Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll

Transkript

1 Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll (8) Plats och tid Rådhuset i Staffanstorp, rum Esarp, 14 februari 2019, klockan Beslutande ledamöter Ersättare Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Se nästa sida Se nästa sida Se nästa sida Catrin Tufvesson (M) Digital justering Paragrafer 1 4 Sekreterare Ordförande Justerande Anna Karin Johansson Pia Almström (M) Catrin Tufvesson (M) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har offentliggjorts på kommunens anslagstavla. Organ Sammanträdesdatum Förvaringsplats för protokollet Underskrift Utdragsbestyrkande Samarbetsnämnd IT-drift Kommunkansliet

2 Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll (8) Beslutande ledamöter Ersättare Övriga närvarande Pia Almström (M), ordförande, Kävlinge Catrin Tufvesson (S), Kävlinge Christian Sonesson (M), Staffanstorp Pierre Sjöström (M), Staffanstorp Katja Larsson (S), Burlöv Lars Johnson (M), Burlöv Torbjörn Lövendahl (S), Staffanstorp Kent Wollmér (S), Burlöv Mikael Persson, kommundirektör, Kävlinge Per Almström, kommundirektör, Staffanstorp Lars-Åke Ståhl, kommundirektör, Burlövs kommun Anders Hallström, IT-driftchef, Kävlinge Jörgen Eriksson, IT-strateg, Kävlinge Johanna Sprimont, IT-chef, Staffanstorp Charlotte Tapper, IT-strateg, Burlöv Cecilia Jansson, biträdande kommundirektör/ekonomichef Anna Karin Johansson, nämndsekreterare, Kävlinge Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

3 Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll (8) Ärendelista 1 Information - Styra och leda IT-verksamheten 2 Reglemente för samarbetsnämnd 1 3 Delegationsordning för samarbetsnämnd IT 4 Bokslut för samarbetsnämnd IT år 2018 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

4 Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll (8) 1 Dnr: SAM 2019/5 Information - Styra och leda ITverksamheten Ärendebeskrivning Mikael Persson, kommundirektör, informerar om arbetet som görs med att se över nämndens ekonomi och att få en effektivare verksamhet, samt att ta fram ett nytt samverkansavtal. I 15/2018 gav samarbetsnämnden kommundirektörerna i de tre samarbetskommunerna i uppdrag att se över grundavtalet och ekonomimodellen i syfte att tydliggöra styrningen av IT-verksamheten. Uppdraget kommer att redovisas vid nästa sammanträde den 23 april Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

5 Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll (8) 2 Dnr: SAM 2019/4 Reglemente för samarbetsnämnd 1 Beslut Samarbetsnämndens förslag Samarbetsnämnden föreslår kommunfullmäktige i Kävlinge, Staffanstorp och Burlöv godkänna förslag till nytt reglemente enligt bilaga. Det nya reglementet ska börja gälla den 1 juli Ärendebeskrivning Eftersom det är ny mandatperiod ska nämnden ta upp sitt reglemente för översyn. Nu gällande reglemente är från år I bilaga finns dels det nu gällande dokumentet dels förslag till nytt reglemente där delarna som ändras är markerade med gul färg. Det som har ändrats är den inledande texten i 1 om nämndens uppgifter, för att förtydliga nämndens ansvarsområde. I 2 har texten om behandling av personuppgifter ändrats med anledning av ny lagstiftning (GDPR). I 5 om ersättarnas tjänstgöring har texten omarbetats för att tydliggöra vem som ska ersätta när en ledamot inte är närvarande vid sammanträdet. Dessutom har språket i dokumentet i några fall moderniserats. Vid sammanträdet diskuterades om andra stycket är korrekt i 6 En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra. Nämndsekreterare fick i uppdrag att undersöka detta och har sedan kommit fram till att meningen istället ska vara En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Motsvarande skrivning finns idag i Kävlinge kommuns övriga nämnders respektive reglemente. Skrivningen följer också rekommendationen i Sveriges kommuner och landstings skrift "Reglemente för styrelse och nämnder - ett underlag för lokala bedömningar. Beslutsunderlag Justerandes signatur Reglemente för samarbetsnämnd 1, tjänsteskrivelse Förslag till nytt reglemente för samarbetsnämnd 1 Nu gällande reglemente för Samarbetsnämnd 1 Utdragsbestyrkande

6 Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll (8) Beslutet skickas till För verkställighet Kommunstyrelsen i Kävlinge Staffanstorps kommun Burlövs kommun Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

7 (2019-xx-xx) Reglemente för gemensam samarbetsnämnd 1 Kävlinge kommun, Staffanstorps kommun och Burlövs kommun (nedan benämnda samarbetskommunerna) har ingått överenskommelse om olika samarbeten i form av gemensamma nämnder. En nämnd har bildats för IT-drift. Kävlinge kommun ska vara värdkommun och samarbetsnämnden ska utgöra del av och ingå i Kävlinge kommuns politiska organisation. För samarbetsnämnden gäller utöver det som i författning föreskrivs om kommunala nämnder även detta reglemente samt mellan samarbetskommunerna ingångna avtal. Nämndens verksamhet 1 Samarbetsnämndens uppgifter Samarbetsnämnden ska ha till uppgift att svara för drift och skötsel av olika kommuninterna stöd- och servicefunktioner inom IT. 2 Samarbetsnämndens ansvar Samarbetsnämnden svarar inom sitt verksamhetsområde för att informera om verksamheten och samarbetsnämndens arbete såväl internt som externt, och att lämna respektive kommunstyrelse biträde i central informationsverksamhet, att det genomförs uppföljning, utvärdering, intern kontroll och kvalitetsarbete, att upprätta förslag till budget för det egna verksamhetsområdet, att verka för att uppnå en dialog med brukare av samarbetsnämndens tjänster, att såsom personuppgiftsansvarig enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och kompletterande lag (2018:218) svara för de personuppgifter som nämnden behandlar och enligt arkivlagen svara för att nämndens handlingar arkiveras, att avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan komma att begäras av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen i samarbetskommunerna,

8 2(6) att underhålla och förvalta sin egendom, att fastställa egen delegationsordning, att inom sitt verksamhetsområde förhandla enligt och 38 lagen om medbestämmande i arbetslivet, att i övrigt fullgöra de uppgifter som av fullmäktige i samarbetskommunerna överlämnas till samarbetsnämnden, Samarbetsnämnden äger själv eller genom ombud föra talan i samtliga mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde, och äger med för samarbetskommunerna bindande verkan träffa förlikning eller anta ackord. 3 Delegering från kommunfullmäktige Samarbetsnämnden äger, med de begränsningar som följer av vid varje tidpunkt gällande författningar, besluta i de ärenden som rör samarbetsnämndens verksamhetsområde. Samarbetsnämndens arbetsformer 4 Sammansättning Samarbetsnämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i Kävlinge utser två ledamöter och två ersättare. Kommunfullmäktige i Staffanstorp utser två ledamöter och två ersättare. Kommunfullmäktige i Burlöv utser två ledamöter och två ersättare. Av kommunallagen följer att kommunfullmäktige i värdkommunen utser ordförande och vice ordförande. 5 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte har valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av respektive fullmäktige bestämda turordningen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträdena även när de inte tjänstgör. De har rätt att få sin mening antecknad i protokollet.

9 3(6) 6 Avbruten tjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 7 Inkallande av ersättare En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av sammanträde, ska snarast anmäla det till samarbetsnämndens sekreterare för inkallande av ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra enligt turordningslistan och som inte redan kallats in. 8 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får samarbetsnämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden 9 Tidpunkt för sammanträden Samarbetsnämnden sammanträder på dag och tid som samarbetsnämnden bestämmer. Därutöver ska samarbetsnämnden sammanträda när minst en tredjedel av ledamöterna begär det eller när ordföranden anser att det behövs. Ordföranden har rätt att ställa in sammanträde vid brist på ärenden att handlägga. 10 Kallelse till sammanträden Ordförande ansvarar för att kallelse till sammanträde utfärdas. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

10 4(6) Kallelsen ska på ett lämpligt sätt vara varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet tillhanda senast fem dagar före sammanträdesdagen. Ordförande bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordförande eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldsta ledamoten göra detta. 11 Ordförande Det åligger ordförande att mellan samarbetsnämndens sammanträden företräda nämnden och att i övrigt med iakttagande av bestämmelserna i detta reglemente ha tillsyn över dess verksamhet. Ordförande ska främja samverkan mellan samarbetsnämnden och samarbetskommunernas övriga nämnder. 12 Justering och anslag av protokoll Protokollet justeras av ordförande och en ledamot. Om ordförande är förhindrad att justera protokollet äger samarbetsnämnden rätt att utse en ersättare. Tillkännagivande om protokoll ska anslås på de officiella anslagstavlorna i samtliga samarbetskommuner. 13 Reservation En reservation ska vara personlig och ska anmälas före sammanträdets slut. Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Reservationen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. 14 Förvaltningsorganisation Kommundirektören i värdkommunen är nämndansvarig chef för samarbetsnämndens verksamhet.

11 5(6) 15 Närvarorätt Kommundirektörerna i respektive samarbetskommun har rätt att närvara vid samarbetsnämndens sammanträden, då med rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. Samarbetsnämnden kan medge att andra anställda får närvara vid sammanträden. Kommunstyrelsens presidium i samtliga samarbetskommuner får närvara vid samarbetsnämndens sammanträden, med rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten. 16 Arbetsformer i övrigt Samarbetsnämnden får besluta om sina arbetsformer i andra fall än som anges i detta reglemente. Övrigt 17 Delgivning Behörig att motta delgivning på samarbetsnämnden vägnar är ordförande eller annan som samarbetsnämnden bestämmer. 18 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av samarbetsnämnden ska undertecknas på sätt som nämnden bestämmer. 19 Ersättning till förtroendevalda Respektive samarbetskommun betalar ersättning till kommunens ledamöter och ersättare i samarbetsnämnden enligt respektive samarbetskommuns gällande bestämmelser om ersättning till förtroendevalda. 20 Revision Samarbetskommunerna utser var sin revisor. Dessa har till sin hjälp sakkunnigt biträde från, av värdkommunen utsedd, auktoriserad revisionsbyrå. Frågan om ansvarsfrihet för samarbetsnämnden ska prövas av fullmäktige i samtliga samarbetskommuner. Det är bara fullmäktige i den samarbetskommun som valt personen i fråga som vid vägrad ansvarsfrihet kan besluta om entledigande från uppdraget.

12 6(6) 21 Diarieföring Ärenden som inkommer till samarbetsnämnden ska, på samarbetsnämndens ansvar, diarieföras utan onödigt dröjsmål. Reglementet är antaget av kommunfullmäktige i Kävlinge kommun XXXX-XX-XX, X Reglementet är antaget av kommunfullmäktige i Burlövs kommun XXXX-XX-XX, X Reglementet är antaget av kommunfullmäktige i Staffanstorps kommun XXXX-XX-XX, X

13 Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll (8) 3 Dnr: SAM 2019/3 Delegationsordning för samarbetsnämnd IT Beslut Samarbetsnämndens beslut Samarbetsnämnden godkänner delegationsordning för samarbetsnämnd IT enligt bilaga. Ärendebeskrivning Eftersom det är ny mandatperiod ska nämnden ta upp sin delegationsordning. Inget i innehållet har ändrats från den gällande delegationsordningen som beslutades av samarbetsnämnden i 11/2018. Dock har kolumnen med föredragande tagits bort då detta har gjorts i övriga delegationsordningar i Kävlinge kommun. Beslutsunderlag Delegationsordning för samarbetsnämnd IT, tjänsteskrivelse Ny delegationsordning för samarbetsnämnd IT Beslutet skickas till För kännedom Berörda tjänstemän och politiker För verkställighet nämndsekreterare Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

14 Samarbetsnämnd 1 3/2019 Delegationsordning för samarbetsnämnd 1 1. Förtroendevaldas deltagande i kurser, konferenser och dylikt Beslutande ordförande/ vice ordförande 2. Lämna uppdrag till ombud att föra nämndens talan inför domstol och andra myndigheter, samt vid förrättningar av olika slag kommundirektör/ kanslichef 3. Upphandling av nämndspecifika varor och tjänster i enlighet med budget och inköpspolicy, samt tecknande av avtal IT-driftchef/ samhällsbyggnadschef 4. Utse beslutsattestanter samhällsbyggnadschef 5. Avvisa överklagande som har kommit in för sent kanslichef 6. Besluta att inte lämna ut handling, ställa villkor för att lämna ut handling eller lämna yttrande över överklagande av sådant beslut kanslichef 7. Beslut i brådskande ärende ordförande/ vice ordförande 8. Andra frågor som till sin art och betydelse är jämförbara med ovan angivna ärendegrupper ordförande/ vice ordförande

15 Samarbetsnämnd IT-drift, protokoll (8) 4 Dnr: SAM 2019/2 Bokslut för samarbetsnämnd IT år 2018 Beslut Samarbetsnämndens beslut Samarbetsnämnden godkänner bokslutet för år Ärendebeskrivning Bokslut för år 2018 har tagits fram. Resultatet blev 0 kr, vilket beror på att IT-teamet fick ett tillskott av samarbetskommunerna på totalt kr. Beslutsunderlag Bokslut för samarbetsnämnd IT år 2018, tjänsteskrivelse Bokslut för samarbetsnämnd IT år 2018 Beslutet skickas till För kännedom kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

16 IT-nämnden Bokslut 2018 Fokusområden Att hålla budgeten på 15 miljoner som samarbetsnämnden beslutat om, exklusive Microsoft licenser tkr och Tele2 införandet tkr. Att utifrån situationen med neddragna personalresurser och utifrån detta kompetenstapp hantera den dagliga driften och verksamheten. Införandeprojekt outsourcing användarnära tjänster Tele2 Framtagning av SLA-bilagor 2.0. Projektplanering IT-topologi. Framtagning kommunikationsplan vid Major Incident. Framtagning av tjänsten trådlöst nätverk som tjänst Årets viktigaste händelser Absolut största och viktigaste händelsen under året är införandeprojektet med Tele2 gällande användarnära ITtjänster. Stort arbete med att deltaga i de delprojekten som hanteras under införandeprojektet, av användarnära IT-tjänster. Revidering SLA-huvudavtal mot kommunerna samt av SLA-bilagor mot verksamheterna. Framtagning av projektet IT-topologi samt nämndbeslut på detta. Framtagning av tjänsten Trådlöst nätverk samt nämndbeslut på detta. Som man kan notera så har fokusen för IT-teamet och dess verksamhet i mångt och mycket varit på införandeprojektet av användarnära ITtjänster men även IT-teamets tjänsteutveckling på två stora områden, IT-topologi och Trådlöst nätverk som tjänst. IT-teamet har i stort lyckats med sina fokusområden, men det finns försening med SLA-bilagor 2.0 med anledning av att återkoppling från verksamheterna i vissa fall varit låg. Enligt tidplan skulle detta projekt vara avslutat men vi har fortfarande en restlista att hantera, dock är flertalet på plats. Ekonomisk analys Resultatet blev 0 tkr och beror på att IT-Teamet fick ett tillskott av respektive kommun på 151,5 tkr (totalt 455 tkr). Anledningen till detta tillskott berodde på: Personalomsättning vilket ledde till ökade konsultkostnader Konsultkostnader för införandeprojektet (Tele2), företrädesvis delprojekt fakturering Övertidsersättning kopplad till servicefönster Investeringar Under 2018 har IT-teamet gjort investeringar på totalt tkr. Budgeten var tkr samt tkr för IT-Topologi. Dessa tkr flytttas till 2019 pga nya förutsättningar för upphandling.

17 Resultaträkning, tkr Bokslut 2017 Budget 2018 Bokslut 2018 Intäkter Kf-intäkter Överföringspost Avgifter Bidrag Övriga intäkter Kostnader Personal Lokaler Kapitalkostnader Övriga kostnader Resultat Personal Personal Månadsanställda Varav tillsvidareanställda Varav visstidsanställda 0 0 Medelålder, år 51,2 50,3 Andel kvinnor, % 7,1 0 Andel heltidsarbetade, % Frisktalet 0-5 dagar 64,3% Sjukfrånvaro 2,7% Intern kontrollplan 2018 Stickprov behörigheter: Klar Granskning: Alla grupper som sändes ut för granskning, godkändes utan anmärkning på att fel medarbetare har tillgång till mapparna. Det uppmärksammades både Kävlinge och Staffanstorp att det låg kvar användare som har slutat eller bytt avdelning. Åtgärd: I fallen där det låg kvar användare som slutat och som inte längre skulle ha behörighet, har dessa plockats bort. UPS funktionalitet: Klar Granskning: Granskningen som genomförts visar att strömförsörjningen till centrala servrar är god. Åtgärd: Ingen IT-infrastrukturfunktionalitet: Klar Granskning: Granskningen som genomförts visar att redundansen fungerar mot vår VmWare-miljö (servrarna) som är dubbelkopplad mot varje router. Åtgärd: Under våren 2019 startar ett stort projekt (benämns IT-topologi) med ombyggnad av de centrala delarna i nätverket, detta för att ytterligare öka stabiliteten i nätverksinfrastrukturen.

18 Detta dokument är elektroniskt signerat enligt EU:s förordning eidas och utgör en avancerad elektronisk underskrift och är juridiskt bindande. Signed by: PIA ALMSTRÖM Date: :48:52 BankID refno: 739ab7b4-b82b-439a-a ad3c6084c Signed by: CATRIN TUFVESSON Date: :24:54 BankID refno: 4e2410c1-1d55-4aee-83ae-1d629a ordförande: Pia Almström ledamot: Catrin Tufvesson Signed by: ANNA KARIN JOHANSSON Date: :14:09 BankID refno: 39f eab-48c9-af1a-78ca8fd994bf nämndsekreterare: Anna Karin Johansson Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.