Februari Revisionsrapport Ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Timrå kommun

Transkript

1 Februari 2015 Revisionsrapport Ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Timrå kommun

2 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 3 2. Granskningsresultat 4 3. Bedömning och rekommendationer 8

3 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund Kommunen hade en överenskommelse med Länsstyrelsen år 2014 om att ta emot 40 flyktingar och 9 ensamkommande barn och ersättning erhålls från Migrationsverket. Viss ersättning erhålls automatiskt medan annan ersättning måste sökas på kommunens initiativ. Om det inte finns tillfredställande rutiner för ansökan om ersättning finns en risk att kommunen missar medel som de enligt lag är berättigade till vilket potentiellt skulle kunna innebära stora förluster. På uppdrag av revisorerna i Timrå kommun har Deloitte genomfört en granskning av rutinerna för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Har kommunen tillfredställande rutiner kring ansökan om ersättning från Migrationsverket och finns en tillräcklig intern kontroll? Svar på revisionsfrågan Vår sammanfattande bedömning är att internkontrollen kan stärkas i rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Det behövs en genomgång av processen där kostnader kartläggs, ansvarsfördelning och kontroller klargörs samt skriftliga rutiner upprättas. Det finns också ett behov av att utse en kommunövergripande samordningsansvarig och att skapa forum för informations- och erfarenhetsutbyte mellan de personer som hanterar ansökningar. Till viss del har arbetet redan påbörjats. Vid ett område inom socialförvaltningen har kostnader kartlagts och vid barn-och utbildningsförvaltningen ska nya rutiner implementeras. Rekommendationer Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Genomför omgående en kartläggning av vilka kostnader kommunen har och har haft som berättigar till ersättning. Klargör ansvarsfördelningen för ansökan till Migrationsverket. Upprätta skriftliga rutiner. Rutinerna bör omfatta hela förfarandet från ansökan till avstämningar när ersättningen erhålls. Genomför ansökningar mer frekvent (exempelvis var 3:e månad) Utse mer än en person som är insatt i förfarandet med återsökningar. Utse en kommunövergripande samordningsansvarig som exempelvis kan bidra med sammanställningar, uppsikt över rutiner och förändringar i regelverk. 1

4 Inför kontrollmoment gällande återsökningar som en del i den interna kontrollen. Utred metoder och arbetssätt för att märka kostnader som underlättar för kontrollen. Undersök lämpliga forum för utbyte av information och erfarenheter hos utsedda personer som hanterar återsökningar. Timrå DELOITTE AB Marianne Harr Certifierad kommunal revisor Uppdragsansvarig Veronica Blank revisor 2

5 1. Inledning Uppdrag och bakgrund Kommunen hade en överenskommelse med Länsstyrelsen år 2014 om att ta emot 40 flyktingar och 9 ensamkommande barn och ersättning erhålls från Migrationsverket. Viss ersättning erhålls automatiskt medan annan ersättning måste sökas på kommunens initiativ. Om det inte finns tillfredställande rutiner för ansökan om ersättning finns en risk att kommunen missar medel som de enligt lag är berättigade till vilket potentiellt skulle kunna innebära stora förluster. På uppdrag av revisorerna i Timrå kommun har Deloitte genomfört en granskning av rutinerna för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är: Har kommunen tillfredställande rutiner kring återsökningar för kostnader från Migrationsverket och finns en tillräcklig intern kontroll? Hur säkerställer kommunen att alla möjliga återsökningar görs? Revisionskriterier Huvudsaklig grund för vår bedömning är Kommunallagen Förordning om statlig ersättning för vissa utlänningar (2010:1122) Avgränsning Granskningen omfattar socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden och överförmyndarnämnden. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer där rutiner har kartlagts. Totalt har 8 personer intervjuats. Granskning har skett av dokument. Följande delfrågor är aktuella: Finns dokumenterade rutiner för återsökningar? Är ansvarsfördelningen tillfredställande? 3

6 2. Granskningsresultat Regler för ansökan om ersättning Kommunen erhåller två typer av ersättningar vid mottagande av nyanlända. Den ena typen är ersättning som Migrationsverket automatiskt betalar ut. Exempel på sådan ersättning är schablonersättning för insatser under etableringsperioden (2 år) och grundersättning för att kommunen har ett mottagande. Efter en ändring i lagen år 2013 erhåller kommunen numera en prestationsbaserad ersättning per mottagen flykting beroende på hur stort mottagandet är i förhållande till antal invånare (5-15 tkr per person) Andra ersättningar måste sökas från Migrationsverket, vilket innebär att det måste ske en aktiv handling från kommunens sida. På Migrationsverkets hemsida finns information om vilka medel som kommunen måste ansöka om och vilka som erhålls automatiskt. Det finns möjlighet att söka medel både för asylsökande, personer med uppehållstillstånd och tillståndssökande. Exempel på kostnader kommunen kan få ersättning för är: Initiala kostnader Belagda boendeplatser på boende för ensamkommande barn Varaktig vård Tolkkostnader Kostnader för äldre och funktionshindrade Tomhyra- I de fall kommunen har meddelat Migrationsverket att de kan erbjuda en lägenhet, till dess anvisning har skett Särskilda- och extraordinära kostnader. Barn och elever i skola och förskola Under 2014 har regeringen beslutat om en ny förordning som innebär att kommunerna kan ansöka om ersättning för kostnader inom SFI för vissa utlänningar som bor i Migrationsverkets anläggningsboenden. Ersättning för kostnader inom SFI ska kunna sökas varje kvartal. Hur ofta ansökan ska skickas in varierar lite, vissa kostnader ska sökas kvartalsvis medan andra ansökningar ska lämnas in årligen. Ansökningshandlingar och bilagor ska oftast vara Migrationsverket tillhanda senast ett år efter att kostnaden uppstått. När en ansökan skickats till Migrationsverket brukar det ta cirka tre månader innan pengarna erhålls. Ibland begär Migrationsverket kompletteringar. Dessa måste då hanteras relativt snabbt, inom någon vecka. Annars förloras rätten till ersättning. Organisation för ansökningar till Migrationsverket Mottagning av nyanlända hanteras av socialnämnden, barnoch utbildningsnämnden och den gemensamma överförmyndarnämnden. Ansökan om ersättning genomförs vid respektive förvaltning. Det finns ingen särskild avdelning för integration, det hanteras av handläggare vid 4

7 socialförvaltningen. Ansökan inom den gemensamma Överförmyndarens område hanteras i Sundsvall av överförmyndarkontoret. Det är inte beslutat om vem som ska sköta ansökan för kostnader inom SFI. De personer som hanterar ansökningar om ersättning i kommunen har ingen regelbunden kontakt med varandra. Rutiner Barn- och utbildningsförvaltningen Vid barn- och utbildningsförvaltningen ansöks om ersättning för barn som går i förskola eller grundskola skola och gymnasieskola. Ersättning kan erhållas för varje barn och påbörjad fyra veckors period. För barn i skola kan kommunen få kr per elev (årskurs 1-9). För barn i förskola är ersättningen kr och i förskoleklass kr. Beloppet är ett schablonbelopp som är förutbestämt av Migrationsverket och oberoende av vilka kostnader som finns för barnet. Schablonbeloppet ska täcka förskola/skola samt även eventuell skolskjuts. Förvaltningen kan även söka ersättning för extraordinära kostnader. Det kan vara taxiresor för elever med funktionsnedsättningar, insatser för elever med särskilda behov och särskilt anordnade skollokaler. För sådana insatser kan kommunen få ersättning för hela eller delar av kostnaden. Enligt intervju har ansökningar lämnats in för barn och elever i förskola och skola(schablonbeloppen) men det har inte funnits några extraordinära kostnader på en längre period. Ansökningar har hanterats en gång per termin. Hittills har ansökningarna hanterats av en rektor som samlat in informationen från de olika enheterna. En ekonom som arbetar centralt på barn- och utbildningsförvaltningen har därefter skickat in ansökningarna och sedan ansvarat för att göra en avstämning mellan ansökan och erhållet belopp. Vid genomgångar har det ibland visat sig att det exempelvis förekommit fel i perioder. Det kan då ha varit att ett barn gått längre i skolan än perioden som angetts i ansökan. Den ekonom som arbetar centralt ska hantera hela processen enligt uppgift. Rutinerna kommer att förändras vid årsskiftet 2014/2015. Det innebär att ekonomen som arbetar centralt vid barn- och utbildningsförvaltningen ska hantera hela processen med ansökningar till Migrationsverket. Hittills har insamling av uppgifter för ansökningar om ersättning gjorts i samband med att de ska skickas till Migrationsverket. För att göra processen säkrare ska man försöka samla in dessa uppgifter redan när barnet börjar i skola eller förskola. En lösning som ska prövas är att använda verksamhetssystemet Pro Capita för att hålla kontroll på vilka barn som kommunen kan få ersättning för och för vilken period. Som en del av förändringen av rutiner är också ambitionen att ansökan ska göras två gånger per termin istället för en gång som är rutinen idag. Det finns inga skriftliga rutiner för arbetet med ansökningar till Migrationsverket. Socialförvaltningen Vid socialförvaltningen genomförs ansökningar för flera olika områden och de avser vuxna, familjer, barn och äldre. Uppgifterna är förelade mellan olika personer beroende på vilket område som avses. 5

8 Initiala kostnader gällande vuxna och familjer samt barn och unga. Exempel på kostnader som kommen kan ansöka om ersättning för: Tomhyra- I de fall kommunen har meddelat Migrationsverket att de kan erbjuda en lägenhet, till dess anvisning har skett. Så kallade Startpaket och matpaket Resekostnader Tolkkostnader Särskilda insatser. Ekonomiskt bistånd, placeringar m.m Ersättning söks exempelvis för kostnader som avser: personer som inte kan få ålderspension, ekonomiskt bistånd, personer som inte kan få en etableringsplan samt för extra ordinära kostnader. Extraordinära kostnader är exempelvis kostnader för personer som är placerade i HVB-hem eller familjehem. För ensamkommande barn söks ersättning för belagda platser, utredningskostnader och transportkostnader. Det är idag tre personer som hanterar ansökningar för ovanstående områden. De personerna hanterar olika typer av ansökningar, beroende på vilka kostnader det gäller. En person ansvarar exempelvis för kostnader som avser placeringar och utredningar medan en annan ansvarar för ekonomiskt bistånd och ungdomar. Var och en av de utsedda handläggarna hanterar ansökningar för sina områden. Det finns inga skriftliga rutiner för arbetet. Det har inte heller avsatts någon särskild tid för att hantera ansökningarna. En del ansökningar tar längre tid än andra att göra och det kan enligt intervjuer ibland upplevas som att tiden inte räcker till. Ansökan görs en eller två gånger per år. Kostnader för varje person måste kontrolleras på individnivå. Därefter görs en bedömning av vilka ersättningar som kan sökas från Migrationsverket. Till grund för de kostnader som avser placeringar ligger fakturor. I övrigt kan det vara kvitton eller bedömd kostnad. Vid intervjuer anges att var och en som gör ansökningar håller kontroll på gjorda ansökningar, det finns i dagsläget inget sätt att märka kostnader i verksamhetssystemet. När beslutet om ersättning kommer från Migrationsverket görs en avstämning av erhållet belopp mot ansökt belopp. Handläggarna har egna system för att kontrollera att rätt belopp erhållits. Exempelvis kan det vara genom att kontrollera mot egna manuella listor. I vissa fall är det ekonom som gör avstämningen. Enligt intervjuer genomförs inte ansökningar för alla kostnader kommunen har inom området. När det gäller kommunplacerade flyktingar över 18 år har inte några ansökningar om ersättning lämnats in. Det kan då avse exempelvis tolkkostnader eller kostnader för tomhyra. 6

9 Vård- och omsorg Inom vård- och omsorg kan ersättning erhållas för LSSinsatser, hemtjänst och hemsjukvård. För LSS-insatser erhålls ersättning för hela kostnaden medan 75 % erhålls för hemtjänst/hemsjukvård. Hemtjänst/hemsjukvård I kommunen är hemtjänst/hemsjukvård organiserat vid ett område och LSS insatser vid ett annat. En person hanterar ansökningar för hemtjänst där anhöriga sköter hemtjänsten, s.k. objektsanställningar. Andra personer hanterar det gällande hemtjänst med ordinarie personal. Ansökan om ersättning görs en gång per år. För närvarande erhålls endast ersättning för hemtjänst avseende objektsanställning. Det finns enligt intervju inga andra biståndsbeslut. Områdeschef för hemtjänst håller (tillsammans med chefer för respektive område) regelbunden kontroll på de beslut som fattas för att kunna bedöma om det finns möjlighet att ansöka om ersättning. Omsorg, socialpsykiatri, LSS Kommunen kan ansöka om ersättning för exempelvis kostnader för LSS-insatser eller andra åtgärder. För närvarande hanteras ansökningar av närmaste chef inom respektive verksamhet. ersättningar. Genomgången visade att kommunen haft kostnader för vilka ersättning hade varit möjlig att få men att tiden för ansökan löpt ut. Det gällde då LSS insatsen- särskilt boende. Ett annat ärende gällande personlig assistans uppmärksammades också och ansökan för den insatsen har lämnats in. Potentiellt innebär det en ersättning om ca 1 mkr per år. Det har ännu inte kommit något beslut från Migrationsverket gällande ärendet. Överförmyndarverksamhet Det finns en gemensam överförmyndarnämnd Överförmyndarnämnden Mitt som omfattar Sundsvall, Timrå, Ånge och Nordanstigs kommuner. Ansökan om ersättning genomförs av personal vid överförmyndarkontoret i Sundsvall för samtliga kommuners räkning. Ansökan görs normalt varje kvartal av en handläggare vid överförmyndarkontoret. Handläggaren efterfrågar beslut från överförmyndarnämnden om förordnade gode män. Ersättning söks för arvoden men även för exempelvis tolkkostnader och utlägg. Det skickas en ansökan per barn med underliggande arvodesbeslut och kvitton till Migrationsverket. Ersättningen betalas ut cirka tre månader efter att ansökan har inkommit till Migrationsverket. När beslutet om ersättning kommer görs en avstämning mot ansökan. Handläggare får ett meddelande från ekonomiavdelningen och fördelar därefter ut ersättningen till de olika kommunerna. Verksamhetschef har, efter utbildning som hållits om ansökan till Migrationsverket, gjort en genomgång av alla individer som har olika insatser för att kunna se om man missat några 7

10 3. Bedömning och rekommendationer Det finns kännedom om kostnader i kommunen som det skulle vara möjligt att få ersättning för av Migrationsverket men för vilka det inte lämnats in några ansökningar. Det innebär att kommunen går miste om ersättning de har rätt till. Exempel på sådana kostnader är tomhyra och tolkkostnader. Vi ser det som angeläget att det så snart som möjligt görs en kartläggning av vilka kostnader kommunen har och vilka möjligheter som finns att få ersättning. Vid en avdelning har en sådan kartläggning genomförts redan och det konstaterades då att man missat att göra ansökningar men resulterade också i en ansökan som potentiellt kan innebära ersättning om ca 1 mkr/år. Det är angeläget att kostnader kartläggs vid samtliga enheter. I dagsläget hanteras ansökningar vid flera enheter och inte alltid av samma personer varje gång. Vi anser att ansvarsfördelningen måste förtydligas för att det inte ska finnas oklarheter om vilka som ska hantera ansökningar för vilka kostnader. Skriftliga rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket saknas genomgående i kommunen. Vår bedömning är att skriftliga rutiner bör upprättas för att säkra den interna kontrollen. Rutinerna bör omfatta ansökningsförfarandet men också vilka avstämningar som ska göras i efterhand, när ersättning och beslut kommer från Migrationsverket. När skriftliga rutiner finns på plats så bör det också, som en del av den interna kontrollen, införas moment som innebär regelbunden kontroll av att rutinerna tillämpas. område. Vi anser att kontrollen kan stärkas om det alltid finns åtminstone två personer som är insatta i hur förfarandet ska skötas. Formella forum för att byta kunskaper och erfarenheter kring exempelvis tolkningar av nya och gällande bestämmelser saknas. Det för med sig en potentiell risk att sökningsbara ersättningar faller mellan stolarna. De personer vid respektive enhet som genomför återsökningar har god kännedom om verksamheten och de kostnader som finns. Däremot finns det ingen person som har en övergripande bild av alla områden eller vilka personer som hanterar ansökningar. Ett sätt att hantera den risken är att utse en kommunövergripande samordningsansvarig. Den personen skulle exempelvis kunna bidra med sammanställningar, hålla uppsikt över rutiner och förändringar i regelverk. Att hantera ansökningarna kan vara tidskrävande. Underlag ska hämtas in, kontroller ska göras, och ibland måste kompletteringar göras på kort tid. Det är viktigt att den tiden avsätts, så att inte det blir en uppgift som ska göras om det finns tid över. Om tidpunkter för inlämnandet av ansökningar och/eller kompletteringar förfaller så riskerar kommunen att gå miste om ersättningar som kan vara av betydande omfattning. Vi ser det som angeläget att det görs en bedömning av tidsåtgång och att resurser avsätts för en korrekt hantering. Vid alla förvaltningar som genomför ansökningar är det en ensam person som hanterar ansökningar för respektive 8

11 Hur ofta ansökningar görs varierar mellan enheter. Vi anser att de bör göras oftare än 1 gång per år. Om de görs fler gånger är det lättare att samla in material och kan leda till en säkrare hantering och en bättre kontroll. Intervjuade uppger att det saknas ett bra sätt att märka de kostnader som är återsökningsbara i redovisningen. Vår bedömning är att det bör utredas vilka sätt som kan och ska användas. Detta för att i efterhand kunna säkerställa att alla möjliga ersättningar också söks. Vid barn och utbildningsförvaltningen uppges att verksamhetssystemet Pro Capita ska användas för ändamålet. Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande bedömning är att internkontrollen kan stärkas i rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Det behövs en genomgång av processen där kostnader kartläggs, ansvarsfördelningen och kontroller klargörs samt skriftliga rutiner upprättas. Det finns också ett behov av att utse en kommunövergripande samordningsansvarig och att skapa forum för informations- och erfarenhetsutbyte mellan de personer som hanterar ansökningar. Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Genomför omgående en kartläggning av vilka kostnader kommunen har och har haft som berättigar till ersättning. Klargör ansvarsfördelningen för ansökan till Migrationsverket. Upprätta skriftliga rutiner. Rutinerna bör omfatta hela förfarandet från ansökan till avstämningar när ersättningen erhålls. Genomför ansökningar mer frekvent (exempelvis var 3:e månad) Utse mer än en person som är insatt i förfarandet med återsökningar. Utse en kommunövergripande samordningsansvarig som exempelvis kan bidra med sammanställningar, uppsikt över rutiner och förändringar i regelverk. Inför kontrollmoment gällande återsökningar som en del i den interna kontrollen. Utred metoder och arbetssätt för att märka kostnader som underlättar för kontrollen. Undersök lämpliga forum för utbyte av information och erfarenheter hos utsedda personer som hanterar återsökningar. 9

12 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB