Revisionsrapport Fastighetsunderhåll Samhällsbyggnadsnämnden. Krokoms kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Fastighetsunderhåll Samhällsbyggnadsnämnden Krokoms kommun 29 januari 2016

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Resultat Revisionell bedömning

3 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund Underhåll av lokaler och bostäder är en viktig faktor för en god ekonomisk hushållning. Brister i underhåll kan orsaka betydande merkostnader för att återställa tillgångarna till normal standard. Med anledning av detta har Krokoms kommuns valda revisorer uppdragit till Deloitte AB att granska hur underhållsåtgärder planeras och utförs. Revisionsfråga Är rutinerna för att underhålla ägda fastigheter tillfredsställande? Svar på revisionsfråga Den sammanfattande bedömningen är att rutinerna för att besiktiga, planera och underhålla ägda fastigheter behöver förbättras. Det finns en övergripande rullande 3 årig underhållsplanering i Excelform för fastighetsbeståndet men det saknas ett ADB - baserat system där varje fastighet finns inlagd och där besiktningar, akutoch planerade underhållsåtgärder, investeringar, kostnader med mera systematiskt kan föras in. Rekommendationer Avsätt personella resurser för att lägga in alla fastigheter i ett ADB - baserat system Detta är en förutsättning för att få en bra överblick och en acceptabel kontroll över planeratoch akut underhåll samt nedlagda kostnader. Genom beslutade personalförstärkningar 2016 finns bättre förutsättningar att utföra årliga besiktningar av fastigheter och i god tid upptäcka skador för att utföra ett planerat underhåll. Målet måste vara att ha en framförhållning så att akuta insatser ersätts av planerat underhåll. Tydliggör skillnaden mellan vad som ska vara en investering eller ett underhåll (driftkostnad). I dagsläget finns skriftliga riktlinjer från 1999 som behöver uppdateras. Kostnader understigande exempelvis 1 basbelopp, (ca 45 kkr) är en driftkostnad och ska inte läggas upp på en avskrivningsplan, är ett exempel på hur en riktlinje skulle kunna utformas. 2

4 Se över organisationen för enheten och undersök möjligheten till utökad samverkan mellan KBAB och kommunen alternativt andra driftformer för underhåll. Samordningsvinster i underhållsarbetet för koncernen är ett måste för att minska underhållsskulden. Östersund DELOITTE AB Kjell Pettersson, Certifierad kommunal revisor, Uppdragsansvarig 3

5 1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Underhåll av lokaler och bostäder är en viktig faktor för en god ekonomisk hushållning. Brister i underhåll kan orsaka betydande merkostnader för att återställa tillgångarna till normal standard. Med anledning av detta har Krokoms kommuns valda revisorer uppdragit till Deloitte AB att granska hur underhållsåtgärder planeras och utförs. 1.2 Revisionsfråga Är rutinerna för att underhålla ägda fastigheter tillfredsställande? 1.3 Kontrollmål Följande kontrollmål är aktuella: Hur ser organisationen för underhåll ut? Finns det ett anläggningsregister för ägda fastigheter? Vilka olika typer av underhåll planeras (energieffektiviseringar, annat)? Finns det någon långsiktig underhållsplanering för fastigheterna eller är det akututryckningar? Vilka ekonomiska resurser avsätts för underhåll årligen? Hur rapporteras utförda åtgärder till ansvarig nämnd eller styrelse? 1.4 Avgränsning Granskningen avser räkenskapsåret Granskningen är översiktlig. 1.5 Revisionskriterier och Metod Underlag för bedömning är underhållsplaner, redovisning och budget och intervjuer med ansvariga tjänstemän. 4

6 2. Resultat 2.1 Underhållsplanering Krokoms kommuns innehav av förvaltningsfastigheter och lokaler omfattar ca m2, fördelat enligt följande: Skolytor: ca m2 Förskolor: ca m2 Bostadsfastigheter inkl. Blomstergården: ca m2 Förvaltningsfastigheter, industrihus mm ca m2 Brandstationer: ca m2 Torsta och Rösta (separata resultatenheter) tillkommer om ca m2. Rent organisatoriskt är kommunen indelad i tre områden: Krokom, Rödön och Aspås, område 1, Ås + Dvärsätt, område 2 och Alsen/Offerdal, Föllinge, område 3. För varje område ansvarar en byggprojektledare (ingenjör) för det planerade underhållet. Fastighetschefen är övergripande ansvarig för avdelningen och även beslutsattestant för planerat underhåll. Förvaltningens organisation, se bilaga 1. I dagsläget gäller följande rutin för planering av planerat underhåll: Behov lokaliseras rent praktiskt i fastigheterna genom bovärdarna, som är anställda av KBAB. Områdesansvariga (byggprojektledarna), är anställda av kommunen och är formellt ansvariga för planerat underhåll. För akuta reparationer mm är det lokal personal anställda av KBAB som hanterar detta. Byggprojektledarna driver även olika byggprojekt på uppdrag av kommunens förvaltningar. Utifrån behov och prioritering görs en sammanställning varje år över vilka underhållsåtgärder som ska utföras på olika fastigheter. Resultatet sammanställs i en 3-årig underhållsplan, som revideras årligen. Under åren 2012 till 2015 har drygt 50 mnkr satsats på underhåll varav ca hälften är planerat underhåll. I genomsnitt satsas ca 135:- /m2 och år på akut och planerat underhåll, vilket är ungefär som snittet i landet. Det är områdesansvariga och bovärdarna som tillsammans planerar underhållet. För 2016 finns ännu ingen fastställd underhållsplanering. Tjänster för underhåll köps från KBAB via ett avtal och för 2015 har ca 3,9 mnkr fakturerats kommunen för tillsyn och skötsel av 5

7 fastigheter, vilket motsvarar ca 45:-/m2. Administration har fakturerats med ca 900 kkr vilket motsvarar ca 10:-/m2. Kostnaden för material och främmande tjänster faktureras direkt till kommunen. Beslutattest av akut underhåll görs av områdesansvariga (byggprojektledarna). Enligt samstämmiga uppgifter från de intervjuade fungerar samarbetet bra med KBAB. Budgetmässigt har ca 12 mnkr satsats på underhåll 2015 varav ca 7 mnkr avser planerat underhåll och ca 5 mnkr av dessa 7 återfinns i investeringsbudgeten. Enligt redovisningen per sista december har merparten av budgeterade 12 mnkr förbrukats. Torsta och Röstas underhåll tillkommer (utgör en egen resultatenhet) och uppgår för 2015 till ca 1 mnkr planerat underhåll och ca 800 kkr i akut underhåll. Från och med 2015 tillämpas komponentavskrivning vilket innebär att olika avskrivningstider tillämpas på värdehöjande åtgärder som vidtas vid investeringar och planerat underhåll. Alla fastigheter i kommunen har objektsnummer i anläggningsregistret. I registret framgår inte utförda underhållsåtgärder sedan tidigare utan enbart planerade åtgärder för innevarande år 2015 samt kommande år 2016 och Ur driftredovisningen kan rapporter tas fram på planerat underhåll sedan 1996 och framåt. Akut underhåll kan tas fram från och med 1999 och framåt. Specificerade investeringar per fastighet kan tas fram ur anläggningsreskontran från 1998 och framåt. I anläggningsreskontran kan även investeringar före 1998 tas fram på alla fastigheter, men inte specificerad på enskild åtgärd. Uppgifterna ovan är inte exakta i kronor beroende på felkällor. Exempel på felkälla är att en del av kostnaderna kan vara investeringar som bokförts som kostnad och tvärt om och att kostnaden hamnat på fel objekt. Det finns anvisningar från 1999 som behöver uppdateras. Exempel på uppdatering är att kostnad under 1 basbelopp, (ca 45 kkr) är en driftkostnad och ska inte läggas upp på en avskrivningsplan samt vad som gäller beträffande komponentavskrivning. 2.2 Ekonomi och budget Som framgår av tidigare avsnitt (2.1) finns ett genomsnittligt (ca 135:-/m2) budgeterat underhåll för fastigheterna. Under tidigare år har budgeterade medel inte hunnit att förbrukas under året beroende på olika orsaker. Enligt intervjuer beror det på tidsförskjutningar, både hos entreprenörer och tillgänglighet till lokaler, som ska repareras samt bemanningssituationen vid fastighetsavdelningen. Som en följd av detta har planerade och 6

8 påbörjade underhållsåtgärder under flera år förts över till kommande år och även budgeterade medel för dessa. För 2015 har ett trendbrott skett i resurshänseende eftersom åtgärder och budget i stort följs åt. 2.3 Framtida underhållsbehov Översiktliga beräkningar och bedömningar av underhållslåneskulden har gjorts och fastighetschefens bedömning är att ca 25 mnkr skulle behöva satsas på eftersatt underhåll. Vid intervjuerna har det framkommit att årliga underhållsbesiktningar på plats inte hinns med. Underhållsbesiktningar är en utgångspunkt för det planerade underhållet, där många fel och brister kan upptäckas i tid. Det man med säkerhet vet är att utbyte av tak och avloppsstammar måste ske i många fastigheter inom en snar framtid och att planerat underhåll måste öka. Om inte tid och resurser avsätts för planering och utförande av underhåll, kommer de akuta insatserna att öka ännu mer i framtiden. Det finns ADB -baserade underhållsprogram på marknaden idag, där samtliga objekt kan läggas in. Genom underhållsprogrammen kan kommunen få en systematisk kontroll över besiktningar, utförda åtgärder och framtida underhållsbehov. 2.4 Återrapportering till Samhällsbyggnadsnämnden Återrapportering till nämnden sker i samband med delårsrapport och årsredovisning. Inga särskilda besök eller genomgångar vid andra tillfällen, exempelvis temadagar och studiebesök, förekommer. 7

9 3. Revisionell bedömning 3.1 Bedömning av övergripande revisionsfråga och kontrollmål Utifrån vår övergripande granskning bedömer vi att kommunen har resurser och rutiner för att avhjälpa brådskande (akut) underhåll. Kommunen har ekonomiska resurser för att på ett tillräckligt bra sätt utföra ett långsiktigt planerat underhåll. Planeringen samt utförandet av åtgärderna i tiden under året, exempelvis underhållsbesiktningar av fastigheter, kan förbättras. Den sammanfattande bedömningen är att rutinerna för att besiktiga, planera och underhålla ägda fastigheter behöver förbättras. Det finns en övergripande rullande 3 årig underhållsplanering i Excelform för fastighetsbeståndet men det saknas ett ADB - baserat system där varje fastighet finns inlagd och där besiktningar, akutoch planerade underhållsåtgärder, investeringar, kostnader med mera systematiskt kan föras in. Exempel på ett sådant system är INCIT Xpand. Personella resurser finns i form av kunskap och kompetens om kommunens fastighetsbestånd, som byggts upp under många år. I och med att det sker en utökning av personalstyrkan 2016 med 1 årsarbetare finns bättre förutsättningar att administrativt överblicka utfört underhåll, kommande behov av underhåll, uppföljning av utförda åtgärder, nedlagda kostnader med mera. Kommunen måste även tillföra ekonomiska resurser för att stärka underhållsbudgeten (minska underhållsskulden). Det är även viktigt att undersöka möjligheten till utökad samverkan mellan fastighetsavdelningen och KBAB alternativt andra driftformer för underhåll. 3.2 Rekommendationer Efter genomförd översiktlig granskning rekommenderar vi följande: Avsätt personella resurser för att lägga in alla fastigheter i ett ADB - baserat system Detta är en förutsättning för att få en bra överblick och en acceptabel kontroll över planeratoch akut underhåll samt nedlagda kostnader. Genom beslutad personalförstärkning 2016 finns bättre förutsättningar att utföra årliga besiktningar av fastigheter och i god tid upptäcka skador för att utföra ett planerat 8

10 underhåll. Målet måste vara att ha en framförhållning så att akuta insatser ersätts av planerat underhåll. Tydliggör skillnaden mellan vad som ska vara en investering eller ett underhåll (driftkostnad). I dagsläget finns skriftliga riktlinjer från 1999 som behöver uppdateras. Kostnader understigande exempelvis 1 basbelopp, (ca 45 kkr) är en driftkostnad och ska inte läggas upp på en avskrivningsplan, är ett exempel på hur en riktlinje skulle kunna utformas. Se över organisationen för enheten och undersök möjligheten till utökad samverkan mellan KBAB och kommunen alternativt andra driftformer för underhåll. Samordningsvinster i underhållsarbetet för koncernen är ett måste för att minska underhållsskulden. Intervjuade personer Kenneth Karlsson, samhällsbyggnadschef Tomas Nilsson, fastighetschef Kenneth Sandberg, byggprojektledare Jonas Bernhardsson, byggprojektledare Marielle Eriksson, byggprojektledare Christin Månsson, ekonom samhällsbyggnadsnämnden 9

11 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB