BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN. Ärende nr 2

Transkript

1 BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Ärende nr 2 Postadress: Barn och ungdomsförvaltningen, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 47 karlstad.se Tel: E-post: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: Säte: Karlstad PlusGiro: Bankgiro:

2 Dnr BUN Dpl 13 sid 1 (4) BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN Tjänsteskrivelse Amia Pierre, amia.pierre@karlstad.se Barn- och ungdomsnämnden Ärende nr 2 Intern kontroll 2011 Dnr BUN Dpl 13 Barn- och ungdomsförvaltningens förslag 1. Förvaltningens rapport över internkontrollsåtgärder under 2011 godkänns. 2. Förvaltningens planerade åtgärder för internkontroll under 2012 godkänns. 3. Rapporten överlåts till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Genomförd internkontroll 2011 Förekomsten av förfallna fakturor har följts upp vid respektive skolområde och staben. Kontroll har gjorts av att aktuella inventarieförteckningar finns vid respektive skolområde. Resultatet visar att de finns vid alla skolområden utom ett. Granskning av kontering av fakturor avseende bensinkort har genomförts. Den kommungemensamma granskningen har inriktats på granskning av intern och extern representation. Förekomsten av avslutssamtal med medarbetare som slutat sin anställning vid barnoch ungdomsförvaltningen har granskats. Planerad internkontroll 2012 Antal beställare/attestanter inom barn- och ungdomsförvaltningen ska minskas under 2012 i syfte att kvalitetssäkra förvaltningens inköp. Informationen om vad som gäller vid bokföring av kurser, resor och representation ska förtydligas. Nya riktlinjer kommer att utarbetas. Fortsatt uppföljning av försenade fakturaattester. Kontroll av beviljade studier/utbildning i tjänsten och uppdrag i tjänsten gentemot utbetalade ersättningar för resor och traktamenten. Postadress: Barn- och ungdomsförvaltningen, Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 47 karlstad.se Tel: Fax: E-post: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: Bankgiro:

3 Dnr BUN Dpl 13 sid 2 (4) Beslutsunderlag Barn- och ungdomsnämndens tjänsteskrivelse den 12 januari Diagram över antal för fakturaattester som utförts efter förfallodag per skolområde. Protokoll för Intern kontroll från kommunledningskontoret den 19 januari Ärende För sent attesterade fakturor Förekomsten av för sent attesterade fakturor har följts upp för tredje året i rad. Mätningarna, som gjorts veckovis, avser antalet attester som inte utförts innan fakturans förfallodag, vilket medför att leverantörer inte får betalt inom uppgjord betalningstid. Uppgifterna avser externa leverantörer. Under hösten 2011 var 811 attester utförda efter fakturans förfallodag under perioden augusti till december. Det är en minskning med 50 % jämfört med samma period 2010 och 49 % jämfört med Trots att en stor förbättring skett totalt inom barn- och ungdomsnämndens verksamhet, behöver några av skolområdena se över och effektivisera sina rutiner kring attester. Antalet för sent utförda attester är inte liktydigt med antalet förfallna fakturor. Eftersom fakturor både ska attesteras av beställaren och därefter slutattesteras av ansvarig chef, innebär en för sent utförd attest i första skedet också en för sen slutattest. Fler attester kan dessutom ibland krävas för varje enskild faktura, om kostnaden ska delas. I mätningsunderlaget kan dessutom samma faktura finnas med flera gånger, eftersom den kan ligga kvar som förfallen sedan föregående vecka. Det faktiska antalet förfallna fakturor blir därmed i verkligheten färre. Mätmetoden är däremot en korrekt beskrivning av antalet attestmoment som inte utförts i tid vid mättillfället med för sena betalningar som följd. I kontrollen har inte gjorts någon undersökning av om fakturor varit felaktiga och därför inte betalats eller om fakturor sänts till fel mottagare och därför blivit försenade. Inventarieförteckningar Enligt gällande rutiner ska särskild förteckning av inventarier och stöldbegärlig egendom finnas vid varje skolområde. Alla skolområden utom ett har förteckningar av inköpta inventarier under Datorerna finns förtecknade i ett separat register, där varje dator har en egen beteckning och en uppgift om var de är placerade. Datorregistret har granskats särskilt under hösten i samband med debiteringen, och felaktiga uppgifter har rättats. Bensinkort Konteringen av fakturor avseende bensinkort för perioden januari-maj har granskats. Vid ett par skolområden har etanol genomgående bokförts som bensin och vid ett annat har biogas bokförts som bensin. Dessutom har övriga tjänster, t ex

4 Dnr BUN Dpl 13 sid 3 (4) fordonstvätt, tillbehör och däckbyten som köpts med bensinkort, konterats som bensin. De skolområden som haft en felaktig kontering har kontaktats och de personer som konterar fakturor som rör bensinkort har informerats om vikten av att använda rätt konto för att informationen ur ekonomisystemet ska hålla en god kvalitet. Före granskningen, januari-maj, utgjorde kostnaden för biogas och etanol 60 % av den totala kostnaden för drivmedel. För tiden juni-december, har den ökat till 70 %. Avslutssamtal Ett sätt att utveckla vårt arbetsgivarvarumärke är att ta reda på hur de medarbetare som slutar sin anställning har upplevt sin tid hos oss. Vad har fungerat bra och vad behöver utvecklas. Enkät angående i vilken mån våra chefer tar tillvara möjligheten att ha avslutssamtal när medarbetare slutar sin anställning har skickats till samtliga chefer inom förvaltningen. Enkäten innehöll frågor om man använder sig av möjligheten till att ha avslutssamtal eller inte och i förekommande fall med vilka medarbetare man i så fall har samtal med. När i tid samtalet genomförs. Vilka ämnesområden man tar upp i samtalet. Om det finns ett stöd i form av riktlinjer och mall skulle man då använda sig av dem. Avslutningsvis om det finns ett värde i att ha avslutssamtal. Mer än hälften av de svarande har avslutssamtal. Samtliga har samtalet innan anställningen avslutas från ca en månad innan tills någon dag innan anställningen upphör. Man har samtal med tillsvidareanställda och tidsbegränsade med månadsanställning och med alla förekommande personalkategorier. De flesta cheferna tog upp ämnesområden rörande trivsel, åsikter om organisationen vad som varit positivt och negativt, orsaken till varför medarbetaren slutar och chefens roll som ledare m m. De allra flesta cheferna skulle använda sig av stödmaterial i samtalet om det fanns. De allra flesta av dem som inte använder sig av avslutssamtal skulle göra det om det fanns ett stödmaterial att tillgå. Alla chefer svarade att det finns ett värde i att ha avslutssamtal med de medarbetare som slutar. Kommungemensam granskning Den kommungemensamma granskningen har inriktats på fakturor som avser intern och extern representation, kurser och konferenser samt rutiner för gåvor. Enligt kommunens regler för hantering av kurser, konferenser, resor, hotell samt extern och intern representation ska alltid anges deltagare. Vid resor och representation ska också syftet anges. Särskilda regler begränsar momsavdraget vid representation. I granskningen framkom att deltagare och ändamål saknades på flera fakturor och att uppgifterna överlag kan förbättras. Kontering har i vissa fall gjorts på fel konto och i andra fall har momsjustering inte gjorts vid representation. Vid extern representation har kommentarerna dock i de flesta fall varit tydliga.

5 Dnr BUN Dpl 13 sid 4 (4) Planerade åtgärder 2012 Under 2012 ska beställar- och inköpsorganisationen ses över. Kommunledningskontoret har uppdragit åt förvaltningarna att minska antalet beställare/attestanter. Ett minskat antalet beställare/attestanter medför att det är lättare att upprätthålla kunskapen om de regler som gäller för upphandling, inköp och att utföra utbildningsinsatser. Färre beställare kommer troligen också att minska både antalet fakturor och antalet felkonteringar. Vid 2012 års ingång fanns 657 beställare inom barn- och ungdomsförvaltningen. Under året ska antalet minskas betydligt. Försenade attester ska fortlöpande följas upp. Om antalet beställare/attestanter minskar, har det sannolikt också effekt på hur effektivt attesterna genomförs. De kommungemensamma riktlinjerna för hantering av fakturor som rör kurser, resor och representation ska uppdateras under 2012, eftersom de i vissa stycken inte är helt tydliga. När de nya reglerna färdigställts ska utbildning genomföras. Kontroll av beviljade studier/utbildning i tjänsten och uppdrag i tjänsten gentemot utbetalade ersättningar för resor och traktamenten ska genomföras. Olle Wikberg tf skoldirektör barn och ungdom Christina Widén ekonomichef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

6

7

8 Gruvlyckan/Marieberg Herrhagen/Norrstrand Hultsberg/Wåxnäs Klaraborgs SPO Kronoparken Kroppkärr Kulturskolan Modersmål Molkom Nor Rud Råtorp Skattkärr/Väse Skåre Staben Stodene Ulvsby Antal förfallna fakturarader (externa fakturor) aug-dec 2009, 2010 och 2011 antal 2009 antal 2010 antal 2011