Granskning avseende Härryda kommuns hantering av upplåning och placeringar.

Transkript

1

2 Granskning avseende Härryda kommuns hantering av upplåning och placeringar. Härryda kommun Oktober 2014 Pernilla Lihnell, certifierad kommunal

3 Innehåll Sammanfattning Inledning Finansförvaltningen Iakttagelser och rekommendationer

4 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund Härryda kommun genomför upplåningar och placeringar vilket medför att kommunens finanspolicy är central. Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härryda kommun genomfört en granskning avseende kommunens hantering av upplåning och placeringar. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen inom Härryda kommun ändamålsenliga rutiner för att säkerställa en god intern kontroll avseende upplåning och placering? Kontrollmål Hur säkerställs efterlevnad av finanspolicyn? Hur ser ansvarsfördelningen ut vid upplåning och placering? Vilken uppföljning genomförs avseende efterlevnad av finanspolicyn? Hur fungerar rutinen för avvikelsehantering? Till vem och hur ofta rapporteras efterlevnad och eventuella avvikelser avseende finanspolicyn? När, hur och vem uppdaterar och beslutar om finanspolicyn? Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier har varit underlag i vår granskning: Härryda kommuns finanspolicy (senast antagna version) Härryda kommuns delegationsordning (senast antagna version) Exempel på finansrapport (delårsrapport augusti 2013) Budget Exempel på beslut om upplåning Upphandling avseende rörelsekredit Svar på revisionsfrågan Vi anser att kommunstyrelsen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa en god intern kontroll avseende upplåning och placering, dock vi identifierat ett antal förbättringsområden som vi anser viktiga för att ytterligare stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten, se nedan. 2

5 Iakttagelser Med utgångspunkt i revisionskriterierna noterar vi följande iakttagelser och rekommendationer: Iakttagelse Vid genomgång av finanspolicyn noterade vi att det finns krav i finanspolicyn som inte ingår i rapporteringskraven till kommunstyrelsen. Vidare framgår det inte av finanspolicyn hur eventuella avvikelser från finanspolicyn skall hanteras och rapporteras. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten rekommenderar vi att kommunen analyserar om inte även övriga krav i finanspolicyn skall ingå i rapporteringen till kommunstyrelsen. Vidare anser vi att det skall framgå av finanspolicyn hur eventuella avvikelser från finanspolicyn, inklusive avvikelser mellan rapportperioder, skall hanteras, rapporteras och dokumenteras. Iakttagelse Vid vår granskning har vi noterat att många av ärendena inom finansverksamheten hanteras och beslutas av ekonomichefen. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten rekommenderar vi att kommunen går igenom organisationen för att se över fördelningen av uppgifterna inom finansverksamheten. Exempelvis skulle uppföljning av om finanspolicyn efterlevs genomföras av någon annan än ekonomichefen. Iakttagelse Vid vår genomgång konstaterade vi att finanspolicyn senast är uppdaterad och antagen av kommunstyrelsen Rekommendation För att tillse att finanspolicyn är uppdaterad och aktuell rekommenderar vi att kommunstyrelsen går igenom och uppdaterar finanspolicyn årligen. Göteborg 1 oktober 2014 DELOITTE AB Pernilla Lihnell Certifierad kommunal revisor Auktoriserad revisor 3

6 1. Inledning Uppdrag och bakgrund Härryda kommun genomför upplåningar och placeringar vilket medför att kommunens finanspolicy är central. Inom finansiella verksamheter kan det finnas stora komplexa transaktioner vilket ställer höga krav på en väl fungerande intern kontroll. Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härryda kommun genomfört en granskning avseende kommunens hantering av upplåning och placeringar. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen inom Härryda kommun ändamålsenliga rutiner för att säkerställa en god intern kontroll avseende upplåning och placering? Kontrollmål Hur säkerställs efterlevnad av finanspolicyn? Hur ser ansvarsfördelningen ut vid upplåning och placering? Vilken uppföljning genomförs avseende efterlevnad av finanspolicyn? Hur fungerar rutinen för avvikelsehantering? Till vem och hur ofta rapporteras efterlevnad och eventuella avvikelser avseende finanspolicyn? När, hur och vem uppdaterar och beslutar om finanspolicyn? Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier har varit underlag i vår granskning: Kommunallagen Härryda kommuns finanspolicy (senast antagna version) Kommunstyrelsens reglemente (senast antagna version) Härryda kommuns delegationsordning (senast antagna version) Exempel på finansrapport (delårsrapport augusti 2013) Budget Exempel på beslut om upplåning Upphandling avseende rörelsekredit 4

7 Avgränsning Granskningen har genomförts på Härryda kommuns ekonomiavdelning. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med ekonomichefen samt dokumentstudier. 5

8 2. Finansförvaltningen Styrdokument Inom kommunen är ansvarsfördelningen mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och ekonomiavdelningen avseende finansiella området definierad dels i delegationsordningen, kommunens finanspolicy, budgeten samt firmateckningsrätten. Samordningen mellan kommunen och bolagen regleras i finanspolicyn samt i avtal och/eller ägardirektiv. Det är enbart kommunens helägda bolag som berörs. Delegationsordningen Kommunstyrelsen anger i delegationsordningen vilka personer inom det finansiella området som har rätt att ingå och teckna avtal för Härryda kommun. Av delegationsordningen framgår att det är kommundirektören som har rätt att ta beslut i placeringsärenden och upplåning. Avseende upplåning så omfattar delegationen endast upplåning inom av fullmäktige beslutad ram. Delegationen avseende upplåning är enligt delegationsordningen vidaredelegerad till ekonomichefen. Firmateckningsrätten Enligt firmateckningsrätten framgår vem som har rätt att teckna kommunens firma avseende kassa och bank och upplåning. Det är alltid två personer som tecknar kommunens firma. Avseende nyupplåning så skall alltid en av personerna som tecknar kommunens firma vara kommunstyrelsens ordförande eller vice ordförande. Finanspolicyn Finanspolicyn är från år Finanspolicyn syfte och omfattning är följande: Finanspolicyn reglerar hanteringen av finansiella frågor i Härryda kommunkoncern, vilket omfattar Härryda kommun och dess helägda dotterbolag Härryda Energi AB. Finanspolicyn syftar till att sätta mål och riktlinjer för koncernen inom följande områden: Beslutanderätt och organisation Koncernsamordning av finansverksamheten Likviditetsplanering Upplåning och leasing Placering Utlåning Försäkringsinstrument 6

9 Borgen och garantier Rapportering och uppföljning Av finanspolicyn framgå att den kommunala koncernens finansiella verksamhet skall följa följande ansvars- och befogenhetsfördelning: Kommunfullmäktiges ansvar Kommunfullmäktige beslutar om övergripande riktlinjer och policies för kommunen och de företag som ingår i koncernen. Kommunfullmäktige beslutar även om ramarna för upp- och utlåning, borgen samt övriga finansiella mål. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens medelförvaltning. Inom ramen för kommunfullmäktiges delegation, beslutar styrelsen om upplåning, placering av medel, utlåning och extern medelförvaltning samt förvaltning av andra organisationers medel. Ekonomifunktionen Ekonomifunktionen ansvarar under kommunstyrelsen för genomförande av den finansiella verksamheten och utför internkontroll och rapportuppföljning av medelsförvaltningens utveckling. Ekonomifunktionens ansvar och uppgift enligt finanspolicyn är följande: Ombesörja administration och samordning av koncernens betalningsströmmar genom koncernkonto Placera koncernens likviditet Bevaka koncernens upp- och utlåning Har det övergripande ansvaret för kommunkoncernens finansiella verksamhet Bevaka utvecklingen i de finansiella marknaderna Lämna erforderlig service i finansiella frågor till koncernens enheter Ombesörja att kommunstyrelsen erhåller fastställda rapporter om den finansiella utvecklingen och ställning samt i övrigt hos styrelsen initiera ärenden av finansiell natur. Kommunstyrelsens reglemente Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunfullmäktige har gett kommunstyrelsen i uppdrag att vid behov och ta upp och lämna lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt i budget och andra styrdokument. Årlig budget I budgeten som antas av kommunfullmäktige årligen ingår beslut om hur mycket Härryda kommuns upplåning maximalt får uppgå till under året. Enligt kommunallagen får kommunstyrelsen uppdra åt ett utskott, ledamot, ersättare eller annan anställd inom kommunen att besluta på kommunstyrelsens vägnar i ett visst ärende. Kommunallagen anger vissa 7

10 områden som inte får delegeras. Utöver dessa begränsningar är det upp till kommunstyrelsen att bedöma vad som får delegeras. Vid delegation är det viktigt att skilja mellan beslut på delegation och verkställighet. Beslut kan enligt kommunallagen enbart fattas av Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder eller delegat med stöd av delegationsreglerna. Verkställighetsåtgärder är beslut enligt i förväg fastställda direktiv och innehåller ej någon självständig bedömning av beslutsfattaren. Beslut tagna på delegation skall återrapporteras till kommunstyrelsen medan verkställighetsbeslut ej omfattas av delegationen och behöver då ej återrapporteras till kommunstyrelsen. Ärenden inom finansverksamheten inom Härryda kommun, upplåning, upptagande av rörelsekrediter etc är att se som delegationsärenden. Alla beslut återrapporteras därmed till kommunstyrelsen. Vår bedömning är att detta är en rimlig hantering med hänsyn tagen till beslutens beskaffenhet. Rapportering och uppföljning Rapportering och uppföljning avseende att finanspolicyn efterlevs sker enlgit följande: Kommunstyrelsen Rapportering till kommunstyrelsen avseende medelsförvaltningen inom kommunen (omfattar hela koncernen) sker varje tertial. Detta överensstämmer med finanspolicyn. Rapporteringen sker i samband med delårsrapporterna samt vid årsredovisningen. I avrapporteringen skall enligt finanspolicyn följande framgå: o o o o o o o Aktuell likviditetssituation Låneportföljens sammansättning avseende volym, instrument, genomsnittlig löptid och ränta Utestående placerade medel med uppgift om genomsnittlig löptid och avkastning Samtliga fattade delegationsbeslut Beslutad ej verkställd upplåning Andra väsentliga finansiella händelser Ekonomichefens kommentarer inkluderande redogörelse över om finanspolicyn i alla avseende har följts eller ej. Vid vår genomgång av rapporteringen i delårsrapporten per kan vi konstatera att rapporten innehöll alla de delar som enligt finanspolicyn skall avrapporteras till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige Avseende återrapportering till kommunfullmäktige så finns det enligt finanspolicyn ingen fastställd form för återrapportering. Dock får 8

11 kommunfullmäktige indirekt rapportering via delårsrapporter och årsredovisning. Finansrapportens uppgift jämfört med krav i finanspolicyn Vid vår genomgång av finanspolicyn så kan vi konstatera att det finns krav i finanspolicyn som reglerar upplåning etc som inte omfattas av de rapporteringskrav som finns i finanspolicyn. De områden som ej finns med i rapporteringen är: Den genomsnittliga återstående löptiden av återstående lån får ej understiga 1 år. Samtliga lån måste dock kunna återbetalas inom 10 år utan extra kostnad. Den genomsnittliga räntebindingstiden skall vara högst 3 år Lånen skall vara spridda på olika räntebindingsperioder så att minst 10 % och högst 75 % räntejusteras varje rullande 12- månaders period. Vilka motparter upplåning av likvidetet har skett mot. Uppgifter om försäkringsinstrument Det framgår inte heller tydligt av finanspolicyn hur rapportering av eventuella avvikelser från finanspolicyn skall hanteras och rapporteras. Det framgår ej heller hur eventuella avvikelser som uppkommer mellan två rapportperioder skall hanteras och rapporteras. Härryda kommun har inte haft många avvikelser från finanspolicyn, dock fanns det en avvikelse avseende att mer än 25 % av lånen ej får förfalla inom 12 månader. Denna avvikelse fanns mellan 14 augusti 2014 och 15 september Organisation och ansvarsfördelning Ekonomiavdelningen, framförallt ekonomichefen, har en viktig roll i Härryda kommuns finansverksamhet då ekonomiavdelningen hanterar administrationen av koncernkontot, placeringar, upp- och utlåning etc. Det är ekonomichefen som handlägger ärenden avseende upplåning. Det är även ekonomichefen som beslutar om det skall var lån med fast respektive rörlig ränta. Avtalet avseende nyupplåning skrivs dock under av kommunstyrelsens ordförande eller vice ordförande tillsammans med kommundirektören (ekonomichefen som ersättare). Ekonomichefen har även som ansvarsområde att göra simuleringar innan upptagande av nya lån för att säkerställa att upplåningen inte medför att kraven enligt finanspolicyn ej efterlevs. Avseende medelförvaltningen så är banktjänsten upphandlad genom LOU. Hur stort utnyttjandet som skall ske av rörelsekrediten är dock ett beslut som ekonomichefen tar. Dock är det så att rapportering avseende medelsförvaltningen (in- och utbetalningar på koncernkontot) rapporteras av den person som ansvarar för kassan direkt till kommunchefen. Det vill säga, kommunchefen får löpande information avseende förändringar på kommunens samtliga likvidkonton (inklusive rörelsekrediten) 9

12 En vanlig förekommande organisationsmodell inom finansiella organisationer för att säkerställa en ändamålsenlig ansvarsfördelning är att det finns följande tre oberoende funktioner: Frontoffice Backoffice fattar beslut om in och utlåning, gör placeringar, likviditetsplanering, derivathantering etc säkerställer att affärerna blir genomförda, kontrollera att affären är rätt registrerad och godkänner affären i systemet, övriga betalningar Middle office - kontrollerar att genomförda affärer efterlever uppsatta policys och riktlinjer I dagsläget kan ekonomichefen vara involverad i stort sätt i samtliga delar i finansprocessen, beslutsfattande, utförande av affär och uppföljning som kontrollfunktion. Dvs ekonomichefen är i många ärenden både frontoffice, backoffice och middleoffice. I vissa fall tas dock beslut av andra personer och återrapportering avseende förändring av likvidkontona sker direkt från kassan till kommundirektören. Att ha i beaktande i sammanhanget är att Härryda kommun inte har så komplex finansverksamhet. De använder sig inte av finansiella instrument och gör inte några stora placeringar. Till stora delar består finansverksamheten av koncernkontot samt 5 lån på 50 mkr vardera samt att besluta om lånen skall ha fast eller rörlig ränta. 10

13 3. Iakttagelser och rekommendationer Iakttagelse och rekommendationer Vid vår granskning har vi gjort följande iakttagelser med efterföljande rekommendationer: Iakttagelse Vid genomgång av finanspolicyn noterade vi att det finns krav i finanspolicyn som inte ingår i rapporteringskraven till kommunstyrelsen. Vidare framgår det inte av finanspolicyn hur eventuella avvikelser från finanspolicyn skall hanteras och rapporteras. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten rekommenderar vi att kommunen analyserar om inte även övriga krav i finanspolicyn borde ingå i rapporteringen till kommunstyrelsen. Vidare bör det framgå av finanspolicyn hur eventuella avvikelser från finanspolicyn, inklusive avvikelser mellan rapportperioder, skall hanteras, rapporteras och dokumenteras. Iakttagelse Vid vår granskning har vi noterat att många av ärendena inom finansverksamheten hanteras och beslutas av ekonomichefen. Rekommendation För att stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten rekommenderar vi att kommunen går igenom organisationen för att utröna om det finns möjlighet att har en fördelning av uppgifterna inom finansverksamheten. Exempelvis skulle uppföljning av om finanspolicyn efterlevs genomföras av någon annan än ekonomichefen. Iakttagelse Vid vår genomgång konstaterade vi att finanspolicyn senast är uppdaterad och antagen av kommunstyrelsen Rekommendation För att tillse att finanspolicyn är uppdaterad och aktuell rekommenderar vi att kommunstyrelsen går igenom och uppdaterar finanspolicyn årligen. 11

14 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB