Intern kontroll handlingsplan 2016

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1(2) Dnr: KS 2015/341 Intern kontroll handlingsplan 2016 Förslag till beslut godkänner den kommungemensamma interna kontrollen. godkänner den gemensamma handlingsplanen för intern kontroll 2016 enligt bilaga. Ärendebeskrivning Syftet med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undvika att allvarliga fel begås. Den interna kontrollen ska därmed bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten förbättras och att den bedrivs så effektivt och säkert som möjligt med kommuninvånarnas bästa för ögonen. Vidare syftar den interna kontrollen till att skapa trygghet för medarbetarna genom att skydda dem från oberättigade misstankar om oegentligheter. Som en del i den interna kontrollen, i syfte att följa upp, utveckla och kvalitetssäkra olika rutiner, skall årsvis en handlingsplan för intern kontroll tas fram i samband med budgetbeslutet. Den interna kontrollplanen ska baseras på en risk- och väsentlighetsanalys. Av planen skall det framgå vad som skall granskas under året, vilka reglementen, regler och policys som berörs, vem som är ansvarig för granskningen och när granskningen skall rapporteras. Den interna kontrollen består av en kommungemensam del som 2016 kommer att vara inriktad på följande kontroller: En granskning av lönehantering vid nyanställning En granskning av kravpolicy, uppföljning av nya rutiner En granskning av leverantörsfakturor; hanteringstid samt representation En granskning av verkställighet kommunfullmäktiges beslut En granskning av delegationsbeslut (utbildning chefer) En granskning av avtalstrohet Övriga kontrollpunkter i handlingsplanen är nämndspecifika eller riktar sig mot en verksamhet som inte omfattar kommunen som helhet. För kommunstyrelsen innebär det att intern kontroll kommer att genomföras inom följande område: Filintegrationer Telefoni Nämnderna lämnar förslag till handlingsplaner i respektive nämndsplan. Samtliga föreslagna uppdrag är sammanställda i en handlingsplan för intern kontroll 2016 enligt bilaga. Återrapportering skall ske löpande under året eller senast Helle Benediktsson Helle.Benediktsson@kavlinge.se Kävlinge kommun Kullagatan 2, Kävlinge kommunen@kavlinge.se

2 2 (2) Beslutsunderlag Handlingsplan intern kontroll 2016 bilaga Kommunkansliet Mikael Persson, Kommundirektör Victoria Galbe, Ekonomichef Beslutet ska skickas till För kännedom Mikael Persson Victoria Galbe Mats Svedberg Göran Sandberg Carina Serbinsson Christin Johansson För verkställighet Samtliga nämnder

3 Handlingsplan intern kontroll 2016 Bilaga 1(3) Dnr: Intern kontroll 2016 Intern kontroll är en viktig del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen och syftar bland annat till att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls. Intern kontroll är ett arbete som berör all personal i organisationen och handlar om att ha grepp om både ekonomi och verksamhet. styra mot effektivitet ha ordning och reda skapa trygghet En effektiv intern kontroll bygger på att en risk- och väsentlighetsanalys görs och utifrån denna bedöms och prioriteras kontrollernas omfattning och utformning. Nämnderna ska sammanställa de processer, moment och rutiner som anses särskilt kritiska ur följande perspektiv. Omvärldsrisker Finansiella risker Efterlevnad av lagar och föreskrifter It-relaterade risker Verksamhetsrisker Intern kontrollplan KS Lönehantering vid nyanställning Interna rutiner Personalchef Filintegrationer (extern resursfördelning) Interna rutiner Ekonomichef Kravpolicy, uppföljning av nya rutiner Interna rutiner Ekonomichef Granskning leverantörsfakturor, kopplat till hanteringstid i Ekonomiportalen och representation inom kommunstyrelsen Redovisningslag, attestreglemente Ekonomichef Telefoni Interna rutiner Kommunikationschef Verkställighet kommunfullmäktiges beslut KFs protokoll Kanslichef Granskning av delegationsbeslut (utbildning chefer) KFs delbeslut Kanslichef Kontroll av avtalstrohet Lagen om offentlig upphandling Inköpsstrateg Helle Benediktsson Helle.Benediktsson@kavlinge.se Kävlinge kommun Kullagatan 2, Kävlinge kommunen@kavlinge.se

4 2 (3) Intern kontrollplan TN Uppföljning av upprättande av arbetsmiljöplaner i arbetsmoment där så krävs Arbetsmiljölagen VA-chef, Fastighetschef, Gatuchef Uppföljning av egenkontrollprogram, dricksvatten Livsmedelslagstiftningen VA-chef Grävningstillstånd Intern föreskrift/reglemente Gatuchef Intern kontrollplan MBN Remisshantering av grannhörande Riskklassning av livsmedelsverksamheter Bygglovschef Miljöchef Intern kontroll BN Granskningen avser Lag, reglemente etc. Ansvarig Utbetalning av aktivitetsbidrag till föreningar. Avtalstrohet beträffande inköp av varor och tjänster på Kävlinge lärcentrum. Tillämpning av gällande regler Upphandlingsavtal Administrativ chef Administrativ samordnare LC Rutiner för att säkra stöldbegärlig egendom. Interna riktlinjer Administrativ chef Rutiner för att säkra att resursfördelning sker i tid och på korrekt sätt. Gällande delegationsordning Administrativ handläggare

5 3 (3) Intern kontroll SN Granskningen avser Lag, reglemente etc. Ansvarig IFO utredningstid Ek bistånd Socialtjänstlagen Ifo-chef HO Privata medel LSS 9 9 Handikappomsorgschef HO Förbättra avvikelsehantering Kost Granska att märkningslag efterföljs HV inkontinenshjälpmedel HV Basala hygienrutiner och arbetskläder 7 kap. 6 första stycket och 14 kap. 3 6 SoL samt 23 e första stycket och 24 b 24 e LSS, (2 5 kap. samt 7 kap. 1 och delar av de allmänna råden i 7 kap.). I SOSFS 2011:5 och SOSFS 2011:9 klargörs tillämpningen. Europaparlamentets och rådets förordning, EU nr 1169/2011 Patientlagen (2014:821) och Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763). Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), SOSFS 2015:10 samt Arbetsmiljölagen. Handikappomsorgschef Måltidschef Hemvårdschef Hemvårdschef Intern kontrollplan samarbetsnämnd IT Stickprov behörigheter Släckutrustning datorhallar Kommunernas IT-policy Samt myndighetskrav IT säkerhet Dispatcher infrastructure Dispatcher infrastructure Intern kontrollplan överförmyndarnämnd Kontroll vid granskning av årsräkning att ställföreträdare har ansökt om bostadstillägg för sin huvudmans räkning 12 kap 3 föräldrabalken Överförmyndarhandlä ggare i Lomma kommun