Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Datum (2) Kommunstyrelsen Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner 2017 års återrapport av intern kontroll Sammanfattning av ärendet Enligt reglemente för intern kontroll ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från verksamhetschefernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och föreslå åtgärder till förbättring om det behövs. Utredning av ärendet Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. Intern kontroll är i första hand ett ledningsverktyg och har stor betydelse både för den politiska ledningen och för verksamheten. Syftet med den interna kontrollen är att nämnderna med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Kommunfullmäktige antog ett reglemente för intern kontroll. Kommunstyrelsen har antagit en internkontrollplan för Återrapportering med redovisat resultat av den interna kontrollen är genomförd. Resultaten har redovisats i verksamhetschefernas återrapport i delårsrapport och kommer att vara med i årsredovisningen. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Verksamhetsstöd växel bankgiro 1. Verksamhetsstöd Kvarngatan direkt anna.engstrom@sunne.se org.nr Sunne Sunne mobil fax

2 2 (2) Under 2017 har 23 av de planerade 26 kontrollerna genomförts. Resultat och föreslagna åtgärder finns redovisade i sammanställning av återrappportering. Beslutsunderlag Sammanställning av återrapportering Berit Westergren Kommunchef Anna Engström Ekonomichef Beslutet skickas till: Ekonomienheten Verksamhetscheferna Kommunrevisionen

3 ) Datum (5) Uppföljning av internkontrollplan för kommunstyrelsen 2017 Verksamhetsstöd och kommunikation Informationsväg Medarbetarsamtal Köptrohet Beslutsattest Nya styrdokument når alla medarbetare Alla medarbetare har medarbetarsamtal Kontroll av att gällande ramavtal används vid inköp Kontroll av att aktiviteter där man själv är delaktig attesteras av närmaste chef Stickprov Känner till Ledar- och medarbetarpolicy 37 % Riktlinjer om mutor och jäv 44 % Övergripande tillgänglighetsplan 41 % Arbeta fram en process för implementering av gällande och nya styrdokument. Undersöka hur informationskedjan fungerar. Enkät Kontrollen ej genomförd 2017 Medarbetarenkät planeras att genomföras i början av Förslag på enkät har arbetats fram under hösten. Stickprov fakturor Livsmedel 98 % Pappersvaror 94 % Kontorsmaterial 86 % Stickprov Genomfört stickprov på attester slag representation(71000), resor (705) och kursavgifter (76500) Det var 88 fakturor som granskades och av dessa var det 63 stycken som var korrekt attesterade (72 %). Upphandlinsginformation ingår som en del i den ekonomiutbildning som finns för chefer och administratörer. Första utbildningen genomfördes i november och kommer att genomföras vid fler tillfällen. En mer grundlig information för beställare kommer att genomföras under Informationsinsatser till chefer kring aktuella kostnader och attesterätter på dessa. Information kommer att ges vid planerade ekonomiutbildningar.

4 2 (5) Beslutsattest Virusskydd Teknik och kost Förmögenhetsförvaltning Kontroll av att löner och frånvaro är attesterade i rätt tid Säkerställa att vi har ett uppdaterat virusskydd Alla oattesterade poster Kontroll av uppdateringsfrekvens Har utförts 2 ggr under Vid första kontrollen var det 32 av 2055 rader som var oattesterade. Vi har infört påminnelse via mail till chefer dagen innan sista dag för attestering. Regelbundna påminnelser på månadsmöte och via mail för chefer. Resultatet visar att processen fungerar både avseende att uppdateringsfil kommer och att vår egen kontroll om att den blir inläst och uppdaterar våra datorer. Regelbundna påminnelser på månadsmöte och via mail för chefer. Från om med september 2017 ska vi låta ansvarig signera kontroll och åtgärd. Idag sker det bara muntligt. Förmögenhetsförvaltning av fasta tillgångar i form av verksamhetsfastigheter Extern utvärdering av budgetprocess och underhållsbehov av fastighter. Se PWC i andra kommuner Ej genomförd. Avsikten med Internkontrollförslaget var att få en extern utvärdering av vår budgetprocess och investeringsprocess kring fastighetsförvaltning och förmögenhetsförvaltning Den pågående fastighetssamordningen har inneburit mycket arbete med fastighetsbudget, värderingar av fastigheter och intern analys på avkastning och reinvesteringsbehov. Ett av de första prioriterade områdena för den nya fastighetsförvaltningen är att fastställa underhållsplaner för alla fastigheter. Dröjsmålsprocesser i fastighetssamordningen har lett till att ingen extern analys gjorts. Däremot har omfattande internt arbete gjorts med statusbedömning, budgetarbete och kommande nya rutiner i samband med den gemensamma fastighetsförvaltningen som Sunne Bostads AB ska tillhandahålla

5 Barns lärande Västra landsbygd saknas i denna sammanställning, Verksamhetschef går igenom reglemente för intern kontroll med enhetschef för Västra Landsbygd. Kränkande Att incidenterna Enhetschef följer upp behandling rapporteras enligt rutin med arbetslag Systematiskt Att rutinerna följs Verksamhetschef kvalitetsarbete kontrollerar med hjälp av checklista att rutiner följs Rektors beslut Att besluten är diarieförda Enhetscheferna rapporterar till förvaltningssekretrare Delegeringsbeslut Att besluten är diarieförda Enhetscheferna rapporterar till förvaltningssekretrare Budgetuppföljning Att rutinen följs Ekonom gå igenom med alla enhetschefer/rektorer Ungdomars och vuxnas lärande Kränkande behandling Systematiskt kvalitetsarbete Att incidenterna rapporteras enligt rutin Att rutinerna följs Enhetschef följer upp med arbetslag Verksamhetschef kontrollerar med hjälp av checklista att rutiner följs Rektors beslut Att besluten är diarieförda Enhetscheferna rapporterar till förvaltningssekretrare Brister finns i rapportering till huvudman 3 (5) Se över rutin och arbetsgång så att kränkande behandling alltid rapporteras till huvudman.

6 Delegeringsbeslut Att besluten är diarieförda Enhetscheferna rapporterar till förvaltningssekretrare Budgetuppföljning Att rutinen följs Ekonom gå igenom med alla enhetschefer/rektorer Ingen åtgärd föreslå 4 (5) Individstöd Kontrollmoment Metod Resultat Handläggningsrutin Följsamhet rutin Stickprov Genomförd Inga åtgärder Loggrutin Procapita Registerkontroll vid anställning Genomförandeplan Sekretessuppföljning Stickprov Samtliga kontroller utan anmärkning Inga åtgärder Registerutdrag finns Alla nyanställda Samtliga kontroller utan anmärkning Vid revision i en verksamhet i början av året har ett fall av brister i registerkontroll upptäckts. Att den finns enligt lagstiftning Informationsinsatser och genomgång av rutin har genomförts och internkontroll har varit utan anmärkning. Stickprov Stickprov genomförda på vissa enheter Det ska finnas aktuell genomförandeplan för alla kunder. Endast en enhet genomförde kontrollen. Information om genomförandeplan samt att utbildning genomförts i social dokumentation

7 Vård och omsorg Hygienrutin Följsamhet rutin Stickprov Genomförd Följsamheten till rutiner har kontrollerats och man kan konstatera att följsamheten ökar från år till år. Förekomst av smärtskattning hos palliativa patienter Bedömningsmodul Stickprov Ett ökad andel patienter som fått en validerad smärt skattning i livets slut. 5 (5) 2016 kvartal1 tom 3 fick 23,7% en smärtskattning 2017 kvartal 1 tom 3 fick 46,6% Loggrutin Procapita Dokumentationsgra nskning/journal SOL Sekretessuppföljning Stickprov Samtliga kontroller utan anmärkning Inga åtgärder Följsamhet till Sofs:2014:5 Stickprov Ej genomförd Granskning av ett ärende från handläggning till verkställighet. Samhällsbyggnad och säkerhet Tillgänglighet Kontroll av att varje enhet upprättar en handlingsplan för ökad tillgänglighet under 2017, som därefter uppdateras varje år Kontroll görs i kvartals- /delårsrapport En gemensam plan för SBS har utarbetats. En gemensam plan har bedömts mer rationell istället för att varje enhet ska utarbeta en plan. Inga korrigerande åtgärder behöver genomföras.