Revisionsrapport Granskning av rutiner för utbetalning av försörjningsstöd. Ragunda kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av rutiner för utbetalning av försörjningsstöd Ragunda kommun 17 juni 2015

2 Innehåll Sammanfattning... 2 Inledning Granskningsresultat Bedömning och rekommendationer Bilaga- Intervjuade

3 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ragunda kommun har Deloitte genomfört en granskning av rutinerna för utbetalning av försörjningsstöd. Den övergripande revisionsfrågan har varit: Är rutinerna kring utbetalning av försörjningsstöd tillfredsställande? Vår sammanfattande bedömning är att det finns förbättringsmöjligheter i den interna kontrollen kring utbetalning av försörjningsstöd. Det finns inbyggda kontroller i använt verksamhetssystem och det genomförs manuella kontroller vid ansökan om försörjningsstöd. Efter genomförd granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Så snart som möjligt besluta om nya riktlinjer och rutinbeskrivningar. Uppstartat arbete pågår vid förvaltningen. Införa en beloppsgräns i systemet för hur mycket som kan betalas ut i varje enskilt ärende, exempelvis 20 tkr. Se över ansvarsfördelningen kring utbetalningar. Ur ett kontrollperspektiv är det inte tillfredställande att en och samma person sköter hela processen, från utredning till utbetalning. Säkerställa att delegeringsordningen efterföljs. Om det finns ett behov av att ändra beloppsgränserna bör delegeringsordningen uppdateras snarast. Införa strukturerade stickprovskontroller av att rutiner efterföljs och att kontroller genomförs. Dokumentera vem som ska ansvara för dem, hur ofta de ska göras och i efterhand vad som har gjorts. Östersund den 17/ Kjell Pettersson Certifierad kommunal revisor och uppdragsledare Veronica Blank Certifierad kommunal revisor Projektmedarbetare 2

4 Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Försörjningsstöd är ett område som ständigt diskuteras bland medborgare och även internt i kommunerna både bland politiker och tjänstemän. Vikten av en god intern kontroll framhålls av alla intressenter för att motverka oavsiktliga rutinfel och även avsiktliga fel. I massmedia rapporteras det med jämna mellanrum kring oklarheter beträffande utbetalningar av bistånd. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande övergripande revisionsfråga; Är rutinerna kring utbetalning av försörjningsstöd tillfredsställande? Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Hur ser ansvars och arbetsfördelningen ut för den interna kontrollen? Vilka inbyggda kontroller finns det i tillämpat utbetalningssystem? Vilka manuella kontroller görs av exempelvis enhetschef innan utbetalning sker till försörjningsstödsberättigade? Finns det sociala kontrakt med bidragstagare där förvaltningen betalar exempelvisvis hyra istället för bistånd direkt till sökanden? Hur säkerställer förvaltningen att oavsiktliga och avsiktliga fel förebyggs? 1.3 Revisionskriterier Underlag för bedömning är intervjuer, genomgång av lagar, interna regelverk, instruktioner och anvisningar, intern kontrollplan m.m. 1.4 Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen och år 2015.

5 1.5 Metod Intervjuer har genomförts med chef för individ- och familjeomsorg, samt handläggare. Dokumentstudier har genomförts. Stickprovskontroller har genomförts för att testa både manuella kontroller och kontroller som finns inbyggda i systemet.

6 2. Granskningsresultat 2.1 Omfattning och organisation I Ragunda kommun vilar ansvaret för försörjningsstöd på kommunstyrelsen och avdelningen individ- och familjeomsorg vid socialförvaltningen. Vid förvaltningen arbetar för närvarande två socialsekreterare med försörjningsstöd. Den ena arbetar heltid och den andra två dagar i veckan. I dagsläget finns tillgång till en systemadministratör på 25 %. Personen ansvarar även för systemadministration inom vård- och omsorg Utfall, Tkr Kostn/invånare Ragunda,Kr Kostn/invånare Jämtland,Kr För närvarande finns 99 klienter i kommunen och under 2014 togs beslut som innebar beviljande av bistånd i ärenden. I jämförelse med genomsnittet i Jämtland ligger kostnaden per invånare något under i Ragunda. Försörjningsstöd utbetalas till större delen efter en så kallad riksnorm, vilket är en lägsta nivå som fastställs av regeringen varje år och som ska täcka personliga kostnader och gemensamma hushållskostnader. Lokala tillägg till riksnormen kan göras. För år 2015 genomfördes ingen höjning av riksnormen vilket innebär att den ligger kvar på samma nivå som En ensamstående vuxen har enligt normen rätt till kr i månaden för sin dagliga livsföring (exkl. hyra och el m.m). 2.2 Styrdokument Riktlinjer och rutiner för ekonomiskt bistånd: Det finns bland annat regler för vad som kan utbetalas utöver riksnormen och lokala anpassningar för exempelvis hyresnivåer. Nuvarande riktlinjer antogs år 2009 och ett förslag till nya riktlinjer har tagits fram. De nya riktlinjerna är mer omfattande än tidigare och innehåller även rutinbeskrivningar.

7 Delegeringsordning för kommunstyrelsen: Antagen av kommunstyrelsen. Innehåller beloppsgränser för utbetalning av bistånd utöver riksnormen. I de flesta fall är delegering fördelad mellan socialsekreterare, avdelningschef och sociala utskottet. Försörjningsstöd, hyresskulder och övriga bistånd är exempel på bistånd där delegering är reglerat genom beloppsgränser. Socialsekreteraren har rätt att besluta i ärenden om försörjningsstöd upp till kr över riksnormen, beslut om utbetalning över kr ska fattas av IFO-chefen. Om beloppet överstiger ett halvt basbelopp ska beslutet fattas av sociala utskottet och det gäller också avslag som överstiger ett halvt basbelopp. 2.3 Rutiner kring utbetalningar Utbetalningar av försörjningsstöd hanteras i verksamhetssystemet Treserva. En utbetalning ska alltid baseras på en utredning, beräkning och ett beslut. I dagsläget finns inga dokumenterade rutiner för handläggningsprocessen. En ansökan ska vara skriftlig och ske på avsedd blankett. På ansökningsblanketten och i informationsfolder anges vilka underlag som ska lämnas in. Exempel på det är den senaste deklarationen, hyreskontrakt, kontoutdrag och kontoöversikt. Utbetalningar ska alltid ske genom verksamhetssystemet Treserva. Utbetalning sker generellt genom utbetalningssystemet SUS (Swedbanks utbetalningssystem). Det innebär att banken lägger in klientens kontonummer och att handläggare endast anger personnummer vid utbetalning. I enstaka fall förekommer det att handläggare lägger in ett kontonummer manuellt, utanför utbetalningssystemet, men det förekommer sällan, enligt uppgift. I undantagsfall skrivs rekvisitioner. Det förekommer att exempelvis hyror betalas direkt till hyresvärden, men det är enligt intervju inte särskilt vanligt och en bedömning sker då i utredningen. Handläggare har behörighet att ändra i grunduppgifter, ta beslut och skicka iväg en transaktion till utbetalning. Det är också handläggaren som praktiskt skickar iväg filen till banken. Behörigheter i systemet hanteras för närvarande av IFO-chefen. Utbetalningar genomförs dagligen. Alla utbetalningar som lagts in i systemet hamnar i en utbetalningsfil. En lista över dagens betalningar (effektueringslista) attesteras inne i

8 verksamhetssystemet. Listan ska attesteras av en handläggare som inte arbetar med försörjningsstöd och utanordnas av IFO-chefen. Handläggarna har behörighet i systemet att utanordna betalningen. 2.4 Kontroller Kontroller i systemet I systemet Treserva finns ett antal kontroller varav ett urval beskrivs nedan: En utbetalning kan inte göras utan underliggande beräkning och beslut. Kontroll sker mot folkbokföringsregistret när ett personnummer skrivs in. Utbetalning kan bara genomföras en gång per beslut. Samtliga händelser loggas (registreras) i systemet. Det innebär att det finns möjlighet att i efterhand gå in i systemet och se vem som varit inne i ett ärende och vilka åtgärder som vidtagits (ex. beslut och utbetalning ). Alla utbetalningar ska genomföras via systemet. I vissa fall kan en rekvisition skrivas ut och användas för att betala till exempel betala för mat, vilket innebär att en faktura i efterhand kommer till förvaltningen. Någon kontanthantering förekommer inte. Om pengar behövs akut används bankkort (typ Ica kort) De utbetalningar som genomförts ligger kvar i systemet. Samma sak gäller öppnade ärenden. Socialsekreteraren kan inte radera ett ärende eller en utbetalning från systemet. Belopp enligt riksnormen ligger fasta i systemet Manuella kontroller Nedan beskrivs manuella kontroller som genomförs: När betalning har genomförts skapas en lista i systemet över alla dagens utbetalningar (effektueringslista). Vid attestering och utanordning av dagens utbetalningar görs en rimlighetsbedömning av listan, som visas per klient och per faktura. Listan ska attesteras av annan handläggare och betalningen utanordnas av IFO chef. Kontroll av underlag ska genomföras när en ny ansökan inkommer. Underlag till inkomster och utgifter ska bifogas ansökan (exempelvis hyresavi, senaste inkomstdeklaration

9 och kontoutdrag). Vid ett återbesök, ska kontoutdrag bifogas. Om det är längre än 3 månader sedan senaste ansökan ska en grundlig utredning göras på nytt. Handläggaren har möjlighet att direkt kontrollera uppgifter med försäkringskassan genom systemet, exempelvis om den sökande erhållit aktivitetsstöd. En kontroll görs mot transportstyrelsens bilregister för att säkerställa att den sökande inte äger en bil. 2.5 Stickprov För att testa förvaltningens rutiner har vi genomfört stickprov. Vi har granskat ca 10 akter, samtliga beslut (år 2015) som överstiger gränsen för delegering och en månads utbetalningslistor (effekteringslistor). Vid stickproven har vi tagit hänsyn till följande kontrollmål (inom parentes om kontrollen är manuell eller i systemet): Rätt person beslutar om utbetalning (delegationsordning tillämpas) (Manuell) Utbetalt belopp överensstämmer med beräknat och beslutat belopp (System) Uppgifterna som ligger till grund för utbetalningen kontrolleras (Manuell) Sammanställning av betalningar(effektueringslistor) har attesterats av annan handläggare och utanordnats av chef för individ- och familjeomsorg (Manuell) Metod För att kontrollera om delegationsordningen efterföljs har vi granskat enskilda utbetalningar som överstiger den beslutade gränsen för delegering. Stickprov på enskilda ärenden har genomförts genom att en dags utbetalningar har valts ut och underlag stickprovsvis granskats. Att uppgifter och underlag finns har vi granskat både i system och i fysiska akter för de enskilda ärendena Resultat Resultatet av vårt stickprov kan sammanfattas i nedanstående punkter:

10 Delegeringsordningen har frångåtts i några fall. Elskulder och hyresskulder som överstiger beloppsgränsen och där beslut skulle fattats av IFO chef har fattats av handläggaren. Det utbetalda beloppet stämmer med beräknat och beslutat belopp. Utbetalningslistor (effektueringslistor) är under flera tillfällen under året attesterats och utanordnats av handläggaren när de borde varit attesterade av annan handläggare samt utanordnad av IFO-chef. Granskningen av enskilda ärenden visar att uppgifter som ligger till grund för bedömningen regelmässigt kontrollerats. Underskriven ansökan från klienten återfinns i alla de granskade ärendena. Sammanfattningsvis visar våra stickprov att det finns brister gällande attestering och utanordning samt att delegeringsordningen i vissa fall inte efterföljts. Delegeringsordningen har efterföljts för belopp som överstiger ett halvt basbelopp(sociala utskottet har fattat beslut) men beslut om utbetalning av belopp över 5000 kr har fattats av handläggare och inte IFO-chef som delegeringsordningen föreskriver.

11 3. Bedömning och rekommendationer 3.1 Organisation och ansvarsfördelning Det finns en delegeringsordning som visar vilket ansvar som vilar på exempelvis handläggare och när beslut ska fattas av IFO-chef eller av det sociala utskottet. Vår granskning har visat att delegeringsordningen i vissa fall inte följts, vilket är en brist. Behörigheter bör ses över. I dagsläget har IFO-chef och handläggare möjlighet att ändra i behörigheter, vilket inte är tillfredställande ur ett kontrollperspektiv. Det är dessutom möjligt för en handläggare att utföra hela processen, från att ändra i grunduppgifter till att praktiskt genomföra själva utbetalningen. Enligt intervju är arbetsbelastningen hög för den handläggare som ansvarar för försörjningsstöd, vilket kan innebära en potentiell risk. Kommunstyrelsen bör undersöka om nuvarande bemanning är tillräcklig. För närvarande har förvaltningen tillgång till en systemadministratör på 25 % av en heltidstjänst och vid intervjuer har vi fått signaler om att det inte är tillräckligt. För närvarande ligger uppgifter som borde ligga på en systemadministratör på IFO-chefen, exempelvis hantering av behörigheter. Vi anser att det bör göras en bedömning av hur mycket tid som behövs från systemadministratören. 3.2 Rutiner och kontroller Det finns inbyggda kontroller och varningar i systemet som bidrar till att avsiktliga och oavsiktliga fel förebyggs. Det genomförs också manuella kontroller när en ansökan inkommer genom att underlag krävs av den sökande och att uppgifter angående exempelvis inkomster kontrolleras av handläggaren med bland andra försäkringskassan och transportstyrelsen. Våra stickprovskontroller visar att kontrollerna genomförts. För närvarande finns inga skriftliga rutiner för arbetet men i förslaget till nya riktlinjer finns rutinbeskrivningar. Det händer att utbetalningar sker direkt till hyresvärdar istället för till den enskilde men det sker inte särskilt ofta och baseras alltid på en bedömning i utredningen. Vi har noterat att det inte finns någon spärr för hur stort belopp som kan utbetalas i varje enskilt ärende. Vår bedömning är att det bör sättas en beloppsgräns i systemet som innebär att en enskild

12 utbetalning inte kan överstiga ett visst belopp, exempelvis kr per tillfälle. För närvarande genomförs inga kontroller i efterhand av utbetalning av försörjningsstöd. Vi anser att kontrollen bör stärkas genom att det regelbundet genomförs strukturerade stickprovskontroller vid förvaltningen. Vilka kontroller som ska genomföras får baseras på en riskbedömning men exempel på områden att kontrollera är att delegationsbestämmelser följs, att rutiner följs för ärenden (finns alla underlag? sker dokumentation på ett tillfredställande sätt? osv.). Det kan också kontrolleras vilka aktiviteter som skett i systemet för utvalda ärenden. 3.3 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att det finns förbättringsmöjligheter i den interna kontrollen kring utbetalning av försörjningsstöd. Efter genomförd granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Så snart som möjligt besluta om nya riktlinjer och rutinbeskrivningar. Uppstartat arbete pågår vid förvaltningen. Införa en beloppsgräns i systemet för hur mycket som kan betalas ut i varje enskilt ärende, exempelvis kr. Se över ansvarsfödelningen kring utbetalningar. Ur ett kontrollperspektiv är det inte tillfredställande att en och samma person sköter hela processen, från utredning till utbetalning. Säkerställa att delegationsordningen efterföljs. Om det finns ett behov av att ändra gränserna bör delegationsordningen uppdateras snarast. Införa strukturerade stickprovskontroller av att rutiner efterföljs och att kontroller genomförs. Dokumentera vem som ska ansvara för dem, hur ofta de ska göras och i efterhand vad som har gjorts.

13 Bilaga- Intervjuade Johana Perez- IFO-chef Marielle Ekholm- Handläggare försörjningsstöd