Avgifter på kopior av allmänna handlingar

Transkript

1 sid 1 (1) Tjänsteskrivelse , Avgifter på kopior av allmänna handlingar Kommunledningskontorets förslag 1. Riktlinjer för avgifter på kopior av allmänna handlingar i Karlstads kommun fastställs och gäller från den 1 december I syfte att underlätta kommunarkivets samordning med andra arkivmyndigheter får Kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att fastställa avgifter för kopior av allmänna handlingar inom arkivmyndighetens verksamhetsområde. Sammanfattning av ärendet En kommun får enligt kommunallagen (8 kap 3b) ta ut en avgift för kopior m m, som efterfrågas. En förutsättning för detta är dock att kommunfullmäktige har beslutat om det, eftersom det anses vara av en sådan principiell beskaffenhet som avses i kommunallagen (3 kap 9). Ett sådant beslut har hittills inte funnits i Karlstads kommun. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 5 september Kommunledningskontorets tjänstemannayttrande den 3 september Karlstads kommuns riktlinjer för avgifter på kopior av allmänna handlingar den 3 september 2012 Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolag Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Kommunledningskontoret Webb: karlstad.se

2 sid 1 (2) Tjänstemannayttrande , Avgifter på kopior av allmänna handlingar Ärende En kommun får enligt kommunallagen (8 kap 3b) ta ut en avgift för kopior m m, som efterfrågas. En förutsättning för detta är dock att kommunfullmäktige har beslutat om det, eftersom det anses vara av en sådan principiellt viktig beskaffenhet som avses i kommunallagen (3 kap 9). Ett sådant beslut finns inte i Karlstads kommun. Omfattningen på begäran om att ta del av allmänna handlingar varierar mellan nämnderna och den stora merparten av förfrågningarna hanteras idag via e- post och länkar till handlingarna som lagts upp på kommunens hemsida. I de fall man vill ha en fysisk handling, handlar det oftast om några enstaka sidor. Dock kommer det ibland förfrågningar om utlämnande av stora mängder offentliga handlingar i pappersform. I dessa fall bör det enligt kommunledningskontoret vara möjligt att ta ut en avgift, utifrån en bestämd taxa. Som utgångspunkt för dessa kan lämpligen Avgiftsförordningen (1992:191) fungera, vilken även ett stort antal kommuner som infört kopieringsavgift har valt att följa. Avgiftsförordningen gäller för myndigheter under regeringen, men innehåller riktlinjer som även kommuner kan tillämpa som utgångspunkt. Det är värt att påpeka att oavsett taxa för kopiering har man alltid rätt att se handlingar på plats, utan avgift. Karlstads kommun bör visa en fortsatt stor öppenhet och positiv inställning gentemot dem som vill ta del av allmänna och offentliga handlingar och erfarenheterna från andra kommuner visar att det är sällan som taxan behöver utnyttjas. Dock bör möjligheten finnas, bland annat som ett motiv för den som begär ut handlingar att precisera sina beställningar. För att minimera administrationen föreslås att de 99 första kopiorna är gratis, medan 100 kopior kostar 150 kr och varje sida därutöver 2 kr/st. Det finns även ett antal gränsfall samt verksamheter som redan idag tar betalt för att göra kopior som biblioteket, till exempel. Inom kommunarkivet sker i dag en samordning med andra arkivmyndigheter, varför avgifter inom denna verksamhet lämpligen beslutas av kultur- och fritidsnämnden. Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Kommunledningskontoret Webb: karlstad.se

3 sid 2 (2) Vi anser inte att en detaljreglering som täcker in alla alternativ är nödvändig för Karlstads kommuns del, utan att det är tillräckligt med övergripande regler för de vanligaste situationerna samt att i övrigt tillämpa Avgiftsförordningen.

4 sid 1 (2) Tjänsteskrivelse , Karlstads kommuns riktlinjer för avgifter på kopior av allmänna handlingar Riktlinjer Karlstads kommun (förvaltningar och bolag) kan ta ut en avgift för kopia, utskrift eller avskrift av allmän handling med stöd av offentlighetsprincipen, enligt följande taxa: Kopia, utskrift eller fax av allmän handling Antal sidor 1 Avgift sidor 0 kr sidor 150 kr varje sida därutöver 2 kr Betalning sker genom fakturering enligt kommunens ordinarie rutiner. Det vill säga, ett debiteringsunderlag görs via blankett orderunderlag på Solsidan, med konto, ansvar och verksamhet angivet, samt om moms ingår. Utifrån detta underlag görs sedan en faktura. På fakturan ska beställarens namn, adress och personnummer (för privatperson) respektive namn, adress och organisationsnummer (företag/- organisation) finnas med. Vid betalning och nivåer har hänsyn tagits till att minimera administrationen. Av samma anledning sker betalning inom ramen för kommunens ekonomisystem/fakturahantering. Om någon inte vill uppge namn går det som tidigare bra att läsa handlingarna på plats. 1 Gäller per sida, oavsett enkel- eller dubbelsidig kopiering. 2 Observera att man inte får ta betalt för arbetet med att ta fram handlingen, bara kostnader för själva kopieringen. 3 Regeln om avgiftsfrihet för beställning upp till 99 sidor kan frångås om en person vid upprepade tillfällen beställer mindre antal sidor från samma handling eller om flera personer systematiskt beställer ett mindre antal sidor från samma handling i syfte att undkomma avgift. I dessa fall ses samtliga dessa uttag som en begäran. Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 32 karlstad.se

5 Undantag Enligt förvaltningslagen 16 har en part rätt att ta del av handlingar i ett pågående ärende. Allmänna regler för myndigheternas serviceskyldighet finns i förvaltningslagens 4 och 7. Den avgift som bibliotek tar ut för kopior innefattas inte av dessa taxor. Det handlar i dessa fall om att tillhandahålla en service, inte om utlämnande av allmänna handlingar. Inom kommunarkivets verksamhetsområde sker idag mycket samordning med andra arkivmyndigheter, varför kultur- och fritidsnämnden själva beslutar om taxor i dessa fall. Principer Det är viktigt att fastställa taxor för kopiering av allmänna handlingar, för att enhetlighet ska råda när taxorna tillämpas och att likställighetsprincipen efterlevs. Vid tveksamheter kan stadssekretariatet på kommunledningskontoret kontaktas.