Granskning avseende kommunens efterlevnad av rese- och representationspolicy

Transkript

1

2 Granskning avseende kommunens efterlevnad av rese- och representationspolicy Härryda kommun Oktober 2013 Johan Osbeck, revisor Pernilla Lihnell, certifierad kommunal revisor

3 Innehåll Sammanfattning Inledning Granskning Avslutande resonemang... 10

4 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härryda kommun har Deloitte, granskat kommunens efterlevnad av rese- och representationspolicy. Den övergripande revisionsfrågan var om kommunstyrelsen säkerställer att det finns arbetssätt och rutiner för att säkerställa att kommunens rese- och representationspolicy efterlevs på ett tillfredställande sätt. I granskningen behandlades dessutom följande underliggande kontrollmål: Vilken uppföljning utförs för att säkerställa efterlevnad av rese- och representationspolicyn? Hur hanteras eventuella avvikelser avseende efterlevnad? Vem ansvarar för uppdatering av rese- och representationspolicyn samt att den kommuniceras ut på ett effektivt sätt i verksamheterna? Våra iakttagelser i korthet Kommunstyrelsen gör ingen aktiv uppföljning av efterlevnaden av riktlinjerna i dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning då den bedömer att det fungerar på ett tillfredsställande sätt. Kommunen har ingen särskild policy för representation men resor ingår i en Trafiksäkerhets- och resepolicy (KS 2008). Representation regleras i dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning. Sektorn för administrativt stöd (ekonomifunktionen) gör stickprovskontroller av verifikat kopplat till representation men kommunstyrelsen har inte fastställt rutiner för eller utför någon aktiv uppföljning av att dessa bestämmelser följs. Upptäckta fel/avvikelser hanteras direkt, enligt kommunen, och medför retur till aktuell medarbetare som får rätta underlaget. Enligt kommunen har det varken inom området representation eller resor, under de senaste åren, förekommit några allvarliga avvikelser. Sektorn för administrativt stöd har upprättat dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning och kan därmed förväntas ansvara för dess uppdatering. Ansvaret för att kommunicera dess innehåll ligger, enligt kommunen, i den ordinarie organisationens linje. Det finns inget lagstadgat krav på att en kommunstyrelse ska anta regler/ riktlinjer/ policy för representation. Vår bedömning är likväl, beaktat den potentiellt stora förtroenderisk som är förknippad med representation, att kommunen bör överväga att formalisera den interna kontrollen kring dessa processer ytterligare samt överväga att följa upp dem från kommunstyrelsens sida. 1

5 Bedömning Granskningen visar att kommunstyrelsen inte fullt ut säkerställer att det finns arbetssätt och rutiner för att säkerställa att kommunens direktiv i Trafiksäkerhets- och resepolicy samt Representation i Härrydas kommuns förvaltning efterlevs på ett tillfredställande sätt. Rekommendationer För att säkerställa att Härryda kommun har en god intern kontroll och efterlevnad avseende rese- och representation rekommenderar vi efter genomförd granskning Härryda kommun att: systematisera uppföljningen och återrapportering av vad som gäller i aktuella policys och styrdokument säkerställa rutiner för att garantera att den uppföljning som är beskriven i kommunens styrdokument faktiskt sker överväga att fastställa dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning i kommunstyrelsen, om det ska ha status policy fastställa hur uppföljning och utvärdering av innehållet i dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning ska ske (vem, vad, hur, när) fortsätta arbetet med att uppdatera dokumentet Trafiksäkerhets- och resepolicy 1 1 Kommunen har nyligen gjort en uppföljning av dokumentet för att bedöma huruvida det bör uppdateras eller ej, se pkt 2.3 nedan. 2

6 1. Inledning 1.1 Bakgrund Kostnader för resor och representation är, bl a ur ett förtroendeperspektiv, viktiga poster att granska. 1.2 Syfte, revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan var: Säkerställer kommunstyrelsen att det finns arbetssätt och rutiner för att säkerställa att kommunens rese- och representationspolicy efterlevs på ett tillfredställande sätt? I granskningen behandlades dessutom följande underliggande kontrollmål: Vilken uppföljning utförs för att säkerställa efterlevnad av rese- och representationspolicyn? Hur hanteras eventuella avvikelser avseende efterlevnad? Vem ansvarar för uppdatering av rese- och representationspolicyn samt att den kommuniceras ut på ett effektivt sätt i verksamheterna? 1.3 Metod och revisionskriterier Dokumentstudier I denna granskning har vi genomfört analyser av kommunens dokumentation och riktlinjer Intervjuer Intervju har genomförts med kommunens ekonomichef Revisionskriterier Nedan redovisade dokument från Härryda kommun utgör revisionskriterier i granskningen: Trafiksäkerhets- och resepolicy, Härryda kommun, Kommunstyrelsen Representation i Härryda kommuns förvaltning, Härryda kommun, Sektorn för administrativt stöd, Ekonomiförvaltningen, odaterad Faktakontroll Rapporten är faktakontrollerad av de som intervjuats. 3

7 1.4 Avgränsning Granskningen är översiktlig vilket innebär att intervjuer med ett begränsat antal personer genomförs. Granskning av underlag och verifikationer etc genomförs således inte. 4

8 2. Granskning 2.1 Inledning Inom kommunens alla verksamheter bedrivs representation, både intern och extern. Dessutom sker en stor mängd resor inom kommunens verksamheter och av kommunens medarbetare till externa aktiviteter. Dessa processer är ofta i fokus i bl a media och det är väsentligt att medborgarna känner ett förtroende för att skattemedlen, i dessa avseenden, används på ett tillfredställande sätt. 2.2 Rutinbeskrivningar/dokumentgenomgång Representation Härryda kommuns övergripande styrdokument för representation är Representation i Härryda kommuns förvaltning 2. I dokumentet beskrivs och exemplifieras vad kommunen menar med intern och extern representation. Vidare påpekas att representationen ska ha ett omedelbart samband avseende tid och plats för de deltagande personerna. Detta är för att markera att representation inte omfattar privata levnadsomkostnader. Av styrdokumentet framgår också att försiktighet bör iakttas vid ofta återkommande representation till samma person eller grupp av personer. Representation ska vara alkoholfri. Undantag får endast göras vid internationell representation och jubileum för de som varit anställda i kommunen i 25 år. Kommundirektör eller fullmäktiges ordförande ska i dessa fall godkänna sådan representation. Starksprit får ej förekomma. Styrdokumentet innehåller även vilka regler som gäller för attest, dricks, krav på verifikationsmaterialet vid representation samt exempel på tillämpning av regelverket. Bilaga 1 innehåller exempel på vanligen förekommande aktiviteter där representation kan vara aktuell. Bilaga 2 är en checklista för vad man kan/bör tänka på vid representation. Iakttagelser Vid vår granskning av styrdokumentet för representation har vi gjort följande noteringar: Dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning är inte en policy och är inte daterat Dokumentet är inte beslutat i kommunstyrelse eller kommunfullmäktige 2 Härryda kommun, Sektorn för administrativt stöd, Ekonomifunktionen, odaterat. 5

9 I dokumentet anges inte hur uppföljning och utvärdering av styrdokumentet ska ske, exempelvis med vilken periodicitet uppföljning skall ske eller vem som är ansvarig för uppföljning och utvärdering. Vi anser att det är bra att kommunen har konkreta exempel på representation som anges i bilaga 1 samt checklistan för representation som finns i bilaga Resor Härryda kommuns övergripande styrdokument för resor är Trafiksäkerhetsoch resepolicy 3. I dokumentet anges att kommunen årligen ska göra en riskbedömning kopplat till resande och årligen gå igenom trafiksäkerhetspolicyn och vid behov uppdatera denna. Därefter ges exempel på aktiviteter som ska ingå i uppföljningen. Kommunen skriver vidare i sin policy att de anställda skall: ha den behörighet och den hälsa som krävs för att på ett trafiksäkert sätt köra i tjänsten ha ett omdömesfullt beteende i trafiken och samåkning skall alltid prövas genomgå en extra kontroll av de hälsofaktorer som påverkar trafiksäkerheten anställda som regelbundet kör under svåra förhållanden och som inte kan ställa in bilturen, exempelvis hemtjänstpersonal och viss beredskapspersonal, skall vart tredje år genomgå trafiksäkerhetsutbildning inklusive körning på halkbana genomgå lastsäkringsutbildning vartannat år, om man framför tunga fordon (>3, 5 tons totalvikt) vid arbete på eller vid väg använda varselväst. den som arbetar på väg skall genomgå utbildningen arbete på väg med godkänt resultat. Därefter gör kommunen en genomgång av vad som gäller vid olika resor kopplat till resornas längd samt trafiksäkert beteende. Vidare redovisas bl a regler för körjournal, tjänstebilar, miljö och användning av privata bilar i tjänsten. Iakttagelser Vid vår granskning av styrdokumentet avseende resor har vi gjort följande noteringar: Vi bedömer att det är gynnsamt att kommunen reglerat hur och hur ofta uppföljning ska ske. I en fördjupad granskning kan det vara lämpligt att kontrollera att skallkraven (se ovan) i Trafiksäkerhets- och resepolicy verkligen efterlevs. 3 Härryda kommun, Trafiksäkerhets- och resepolicy, Antagen av kommunstyrelsen , 41. 6

10 Rekommendationer Vi rekommenderar Härryda kommun att överväga att fastställa dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning i kommunstyrelsen, om det ska ha status policy fastställa hur uppföljning och utvärdering av innehållet i dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning ska ske (vem, vad, hur, när) fortsätta arbetet med att uppdatera dokumentet Trafiksäkerhets- och resepolicy Intervju Ekonomichefen I denna granskning har vi intervjuat ekonomichefen i Härryda kommun, eftersom ekonomiavdelningen har det övergripande ansvaret för styrdokumentet. Vid granskningen framkom att det också är viktigt att ta hänsyn till kommunens dokument Alkoholpolicy samt Policy avseende mutor och bestickning för att få en mer komplett bild över vad som gäller inom området representation och resor. Under intervjun konstaterar ekonomichefen att policyn (Representation i Härryda kommuns förvaltning) troligen inte är antagen av kommunfullmäktige och KS. Det framkommer också under intervjun att dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning uppfattas som och i vardagligt tal benämns såsom varande en policy. Uppföljning Ett av granskningens underliggande kontrollmål är Vilken uppföljning utförs för att säkerställa efterlevnad av rese- och representationspolicyn?. Det framkommer under intervjun att kommunstyrelsen inte gör någon aktiv uppföljning av efterlevnad av Representation i Härryda kommuns förvaltning vilket innebär att KS ej har någon kontroll över detta. Sektorn för administrativt stöd har ett kontrollsystem där kontroller av verifikat utförs på ekonomiavdelningen. De som arbetar med leverantör, kund och kassa bedömer själva vilka områden som det skall göras kontroll inom och när. De väljer ut ett antal verifikat som skickas till ekonomerna för kontroll vilket därefter återrapporteras till förvaltningschefen. Stickprov utförs varje år. Det som framkommer vid dessa stickprov är framförallt att det inte har skrivits deltagarlista eller syfte. Uppföljningen sker löpande samt dokumenteras. Uppföljningen är inte systematisk utan utförs på eget initiativ. Det finns emellertid inte några riktlinjer eller någon policy som reglerar att detta skall utföras. 4 Kommunen har nyligen gjort en uppföljning av dokumentet för att bedöma huruvida det bör uppdateras eller ej, se pkt 2.3 nedan. 7

11 Trafik- och resepolicy Här redogörs för hur kommunen ser på och tillämpar bestämmelserna i Trafik- och säkerhetspolicyn. Resor i tjänsten hanteras alltså i Trafik- och säkerhetspolicyn. När det gäller denna policy framkommer följande i intervjun: Policyn är under uppdatering Medarbetarena ska ej använda flyg till Stockholm I första hand ska kommunens medarbetare använda bilpoolsbilar Förvaltningen har gjort en uppföljning av resepolicyn för att se om det behövs en ny. Detta finns, enligt uppgift från kommunen, dokumenterat hos personalchefen Det har ej skett någon planerad uppföljning av att policyn följs Varje chef bedömer om avsteg från policyn får göras Avvikelser, representation Om det har gjorts något fel i samband med en reseräkning så ska den medarbetare som gjort felet göra rättelse, annars godkänns inte reseräkningen. Om exempelvis syfte och deltagare saknas, begärs de in. Genomförda stickprov som utförts, gås igenom med respektive sektorchef. Vid utförda stickprov har det inte funnits några avvikelser som varit så grova att de inneburit några avsked eller dylikt. Avvikelser, resor Avvikelser som ägt rum har framförallt varit att medarbetare gjort kortare resor med bil än vad som står angivet i policyn. Det visar sig emellertid att det behövs för att få ett effektivt arbetssätt inom exempelvis hemtjänsten, här går det alltså ej att åka buss. Uppdatering av dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning Sektorn för administrativt stöd, ekonomifunktionen, ansvarar för att policyn uppdateras, dock sker det inte med fastställt intervall. Enligt ekonomichefen är kostnader för representation i kommunen inte omfattande. Det rör sig enbart om mindre belopp. Iakttagelser Kommunstyrelsen gör ingen aktiv uppföljning av efterlevnaden av Representation i Härryda kommuns förvaltning. Kommunstyrelsen har ansvaret för att ha en god intern kontroll över alla väsentliga processer inom sina verksamheter. Väl utformade och 8

12 uppdaterade styrdokument för väsentliga processer är lämpliga verktyg för att stödja den interna kontrollen. Rekommendationer Vi rekommenderar kommunen att Systematisera uppföljningen och återrapportering av vad som gäller i aktuella policyers och styrdokument samt Säkerställa rutiner för att garantera att den uppföljning avseende styrdokumentets efterlevnad som är beskriven i samma styrdokument faktiskt sker 2.4 Representation och resor ekonomisk omfattning Kostnader under perioden Omfattningen av de kostnader som bokförts som representation i kommunen under visas i tabell nedan: Tabell 1: Representations- och resekostnader i Härryda kommun, år (Tkr) Extern representation Intern representation Resor Iakttagelser Kostnader för både extern och intern representation ligger relativt lika under de två senaste åren. Kostnader för resor har ökat med nästan 1,2 Mkr mellan 2011 och Hela ökningen förklaras i princip av kostnader bokade på konto Resebiljetter samt Hotell, Logi, Utlandet. Dessa kostnadsökningar samt storleken på kostnaderna i sig måste sättas i relation till bl a underliggande aktiviteter för att det ska gå att uttala sig vidare om dem. 9

13 3. Avslutande resonemang 3.1 Kommunens arbete för att säkerställa efterlevnad av rese- och representationspolicy För att hantera frågor kring representation och resor har Härryda kommun framförallt två styrdokument: Representation i Härryda kommuns förvaltning och Trafiksäkerhets- och resepolicy. Ytterligare två styrdokument, Alkoholpolicy samt Policy avseende mutor och bestickning, tangerar frågor kring representation men har inte närmare granskats i denna granskning. Dokumentet Representation i Härryda kommuns förvaltning är inte fastställt i kommunstyrelsen och saknar väsentliga delar avseende uppföljning och återrapportering. Kommunstyrelsen gör heller ingen aktiv uppföljning av efterlevnaden av Representation i Härryda kommuns förvaltning. Uppföljning av representation sker löpande på initiativ av Sektorn för administrativt stöd, Ekonomienheten, genom bl a stickprov, dock utan att detta är ett dokumenterat krav i styrdokumenten. Avvikelser avseende både representation och resor i relation till gällande styrdokument hanteras och korrigeras skyndsamt inom kommunen. Ingen systematisk uppföljning eller återrapportering av avvikelser sker till kommunstyrelsen. Det finns inget lagstadgat krav på att en kommunstyrelse ska anta regler/ riktlinjer/ policy för representation. I Härryda kommun har, såvitt denna granskning kunnat visa, inga anmärkningsvärda händelser inträffat de senaste åren och omfattningen av representationen är begränsad. De interna kontrollprocesserna som beskrivits för oss sker av tjänstemän på egen bedömning men det finns inga riktlinjer som anger hur detta arbete ska bedrivas på ett systematiskt sätt, dokumenteras eller följas upp. Den befintliga delegationen bedöms tillräcklig. De senaste åren har media på ett kraftfullt sätt lyft fram felaktiga beteenden gällande representation i offentlig förvaltning varför det är vår bedömning att även begränsade representationsaktiviteter innehåller potentiellt stora förtroenderisker som bör förebyggas. Av det skälet menar vi att, trots att kommunen upplever att representationen fungerar på ett tillfredställande sätt, kommunen bör överväga att formalisera den interna kontrollen kring dessa processer ytterligare samt överväga att följa upp dem från kommunstyrelsens sida. 10

14 3.2 Bedömning Kommunen bedöms inte fullt ut ha erforderliga rutiner för att kunna säkerställa efterlevnad av processerna kopplade till resor och representation som framgår av dokumenten Representation i Härryda kommuns förvaltning eller Trafiksäkerhets- och resepolicyn. 11

15 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB