Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun 30Augusti 2013

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Budgetprocessen Revisionell bedömning... 6

3 Sammanfattning På uppdrag av kommunens revisorer har Deloitte granskat utskottsorganisationen i kommunen. Granskningen har följande övergripande revisionsfråga: Är utskottsorganisationen i kommunen effektiv (ändamålsenlig)? Granskningen har följande kontrollmål: Vilka utskott finns? Vad gäller formellt enligt kommunallagen (KL)beträffande utskott? Vilka befogenheter har utskottet? Följer utskotten given delegation? Efter genomförd granskning gör vi följande bedömning: Vi bedömer att sociala utskottet i stort fungerar ändamålsenligt och följer given delegation från kommunstyrelsen samt återrapporterar fattade beslut till kommunstyrelsen. För övrigt har vi följande kommentarer och förslag till förändringar: En möjlighet för att minska antalet sammanträden och kostnaden för dessa är att ge ordföranden eller någon handläggare utökad delegation att fatta beslut. Exempel på det är att utöka beloppsgränsen för beslut i ärende om försörjningsstöd till exempelvis 75 % av ett basbelopp istället för 50 % för IFOchefen. Ett annat exempel är ge alkoholhandläggaren eller ordförande i utskottet rätt att fatta beslut i ärenden som rör serveringstillstånd till allmänheten vid enstaka tillfällen istället för utskottet. Östersund den 30 augusti 2013 Kjell Pettersson, Uppdragsansvarig, certifierad kommunal revisor och projektledare Deloitte Granskning av utskottsorganisation 1

4 1. Inledning 1.1 Bakgrund och uppdrag Under åren har kommunen organiserat kommunstyrelsens beredning av ärenden i utskott. Utifrån att det finns för och nackdelar med en sådan organisation har revisorerna beslutat att översiktligt granska hur nuvarande utskottsorganisation är organiserat under kommunstyrelsen. På uppdrag av kommunens valda revisorer har Deloitte granskat Ragunda kommuns utskottsorganisation. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen har följande övergripande revisionsfråga: Är utskottsorganisationen i kommunen effektiv (ändamålsenlig)? Granskningen har följande kontrollmål: Vilka utskott finns? Vad gäller formellt enligt kommunallagen beträffande utskott? Vilka befogenheter har utskotten? Följer utskotten given delegation? 1.3 Avgränsning Granskningen avser 2013 och ett begränsat stickprov av beslut granskas. 1.4 Metod Underlag för bedömning är gällande lagstiftning och kommunens interna organisation av utskott och befogenheter. Intervjuer har gjorts med politiker och tjänstemän. Centrala beslut, regelverk och policys har studerats. Deloitte Granskning av utskottsorganisation 2

5 2. Lagstiftning 2.1 Formella krav utifrån kommunallagen Sammanfattningsvis gäller följande krav på utskott utifrån kommunallagen: Utskott och nämndberedningar behandlas i 6 kap samt 33. Där framgår bland annat att om fullmäktige inte bestämt att en nämnd ska ha utskott så kan nämnd/styrelse själv besluta att utskott ska finnas. Beslutanderätt får delegeras till ett utskott men ett utskott kan också enbart vara beredande till en nämnd. Av 33 framgår att även att en enskild ledamot eller ersättare eller en anställd i kommunen kan besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende. Utskottet ska väljas bland nämndens ledamöter och ersättare. Ärenden av principiell betydelse, exempelvis mål, inriktning, omfattning och kvalitet får inte delegeras. Även ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, där de är av principiell beskaffenhet eller av större vikt, får inte delegeras. Framställningar till fullmäktige eller yttranden får inte heller delegeras. Alla delegationsbeslut ska anmälas åter till ansvarig nämnd/styrelse. 2.2 Organisation i Ragunda Mellan 2007 och 2009 fanns det 3 utskott i kommunen, näringsliv-teknik och utvecklingsutskott, barn-utbildnings och kulturutskott och ett socialutskott. Socialutskottet hade funnits även före En enklare utvärdering gjordes 2008 internt där det bland annat konstaterades att utskotten fungerat bra men att vissa justeringar och förtydliganden skulle underlätta arbetet. I september 2009, Ks 2, beslutade kommunstyrelsen att lägga ned utskotten och ersätta dessa med beredningsgrupper. Beslutet motiverades med att det fanns en otydlighet var beslut ska tas samt vad som är delegationsbeslut. Även administrationen skulle underlättas om utskotten lades ned. Beredningsgrupperna skulle vara ett organ för beredning och ett forum för dialog utan beslutsfunktion och minnesanteckningar istället för protokoll skulle föras. Socialutskottet behölls men nu med tre ledamöter istället för fem. I dagsläget finns inte beredningsgrupperna kvar utan det finns ett socialt utskott med fem ledamöter i kommunen. Utskottet har direkta beslutsfrågor delegerade till sig. Exempel på beslut som delegerats är beslut om försörjningsstöd som överstiger 50 % av ett basbelopp och vård enligt LVU (lag om vård av unga). Deloitte Granskning av utskottsorganisation 3

6 2.3 Kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning I kommunstyrelsens reglemente framgår följande i 6: styrelsen fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad som i lag sägs om socialnämnd. Styrelsen ansvarar också för ledningen av LSS-verksamheten. I delegationsordningen framgår tydligt att kommunstyrelsen delegerat uppgifter om försörjningsstöd över en viss nivå med mera till socialutskottet, se vidare bilaga Sociala utskottet Sociala utskottet består av fem ledamöter och två ersättare. Sekreterare i utskottet är kommunsekreteraren. Utskottet har haft 14 sammanträden under 2013 till och med den 20 augusti. 2.5 Stickprov av ärenden under 2013 För att bilda oss en uppfattning om hur given delegation används av sociala utskottet har ett stickprov gjorts av ärenden under Vi har gått igenom ca 40 ärenden för att kontrollera att given delegation följs och att återrapportering sker av fattade beslut till kommunstyrelsen. Efter genomfört stickprov kan följande konstateras: - Under tidsperioden 1 januari till den 20 augusti finns det 53 ärenden hos sociala utskottet. - Besluten och ärendena fördelar sig enligt följande: 12 st avser beslut enligt alkohollagen, 3 st avser beslut enligt LSS (stöd o service till vissa funktionshindrade) och 38 st avser beslut inom individ och familjeomsorgen (SoL, LVU, LVM, FB). - Efter genomförd kontroll kan vi konstatera att given delegation följs i samtliga kontrollerade beslut. - Besluten återrapporteras till kommunstyrelsen. 2.6 Intervjuer med ordföranden i utskottet och handläggare Vid genomförda intervjuer framkom bland annat följande synpunkter och kommentarer: Gemensamma nämnare - Ärenden är bra förberedda av handläggarna. - Extraordinära och svåra ärenden tar tid och måste få ta tid. Deloitte Granskning av utskottsorganisation 4

7 - Bra samarbete mellan tjänstemän och förtroendevalda. - Det är värdefullt att förankra och diskutera ärenden innan beslut tas. - Utskottets ledamöter blir mer och mer insatta med tiden. Deloitte Granskning av utskottsorganisation 5

8 3. Revisionell bedömning 3.1 Formella krav utifrån kommunallagen Vi bedömer att kommunallagens formella krav på utskott uppfylls med exempelvis val av ledamöter och återrapportering till kommunstyrelsen av fattade beslut. 3.2 Kommunstyrelsens reglemente och delegationsordning Vi bedömer att kommunens reglemente och delegationsordning är tydligt beträffande vem som har rätt att fatta beslut. Det finns möjlighet för kommunstyrelsen att exempelvis utöka delegationen, om så önskas, till exempelvis ordföranden i utskottet eller IFO - chefen. Se vidare under avsnitt Sociala utskottet Vi bedömer att utskottet har ett brett register av beslutsfattande på sin agenda. Komplicerade ärenden inom IFO och extrainsatta ärenden om alkoholtillstånd gör att antalet sammanträden ökat under Det planerades för 6 sammanträden under hela 2013 och till och med 20 augusti har utskottet haft 14 sammanträden. En möjlighet att minska antalet sammanträden och kostnaden för dessa är att ge ordföranden eller någon handläggare utökad delegation att fatta beslut. Exempel på det är att utöka beloppsgränsen för beslut i ärende om försörjningsstöd till exempelvis 75 % av ett basbelopp istället för 50 % för IFO-chefen. Ett annat exempel är ge alkoholhandläggaren eller ordförande i utskottet rätt att fatta beslut i ärenden som rör serveringstillstånd till allmänheten vid enstaka tillfällen istället för utskottet. 3.4 Stickprov av ärenden och beslut 2013 Trots komplicerade ärenden och många beslut kan vi konstatera att given delegation följs och att återrapportering görs till kommunstyrelsen på ett bra sätt. 3.5 Intervjuer Vid genomförda intervjuer framkom att både tjänstemän och förtroendevalda upplever ett positivt och konstruktivt arbetsklimat i utskottet. Ärenden är i huvudsak väl förberedda. Deloitte Granskning av utskottsorganisation 6