Rapport Granskning av flyktingverksamheten. Ragunda Kommun

Transkript

1 Rapport Granskning av flyktingverksamheten. Ragunda Kommun Augusti 2013

2 Innehåll Sammanfattning... 1 Inledning... 2 Rutinbeskrivning... 3 Granskningsresultat... 7

3 Sammanfattning Kommunen tar emot flyktingar och det är av allmänt intresse att se hur kommunen organiserat upp mottagandet och hur integrationen fungerar i samhället. Med anledning av detta har kommunens revisorer uppdragit Deloitte AB att granska verksamhetens rutiner och organisation. Övergripande revisionsfråga i granskningen är: Är kommunstyrelsens rutiner för uppföljning av ekonomi och verksamhet tillfredställande? Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Efter utförd granskning är vår övergripande bedömning att kommunstyrelsens rutiner för uppföljning av ekonomi och verksamhet gällande flyktingmottagningen i kommunen kan förbättras. Det behövs en mer aktiv styrning och en uppföljning av verksamheten. I dagsläget finns inga mål och det görs ingen strukturerad ekonomisk- eller verksamhetsmässig uppföljning. Den interna kontrollen måste byggas upp från grunden, allt från skriftliga rutiner till uppföljningar. Vår bedömning är också att samarbetet över nämndsgränserna och gentemot externa parter bör formaliseras. Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi: Att det utarbetas skriftliga rutiner.det behövs både rutiner för handläggning och för uppföljning av verksamheten. Dessa bör förankras i KS. Det bör också utarbetas riktlinjer för skolan och rutiner för mottagning av nyanlända barn- och ungdomar. Att det upprättas mål för verksamheten som årligen följs upp. Att en budget upprättas för verksamheten. Att det utarbetas en ansvarsfördelningsmall som reglerar vad olika nämnder ansvarar för. Med externa parter bör det finnas avtal. Att det upprättas en plan för hur samhällsinformationen ska genomföras. Att fördelningar av bidrag förankras politiskt. Det måste också upprättas grunder till hur fördelningen ska ske vilket kräver en genomgång av kostnader. Deloitte Granskning av flyktingmottagningen 1

4 1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Kommunen tar emot flyktingar och det är av allmänt intresse att se hur kommunen organiserat upp mottagandet och hur integrationen fungerar i samhället. Med anledning av detta har kommunens revisorer uppdragit Deloitte AB att granska verksamhetens rutiner och organisation. 1.2 Revisionsfråga Övergripande revisionsfråga är: Är kommunstyrelsens rutiner för uppföljning av ekonomi och verksamhet tillfredställande? Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Hur ser organisationen ut? Vilka avtal har kommunen kring mottagandet? Hur ser ansvarsfördelning och rutiner ut inom förvaltningen? Är den interna kontrollen tillräcklig? 1.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till Metod Granskningen har genomförts genom studier av dokument, intervjuer med integrationssamordnare, skolchef, kommunchef. Deloitte Granskning av flyktingmottagningen 2

5 2. Rutinbeskrivning 2.1 Kommunens ansvar Fram till den sista november år 2010 hade kommunerna ett samordningsansvar för den introduktion som nyanlända flyktingar har rätt till. År 2011 genomfördes en etableringsreform. Nya lagar trädde i kraft och som ett resultat av reformen är det idag arbetsförmedlingen som har det samordnande ansvaret för introduktionen. De ska också vara pådrivande i förhållande till andra berörda parter, så som kommunerna. En grund i reformen är Lag om etableringsinsatser (2010:197), kallad etableringslagen. För de flyktingar som omfattas av etableringslagen bestäms ersättningen från stat till kommuner utifrån Statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (2010: 1122). I lagen står bland annat att kommuner har rätt till en grundersättning (9 ), vilken uppgår till tio basbelopp. För att få en grundersättning ska kommunen stå för: 1. Mottagande och praktisk hjälp 2. Särskilda introduktionsinsatser inom skola, förskola, fritidshem 3. Utbildning i SFI för den som enligt skollagen har rätt att delta i sådan utbildning 4. Samhällsorientering 5. Tolkning 6. Andra insatser för att underlätta etablering i samhället. Samhällsorienteringen är reglerad i en egen förordning (Förordning om samhällsorientering förvissa nyanlända invandrare, 2010:11:38). I ansvaret ingår att ge information om olika delar i samhället och syftet är att underlätta etableringen. Kommunen ha en plan för samhällsorienteringen där innehåll och omfattning ska anges (8 ). Arbetsförmedlingens samordningsansvar gäller personer över 20 år. Huvudansvaret för barn och ungdomar upp till 20 år ligger hos kommunen, liksom för de personer som är över 64 år. Deloitte Granskning av flyktingmottagningen 3

6 2.1 Omfattning, organisation och ansvarsfördelning Kommunen har fram till 2012 haft ett avtal med länsstyrelsen om att ta emot 25 flyktingar per år. Under 2012 togs 31 flyktingar emot och under år 2013 har denna kvot tillfälligt ökats till 40 st. Nedan kostnader och intäkter under 2011, 2012 och 2013: Intäkter Kostnader Antal nyanlända I intäkter ovan ligger även bidrag som ackumulerats från tidigare år. Ibland förbrukas inte det erhållna bidraget och i det fallet balanseras det och förs sedan över till nästa års intäkter. I dagsläget ligger huvudansvaret för kommunens flyktingmottagande på kommunstyrelsen och under en egen avdelning som kallas integrationsservice. Under de senaste åren har ansvaret för verksamheten flyttats från individ- och familjeomsorg till näringslivsavdelningen och nuvarande organisation har funnits sedan sommaren år Vid integrationsservice arbetar för närvarande en integrationssamordnare som varit anställd sedan september Till sin hjälp har samordnaren en integrationsassistent, vilket motsvarar en tjänst på 50 %. Dessutom har det anlitats ytterligare en assistent vid behov vilken bland annat arbetat med att tolka. Rekrytering av ytterligare en handläggare pågår och beräknas vara färdigt under hösten För närvarande ansvarar samordnaren för både handläggning av enskilda ärenden och för att driva verksamheten. 2.2 Avtal och samarbete Kommunen har ett avtal med länsstyrelsen om hur många flyktingar som ska tas emot per år och ersättningen erhålls från Migrationsverket. Ersättningen består av en fast summa om för närvarande 445 tkr per år (10 pbb). Utöver den fasta ersättningen erhålls kr per mottagen flykting och den ersättningen ska räcka i två år. Det finns olika typer av flyktingar: kvotflyktingar och asylsökande. Kvotflyktingar är grupper som FN beslutat om och för dessa flyktingar finansieras alla utgifter av migrationsverket. För asylsökande erhålls de tidigare beskrivna fasta och rörliga ersättningarna. Svenska för invandrare (SFI) är en tjänst som köps in från Jämtlands Gymnasium. Något avtal finns inte med dem. För barn och ungdomar finns samarbete med barn- och utbildningsnämnden. Samordnaren kommunicerar med skolan innan det ska komma flyktingar för att de ska kunna förbereda sig. På skolan erhålls information om hur många barn som ska komma och i vilka åldrar de är. När barnen ska börja i skolan hålls ett välkomstmöte med barn, föräldrar, skola och integrationssamordnaren. Samarbete finns också med Ragunda hyreshus. Det vanligaste är att integrationsservice har förstahandskontrakt och flyktingarna ett andrahandskontakt med integrationsservice. Deloitte Granskning av flyktingmottagningen 4

7 De första två månaderna står kommunen för hyra och efter den perioden skickas en faktura. Det finns inga skriftliga interna överenskommelser i kommunen och inte heller någon ansvarsfördelning. När det gäller praktiska göromål, så som att ställa i ordning boende erhålls ibland hjälp från teknisk förvaltning men något beslut om hur det samarbetet ska se ut finns inte. Många gånger har integrationssamordnaren använt sin privata bil till att exempelvis hämta möbler. Integrationssamordnaren deltar i en länssamverkan. Personer som arbetar med integration runt om i länet, exempelvis handläggare träffas en gång i månaden. Träffarna upplevs som viktiga och gör att samordnaren kan hålla sig uppdaterad på vad som händer i andra delar av länet och hur långt man har kommit i arbetet. 2.1 Rutiner Samordnaren på integrationsservice får ett meddelande från länsstyrelsen om hur många flyktingar som beräknas anlända ca 2 månader innan ankomst. När en flykting tas emot skickas en bekräftelse från integrationsservice till länsstyrelsen på hur många personer som anlänt. Baserat på den bekräftelsen genomförs utbetalningen. Innan pengarna betalas ut erhålls en specifikation. För kvotflyktingar måste bidraget återsökas i efterhand från migrationsverket. När den nuvarande integrationssamordnaren tillträdde sin tjänst i september år 2012 fanns inga fastställda rutiner för verksamheten. Det finns ingen uttalad strategi eller några mål och den har hittills inte varit med i kommunens budget. Ambitionen att skapa rutiner finns och rutiner och checklistor håller på att tas fram. men eftersom samordnaren är den enda som arbetar med handläggning av enskilda ärenden, så har tiden inte räckt till för att upprätta skriftliga rutiner. Mottagandet har fungerat ändå, till stor del eftersom det bara varit en person som handlagt ärenden. Exempelvis uppföljning av de intäkter som kommer från migrationsverket. I dagsläget görs inga sådana kontroller. Det finns inga fördelningsgrunder för bidrag inom verksamheterna i kommunen. Exempelvis överförs varje år en fast summa om 500 tkr till skolan som ska täcka merkostnader, oavsett hur mycket resurser som krävs. Någon grund till att just det beloppet överförs, eller ett politiskt beslut, finns inte. Inom skolan har det startats en förberedelsegrupp vilket innebär att barnen först går i en annan klass för att exempelvis lära sig språket. Normalt varar en sådan i 3 månader. Efter det flyttas barnen till en vanlig klass. Det finns enligt uppgift inga fastställda rutiner inom skolan gällande tillvägagångssättet med de barn som kommer. Enligt lag ska också alla barn erbjudas studievägledning på hemspråket, något som inte uppfylls idag. Deloitte Granskning av flyktingmottagningen 5

8 2.4 Intern kontroll Uppföljning av ekonomi och verksamhet Enligt uppgift har någon uppföljning av ekonomin inte skett tidigare. Integrationsservice ligger också utanför kommunens budget. Verksamheten ska finansieras av de bidrag som erhålls från migrationsverket och integrationssamordnaren menar att det kan vara anledningen till att man inte tagit in verksamheten i budgeten. Någon strukturerad uppföljning eller kontroller genomförs inte. Till exempel görs inga kontroller av att rätt bidrag har erhållits från migrationsverket, eller att bidrag har återsökts. Under 2013 har KS efterfrågat en budget vilken har påbörjats under Integrationssamordnaren har börjat upprätta en budget och en prognos för Verksamheten finns omnämnd i årsredovisningen, men någon övrig verksamhetsmässig uppföljning har inte genomförts. Deloitte Granskning av flyktingmottagningen 6

9 3. Granskningsresultat 3.1 Organisation Vår bedömning är att organisationen kring flyktingmottagandet hittills inte varit ändamålsenlig. Det har saknats kontinuitet i organisationen, ansvaret har flyttats mellan olika nämnder och personalomsättningen vid enheten har varit hög. Organisationen kring flyktingmottagandet har nyligen förändrats, i och med att ansvaret övergått till att ligga direkt kommunstyrelsen, istället för under näringslivskontoret som det gjorde innan. För närvarande utförs en stor del av arbetet av en person på integrationsservice. Det faktumet i kombination med en tidigare hög personalomsättning har resulterat i att upprättande av rutiner vid enheten inte prioriterats. Under hösten anställs en handläggare vilket vi bedömer kommer underlätta situationen och också leda till en mindre sårbar organisation. Mottagandet har ökat de senaste åren och med ett ökande mottagande ökar också kraven på en ändamålsenlig organisation. 3.1 Ansvarsfördelning och avtal De avtal som finns kring mottagandet är avtalet med länsstyresen om hur många flyktingar kommunen åtar sig att ta emot per år. I övrigt finns inga avtal. Vi anser att det bör beslutas politiskt om hur samarbetet över nämndsgränserna ska se ut inom kommunen, och vilken ansvarsfördelning som ska gälla. För att förtydliga ansvarsfördelningen mellan förvaltningar menar vi att skriftliga överenskommelser bör upprättas där fördelningen framgår. Med externa parter är det vår bedömning att det bör finnas avtal, exempelvis gällande SFI. I dagsläget samarbetar integrationsservice med skolan och med tekniska förvaltningen och det behöver klargöras vem som ska ansvara för vilka uppgifter. I överenskommelser och avtal bör det också framgå vilken fördelning som ska göras av bidrag. Vad fördelningen ska baseras på är något som bör beslutas om politiskt. För att en sådan bedömning ska kunna göras behövs en genomgång av de kostnader som finns för verksamheten. Deloitte Granskning av flyktingmottagningen 7

10 3.1 Styrning och intern kontroll Vi bedömer att styrningen av verksamheten kan förbättras. Detta är särskilt viktigt då verksamheten växt de senaste åren och kommunen tar emot fler flyktingar än tidigare. Att verksamheten saknar mål och budget är något vi bedömer som anmärkningsvärt. Att sätta mål är viktigt eftersom det måste gå att bedöma vilka effekter verksamheten kan komma att få. Om arbetet i ett inledande skede fungerar väl så kan det innebära en minskad risk för att exemplvis kostnader i andra delar av kommunen ökar som en följd. Även inom skolan, som har ett stort ansvar för barn och ungdomar, bör det upprättas mål och nämndsgemensamma rutiner för mottagandet av de nyanlända barnen och ungdomarna. Man bör också undersöka möjligheten till att erbjuda studievägledning som barnen har rätt till. I dagsläget finns ingen regelmässig intern kontroll i verksamheten. Engagemanget och viljan att skapa en bra verksamhet och rutiner finns och vi ser det som positivt att upprättande av rutiner har påbörjats. Det ligger på kommunstyrelsens ansvar att se till att arbetet med rutiner och uppföljningar fortskrider. 3.4 Kommentarer och rekommendationer Efter utförd granskning är vår övergripande bedömning att kommunstyrelsens rutiner för uppföljning av ekonomi och verksamhet gällande flyktingmottagningen i kommunen kan förbättras. Det behövs en mer aktiv styrning och en uppföljning av verksamheten. I dagsläget finns inga mål och det görs ingen strukturerad ekonomisk- eller verksamhetsmässig uppföljning. Den interna kontrollen måste byggas upp från grunden, allt från skriftliga rutiner till uppföljningar. Vår bedömning är också att samarbetet över nämndsgränserna och gentemot externa parter bör formaliseras. Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi: Att det utarbetas skriftliga rutiner.det behövs både rutiner för handläggning och för uppföljning av verksamheten. Dessa bör förankras i KS. Det bör också utarbetas riktlinjer för skolan och rutiner för mottagning av nyanlända barn- och ungdomar. Att det upprättas mål för verksamheten som årligen följs upp. Att en budget upprättas för verksamheten. Att det utarbetas en ansvarsfördelningsmall som reglerar vad olika nämnder ansvarar för. Med externa parter bör det finnas avtal. Att det upprättas en plan för hur samhällsinformationen ska genomföras. Att fördelningar av bidrag förankras politiskt. Det måste också upprättas grunder till hur fördelningen ska ske vilket kräver en genomgång av kostnader. Deloitte Granskning av flyktingmottagningen 8