DNR: KS2017/761/01. Intern kontrollplan för kommunstyrelsen Datum Sida 1 (5) Gäller alla verksamhetsområden Process (rutin/system)

Transkript

1 ) Datum (5) Intern kontrollplan för kommunstyrelsen 2018 Gäller alla verksamhetsområden Tillgänglighet Tillgänglighetsplan Kontroll av att varje verksamhetsområde upprättar en handlingsplan för ökad gänglighet under 2018, som därefter uppdateras varje år Kommunledningsstab Verkställighet av kommunstyrelsens beslut Behörigheter i ärendehanteringssystemet W3D3 Behörigheter i Netpublicator, digital möteshantering Resultat- och utvecklingssamtal Regelbundna arbetsplatsträffar Kontrollera att beslut fattade av ks har verkställts Kontrollera att användare är aktuella och har rätt behörighet Kontrollera att användare är aktuella och har rätt behörighet Alla medarbetare har fått resultat- och utvecklingssamtal (RUS) Att alla har haft regelbundna arbetsplatsträffar ( APT) Beslutsattest Attestreglemente Kontroll av att löner och frånvaro är attesterade i rätt tid Kommunsekreterare Kontroll görs Kontroll görs i kvartals- i kvartals- /delårsrapport /delårsrapport 2 ärenden per månad Systemförvaltare 1 gång per år Komplett inventering användare Systemförvaltare 1 gång per år Komplett inventering användare Stickprov Personalchef 1 gång per år Medarbetarenkät 1a Personalchef 1 gång per år Medarbetarenkät 1a Personalchef 2ggr/år Alla oattesterade poster Page 1 of 9

2 2 (5) Virusskydd Avtalstrohet Uppföljning av avtalsleverantörer Hanterning av behörigheter vid nyanställning och avslut av personal It-chef Framtagning av process under 2018, därefter kontroll 1 gång/ månad Hur skyddar vi oss mot attacker It-chef 1 gång/månad Säkerställa att vi har ett uppdaterat virusskydd Kontroll av att gällande ramavtal används vid inköp Beslutsattest Attestreglemente Kontroll av att aktiviteter där man själv är delaktig attesteras av närmaste chef Budgetuppföljning IT-chef 1 gång/mån Kontroll av uppdateringsfrekvens Upphandlare 1 ggr/år Stickprov fakturor Ekonomichef Kontroll av avtalsvillkor Upphandlare 1 ggr/år Stickprov ramavtal Ekonomichef Att alla chefer kommenterar utfall/prognos vid uppföljningsfällena. Ekonomichef 2 ggr/år Stickprov Ekonomichef 3 ggr/år Komplett kontroll av alla enheter/verksamheter Samhällsbyggnad Besiktning av underhåll och broar Utbyggnad VA-nät Kemikaliehantering Myndighetskrav i fastigheter Enhetschef Trafik och Park Säkerställa leveransen av tjänligt vatten Kontroll att det finns rutiner för hantering av kemikalier Kontroll av att brister i fastigheterna blir åtgärdade Enhetschef Va-enheten Ta fram en rutin under 2018 för att besiktning och underhåll av broar Ta fram en rutin under 2018 Tillgång kommunens itsystem Ransomewareattacker Upphandlingspolicy Upphandlingspolicy Ekonomistyrningsprinciper Enhetschef 1 gång/år Stickprov på en enhet Fastighetsstrateg 1 gång/år Alla ärenden som är inkomna kommunens diarium som rör fastigheter Page 2 of 9

3 3 (5) Barns lärande och Ungdomars och vuxnas lärande Kränkande behandling Systematiskt kvalitetsarbete Att incidenterna rapporteras enligt rutin Enhetschef Stickprov, 1 gång per termin Enhetschef följer upp med arbetslag Att årshjulet följs Stickprov kontrollerar att årshjulet följs Klagomålshantering Att rutinen följs Intendent Stickprov, 1 gång per termin Mottagande av elever, stadieövergångar Att rutiner finns Intendent 1 gång per år Intendent kontrollerar att rutinen följs Intendent kontrollerar att rutinen följs Individstöd Handläggningsrutin Följsamhet rutin Enhetschef 1 gång/år Stickprov 2a Loggrutin Procapita Registerkontroll vid anställning Sekretesslagen Sekretessuppföljning Systemig HSL4 g/år SoL 4 g/år LSS 4 g/år Stickprov Närmaste chef Registerutdrag finns Ansvarig chef Alla nyanställda Närmaste chef Genomförandeplan Att den är aktuell Enhetschef 1 gång/år Stickprov, Granskning efter aktuell checklista Page 3 of 9

4 4 (5) Vård och omsorg Hygienrutin Hygienrutin Följsamhet basala hygienrutiner och klädregler Utsedd usk 2 ggr/år Stickprov MAS 4 Loggkontroll i verksamhetssystem Sekretessuppföljning Kontrollera att obehöriga ej är inne i journalsystemet Systemig HSL NPÖ Meddix SoL 1 gång/mån Stickprov. Tar ut loggfiler enligt specifika kriterier. Närmaste chef Förvaring/hantering av SITHS-kort Dokumentationsgranskning/journal SOL Kontrollerar att personal hanterar/förvarar sina SITHSkort säkert Granskning av hela processen mellan beställning och verkställighet Systemig 1 gång/år Stickprov. Kontrollerar på arbetsplatsen hur personalen förvarar sina SITHS-kort SAS 1gång/år Granskar 1-5 ärenden från ansökan genomförd/verkställd insats Närmaste chef Verksamhetchef Resultatet av granskningen återrapporteras kommunstyrelse och fullmäktige i samband med övriga redovisningar. Förklaring riskbedömning 0 = försumbar- osannolik 2a= försumbar sannolik = kännbar - sannolik 1a= försumbar möjlig = kännbar möjlig = allvarlig - möjlig 1b= kännbar osannolik 2c= allvarlig osannolik 4 = allvarlig sannolik Page 4 of 9

5 5 (5) Page 5 of 9

6 ) Datum (4) Intern kontrollplan för kommunstyrelsen 2018 Gäller alla verksamhetsområden Tillgänglighet Tillgänglighetsplan Kontroll av att varje verksamhetsområde upprättar en handlingsplan för ökad gänglighet under 2018, som därefter uppdateras varje år Kommunledningsstab Verkställighet av kommunstyrelsens beslut Behörigheter i ärendehanteringssystemet W3D3 Behörigheter i Netpublicator, digital möteshantering Resultat- och utvecklingssamtal Regelbundna arbetsplatsträffar Kontrollera att beslut fattade av ks har verkställts Kontrollera att användare är aktuella och har rätt behörighet Kontrollera att användare är aktuella och har rätt behörighet Alla medarbetare har fått resultat- och utvecklingssamtal (RUS) Att alla har haft regelbundna arbetsplatsträffar ( APT) Beslutsattest Attestreglemente Kontroll av att löner och frånvaro är attesterade i rätt tid Kommunsekreterare Kontroll görs Kontroll görs i kvartals- i kvartals- /delårsrapport /delårsrapport 2 ärenden per månad Systemförvaltare 1 gång per år Komplett inventering användare Systemförvaltare 1 gång per år Komplett inventering användare Stickprov Personalchef 1 gång per år Medarbetarenkät 1a Personalchef 1 gång per år Medarbetarenkät 1a Personalchef 2ggr/år Alla oattesterade poster Page 6 of 9

7 2 (4) Virusskydd Avtalstrohet Uppföljning av avtalsleverantörer Hanterning av behörigheter vid nyanställning och avslut av personal It-chef Framtagning av process under 2018, därefter kontroll 1 gång/ månad Hur skyddar vi oss mot attacker It-chef 1 gång/månad Säkerställa att vi har ett uppdaterat virusskydd Kontroll av att gällande ramavtal används vid inköp Beslutsattest Attestreglemente Kontroll av att aktiviteter där man själv är delaktig attesteras av närmaste chef Budgetuppföljning IT-chef 1 gång/mån Kontroll av uppdateringsfrekvens Upphandlare 1 ggr/år Stickprov fakturor Ekonomichef Kontroll av avtalsvillkor Upphandlare 1 ggr/år Stickprov ramavtal Ekonomichef Att alla chefer kommenterar utfall/prognos vid uppföljningsfällena. Ekonomichef 2 ggr/år Stickprov Ekonomichef 3 ggr/år Komplett kontroll av alla enheter/verksamheter Samhällsbyggnad Besiktning av underhåll och broar Utbyggnad VA-nät Kemikaliehantering Myndighetskrav i fastigheter Att rutinen tas fram Enhetschef Trafik och Park Säkerställa leveransen av tjänligt vatten Kontroll att det finns rutiner för hantering av kemikalier Kontroll av att brister i fastigheterna blir åtgärdade Enhetschef Va-enheten Ta fram en rutin under 2018 för att besiktning och underhåll av broar Ta fram en rutin under 2018 Tillgång kommunens itsystem Ransomewareattacker Upphandlingspolicy Upphandlingspolicy Ekonomistyrningsprinciper Enhetschef 1 gång/år Stickprov på en enhet Fastighetsstrateg 1 gång/år Alla ärenden som är inkomna kommunens diarium som rör fastigheter Page 7 of 9

8 Barns lärande och Ungdomars och vuxnas lärande Kränkande behandling Systematiskt kvalitetsarbete Att incidenterna rapporteras enligt rutin Skolledare Stickprov, 1 gång per termin 3 (4) Enhetschef följer upp med arbetslag Att årshjulet följs Stickprov kontrollerar att årshjulet följs Klagomålshantering Att rutinen följs Intendent Stickprov, 1 gång per termin Mottagande av elever, stadieövergångar Att rutiner finns Intendent 1 gång per år Budgetuppföljning Att rutinen följs Enhetschef 1 gång per månad Intendent kontrollerar att rutinen följs Intendent kontrollerar att rutinen följs Ekonom gå igenom med alla enhetschefer/rektorer Individstöd Handläggningsrutin Följsamhet rutin Enhetschef 1 gång/år Stickprov 2a Loggrutin Procapita Registerkontroll vid anställning Sekretesslagen Sekretessuppföljning Systemig HSL4 g/år SoL 4 g/år LSS 4 g/år Stickprov Närmaste chef Registerutdrag finns Ansvarig chef Alla nyanställda Närmaste chef Genomförandeplan Att den är aktuell Enhetschef 1 gång/år Stickprov, Granskning efter aktuell checklista Page 8 of 9

9 Vård och omsorg Hygienrutin Hygienrutin Följsamhet basala hygienrutiner och klädregler Utsedd usk 2 ggr/år Stickprov MAS 4 Loggkontroll i verksamhetssystem Sekretessuppföljning Kontrollera att obehöriga ej är inne i journalsystemet Systemig HSL NPÖ Meddix SoL 1 gång/mån Stickprov. Tar ut loggfiler enligt specifika kriterier. 4 (4) Närmaste chef Förvaring/hantering av SITHS-kort Dokumentationsgranskning/journal SOL Kontrollerar att personal hanterar/förvarar sina SITHSkort säkert Granskning av hela processen mellan beställning och verkställighet Systemig 1 gång/år Stickprov. Kontrollerar på arbetsplatsen hur personalen förvarar sina SITHS-kort SAS 1gång/år Granskar 1-5 ärenden från ansökan genomförd/verkställd insats Närmaste chef Verksamhetchef Resultatet av granskningen återrapporteras kommunstyrelse och fullmäktige i samband med övriga redovisningar. Förklaring riskbedömning 0 = försumbar- osannolik 2a= försumbar sannolik = kännbar - sannolik 1a= försumbar möjlig = kännbar möjlig = allvarlig - möjlig 1b= kännbar osannolik 2c= allvarlig osannolik 4 = allvarlig sannolik Page 9 of 9