DNR: KS2017/761/01. Internkontrollplan 2018 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/ (2)

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Datum (2) Kommunstyrelsen Internkontrollplan för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner års återrapport av intern kontroll. Sammanfattning av ärendet Enligt reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från verksamhetschefernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och föreslå åtgärder till förbättring om det behövs. Utredning av ärendet Intern kontroll handlar om att ha ordning och reda, veta att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett bra och säkert sätt. Intern kontroll är i första hand ett ledningsverktyg och har stor betydelse både för den politiska ledningen och för verksamheten. Syftet med den interna kontrollen är att nämnderna med rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Kommunfullmäktige antog ett reglemente för intern kontroll. Kommunstyrelsen har antagit en internkontrollplan för. Återrapportering med redovisat resultat av den interna kontrollen är genomförd. Resultaten har redovisats i verksamhetschefernas återrapport i delårsrapport och kommer att vara med i årsredovisningen. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Verksamhetsstöd växel bankgiro 1. Verksamhetsstöd Kvarngatan direkt anna.engstrom@sunne.se org.nr Sunne Sunne Page mobil of fax

2 2 (2) Under har 25 av de planerade 31 kontrollerna genomförts. Resultat och föreslagna åtgärder finns redovisade i sammanställning av återrappportering. Beslutsunderlag Sammanställning av återrapportering Berit Westergren Kommunchef Maria Mattsson Ekonom Beslutet skickas till: Ekonomienheten Verksamhetscheferna Kommunrevisionen Page 2 of 6

3 ) atum (4) Uppföljning av Internkontrollplan för kommunstyrelsen I den antagna internkontrollplanen för finns 31 planerade kontroller. En kontroll, Tillgänglighet, är övergripande och återkommer i varje verksamhetsgren och redovisas här som en kontroll under kommunledningsstab. Kommunledningsstab Tillgänglighet Verkställighet av kommunstyrelsens beslut Behörigheter i ärendehanterinssystem et W3D3 Tillgång till kommunens ITsystem Ransomewareattacker Tillgänglighetsplan framtagen för alla verksamheter Stickprov, 2 ärenden per månad Genomförd. Av 10 kontrollerade beslut för perioden januari-juni 2017 (inget möte i maj) har 6 beslut av 10 blivit verkställda Aktuella användare/rätt behörighet Pågår slutförs under 2019 Framtagning av process pågår. Ingen åtgärd Det som inte är verkställt beror på ändrade politiska inriktningar. Ärendena pågår. Tagit bort de inaktuella användarna. Ta fram rutin för att få reda på vilka användare som slutar eller byter tjänst och inte behöver tillgång till systemet. Inköp av system för kontroll under. Kontroll genomförs under Månadsvis Månadsvisa rapporter med åtgärdsprogram från extern leverantör. Åtgärd vid de tillfällen det rapporteras om potentiell sårbarhet. Antivirus månadsvis Kontroll av att senaste definition är körd. Ingen anmärkning Resultat och Utvecklingssamtal Ej genomförd Medarbetarenkät försenad och skickas ut i november. Regelbundna arbetsplatsträffar Ej genomförd Medarbetarenkät försenad och skickas ut i november. Beslutsattest Juni I personalsystemet har oattesterade poster i juni Page 3 of 6

4 2 (4) November kontrollerats: frånvaro 21, avvikelse 31. Vid kontroll i november: frånvaro 4, avvikelse 17. Avtalstrohet Uppföljning av avtalsleverantörer November Beslutsattest Juni Budgetuppföljning Individstöd Information till chefer att posterna måste åtgärdas. Information vid ekonomienhetens planerade utbildningar. Stickprov på tre områden visar köptrohet mellan 80 och 98%. Information om inköp i planerade ekonomiutbildningar. Löpande Individuella åtgärder för varje leverantör om kontroll visar avvikelse. November Kvartalsrapport Stickprov vid två tillfällen. Av 173 stickprov visade 123 (71 %) rätt genomförd attest på utvalda kostnader. Informationsinsatser till chefer kring aktuella kostnader och attesträtter. Information ges vid planerade ekonomiutbildningar. Alla chefer har gått igenom sin ekonomi och 45 av 47 har aktivt kommenterat prognos/utfall i systemet. Informationsinsatser har genomförts. Handläggningsrutin Utveckla uppdraget till utföraren. Kontakta jurist för vägledning i vad som ska ingå i uppdrag. Loggrutin Procapita Löpande genomförd enligt plan Samtliga kontroller utan anmärkning Inga åtgärder Registerkontroll vid anställning, enheter som jobbar med barn Under hela året Samtliga kontroller utan anmärkning Vid revision i en verksamhet i början av året har ett fall av brister i registerkontroll upptäckts. Informationsinsatser och genomgång av rutin har genomförts och internkontroll Page 4 of 6

5 3 (4) har varit utan anmärkning. Genomförandeplaner Under året Stickprov genomförda Verkställighetens dokumentation följer idag inte SOSFS 2014:5 och har därmed brister som behöver åtgärdas: Vård och Omsorg Genomförandeplanen behöver bli tydligare. Fortlöpande dokumentation i social journal behöver förbättras Hygienrutin Mars Mätning genomförd en gång under året Handläggningsrutin Jan Loggkontroll i verksamhetssystem Förvaring/hantering av SITHS-kort Okt Jan-nov Samhällsbyggnad och säkerhet Verksamheten behöver införa internkontrollen i sitt årshjul. Verksamheten har hänvisat sin andra mätning till att SKL mätning PPM -BHK (Basala hygienrutiner och klädregler) endast gjordes en gång under Vissa svårigheter i utförandet av kontrollen eftersom ärende ändras under kontrolltiden. I övrigt fanns inget att anmärka på. Se över tydlighet i beslut och beställning till verkställighet. Ingen otillbörlig åtkomst under mätperioden April 86.5 % förvarade sitt SITHSkort på ett korrekt sätt när det inte användes. Gå igenom regler och rutiner på APT Besiktning/underhåll broar - ta fram rutin Arbete med rutin pågår Underhållsplaner har tagits fram. Skriftlig rutin för besiktningar återstår, och tas fram innan årsskiftet. Page 5 of 6

6 4 (4) Utbyggnad VA-nät - ta fram rutin för tjänligt vatten Kemikaliehantering - stickprov för kontroll av rutin Arbete med rutin pågår Egenkontrollprogrammet med rutiner kopplat till VAutbyggnaden har utvecklats under året Kontroll ej genomförd än Stickprovskontroll återstår att genomföra. Myndighetskrav i fastigheter - genomgång av ärenden i diariet Barns lärande har två ärenden från AMV avslutats. Ett är pågående. Pågående ärendet avser biblioteket i Sunne. OVK och mätningar har genomförts, vissa åtgärder återstår. Kränkande behandling Systematiskt kvalitetsarbete Klagomåls-hantering Mottagande av elever, stadieövergångar Unga och Vuxnas lärande s Årshjulet följ Kränkande behandling Systematiskt kvalitetsarbete Klagomåls-hantering Mottagande av elever, stadieövergångar s Årshjulet följ Page 6 of 6