammanhang eller att flera personer systematiskt beställer färre än tio sidor var, för att undkomma avgift. Vid varje beställning kan i ett sådant fall 60 kronor tas ut redan från och med den första sidan till och med den tionde och därefter enligt tabell.

3 Avgift ska inte tas ut om kopia av handling efterfrågas inom kommunens förvaltning eller koncern, av förtroendevald eller av elev inom kommunens skolor, förutsatt att handlingen ska användas inom förvaltningen/koncernen eller skolverksamheten. Kommunen kan inte ta betalt för den arbetstid det tar att leta fram handlingen, sekretessgranska den och maskera hemliga delar av den eller den tid det tar att återställa handlingen efter utlämnandet. Ett undantag är begäran om avskrift av en allmän handling eller en utskrift av en upptagning på ljudband. Då kan kommunen ta betalt för den arbetstid som krävs för att göra avskriften eller utskriften (se avgiftsförordningen 17 ). Hur får man handlingen? Kopior av handlingar kan levereras på olika sätt. Vanligtvis skickas handlingarna mot postförskott, men ibland faktureras avgiften. I de allra flesta fall finns det möjlighet att besöka kommunen och ta del av allmänna handlingar avgiftsfritt. Handlingarna kan också skickas med e-post, då är det gratis. Om man hellre vill åka till myndigheten för att läsa på plats tar kommunen inte betalt för att plocka fram handlingarna. Det kan hända att kommunen måste göra en kopia av en handling även om du begär att få ta del av handlingen på plats. Originalhandlingen är kanske ömtålig eller så behöver myndighetens tjänstemän ha tillgång till originalhandlingen i sitt arbete. Det finns med andra ord betydande hinder för att lämna ut originalhandlingen på stället (se TF 2:2, 2 st). I dessa fall har man rätt att kostnadsfritt ta del av kopior av handlingarna på plats hos kommunen men inte ta med dem hem (Offentlighetsprincipen). Kommunen tar inte heller ut avgift i de fall då en handling inte kan lämnas ut i original därför att den innehåller hemliga uppgifter som måste maskas/täckas över. Överklagande Om någon anser att avgiften som kommunen tagit ut är oriktig, ska ett skriftligt beslut om avgiften begäras. (Se avgiftsförordningen 23 ) Beslutet kan sedan överklagas till Skattemyndigheten (Se avgiftsförordningen 24 ).

4 Tabell Kostnad för kopior av allmänna handlingar: Dessa avgifter gäller för utlämnande av kopior av allmänna handlingar inom Knivsta kommun. Papperskopior Avgift tas ut om handlingen omfattar tio sidor eller mer. De första nio sidorna är gratis, se nedanstående tabell för mer än 9 kopior. Avgiften gäller per sida, inte papper. Ett papper med dubbelsidig text blir två sidor. CD/DVD Om handlingarna lämnas ut på CD/DVD eller USB-minne tas avgift för CD/DVD eller USB. Ljud- eller bildfiler på CD/DVD För kopior av ljudinspelningar samt ljud- och bildinspelningar som lämnas ut på CD eller DVD tas en avgift ut med 120 kronor. Porto Eventuell kostnad för porto och postförskott tillkommer. Papperstorlek Svart/vit Färg Övrigt Sida 1 9 Alla 0 kr 0 kr - Sida 10 Alla 50 kr 50 kr - Sida 11 - A1 kostnad från 12 kr 24 kr - ark 1 Sida 11 - A2 6 kr 12 kr - Sida 11 - A3 4 kr 8 kr - Sida 11 - A4 2 kr 4 kr - Avskrift av allmän handling eller utskrift av ljudbandsupptagning Papperskopieavgift tillkommer enligt ovan 125 kr per påbörjad fjärdedels arbetstimme. Handling USB-minne kr Handling CD/DVD kr Ljud- eller bildfil på kr CD/DVD Portokostnad Vid högre vikt än 50 g Postförskottsavgift Enligt Postens taxa Kopior med kopieringskort A3 och A4 3 kr Kostnaden blir lägre vid fler kopior än en.

5 Ekonomiska konsekvenser Beslutet medför ingen merkostnad för kommunen, mer än tiden för att ta fram handlingarna. Lena Fransson kommunchef

6 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Kopiering eller utskrift av allmänna handlingar påverkar inte barn eller barns miljö. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. Ser inga. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej X Förklara oavsett svar. Har inte funnits skäl att tillfråga barn.