Arbetsmarknads- och socialnämndens internkontrollplan 2013

Transkript

1 Sidan 1 av 9 Datum Arbetsmarknads- och socialnämndens internkontrollplan 2013 Under 2013 kommer fördjupad granskning i egen regi att ske inom följande områden, enligt risk- och väsentlighetsanalys: Betalar vi leverantörsfakturorna i rätt tid? Granskningen sker i år inom området leverantörsfakturor med fokus på två frågor. Betalas fakturorna i tid? Är korrekt referenskod angiven på fakturorna? Det sistnämnda är en förutsättning för att fakturorna ska kunna sändas till rätt attestant i det elektroniska fakturaflödet. Vårdavgifter för barn Att ersättning endast utbetalas till aktuella uppdrag enligt beslut samt särskild kontroll vid avslut. Utöver fördjupad granskning i egen regi kommer centrala kontrollgruppen, på uppdrag av kommunledningskontoret, utföra kontroller inom ekonomi- och personalområdet, vilka områden det rör sig om utannonseras senare under året.

2 Sidan 2 av 9 EKONOMI Utbetalningar av ekonomiskt bistånd, förmedlingsmedel och introduktionsersättning Ersättning till familjehem, kontaktfamiljer och kontaktpersoner Utbetalningar av institutionsfakturor Externa intäkter Kontroll av utbetalningar avseende ekonomiskt bistånd, förmedlingsmedel och introduktionsersättning Att ersättning endast utbetalas till aktuella uppdrag enligt beslut samt särskild kontroll vid avslut Att utbetalningarna är attesterade av två personer samt att beslutsunderlag finns Att beslutade externa intäkter erhållits Utredare inom IFA 21 ärenden per månad Enligt för ändamålet avsedd modell Controller inom FAM, ASP-ANA och IFA Controller inom ASP- ANA och FAM Controller inom FAM, ASP-ANA, IFA Enhetschef 2 ggr/år Stickprov Lokal ledningsgrupp 1 ggr/mån Stickprov Lokal ledningsgrupp 1 ggr/mån Uppföljning i ekonomisystem Enhetschef Lokal ledningsgrupp

3 Sidan 3 av 9 Föreningsbidrag Att ersättning utbetalas Ekonomichef 1 ggr/år Uppföljning i Socialdirektör enligt beslut ekonomisystemet Privata medel Att rutiner följs Enhetschef/Controller 1 ggr/år samt vid behov Stickprovskontroll Lokal ledningsgrupp Kontanthantering Att rutiner följs Enhetschef/Controller 1 ggr/år Stickprovskontroll Socialdirektör (handkassor) Attestregister Revidering Ekonomichef 3 ggr/år Att kontrollera att rätt slutattestant finns registrerad på respektive verksamhet samt att rutiner efterföljs då ersättare krävs Inköp och upphandling Att lagstiftning, policy, riktlinjer och avtal Staben 2 ggr/år Saldolista per leverantör Centrala ledningsgruppen följs Fordringsbevakning Att riktlinjer följs Ekonomichef 2 ggr/år Hantering av fordon: - bränsle/förarkort - körjournaler Att riktlinjer följs Controller/avdelning 1 ggr/år Kontroll av körjournaler Avdelningschef

4 Sidan 4 av 9 NÄMNDEN Delegationsordning Revidering Socialdirektör 1 ggr/år samt vid behov Genomgång av delegationsordning Internkontrollplan Revidering Socialdirektör 1 ggr/år samt vid behov Genomgång av internkontrollplanen Tillsyn av Uppföljning av utförda verksamheten tillsyner (Socialstyrelsen) Beslut i ASN Beslut i ASN mars Avdelningschef Löpande Rapport Lokal ledningsgrupp Socialdirektör ASN

5 Sidan 5 av 9 IT Antal datorer Behörigheter IFOsystem Granskning av loggar i IFO-system Dokumentation i Treserva (gäller hälsooch sjukvård) IT-säkerhet Vilka program finns i datorer Inventering av antalet datorer i samband med debitering vid bokslut Assistenter/avdelning 3 ggr/år Inventera antalet datorer Kontroll av rätt behörighet Att riktlinjer följs Systemförvaltare 4 ggr/år samt vid risk för eller misstanke om oegentligt nyttjande IT enheten Systemförvaltare 1 ggr/år Avdelningschef Att rutiner följs MAS 4 ggr/år samt vid risk för eller misstanke om oegentligt nyttjande Slumpmässigt urval Slumpmässigt urval Enhetschef/ Avdelningschef Socialdirektör Att lagstiftning, policy, IT-samordnare Socialdirektör riktlinjer och avtal följs Att riktlinjer följs IT-samordnare 1 ggr/år Stickprov Avdelningschef

6 Sidan 6 av 9 MEDARBETARE Kris-pärm Att det finns kontaktuppgifter kopplade till varje medarbetare och att det finns rutiner för hur den ska uppdateras Respektive chef 1 ggr/år Genomgång av listan med berörd personal Tillbudsrapportering Respektive chef Löpande Rapport Lokal samverkansgrupp Central samverkansgrupp Personal- och kompetensförsörjning Sekretesshandling Följa rutiner för bemanning och kompetensutveckling Att sekretesshandling finns underskriven av samtliga medarbetare samt kontaktpersoner och familjehem Respektive chef Löpande ASN Personalchef 1 ggr/år Stickprov Socialdirektör

7 Sidan 7 av 9 BRUKARE/KLIENTER Dokumentation Vårdplaner Hälso- och sjukvård: - Lex Maria - Vårdplaneringar - Avvikelserapporter Att handläggning och dokumentation av ärenden som berör enskilda ska ske ur rättssäkerhetsperspektiv Att alla brukare har en plan och att den följs Sammanställning och uppföljning Ärendehandledare 5 akter/månad Stickprov Enhetschefer Ärendehandledare 4 ggr/år Genomgång av Lokal ledningsgrupp dokumentation MAS 1 ggr/år samt vid behov Rapport Lokal ledningsgrupp Läkemedelsgranskning Att rutiner följs MAS 1 ggr/år Stickprov Avdelningschef Egenkontroll hygien Att rutiner följs MAS 1 ggr/år Rapport Socialdirektör Brukarenkät Att följa upp nämndens Utvärderingsstrateg 1 ggr/år Rapport ASN kvalitetsmål Tillsyn i individärenden (Socialstyrelsen) Uppföljning av utförda tillsyner Samverkanskoordinator/ Controller 1 ggr/år Rapport Lokal ledningsgrupp

8 Sidan 8 av 9 ÖVRIGT Hantering av nycklar/ passerbrickor och tjänstelegitimation Att regler och riktlinjer följs Nyckelansvarig inom respektive avdelning 1 ggr/år Avdelningschef Verksamhetsplan Revidering Ekonomichef 1 ggr/år samt vid behov Genomgång av verksamhetsplan Hantering av Att rutiner för Förvaltningssekreterare 1 ggr/år Redovisning av synpunkter och hantering av inkomna synpunkter klagomål synpunkter och Tillgänglighet Samverkan och samarbete Fel och brister Uppföljning och utvärdering klagomål följs Att rutiner tillgänglighet följs Att rutiner samverkan och samarbete följs Att rutiner för fel och brister följs Att rutiner för uppföljning och utvärdering följs ASN ASN Avdelningschef 1 ggr/år ASN Avdelningschef 1 ggr/år ASN Avdelningschef 1 ggr/år ASN Avdelningschef 1 ggr/år ASN

9 Sidan 9 av 9 PUL Att PUL följs IT-samordnare 1 ggr/år Stickprov Socialdirektör (personuppgiftslagen) Miljö Att fastställt Miljösamordnare 1 ggr/år miljöprogram följs Stöldbegärlig egendom Att uppdatera register Controller/avdelning Löpande Granska register Socialdirektör för stödbegärlig egendom samt att rutinen följs Systematiskt Att rutiner och Enhetschef Löpande Avdelningschef arbetsmiljöarbete riktlinjer följs Systematiskt brandskyddsarbete Att rutiner och riktlinjer följs Enhetschef Löpande Avdelningschef