Revisionsrapport Granskning av rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Ragunda kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket Ragunda kommun 17 juni 2015

2 Innehåll Sammanfattning Granskningsresultat Bedömning och rekommendationer

3 Sammanfattning Ragunda kommun tar emot flyktingar och ensamkommande flyktingbarn och ersättning erhålls från Migrationsverket. Viss ersättning erhålls automatiskt medan annan ersättning måste sökas på kommunens initiativ. Om det inte finns tillfredställande rutiner för ansökan om ersättning finns en risk att kommunen missar medel som de enligt lag är berättigade till, vilket potentiellt skulle kunna innebära stora förluster. På uppdrag av revisorerna i Ragunda kommun har Deloitte genomfört en granskning av rutinerna för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Den övergripande revisionsfrågan är: Har kommunen tillfredställande rutiner kring ansökan om ersättning från Migrationsverket och finns en tillräcklig intern kontroll? Vår övergripande bedömning är att interkontrollen kan stärkas i rutinerna för ansökan till Migrationsverket. Arbetet med att upprätta rutiner har nyligen påbörjats vid avdelningen för individ- och familjeomsorg. Ansvarsfördelningen för ansökningar har nyligen förändrats och större delen av ansökningarna hanteras av en och samma handläggare. Det bidrar till kontinuitet och ger en god överblick över ansökningar. Det innebär också en ökad sårbarhet, något som kan minskas genom skriftliga rutiner och regelbundna kontroller. Internkontrollen kan också stärkas genom att mer än en person är insatt i förfarandet. Det finns ett behov av regelbundna informationsinsatser riktade till de personer som arbetar i verksamheter där kostnader uppstår. Vi ser också behov av att gå igenom reglerna och de kostnader kommunen har för att det ska kunna säkerställas att all ersättning söks. Exempel på en sådana kostnader är ersättning till familjehem. Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Gör en genomgång av kommunens kostnader och sökbara ersättningar för att säkerställa att alla möjliga ersättningar söks. Exempelvis sker placeringar till familjehem utan att ansökan om ersättning lämnas in. Det finns möjlighet att få ersättning för sådana kostnader. Upprätta skriftliga rutiner för ansökan till Migrationsverket. 2

4 Informera personer som arbetar i verksamheterna om att det finns möjlighet att ansöka om ersättning. Inför regelbundna kontroller av att ansökningar om ersättning lämnas in till Migrationsverket. Östersund DELOITTE AB Kjell Pettersson Certifierad kommunal revisor och uppdragsledare Veronica Blank Certifierad kommunal revisor Projektmedarbetare 3

5 1.Inledning Uppdrag och bakgrund Kommunen tar emot flyktingar och ensamkommande barn och ersättning erhålls från Migrationsverket. Viss ersättning erhålls automatiskt medan annan ersättning måste sökas på kommunens initiativ. Om det inte finns tillfredställande rutiner för ansökan om ersättning finns en risk att kommunen missar medel som de enligt lag är berättigade till, vilket potentiellt skulle kunna innebära stora förluster. På uppdrag av revisorerna i Ragunda kommun har Deloitte genomfört en granskning av rutinerna för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Den övergripande revisionsfrågan är: Har kommunen tillfredställande rutiner kring återsökningar för kostnader från Migrationsverket och finns en tillräcklig intern kontroll? Följande delfrågor är aktuella: Är ansvarsfördelningen tillfredställande? Hur säkerställer kommunen att alla möjliga återsökningar görs? Revisionskriterier Huvudsaklig grund för vår bedömning är Förordning om statlig ersättning för vissa utlänningar (2010:1122) Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer av den person som hanterar ansökningar till Migrationsverket samt med chef för individoch familjeomsorg (IFO). Stickprov har genomförts för att bekräfta vår förståelse för rutinerna och för att kontrollera att ansökan gjorts och att medel erhållits då ansökningar skickats in. 4

6 2.Granskningsresultat 2.1 Regler för ansökan om ersättning Kommunen erhåller två typer av ersättningar vid mottagande av nyanlända. Den ena typen är ersättning som Migrationsverket automatiskt betalar ut. Exempel på sådan ersättning är schablonersättning för insatser under etableringsperioden (2 år) och grundersättning för att kommunen har ett mottagande. Kommunen erhåller också en prestationsbaserad ersättning per mottagen flykting beroende på hur stort mottagandet är i förhållande till antal invånare (5-15 tkr per person) Andra typer av ersättningar måste sökas från Migrationsverket, vilket innebär att det måste ske en aktiv handling. På Migrationsverkets hemsida finns information om vilka medel som kommunen måste ansöka om och vilka som erhålls automatiskt. Det finns möjlighet att söka medel för asylsökande, personer med uppehållstillstånd och tillståndssökande. Exempel på kostnader kommunen kan få ersättning för är: Initiala kostnader(exempelvis mat första dygnet, transport och tolkkostnader) Belagda boendeplatser på boende för ensamkommande barn Varaktig vård Tolkkostnader Kostnader för äldre och funktionshindrade Särskilda- och extraordinära kostnader. Barn och elever i skola och förskola Under 2014 har regeringen beslutat om en ny förordning som innebär att kommunerna kan ansöka om ersättning för kostnader inom SFI för vissa utlänningar som bor i Migrationsverkets anläggningsboenden. Ersättning för kostnader inom SFI ska kunna sökas varje kvartal. Generellt ska ansökningshandlingar och bilagor vara Migrationsverket tillhanda senast ett år efter det att kostnaden uppstått. När en ansökan skickats till Migrationsverket brukar det ta cirka tre månader innan pengarna erhålls. Ibland begär Migrationsverket kompletteringar. Kompletteringar måste då hanteras inom någon vecka. Annars förloras rätten till ersättning. 5

7 Organisation och omfattning för ansökningar till Migrationsverket I Ragunda kommun är det en handläggare vid IFO som hanterar alla ansökningar om ersättning från Migrationsverket. För närvarande söks ersättning för initiala kostnader, arvoden för gode män, tolkkostnader samt belagda boendeplatser för ensamkommande barn. Framöver kommer även ansökningar om ersättningar att göras för barn och elever i skola och förskola. Ansökan gällande gymnasieelever görs av gymnasieförbundet, vilket även gäller kostnader för SFI. Rutiner Rutiner för ansökan om ersättning har nyligen börjat att utarbetas. Handläggaren som hanterar ansökningarna anställdes i september Tidigare hanterades en del av ansökningarna vid integrationsavdelningen (exempelvis för initiala kostnader) och en del av socialsekreterare vid IFO (exempelvis för placeringar). Det har skett en förändring i mottagandet och vilka kostnader kommuner har möjlighet att ansöka om ersättning för. Asylsökande utgör idag en större andel än tidigare då ansökan om ersättning främst kunde göras för kvotflyktingar. Under 2014 hade kommunen ett avtal med länsstyrelsen om att ta emot 25 flyktingar. Totalt mottogs 40 flyktingar under året, av dessa var 7 ensamkommande barn. Under år 2015 har 16 flyktingar hittills mottagits, varav 3 är ensamkommande barn. Migrationsverket startade upp ett boende för asylsökande i Ragunda under 2014 och samma år startade kommunen ett boende för ensamkommande barn. Det innebär att kommunen har ökade kostnader men också att det nu i högre utsträckning kan ansökas om ersättning. Nedan finns en beskrivning av de ansökningar som görs i kommunen för närvarande: Ensamkommande barn Migrationsverket kan bevilja ersättning för belagda boendeplatser, utredningskostnader och transportkostnader. Kommunen erhåller en schablonersättning för platser som tillhandahålls (1600 kr/plats). Utöver det kan ansökan lämnas in för belagda platser (300 kr/plats och dygn). Det kan potentiellt innebära en ersättning om 1,1 mkr per år om 10 platser är belagda hela året. En utredning görs av socialsekreterare innan barnet/den unge placeras vid boendet. Handläggare som sköter ansökningar erhåller därefter underlag. Dokument sparas i pärmar (t.ex. ansökan, beslut 6

8 och underliggande dokument). Ansökan kommer att göras var tredje månad för belagda platser medan ansökan om ersättning för övriga kostnader, exempelvis utredningskostnader och transportkostnader lämnas så snart kostnaden uppstått. Det finns särskilda konton för verksamheten i redovisningen. Initiala kostnader Nedan ges exempel på kostnader som kommunen kan ansöka om ersättning för och som räknas som initiala kostnader är: Tomhyra- I de fall kommunen har meddelat att de kan erbjuda en lägenhet, till dess anvisning har skett. Mat första dygnet Resekostnader Tolkkostnader Mottagande sker vid integrationsavdelningen och det är också där som kostnaderna uppstår. I dagsläget efterfrågar handläggare regelbundet underlag från integrationssamordnare. Överförmyndarverksamhet I och med att kommunen nu tar emot ensamkommande barn kan också ersättning sökas för gode män. Kommunen har möjlighet att får ersättning för arvoden som utbetalas till gode män som förordnats för ensamkommande flyktingbarn (barnet har rätt till god man inom 24 h). Dessutom kan ersättning sökas för arbetsgivaravgifter och tolkkostnader. Ersättning kan erhållas till och med en månad efter barnet/den unge fått uppehållstillstånd. Handläggaren efterfrågar regelbundet beslut från överförmyndaren om förordnade gode män. Det skickas en ansökan per barn med underliggande arvodesbeslut och kvitton till Migrationsverket. Ansökningarna skickas en gång var tredje månad. Ersättningen betalas ut cirka tre månader efter att ansökan har inkommit till Migrationsverket. När beslutet om ersättning kommer görs en avstämning mot ansökan och det skickas en kopia till ekonom som underlag till bokföring. Barn och elever i förskola och skola Det ansöks det om ersättning för barn som går i förskola, förskoleklass och grundskola. Ersättning kan erhållas för varje barn 7

9 och påbörjad fyra veckors period. För barn i skola kan kommunen få kr per elev och påbörjad fyraveckorsperiod (årskurs 1-9). För barn i förskola är ersättningen kr/påbörjad fyraveckorsperiod och i förskoleklass kr. Beloppet är ett schablonbelopp som är förutbestämt av Migrationsverket och oberoende av vilka kostnader som finns för barnet. Schablonbeloppet ska täcka förskola/skola samt även eventuell skolskjuts. Kommunen kan även få ersättning för extraordinära kostnader. Det kan vara taxiresor för elever med funktionsnedsättningar, insatser för elever med särskilda behov och särskilt anordnade skollokaler. För sådana insatser kan kommunen få ersättning för hela eller delar av kostnaden. Det har hittills inte lämnats in några ansökningar för barn och elever i förskola och skola men det kommer att göras under året. Ekonomiskt bistånd, placeringar m.m Ersättning kan sökas exempelvis för kostnader som avser: personer som inte kan få ålderspension, ekonomiskt bistånd, personer som inte kan få en etableringsplan samt för extraordinära kostnader. I dessa fall lämnas information om kostnader till handläggare som därefter hanterar ansökningarna. Extraordinära kostnader är exempelvis kostnader för personer som är placerade i HVB-hem eller familjehem. I kommunen finns barn som är placerade i familjehem, men ansökan om ersättning för de kostnaderna har inte lämnats in. De kostnaderna har finansierats med en del av ersättningen för ensamkommande barn i HVB-hem. Kostnader attesteras av handläggare som också hanterar ansökningar, vilket gör att det kan säkerställas att ansökan lämnas in. Stickprov Som en del av granskningen har vi genomfört ett stickprov som omfattat en periods inlämnade ansökningar (3 månaders period). Stickproven har genomförts för att bekräfta att rutinerna fungerar. Stickprov har genomförts för följande poster: Belagda platser och kostnader för ensamkommande flyktingbarn Ansökan om ersättning för arvoden och tolkkostnader för gode män 8

10 Belagda platser och eventuella övriga kostnader för ensamkommande flyktingbarn. Ett antal ansökningar har valts ut och jämförts mot uppgifter om placerade barn. Ansökan har därefter jämförts mot beslut. Vår granskning var utan anmärkning. Ansökan om ersättning för arvoden för gode män I stickprovet har vi utgått ifrån beslut av förordnade gode män under 1 månad. Beslut och underlag har jämförts mot ansökan till Migrationsverket och erhållen ersättning. Stickprovet visar att ansökan lämnats in för samtliga kostnader enligt beslut. Vi har även kontrollerat att ansökan lämnats in för tolkkostnader. I granskningen noterades att arbetsgivaravgifter inte ingått, trots att kommunen kan få ersättning för detta. Detta har dock korrigerats i efterhand vilket kontrollerats. I övrigt var granskningen utan anmärkning. 9

11 3.Bedömning och rekommendationer Samtliga ansökningar hanteras av en och samma handläggare vid IFO. Handläggaren attesterar även en stor del av fakturorna gällande nyanlända. Det innebär att det finns en bra överblick över de kostnader som finns och de ansökningar som ska göras. Det ger också handläggaren möjlighet att få väl inarbetade rutiner. Att en person ensamt hanterar ansökningarna är också en risk ur ett intern kontroll perspektiv. Vår bedömning är att den risken bör minskas dels genom att det upprättas skriftliga rutiner och genom att det regelbundet görs kontroller av att ansökningar lämnas in, som en del i den interna kontrollen. Vid upprättande av skriftliga rutiner bör det beaktas att rutinerna ska omfatta hela processen vilket innefattar bokföring av ersättningsberättigade kostnader, ansökningsförfarande och vilka avstämningar som ska göras när ersättning och beslut kommer från Migrationsverket. I våra stickprov upptäcktes att det inte ansökts om ersättning för arbetsgivaravgifter gällande arvoden till gode män, något som korrigerats och sökts i efterhand. I övrigt var våra stickprov utan anmärkning och det innebär att ersättning har sökts och erhållits för de specifika poster vi granskat Enligt uppgifter ansöks inte om ersättning för barn som placeras i familjehem. Kommunen har möjlighet att få ersättning för detta och det bör undersökas vilka kostnader kommunen haft. Det är viktigt att det genomförs regelbundna informationsinsatser till personer i verksamheterna där kostnaderna uppstår så att alla möjligheter till att söka ersättning fångas upp. För barn i skola och förskola har ansökan inte lämnats in än, men det är ett område där information är särskilt viktigt eftersom kommunen har möjlighet att få ersättning för exempelvis kostnader för särskilt stöd, kostnader som normalt uppstår ute i skolorna. 10

12 Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Gör en genomgång av kommunens kostnader och sökbara ersättningar för att säkerställa att alla möjliga ersättningar söks. Exempelvis sker placeringar till familjehem utan att ansökan om ersättning lämnas in. Det finns möjlighet att få ersättning för sådana kostnader. Upprätta skriftliga rutiner för ansökan till Migrationsverket. Informera personer som arbetar i verksamheterna om att det finns möjlighet att ansöka om ersättning. Inför regelbundna kontroller av att ansökningar om ersättning lämnas in till Migrationsverket. 11

13 Bilaga 1-Intervjuade Johana Perez- IFO- chef Katja Eliasson- Handläggare ansökan om ersättning Elisabeth Johnson-Integrationssamordnare, integrationsservice 12