Samarbetsnämnd IT-drift

Transkript

1 Kallelse/föredragningslista 1(2) Samarbetsnämnd IT-drift Tid: , kl. 14:00 Plats: Medborgarhuset i Arlöv, Stora Sessionssalen Pia Almström (M), ordförande Frånvaro anmäls till nämndsekreterare AnnaKarin Johansson, e-post annakarin.johansson@kavlinge.se Kävlinge kommun kommunen@kavlinge.se Sida 1 av 8

2 Kallelse/föredragningslista 2(2) 1. Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år Upphandling av IT-nära tjänster Kävlinge kommun Sida 2 av 8

3 Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2016 Ärende 1 SAM 2017/1 Sida 3 av 8

4 Tjänsteskrivelse 1(1) Dnr: SAM 2017/1 Samarbetsnämnden Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2016 Förslag till beslut Samarbetsnämndens beslut Samarbetsnämnden godkänner årsredovisning för år Ärendebeskrivning Årsredovisning för samarbetsnämnd IT har tagits fram. Det ekonomiska utfallet är 0 kr. De viktigaste händelserna under året är projekten Rött, Svart och Grönt. Rött outsourcing av användarnära IT-tjänster Svart analys och åtgärdsförslag för den IT-infrastrukturella verksamheten Grönt IT-teamets interna processer, prissättningsmodell och nya organisatoriska struktur Beslutsunderlag Årsredovisning för samarbetsnämnd IT år 2016 Mikael Persson kommundirektör Jörgen Eriksson IT-strateg Beslutet ska skickas till För kännedom För verkställighet Samarbetsnämnden Kävlinge kommun kommunen@kavlinge.se Sida 4 av 8

5 IT-nämnden Bokslut 2016 Fokusområden Samordningsvinster gemensam IT drift KAV, STP och BUR. Tillsammans med IT-beställarna klargöra en nulägesanalys gällande ITleveransen. Rött projekt med knytning till outsourcing av användarnära ITtjänster, Svart projekt gällande analys samt åtgärdsförslag ITinfrastrukturella verksamheten och Grönt projekt som avser IT-teamets interna processer, prissättningsmodell och nya organisatoriska struktur med koppling till utfallet av Rött och Svart projekt. Tillsammans med IT-beställarna ta fram en prissättningsmodell som speglar verkligheten i meningen att där kostnader genereras ska de belasta. Sist men inte minst ska IT-tjänster definieras utifrån en IT-strategi som klarlägger IT-beställarnas intentioner gällande IT stödet i deras verksamheter. Årets viktigaste händelser Absolut största och viktigaste händelsen under året är projekten Rött, Svart och Grönt (se ovan specificering av projekten). Utökning av nätverksinfrastruktur (routerkapacitet) i BUR och KAV. Detta har tidigare skett i STP. Fortsatt utveckling av BAS-tjänster för ipads och Macar i skolorna. Fortsatt stor utbyggnad av trådlöst nätverk i kommunernas lokaler. Nyskrivna avtal med Microsoft både gällande ADM och EDU licenser. Omstrukturering på SQL-databas servers för att uppfylla avtalet med Microsoft. I dagsläget återstår 1 á 2 system att flytta över till rätt miljö. Utveckling av månadsrapporteringen, fler mätetal. Som man kan notera så har fokusen för ITteamet och dess verksamhet i mångt och mycket varit på arbetsprocesser samt spelregler (avtal) mellan IT-teamet och ITbeställarna, eftersom dessa delar är ett fokusområde som måste utvecklas. Ekonomisk analys Utfallet för nämnden är 0 tkr. Vi har en avvikelse på såväl intäkter som kostnader jämfört med budgeten. Att resultatet blev 0 tkr beror på att IT-Teamet gjorde en återbetalning av överskottet till respektive kommun på 424 tkr (totalt tkr). Effekten av lägre licenskostnader (Microsoft), har slagit igenom. Även lägre kapitalkostnader och högre intäkter för EDU-enheter samt fortsatt höga intäkter för accesspunkter, har påverkat resultatet. Personalkostnader är lägre än förväntat pga sjukskrivningar som ej ersatts fullt ut samt att fortbildningsmedlen ej utnyttjats fullt ut pga tidsbrist. I utfallet har IT även tagit kostnader, utöver överföringsposten på tkr, för projekten Rött, Svart och Grönt med ca 570 tkr. Sida 5 av 8

6 Kostnadsfördelningen för projekten var tkr för Rött projekt, 680 tkr för grönt projekt och 244 tkr för svart projekt. (Totalkostnaden för projekten förväntas bli tkr) IT-teamets omsättning påverkas av: Politiskt beslut kan i stor utsträckning påverka ITs omsättning Ju fler IT kostnader som kanaliseras genom IT-teamet ju högre blir omsättningen Ju fler kostnader som kanaliseras genom IT-teamet ger och andra sidan stordriftsfördelar Ju fler kostnader som kanaliseras genom IT-teamet ger också bättre pris/prestanda Sist men inte minst så ju fler IT kostnader som kanaliseras genom ITteamet ju bättre bild får man av den totala IT-kostnaden i respektive kommun Investeringar Under 2016 har IT-teamet gjort investeringar på totalt tkr. Budgeten var tkr och IT-teamet prognostiserade tkr och villflytta 550 tkr till Exempel på reinvesteringar som skett under 2016 är uppgradering av delar av infrastrukturen i form av utökning av kapaciteten på den aktiva elektroniken som hanterar datatrafiken i, ut från och mellan kommunerna. Sida 6 av 8

7 Resultaträkning, tkr Bokslut 2015 Budget 2016 Bokslut 2016 In täkter Kf-intäkter Överföringspost Avgifter Bidrag Övriga intäkter Kostnader Personal Lokaler Kapitalkostnader Övriga kostnader Resu ltat Investeringar, tkr Budget 2016 Bokslut 2016 Budget totalt Utgift totalt IT-investering Summa Överföringspost, tkr Kvar av överföringspost 2014 Kvar av överföringspost 2015 Prognos reglering 2016 Kvar av överföringspost IT Summa Personal Antalet tillsvidareanställda i IT-teamet är oförändrat. Per har IT-teamet totalt 17 tillsvidareanställda. Andelen manliga medarbetare är 88% och följaktigen kvinnliga medarbe tare 12%. Frisktalet 0-5 dagar, dvs personal som havt en frisknärvaro med 0-5 sjukdagar under året uppgår till 29,4 %. Den totala sjukfrånvaron är 4,6 %. Sida 7 av 8

8 Personal Månadsanställda Varav tillsvidareanställda Varav visstidsanställda 0 1 Medelålder, år 49,1 48,8 Andel kvinnor, % 12 11,1 Andel heltidsarbetade, % Intern kontrollplan 2016 Stickprov av behörigheter Klar Granskning: Alla grupper som sändes ut för granskning godkändes utan anmärkning utav ansvariga. Förslag till åtgärd: Inga vidare åtgärder behövs. Släckutrustning datorhallar kommunerna: Klar Granskning: Granskningen som genomförts visar att regelbundna kontroller utförs av släcksystemet årligen. Vid senaste servicebesöket påpekades att deckarna bör bytas ut på grund av ålder men i övrigt är släcksystemet i god kondition Förslag till åtgärd: Byte av 6 st deckare vid nästa servicebesök. Sida 8 av 8